1. Ein Einkäufer legt im SAP MM eine Bestellanforderung (Banf) an.

2. Das System überprüft (automatisch im Hintergrund), ob die Werte den Freigabe-bedingungen entsprechen. Wenn „ja“, ordnet es dem Vor-gang eine Freigabestrategie zu – gemäß der vorab definierten Prozess-Definition.

a). z.B.: wenn der Netto-Betrag unter einem Freigabe-Limit ist, kann die Banf in SAP ohne weitere Genehmigungsschritte direkt freigegeben werden.

b). z.B.: wenn der Netto-Betrag über einem Freigabe-Limit ist, wird automatisch ein Freigabe-prozess via Workflow ausge-löst (gemäß dem Charakter der Banf in SAP).

3. Die für die Freigabe / Geneh-migung / Kommentare etc. zu-ständigen Personen bearbeiten den Beleg (Workflow) in der Reihenfolge, die in der Freiga-bestrategie festgelegt ist.

4. Die Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, wenn ihre Freigabe / Geneh-migung / Kommentare etc. zu erfolgen hat: Sie erhalten je Bestellvorschlag eine Benach-richtigung mit dem Workitem in ihren Posteingängen (GUI oder Email).

5. Mit „Ausführen des Work-items“ startet der Mitarbeiter den biz²DocumentControl (inPuncto Zusatztool für den SAP - Workflow). Er hat hier die Möglichkeit zum Kommen-tar, zur Prüfung und zur elektronischen Freigabe. Im rechten Fenster ist die Druck-ansicht der Banf visualisiert.

6. Der Mitarbeiter erteilt seine Freigabe oder seine Ablehnung und fügt ggf. noch einen Kommentar hinzu (hier kann der Einkäufer die Banf entsprechend anpassen).

7. Im SCM - Bestellfreigabe Cockpit in SAP hat man jeder-zeit die komplette Transparenz über den Freigabestand.

ANWENDUNGSBEREICHE: - Alle gängige Bestellungen,

Bestellanforderungen, Ein-kaufsbelege in der Material-wirtschaft wie Banf, Anfrage, Bestellung, Kontrakt, Liefer-plan, Dienstleistungserfas-sungsblatt, etc.

IHR GEWINN: - Beschleunigung des Genehmi-

gungsprozesses,- Kein aufwendiges Suchen

nach Originalen,- Immer auf dem aktuellen Stand, Reminder und Eskalati-onsszenarien,

- „Schnellbestellung“ möglich,- Klare Kompetenzregelungen werden nachvollziehbar einge-halten,

- Hohe Transparenz über die Prozesse - Historien- und Cockpitfunktion,

- Ausnutzung vorhandener Unterschriften-Regelungen und Kompetenzlogiken in SAP,

- Verwendung gleicher Software-Komponenten wie beim Rechnungsprozess.

Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com+49(0)711 661 885 00

Effiziente Einkaufssprozesse dank elektronischer Freigabe von BestellungenExemplarische Darstellung des Prozesses am Beispiel einer Bestellanforderung (Banf):

FREIGABE - WORKFLOW VON BANFEN IN SAP™einfach, flexibel und sicher

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