Banf in SAP: elektronische Freigabe - Workflow (exemplarische Darstellung)
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1. Ein Einkäufer legt im SAP MM eine Bestellanforderung (Banf) an. 2. Das System überprüft (automatisch im Hintergrund), ob die Werte den Freigabe- bedingungen entsprechen. Wenn „ja“, ordnet es dem Vor- gang eine Freigabestrategie zu – gemäß der vorab definierten Prozess-Definition. a). z.B.: wenn der Netto-Betrag unter einem Freigabe-Limit ist, kann die Banf in SAP ohne weitere Genehmigungsschritte direkt freigegeben werden. b). z.B.: wenn der Netto-Betrag über einem Freigabe-Limit ist, wird automatisch ein Freigabe- prozess via Workflow ausge- löst (gemäß dem Charakter der Banf in SAP). 3. Die für die Freigabe / Geneh- migung / Kommentare etc. zu- ständigen Personen bearbeiten den Beleg (Workflow) in der Reihenfolge, die in der Freiga- bestrategie festgelegt ist. 4. Die Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, wenn ihre Freigabe / Geneh- migung / Kommentare etc. zu erfolgen hat: Sie erhalten je Bestellvorschlag eine Benach- richtigung mit dem Workitem in ihren Posteingängen (GUI oder Email). 5. Mit „Ausführen des Work- items“ startet der Mitarbeiter den biz²DocumentControl (inPuncto Zusatztool für den SAP - Workflow). Er hat hier die Möglichkeit zum Kommen- tar, zur Prüfung und zur elektronischen Freigabe. Im rechten Fenster ist die Druck- ansicht der Banf visualisiert. 6. Der Mitarbeiter erteilt seine Freigabe oder seine Ablehnung und fügt ggf. noch einen Kommentar hinzu (hier kann der Einkäufer die Banf entsprechend anpassen). 7. Im SCM - Bestellfreigabe Cockpit in SAP hat man jeder- zeit die komplette Transparenz über den Freigabestand. ANWENDUNGSBEREICHE: - Alle gängige Bestellungen, Bestellanforderungen, Ein- kaufsbelege in der Material- wirtschaft wie Banf, Anfrage, Bestellung, Kontrakt, Liefer- plan, Dienstleistungserfas- sungsblatt, etc. IHR GEWINN: - Beschleunigung des Genehmi- gungsprozesses, - Kein aufwendiges Suchen nach Originalen, - Immer auf dem aktuellen Stand, Reminder und Eskalati- onsszenarien, - „Schnellbestellung“ möglich, - Klare Kompetenzregelungen werden nachvollziehbar einge- halten, - Hohe Transparenz über die Prozesse - Historien- und Cockpitfunktion, - Ausnutzung vorhandener Unterschriften-Regelungen und Kompetenzlogiken in SAP, - Verwendung gleicher Software-Komponenten wie beim Rechnungsprozess. Ihr inPuncto Team [email protected] +49(0)711 661 885 00 Effiziente Einkaufssprozesse dank elektronischer Freigabe von Bestellungen Exemplarische Darstellung des Prozesses am Beispiel einer Bestellanforderung (Banf): FREIGABE - WORKFLOW VON BANFEN IN SAP™ einfach, flexibel und sicher www.inpuncto.com
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Effiziente Einkaufssprozesse dank elektronischer Freigabe von Banfen in SAP! In Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation existiert eine Unterschriften-Regelung, welche neben der sachlichen, objektbezogenen Kompetenz auch die finanziellen Kompetenzen beinhaltet? Bei der Prüfung bzw. Freigabe von eingehenden Rechnungen wird diese Regelung berücksichtigt und verwendet. In vielen Unternehmen und Organisationen ist diese Logik aber auch für Prüfung und Freigabeprozesse anderer Belege wie z.B. ausgehende Bestellungen, Banfen in SAP (Bestellanforderungen) und weitere Einkaufsbelege verwendbar. Der Vorteil von inPuncto: mit den gleichen Software-Komponenten wie bei den Rechnungsprozessen wird hier ein effizientes Genehmigungsverfahren für ausgehende Banfen in SAP, Bestellungen und weitere Belege etabliert. Beispiel: Wenn eine Bestellanforderung (Banf in SAP) oder ein Einkaufsbeleg bestimmte Kriterien erfüllen (z.B. Gesamtwert einer Bestellung liegt über 5.000 €), soll diese über einen definierten Genehmigungsprozess kontrolliert freigegeben werden. Mit unserer Softwarelösung kann der Genehmigungsvorgang von einer Banf in SAP über ein elektronisches Freigabeverfahren abgebildet werden. Die elektronische Freigabe kann bei Belegen oder Dokumenten wie Banfen in SAP sowie Einkaufsbelegen wie Anfragen, Bestellungen, Kontrakten, Lieferplänen, Dienstleistungserfassungsblättern etc. angewandt werden. Gestalten Sie die Einkaufsprozesse durch elektronischen Workflow Ihrer Banfen in SAP schneller, transparenter und günstiger mit inPuncto Software!
