SiXFORM – Datenschutz und Sicherheit

in der Vorgangsbearbeitung mit Externen. Vortrag zur DMS EXPO am 10. Oktober 2014

Ansprechpartner:

Rudolf Philipeit (Geschäftsführer SiXFORM GmbH)

rudolf.philipeit@sixform.com

Agenda

Was ist SiXFORM?

Warum existiert SiXFORM?

Wie funktioniert SiXFORM?

Welche Funktionen bietet SiXFORM?

SiXFORM und der neue Personalausweis?

Wem nutzt SiXFORM?

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Was ist SiXFORM?

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Was ist SiXFORM?

SiXFORM (Signable XML-Form) ist ein intelligenter und auf aktuellen Standards beruhender PDF-Formularcontainer für medienbruchfreie Prozessketten

Derzeit: Digitale Formulare aus der öffentlichen Verwaltung zur einfacheren Antragstellung

Produkt und Unternehmen zugleich

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Warum existiert SiXFORM?

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Warum existiert SiXFORM?

Das Problem: Zwischen den Systemen sitzen wir Menschen,

und sollen, dürfen oder müssen mit den Daten arbeiten. In

den meisten Fällen gibt es dafür nur die „Papierschnittstelle“.

System 1 System 2

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Warum existiert SiXFORM?

Web-

Portal

Home-

banking-

Portal

Intranet-

Portal

Fachan-

wendung (z.B. Bau,

Gewerbe)

Basiskom-

ponente (ePayment)

Geo-

informat.-

Portal eBusi-

ness-

Portal

Weitere

Portale (z.B. Kiga,

Schule,…)

Fachan-

wendung (Beschaff-

ung)

Und die Realität ist

noch viel komplexer!

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Warum existiert SiXFORM?

Übergreifende Prozessabläufe:

Prozesse Organisation

A

Organisation

B

Organisation

C

Applikationen

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Warum existiert SiXFORM?

Optimierung bestehender Prozessabläufe

Beitrag zur Umsetzung einer einheitlichen Infra-

struktur für Verwaltungs- und Geschäftsprozesse

Logischer nächster Schritt in der vernetzten

Gesellschaft

Neuartiges Geschäftsmodell (Bottom-Up)

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Wie funktioniert SiXFORM?

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Web-

Portal

Home-

banking-

Portal

Intranet-

Portal

Fachan-

wendung (z.B. Bau,

Gewerbe)

Basiskom-

ponente (ePayment)

Geo-

informat.-

Portal

System 1

Weitere

Portale (z.B. Kiga,

Schule,…) System 2 SiXFORM kann als vorbefüllter PDF-Daten-

container von einer Instanz zur nächsten

geschickt werden. Dabei kann es sich sowohl

um komplexe Geschäftsprozesse, als auch

um einen einfachen Antrag eines Bürgers an

die Stadtverwaltung handeln.

Wie funktioniert SiXFORM?

Wie funktioniert SiXFORM?

Aktuelle Ausprägung ist ein

Adobe PDF mit besonderen

Funktionen

Kommunikation mit einer

zentralen SiXFORM-

Diensteplattform

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Wie funktioniert SiXFORM?

SachbearbeiterIn A

Datenübernahme: XML

SiXFORM-Diensteplattform

inkl. ID-Safe für Formulare

(Onlineausweisfunktion nPA)

SachbearbeiterIn B

Datenübernahme: XML

Die SiXFORM GmbH verwaltet und

organisiert Statusinformationen für

alle (PDF-)Kopien zu einem Vorgang.

keine personenbezogenen Daten

beim Dienstleister SiXFORM !

Jeder behält eigene Datenhoheit!

verschlüsselter

Transport (De-/ E-Mail) verschlüsselter

Transport (De-/ E-Mail)

AntragstellerIn

nutzt intelligentes PDF-Formular

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Welche Funktionen bietet

SiXFORM?

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Welche Funktionen bietet SiXFORM?

Ausfüllassistent

– Datenerfassung

– Bezahlvorgang

– Unterschrift

– Anlagen

– Schriftformersatz

– Verschlüsselung

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Welche Funktionen bietet SiXFORM?

Datenvorbefüllung über verschiedene Wege

– ID-Safe für SiXFORM-Formulare (nPA)

– Sachbearbeiter oder Servicecenter (Callcenter, D115)

Datenübernahme

– Excel-Export

– XML-Import und –Export

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Welche Funktionen bietet SiXFORM?

FIM-Schnittstelle

– Datenimport

– Datenexport

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Welche Funktionen bietet SiXFORM?

Plausibilitätsprüfungen

– Vollständigkeit, sachliche und logische Fehler

– Hilfe zur Fehlerkorrektur

Prozessrouting

– Zuständigkeitsfinder

– „Selbstlernende“ Formulare

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AntragstellerIn Sachbearbeitung

Entscheidungs-ebene

etc.

Welche Funktionen bietet SiXFORM?

Verschlüsselung

– Feldinhalte

– Gesamtes Formular

Medienbruchfrei

Smartphone-App

Rechtssicherheit durch eID im nPA, u.v.m.

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SiXFORM und der neue

Personalausweis?

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SiXFORM und der neue

Personalausweis?

Vorbefüllung von SiXFORM-Formularen

Öffnen von verschlüsselten SiXFORM-

Formularen (Passwort-Alternative)

Unterschriftersatz durch nPA möglich

(Gesetzesänderung seit 1. August 2013)

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Wem nutzt SiXFORM?

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Wem nutzt SiXFORM?

AntragstellerIn

Vorbefüllen von SiXFORM-Formularen

Ausfüllassistent, einheitlicher Aufbau

Statusinformationen

Schnellere Bearbeitung

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Wem nutzt SiXFORM?

Sachbearbeitung

Plausibilitätsprüfungen

Senden von Statusinformationen

Schnellere Bearbeitung

Weniger Tipparbeit

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Wem nutzt SiXFORM?

IT-Verantwortliche und Datenschützer

Keine zentral gespeicherten Daten

Einfache Einbindung in bestehende Systeme

Prozesskosteneinsparungen von bis zu 20

Minuten pro Vorgang

(durchschn. 6 Minuten 5 Euro Einsparung)

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Wem nutzt SiXFORM?

Entscheider, Manager und Strategen

Prozesskosteneinsparungen von bis zu 20

Minuten pro Vorgang (durchschnittlich 6 Minuten 5 Euro Einsparung pro Vorgang,

ein Landkreis hat mehrere hundert tausend Vorgänge pro Jahr)

Positive Presse

Sichere eServices ohne Investitionen 10. Oktober 2014 SiXFORM – Datenschutz und Sicherheit in der Vorgangsbearbeitung mit Externen 26

Kontakt

SiXFORM GmbH

Technologiepark 1

91522 Ansbach

Deutschland

Tel.: 01805 - 7493676 (01805 - SiXFORM)

E-Mail: info@sixform.com

Internet: http://www.sixform.com

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