Einführung Workflow-Management-Systeme

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� Einführung

� Workflow

� Nutzeffekte

� Vorgehensmodell

� Beratungsthemen

� Kontakt

Agenda

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Workflow Management = Prozess-Steuerung

� Verbesserung bzw. Optimierung der Arbeitsabläufe

� Eignung für stark strukturierte Prozesse

� Mehrere Aktivitäten, welche in bestimmter

� Reihenfolge bzw. parallel zueinander ablaufen,

� in gleicher oder ähnlicher Form auftreten und

� einen hohen Koordinierungsbedarf durch die Einbindung mehrerer

� Personen erfordern.

Einführung

Definition

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Workflow-Management-Systeme

� Workflow Management Systeme sind

� prozessorientierte Systeme,

� die Prozesse (Abläufe) nach einem vorher

� definierten Modell steuern und

� sich für stark strukturierte und arbeitsteilige Organisationen eignen.

� Workflow Systeme bestehen aus

� Buildtime-Komponente: Vorgangs- oder Workflow-Definition

� Runtime-Komponente: Workflow-Ausführung

Einführung

Was sind Workflow-Management-Systeme?

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Dokumenten-Management-Systeme

� Dokumenten Management Systeme dienen der aufgabengerechten:

� Erzeugung,

� Bereitstellung,

� Steuerung,

� Weiterleitung und

� Archivierung von Dokumenten

� im Rahmen von organisatorischen Prozessen.

Einführung

Was sind Dokumenten-Management-Systeme?

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Dokumente

� Dokumente sind informatorische Objekte:

� Papier,

� Dateien,

� Verzeichnisse oder

� zusammengesetzte Objektstrukturen,

die Informationen für betriebliche Prozesse zur Verfügung stellen.

� Dokumente fixieren bestimmten Informationsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt für Personen und organisatorische Stellen.

� Dokumente dienen Kommunikation zwischen in- und externen Einheiten

Einführung

Definition

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Prozessorientierte Organisation

� Geschäfts- und Organisationsprozesse als Bindeglieder zwischen Potenzialen und Geschäftsergebnissen

� Prozessmanagement

� Schonung von Ressourcen

� Schaffung von Transparenz hins. des Kerngeschäftes

� Bildung der Grundlage für unternehmerische Entscheidungen

� Erhöhung der Wertschöpfung durch konsequente zielgerichtete Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den Kundenanforderungen

� Basis für ein Controllingsystem im Sinne der Steuerung des Geschäftserfolges

Einführung

Merkmale

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Prozessorientierung

� Optimale Umsetzung von Visionen, Strategien und Ziele des Unternehmens

� Verständnis von Geschäft als System von Prozessen

� Positionierung der Kernkompetenzen in den Vordergrund

� Beseitigung von Barrieren für den Arbeitsablauf

� Ständige Verbesserung der Geschäftsabläufe

� Permanentes Leben der Prozessverbesserung (CIP/KVP)

� Stärkere Ausrichtung des unternehmerischen Handelns auf Kunden und Märkte (intern und extern)

Einführung

Ziele

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Erfolgsfaktoren der Prozessverbesserung

Einführung

Übersicht

Problemlösungsprozess- Probleme erkennen, eingrenzen,analysieren- Potenzielle Lösungen erarbeiten- Lösung auswählen u. planen- Umsetzung der gewählten Lösung- Controllen der Lösung

Qualitätsverbesserungsprozess- Arbeitsergebnisse definieren- Anforderungen identifizieren- Lieferantenvorgaben definieren- Schritte der Arbeitsprozesse definieren- Prozessfähigkeitsanalyse- Auswertung der Ergebnisse- QVP überarbeiten

Effiziente Besprechungskultur- Effizientes Auf-den-Punkt-Bringen

Soft Skills- Führungsqualitäten- Miteinander umgehen

Controlling- CIP / KVP- Meßbare Zielgrößen

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Systemabgrenzung

Einführung

Kriterien

Synergien

Integrationsgrad Komplexität

Kosten

Nutzen

Workflow

Groupware

DokumentenManagement System

Retrieval- undRecherche - System

Archivsystem

Daten-sicherungs-

system

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Abgrenzung

� Einfacher Dokumentenverwaltung und -abbildung

� Standard-Email und Groupware

� Datenverteilung über mehrere Systeme

� Bildfolgesteuerung innerhalb einer Transaktion

� Verwaltung einmaliger Vorgänge

� Wiederholte Ausführung eines einzelnen Arbeitsschrittes

� Werkzeug zur Überbrückung von Funktionalitätslücken

Workflow

Getrennte Betrachtung

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Workflow-Prozess

Workflow

Die 4 W‘s

Aufgabe

Prozesslogik

Aufgabenträger

Werkzeuge & Daten

1.) Was wird

2.) Wie von

3.) Wem und

4.) Womit bearbeitet?

