SiXFORM – Datenschutz und Sicherheit
in der Vorgangsbearbeitung mit Externen. Vortrag zur DMS EXPO am 10. Oktober 2014
Ansprechpartner:
Rudolf Philipeit (Geschäftsführer SiXFORM GmbH)
Agenda
Was ist SiXFORM?
Warum existiert SiXFORM?
Wie funktioniert SiXFORM?
Welche Funktionen bietet SiXFORM?
SiXFORM und der neue Personalausweis?
Wem nutzt SiXFORM?
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Was ist SiXFORM?
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Was ist SiXFORM?
SiXFORM (Signable XML-Form) ist ein intelligenter und auf aktuellen Standards beruhender PDF-Formularcontainer für medienbruchfreie Prozessketten
Derzeit: Digitale Formulare aus der öffentlichen Verwaltung zur einfacheren Antragstellung
Produkt und Unternehmen zugleich
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Warum existiert SiXFORM?
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Warum existiert SiXFORM?
Das Problem: Zwischen den Systemen sitzen wir Menschen,
und sollen, dürfen oder müssen mit den Daten arbeiten. In
den meisten Fällen gibt es dafür nur die „Papierschnittstelle“.
System 1 System 2
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Warum existiert SiXFORM?
Web-
Portal
Home-
banking-
Portal
Intranet-
Portal
Fachan-
wendung (z.B. Bau,
Gewerbe)
Basiskom-
ponente (ePayment)
Geo-
informat.-
Portal eBusi-
ness-
Portal
Weitere
Portale (z.B. Kiga,
Schule,…)
Fachan-
wendung (Beschaff-
ung)
Und die Realität ist
noch viel komplexer!
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Warum existiert SiXFORM?
Übergreifende Prozessabläufe:
Prozesse Organisation
A
Organisation
B
Organisation
C
Applikationen
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Warum existiert SiXFORM?
Optimierung bestehender Prozessabläufe
Beitrag zur Umsetzung einer einheitlichen Infra-
struktur für Verwaltungs- und Geschäftsprozesse
Logischer nächster Schritt in der vernetzten
Gesellschaft
Neuartiges Geschäftsmodell (Bottom-Up)
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Wie funktioniert SiXFORM?
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Web-
Portal
Home-
banking-
Portal
Intranet-
Portal
Fachan-
wendung (z.B. Bau,
Gewerbe)
Basiskom-
ponente (ePayment)
Geo-
informat.-
Portal
System 1
Weitere
Portale (z.B. Kiga,
Schule,…) System 2 SiXFORM kann als vorbefüllter PDF-Daten-
container von einer Instanz zur nächsten
geschickt werden. Dabei kann es sich sowohl
um komplexe Geschäftsprozesse, als auch
um einen einfachen Antrag eines Bürgers an
die Stadtverwaltung handeln.
Wie funktioniert SiXFORM?
Wie funktioniert SiXFORM?
Aktuelle Ausprägung ist ein
Adobe PDF mit besonderen
Funktionen
Kommunikation mit einer
zentralen SiXFORM-
Diensteplattform
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Wie funktioniert SiXFORM?
SachbearbeiterIn A
Datenübernahme: XML
SiXFORM-Diensteplattform
inkl. ID-Safe für Formulare
(Onlineausweisfunktion nPA)
SachbearbeiterIn B
Datenübernahme: XML
Die SiXFORM GmbH verwaltet und
organisiert Statusinformationen für
alle (PDF-)Kopien zu einem Vorgang.
keine personenbezogenen Daten
beim Dienstleister SiXFORM !
Jeder behält eigene Datenhoheit!
verschlüsselter
Transport (De-/ E-Mail) verschlüsselter
Transport (De-/ E-Mail)
AntragstellerIn
nutzt intelligentes PDF-Formular
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Welche Funktionen bietet
SiXFORM?
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Welche Funktionen bietet SiXFORM?
Ausfüllassistent
– Datenerfassung
– Bezahlvorgang
– Unterschrift
– Anlagen
– Schriftformersatz
– Verschlüsselung
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Welche Funktionen bietet SiXFORM?
Datenvorbefüllung über verschiedene Wege
– ID-Safe für SiXFORM-Formulare (nPA)
– Sachbearbeiter oder Servicecenter (Callcenter, D115)
Datenübernahme
– Excel-Export
– XML-Import und –Export
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Welche Funktionen bietet SiXFORM?
FIM-Schnittstelle
– Datenimport
– Datenexport
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Welche Funktionen bietet SiXFORM?
Plausibilitätsprüfungen
– Vollständigkeit, sachliche und logische Fehler
– Hilfe zur Fehlerkorrektur
Prozessrouting
– Zuständigkeitsfinder
– „Selbstlernende“ Formulare
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AntragstellerIn Sachbearbeitung
Entscheidungs-ebene
etc.
Welche Funktionen bietet SiXFORM?
Verschlüsselung
– Feldinhalte
– Gesamtes Formular
Medienbruchfrei
Smartphone-App
Rechtssicherheit durch eID im nPA, u.v.m.
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SiXFORM und der neue
Personalausweis?
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SiXFORM und der neue
Personalausweis?
Vorbefüllung von SiXFORM-Formularen
Öffnen von verschlüsselten SiXFORM-
Formularen (Passwort-Alternative)
Unterschriftersatz durch nPA möglich
(Gesetzesänderung seit 1. August 2013)
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Wem nutzt SiXFORM?
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Wem nutzt SiXFORM?
AntragstellerIn
Vorbefüllen von SiXFORM-Formularen
Ausfüllassistent, einheitlicher Aufbau
Statusinformationen
Schnellere Bearbeitung
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Wem nutzt SiXFORM?
Sachbearbeitung
Plausibilitätsprüfungen
Senden von Statusinformationen
Schnellere Bearbeitung
Weniger Tipparbeit
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Wem nutzt SiXFORM?
IT-Verantwortliche und Datenschützer
Keine zentral gespeicherten Daten
Einfache Einbindung in bestehende Systeme
Prozesskosteneinsparungen von bis zu 20
Minuten pro Vorgang
(durchschn. 6 Minuten 5 Euro Einsparung)
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Wem nutzt SiXFORM?
Entscheider, Manager und Strategen
Prozesskosteneinsparungen von bis zu 20
Minuten pro Vorgang (durchschnittlich 6 Minuten 5 Euro Einsparung pro Vorgang,
ein Landkreis hat mehrere hundert tausend Vorgänge pro Jahr)
Positive Presse
Sichere eServices ohne Investitionen 10. Oktober 2014 SiXFORM – Datenschutz und Sicherheit in der Vorgangsbearbeitung mit Externen 26
Kontakt
SiXFORM GmbH
Technologiepark 1
91522 Ansbach
Deutschland
Tel.: 01805 - 7493676 (01805 - SiXFORM)
E-Mail: [email protected]
Internet: http://www.sixform.com
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