1. Für die automatisierte Rech-nungsbearbeitung werden Ein-gangsrechnungen unterschied-lichster Belegart (z.B. mit oder ohne Bestellbezug, Gutschriften, Anzahlungsanforderungen, etc.) jeweils auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen. Bei elektronischen Rechnungen ent-fällt der Barcode.

2. Im nächsten Schritt der Rech-nungsbearbeitung wird der gesamte Scanstapel mit einem Dokumentenscanner oder Multi-funktionsgerät eingescannt und via eMail oder Share an den biz²ScanServer (Posteingangs-verarbeiter) zur Massenverarbei-tung übergeben.

3. Der Posteingangsverarbeiter separiert den Scanstapel und führt in diesem Szenario eine OCR/ICR Freeform Texterken-nung durch.Für die Rechnungsbearbeitung liest er rechnungsspezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungs-positionen, etc.) aus. Die Werte werden mit SAP™ Stammdaten verglichen, um z.B. den Liefe-ranten und damit den nächsten Sachbearbeiter zu ermitteln.

4. Im ERP System werden für die Rechnungsbearbeitung jeder Eingangsrechnung die Workflows

gestartet – je nach Dokumentart und Prozessdefinition erhalten die Mitarbeiter ihre Aufgaben. Die separierte Rechnung wird im Archiv abgelegt (z.B. biz²Archiver).

5. Der Mitarbeiter öffnet eine Nachricht in seinem Postein-gang (GUI, Email oder Web) und startet somit den userfreundli-chen biz²DocumentControl. Das Workflow-Zusatztool bietet eine integrierte Sicht auf Daten, z.B. Rechnungsdaten, Positionsdaten, Bestellungen, Kommentare, Kontierungsinformationen, elekt-ronische Freigabe etc.

6. Im nächsten Schritt der Rech-nungsbearbeitung prüft der Be-arbeiter die Eingangsrechnung. Als erster Schritt erfolgt z.B. eine Validierung. Nach Beendigung seiner Arbeit wird die Rechnung via Workflow an den oder die nachfolgenden Bearbeiter weiter-geleitet.

7. In weiteren Arbeitsschritten der Rechnungsbearbeitung wird gemäß der Charakteristik der Rechnung und der definierten Prozesslogik / Unterschrift- enregelung die Eingangsrech-nung „vervollständigt“ und frei-gegeben.

8. Unterschiedlichste Rollen (wie z.B. „Sachlich richtig“, „Qualität des Materials/Arbeit“, finanzielle Freigaben durch entsprechende Verantwortliche) werden bei der Rechnungsbearbeitung und –prü-fung berücksichtigt.

9. Sind alle Freigaben / Geneh-migungen und Prozessschritte durchlaufen, wird via SAP Work-flow gemäß Belegart die Transak-tion zur Verbuchung ausgelöst.

10. Rechnungscockpit und Workflow-Protokoll mit der Histo-rie sind zusätzliche Features der automatischen Rechnungsbear-beitung von inPuncto.

ANWENDUNGSBEREICHE

Rechnungswesen:- Rechnungen ohne Bestellbe- zug, Kreditorengutschriften,- Rechnungen mit Bestellbezug, nachträgliche Belastungen,- Rechnungen für „Vorerfasste Belege“ in SAP handhaben, Anzahlungsrechnungen, An- zahlungsanforderungen,- Anlagenbuchungen, Sach-

kontenbuchungen,- etc.

Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com+49(0)711 661 885 00

Automatisierte Rechnungsbearbeitung beliebiger BelegartenExemplarische Darstellung des Prozesses:

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