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Workflow-Komponenten

Workflow

Darstellung

Dokumentensicht

ROOT

Document

Document

Data Element

Data Element

ModellierungBuildtime-Komponente

Runtime-Komponente

Steuerung

Ausführung

Überwachung

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Workflow-Klassifikation

� Integrated Workflow Management Systems� Komponenten zur Beschreibung der Vorgangstypen sowie der

Spezifikation von Aktivitäten bis hin zur Gestaltung von Benutzeroberflächen

� Controll-& Transport Oriented Systems� Kontrolle und Transport von Daten, d.h. Mitarbeiter bekommen die

richtigen Daten zur richtigen Zeit,

� Schwerpunkt ist die Steuerung der Aufgabenausführung inklusive Monitorfunktion

� Flexible Development Systems� Reine Entwicklungsumgebungen, erst durch Einsatz weiterer

Programme und Zusatzleistungen erhält man eine vollständige Workflow Management Lösung

Workflow

Unterscheidung nach Aufgabenerfüllung

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Workflow-Management

� Definierte Aufbau-Organisation (straight through processing):

� Verantwortlichkeiten� Stellvertretung

� Kontrolle

� Workflow-Entwicklung und Weiterentwicklung

� Definierte Ablauf-Organisation / Geschäftsprozesse:� Systematische Entwicklung

� Process Owner / „Kümmerer“

� Abwicklungsdisziplin (�Sonderfälle)

� Durchgängige Infrastruktur:� Anwendungen (�offene Schnittstellen)

� Netzwerk

Workflow

Notwendige Voraussetzungen

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Regeln

� Manuelle Eingabe der Informationen durch die Nutzer

� Intuitives grafisches Design der Prozesse

� Zuordnung von Rollen bzw. Gruppen zu Aktivitäten

� Regeln innerhalb des Workflow notwendig

� Monitorfunktionen innerhalb des Workflow

Workflow

Zu beachten

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Technische Standards

� Kommunikation mittels einheitlicher Formate

� XML-Standard im Bereich der Web-basierten

� Transaktionssysteme

� Spezifikation Workflow-Bereich von WfMC

� Workflow Management Coalition

� Simple Workflow Access Protocol (Swap)

- Herstellerkonsortium (Sun, Netscape, Hewlett-Packard)

Workflow

Standardisierungsbemühungen

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Umfangreiche Nutzeffekte

� Kostenreduktion

� Bessere Wettbewerbsposition

� Qualitätsverbesserung

� Produktivitätssteigerung

� Mitarbeiterzufriedenheit

� Flexibilitätssteigerung

Nutzeffekte

Übersicht

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Kostenreduktion

Nutzeffekte

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Bessere Wettbewerbsposition

Nutzeffekte

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Qualitätsverbesserung

Nutzeffekte

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Qualitätsverbesserung

Nutzeffekte

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Mitarbeiterzufriedenheit

Nutzeffekte

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Nutzeffekt

Nutzeffekte

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Implementierung eines Workflow-Management-Systems

Vorgehensmodell

Phasenmodell

1. Phase: Planung,Koordination

2. Phase: Ist-Analyse, Prozess-Design

3. Phase: Soll-Prozess, Systemauswahl

4. Phase: Umsetzung, Absicherung

5. Phase: Erfolgsmessung,Controlling, KVP

Gesamt-Phase: Projektmanagement

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Phase 1

Vorgehensmodell

• Strategie prüfen

• Teilprozesse identifizieren

• Zielkriterien verabschieden

• Projektteams bilden

• Risikoprofile der erfolgskritischen Prozesse ermitteln

• Verbesserungspotenziale ermitteln

• Risikomindernde Maßnahmen umsetzen

1. Phase:Planung, Koordination

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Phase 2

Vorgehensmodell

• Abgrenzung und detaillierte Beschreibung der Prozesse unter Berücksichtigung der Kundenwünsche

• Prüfen der bisherigen Prozesse auf Effizienz

• Durchführen von Benchmarking zur Ermittlung der Best Practices

• Identifizierung von Stärken und Schwachstellen (z.B. Schnittstellenprobleme, nicht wertschöpfendeProzesselemente)

2. Phase: Ist-Analyse, Prozess - Design

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Phase 3

Vorgehensmodell

• Definition des Soll-Prozesses (DV-Anforderungen)

• Vorgangs- und Ausführungsmodellierung definieren

• Modellierung der Prozesse

• Systemauswahl (Erarbeitung einerEntscheidungsgrundlage, Kosten-/ Nutzen-betrachtung, Integrationsfähigkeit, Investitionssicherheit)

• Kostenmanagement (Einsparpotenziale)

3. Phase:Soll – Prozess, Systemauswahl

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Phase 4

Vorgehensmodell

• Erarbeiten eines Umsetzungsplanes bzw.Maßnahmenkataloges (meilensteinorientiert)

• Umsetzung

• Schulung (Workflow Management System) derbetroffenen Mitarbeiter

4. Phase:Umsetzung, Absicherung

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Phase 5

Vorgehensmodell

• Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben festlegen und wahrnehmen

• Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess leben

5. Phase:Erfolgsmessung, Controlling, KVP

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Gesamtphase

Vorgehensmodell

• Koordination

• Monitoring

• Moderation

Gesamt-Phase:Projekt-management

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Komplementäre Beratungsthemen

� Daten- und IT-Management

� Effizienz- und Kostenmanagement

� Forderungsmanagement

� Operational Risk

� Outsourcing

� Qualitätsmanagement

� Transaction Banking / Abwicklung

Beratungsthemen

In Ergänzung zum Geschäftsprozessmanagement

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Ihr Ansprechpartner

Kontakt

Untermainkai 29-30D-60329 Frankfurt

Ihr Ansprechpartner:Barbara Dilges-MaruskaManaging PartnerBarbara.Dilges-Maruska@acrys.comTel.: +49 - 69 - 24 45 06 - 16Fax: +49 - 69 - 24 45 06 - 50www.acrys.com