Transcript of Banf in SAP: elektronische Freigabe - Workflow (exemplarische Darstellung)
1. Ein Einkäufer legt im SAP MM eine Bestellanforderung (Banf) an.
2. Das System überprüft (automatisch im Hintergrund), ob die Werte den Freigabe-bedingungen entsprechen. Wenn „ja“, ordnet es dem Vor-gang eine Freigabestrategie zu – gemäß der vorab definierten Prozess-Definition.
a). z.B.: wenn der Netto-Betrag unter einem Freigabe-Limit ist, kann die Banf in SAP ohne weitere Genehmigungsschritte direkt freigegeben werden.
b). z.B.: wenn der Netto-Betrag über einem Freigabe-Limit ist, wird automatisch ein Freigabe-prozess via Workflow ausge-löst (gemäß dem Charakter der Banf in SAP).
3. Die für die Freigabe / Geneh-migung / Kommentare etc. zu-ständigen Personen bearbeiten den Beleg (Workflow) in der Reihenfolge, die in der Freiga-bestrategie festgelegt ist.
4. Die Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, wenn ihre Freigabe / Geneh-migung / Kommentare etc. zu erfolgen hat: Sie erhalten je Bestellvorschlag eine Benach-richtigung mit dem Workitem in ihren Posteingängen (GUI oder Email).
5. Mit „Ausführen des Work-items“ startet der Mitarbeiter den biz²DocumentControl (inPuncto Zusatztool für den SAP - Workflow). Er hat hier die Möglichkeit zum Kommen-tar, zur Prüfung und zur elektronischen Freigabe. Im rechten Fenster ist die Druck-ansicht der Banf visualisiert.
6. Der Mitarbeiter erteilt seine Freigabe oder seine Ablehnung und fügt ggf. noch einen Kommentar hinzu (hier kann der Einkäufer die Banf entsprechend anpassen).
7. Im SCM - Bestellfreigabe Cockpit in SAP hat man jeder-zeit die komplette Transparenz über den Freigabestand.
ANWENDUNGSBEREICHE: - Alle gängige Bestellungen,
Bestellanforderungen, Ein-kaufsbelege in der Material-wirtschaft wie Banf, Anfrage, Bestellung, Kontrakt, Liefer-plan, Dienstleistungserfas-sungsblatt, etc.
IHR GEWINN: - Beschleunigung des Genehmi-
gungsprozesses,- Kein aufwendiges Suchen
nach Originalen,- Immer auf dem aktuellen Stand, Reminder und Eskalati-onsszenarien,
- „Schnellbestellung“ möglich,- Klare Kompetenzregelungen werden nachvollziehbar einge-halten,
- Hohe Transparenz über die Prozesse - Historien- und Cockpitfunktion,
- Ausnutzung vorhandener Unterschriften-Regelungen und Kompetenzlogiken in SAP,
- Verwendung gleicher Software-Komponenten wie beim Rechnungsprozess.
Ihr inPuncto Team [email protected]+49(0)711 661 885 00
Effiziente Einkaufssprozesse dank elektronischer Freigabe von BestellungenExemplarische Darstellung des Prozesses am Beispiel einer Bestellanforderung (Banf):
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