Zuordnung von Rechnungen an SAP-Belege und Archvierung (exemplarische Darstellung)
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1. Der FI-Bearbeiter erfasst den SAP-FI Beleg - wie bisher überträgt er manuell die Daten der Rechnung in die Transaktion. 2. Bei der Buchung wird der Benutzer automatisch zur Eingabe eines Barcodes aufgefordert. Er bringt ihn auf die Original-Rechnung auf (z.B. von einer Rolle) und erfasst ihn via Barcode- Handscanner-Pistole. 3. Zu einem späteren Zeit- punkt scannt ein weiterer Mitarbeiter den Stapel mit den Rechnungen ein. 4. Die weitere Verarbeitung erfolgt mit der inPuncto- Software biz²ScanServer völlig automatisch. In diesem Szenario werden die Barcodes der sepa- rierten Rechnungen aus- gelesen, Barcodewert und Image an SAP übergeben. Hier erfolgt die automatische Zuordnung des Barcodes zum „war- tenden“ FI-Beleg und die Archivierung des Images der Rechnung im Archiv (z.B. biz²Archiver). 5. Wenn nach einer Original-Rechnung gesucht wird, rufen Sie diese ein- fach direkt aus dem jeweili- gen FI-Beleg auf („Dienste zum Objekt - Anlagenliste“). 6. Die Original-Rechnung ist komfortabel am gebuch- ten Beleg verknüpft und im Archiv sicher abgelegt. IHR GEWINN: - Kein aufwendiges Su- chen nach Originalen, - Revisionssichere Archi- vierung via Speicherung auf wormfähigen Medien, - Geringer Einarbeitungs- aufwand. ANWENDUNGSBEREICHE: Rechnungswesen: - FI-Rechnungen: Rech- nungen ohne Bestellbe- zug, Kreditorengutschriften, - MM-Rechnungen: Rech- nungen mit Bestellbezug, nachträgliche Belastungen, - Anzahlungsrechnungen, Anzahlungsanforderun- gen, - Anlagenbuchungen, Sach- kontenbuchungen, - etc. Logistik und Produktion Engenieering Personalwesen Management ... Ihr inPuncto Team [email protected] +49(0)711 661 885 00 Zuordnen und Archivieren von Originalen an die gebuchten FI-Belege Exemplarische Darstellung des Prozesses: AUTOMATISCHE ZUORDNUNG AN SAP™ BELEGE einfach, flexibel und sicher www.inpuncto.com
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Bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen schneller - mittels automatischer Zuordnung von Eingangsrechnungen an die FI-Belege und Archivierung. Die manuelle Suche von Eingangsrechnungen (Originale) zu den gebuchten FI-Belegen in SAP™ ist zeitaufwendig. Mit den inPuncto Produkten können Papierdokumente komfortabel und schnell den Belegen zugeordnet und im SAP™-Archiv (z.B. biz²Archiver) archiviert werden. Bei Buchung des Beleges wird über das Customizing z.B. eingestellt, dass dem zu buchenden Beleg noch ein Barcode mitgegeben wird. Dazu erfasst der FI-Bearbeiter den FI-Beleg und überträgt manuell die Daten der Eingangsrechnung in die Transaktion. Bei der Buchung wird der Benutzer automatisch zur Eingabe eines Barcodes aufgefordert. Ein Barcode-Label (z.B. fortlaufend von der Rolle) wird auf die Eingangsrechnung aufgebracht und via Barcodeleser eingescannt. Zu einem späteren Zeitpunkt scannt ein weiterer Mitarbeiter den Stapel mit den Eingangsrechnungen ein. Die weitere Verarbeitung erfolgt mit der inPuncto Software biz²ScanServer völlig automatisch. In diesem Szenario werden die Barcodes zum wartenden Beleg verknüpft und die Images der Eingangsrechnungen im Archiv (z.B. biz²Archiver) abgelegt. Wenn nach einer Original-Eingangsrechnung gesucht wird, rufen Sie diese einfach direkt aus dem jeweiligen FI-Beleg über die Anlagenliste auf. Falls Sie eine alte Eingangsrechnung suchen, finden Sie das jeweilige Original unter der Anlagenliste des Objektes (ArchiveLink-Verknüpfung).
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1. Der FI-Bearbeiter erfasst den SAP-FI Beleg - wie bisher überträgt er manuell die Daten der Rechnung in die Transaktion.
2. Bei der Buchung wird der
Benutzer automatisch zur Eingabe eines Barcodes aufgefordert. Er bringt ihn auf die Original-Rechnung auf (z.B. von einer Rolle) und erfasst ihn via Barcode-Handscanner-Pistole.
3. Zu einem späteren Zeit-punkt scannt ein weiterer Mitarbeiter den Stapel mit den Rechnungen ein.
4. Die weitere Verarbeitung erfolgt mit der inPuncto-Software biz²ScanServer völlig automatisch. In diesem Szenario werden die Barcodes der sepa-rierten Rechnungen aus-gelesen, Barcodewert und Image an SAP übergeben. Hier erfolgt die
automatische Zuordnung des Barcodes zum „war-tenden“ FI-Beleg und die Archivierung des Images der Rechnung im Archiv (z.B. biz²Archiver).
5. Wenn nach einer Original-Rechnung gesucht wird, rufen Sie diese ein-fach direkt aus dem jeweili-gen FI-Beleg auf („Dienste zum Objekt - Anlagenliste“).
6. Die Original-Rechnung ist komfortabel am gebuch-ten Beleg verknüpft und im Archiv sicher abgelegt.
IHR GEWINN: - Kein aufwendiges Su- chen nach Originalen, - Revisionssichere Archi- vierung via Speicherung auf wormfähigen Medien, - Geringer Einarbeitungs-
aufwand.
ANWENDUNGSBEREICHE:Rechnungswesen:
- FI-Rechnungen: Rech- nungen ohne Bestellbe- zug, Kreditorengutschriften,- MM-Rechnungen: Rech- nungen mit Bestellbezug, nachträgliche Belastungen,- Anzahlungsrechnungen, Anzahlungsanforderun- gen,- Anlagenbuchungen, Sach- kontenbuchungen,- etc.
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