Sachkosten Management für Immobilienunternehmen
Düsseldorf im April 2009
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Sachkosten sind in der Immobilienwirtschaft dominant...
SACHKOSTEN MANAGEMENT
Geringe Kostentransparenz
Fehlende Strategien pro Sachkostenfeld
Breit gestreute Kostenverantwortung
Geringe Professionalisierung der Sachkosten Einkäufer
Häufig ist die Behandlung der Sachkosten nur ein Abfallprodukt anderer Überlegungen
TYPISCHE PROBLEME KOSTEN EINES WOHNUNGSUNTERNEHMENS1)
1) Klientenbeispiel ohne Zukauf von Wohnungen und Projektentwicklung
PERSONAL BEKO INSTAND-HALTUNG/ MODERNI-SIERUNG
SONSTIGE
18%
52%
22%
8%
SACHKOSTENANTEIL = 82%
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...und zeigen erhebliche Einsparpotentiale
SACHKOSTEN MANAGEMENT
MENGENGERÜST [IN MIO EUR] MAßNAHMEN
EINKAUFS-VERBESSERUNG
PROZEßKOSTEN-SENKUNG
15 2.500 Vorgänge
18 4.000 Vorgänge
19 120.000 Vorgänge
5 3.300 Vorgänge
6,5 -
- -
1) Ggf. deutlich höhere Einsparungen bei Outsourcing 2) Zielwert
1. Modernisierung
2. Periodische Instandhaltung
3. Laufende Instandhaltung
4. BEKO/Reinigung
5. IT
6. Sonstiges
5-10%
5-10%
5%1)
10-15%
25-30%
10%2)
20-25 %
5-10 %
50%
15%
-
-
GU Vergabe
Bündelung von Leistungspaketen
Outsourcing und Rahmenverträge
Insbesondere Leistungskontrolle
Neue DL Verträge ggf. Make or Buy -
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Betriebs- und Heizkosten sind teilweise beeinflußbar
SACHKOSTEN MANAGEMENT
Energieliefercontracting, Lastgangmanagement Strom
Neukonzepte Entsorgungsleistungen
Ausschreibungen IFM, Gartenpflege, Schneeräumung
Ausschreibung TFM Leistungen
Outsourcing TFM Leistungen
Verhandlung oder Neuvergabe Versicherungen
Wärmecontracting
Höhere Verteilung der Nebenkosten an die Mieter
ANSÄTZE ZUR OPTIMIERUNG TYPISCHE KOSTENBESTANDTEILE
Strom, Wasser, Entsorgung
Reinigung und Gartenpflege
TFM Leistungen
Versicherung
Heizkosten
BETRIEBSKOSTEN
0,96
0,41
0,12
0,10
0,79
SUMME 2,38
€/QM
4
Viele Budgets für Instandhaltung und Modernisierung haben Spielräume
SACHKOSTEN MANAGEMENT
Erweiterung der von der Technik determinierten Budgets um eine konsequent betriebswirtschaftliche Perspektive
Professionalisierung des Einkaufs von Bauleistungen
Ausschreibung und ggf. Outsourcing von TFM Leistungen
Definition und Verhandlungen von Einheitspreiskatalogen
Festlegung von Ausstattungsstandards
MASSNAHMEN KLIENTENBEISPIELE INSTANDHALTUNGSBUDGETS [€/QM]
Kunde A Kunde B
LAUFENDE INSTAND- HALTUNG
MIETER-WECHSEL
PERIODISCHE INSTAND- HALTUNG
MODERNI- SIERUNG
5,03 4,99
1,85
2,27
1,19
3,87 3,27 3,16
5
Die IT Kosten schwanken im Markt erheblich
SACHKOSTEN MANAGEMENT
BENCHMARK IT KOSTEN BEISPIEL
GEMEINKOSTEN GESAMT 303 € PRO EINHEIT
IT KOSTEN 96 € PRO EINHEIT
ZIEL
1.274
20.982
6.655
3.460
MIETEINNAHMEN INKLUSIVE SUBVENTIONEN
203.500
5.384
ZIEL IT KOSTEN
DERZEITIGE IT KOSTEN 96 € PRO EINHEIT
6.655
3.460
3.195 1,7%1) -48%
BUDGET 50 € PRO EINHEIT
EINSPARZIEL (46 €)
1) Banchenbenchmark
– KLIENTENBEISPIEL –
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Die IT Kosten sind im Schwerpunkt Einkaufskosten
SACHKOSTEN MANAGEMENT
SACHKOSTEN IT NACH DISZIPLINEN KOSTEN IT NACH ARTEN [IN TEUR]
PERSONAL-KOSTEN
DIENST- LEIST- UNGEN
HARD-WARE
GESAMT- BUDGET IT BEREICH
1.176,3
4.072,2 715,0
1.066,3 7.029,8
5.853,5
1.176,3
SOFT-WARE
Sachkosten Personalkosten 1) Budgetanteil
SACHKOSTEN PERSONAL-KOSTEN
17%1) 83%1)
INFRA-STRUKTUR
SAP-BASIS
SAP-ANWEN-DUNGEN
SACH-KOSTENGESAMT
2.436,6
911,8
1.279,6
1.225,5 5.853,5
NON-SAP-ANWEN-DUNGEN
– KLIENTENBEISPIEL –
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Extrakt der wichtigsten Handlungsempfehlungen/Maßnahmenplan
SACHKOSTEN MANAGEMENT
HANDLUNGSBEDARF
KURZFRISTIGE WIRKSAMKEIT
HOCH
HOCH
GERING
GERING
LG ORG/IT etablieren
Mögl. ERP-System prüfen
IT-Vertrags- Management
Workflow-System etablieren
Systemlandschaft bereinigen
Schulungsdefizite beseitigen
Reporting Fremdverw. erstellen/verbessern
Interne und externe Portallösungen
Schlankes IT-Controlling
Organisation anpassen
Eindeutige ERP-Strategie
Sourcing IT-Betrieb (KI-A)
– KLIENTENBEISPIEL –
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Maßnahmen zur Begegnung von IT Kosten
SACHKOSTEN MANAGEMENT
OPTIMIERUNGSANSÄTZE/EFFEKTIVE KOSTEN [IN TEUR] KOSTENARTEN UND HERANGEHENSWEISE
IT Manager ersetzen Insourcing von SAP Know How Reduzierung Infrastrukturpersonal
Serverkonsolidierung von 67 auf 30 Druckerkonsolidierung von 100 auf 20 Kundenkonsolidierung von 650 auf 500 Lizenzreduzierung von 575 auf 301 Modifikationsreduzierung von 700 auf 0 Neuveröffentlichungen (2007) Neues Internet-Dienstleistungskonzept
Beendigung NAVISION Projekt Konsolidierung Ticket Tool
Insourcing von Know How Neue kosteneffiziente Verträge
1.274
2.313
1.312
542
835
PERSONAL 1 AUSTAUSCH
INFRASTRUKTUR 2 KOMPLEXITÄTS- REDUKTION
SAP 3 ANPASSUNG NUTZERPROFIL
NON-SAP 4 LASTSTEUERUNG
IT BERATUNG 5 NEUE SLA
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Die wichtigsten Verträge im IT Bereich
SACHKOSTEN MANAGEMENT
AUFWAND P. A. [IN TEUR] VERTRÄGE INHALT
LAUFZEIT
BERATUNG
SBS I
WISCORE
SHD
GFAD
IBM
SAPERION
SBS II
TELEKOM
521,0
587,7
182,3
286,0
146,0
121,4
275,2
134,6
366,5
Projektmanagement, Verträge, Verhandlungen, Projekte SAP-Basis
SAP-Lizenzen, SAP-Wartung
Infrastrukturservice
PC-Support Geschäftsstellen
SAP-HR
Dokumentenmanagement
Massendruck, Mieterbriefe, Beko
WAN, VOIP
2007 2008 2009 2010 2011 2012
1) Entspricht 44,9% der Sachkosten IT
SUMME = 2.620,71)
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Sachkosten haben eine hohe Bedeutung in der Immobilienwirtschaft
SACHKOSTEN MANAGEMENT
Ggf. technisch determinierte Budgets
Geringer Professionalisierungsgrad im Einkauf Bauleistungen
Erhebliche Budgetreserven
BAULEISTUNGEN 1
Kritische Schnittlinie zwischen Eigenleistung und Zukauf
Erhebliche Einsparpotentiale bei Zukauf von FM Leistungen
Anstieg der Sachkosten durch Outsourcing
FACILITY MANAGEMENT LEISTUNGEN 2
Hoher Kostenfaktor der Immobilienservices
Hoher Zukaufanteil an technischen DL
Hohes Einsparpotential auf den Beschaffungsmärkten
IT LEISTUNGEN 3
Kleinteilige Einkaufsvolumen
Geringer Professionalisierungsgrad VERWALTUNGS-SACHKOSTEN 4
BEMERKUNGEN/PROBLEME SACHKOSTENFELD
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DÜSSELDORF
Am Keienhof 4 40629 Düsseldorf Telefon: +49 211 60 27 70 0 Telefax: +49 211 60 27 70 15
MÜNCHEN
Besselstr.4 81679 München Telefon: +49 89 21 89 58 64 Telefax: +49 89 21 89 58 65
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