Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2013 Prof. Dr. H. WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia
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Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 2 – Teil 1 (22.04.2013):Projektmanagement – Grundlagen, Grundbegriffe
SS 2013
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Agenda (22.04.2013)
� Organisatorisches
� Auswahl der Teamprojekte
� Eckdaten des Businessplans
� Projektmanagement – Grundlagen und Grundbegriffe
� Projekt-Initialisierung I: Projektziele, Projektsteckbrief
� Aufgabe 2: Projektziele, Projektsteckbrief
� Literatur, PM-Organisationen, Zeitschriften und Links
� Zertifizierungen Projektmanagement
� Administratives: JF Protokolle, Zeiterfassung, Feedbackbögen zu Vorträgen
� Arbeitstechniken II: Präsentationstechniken, Elevator Pitch
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Inhalte der Teamübungen (Schwerpunkte)
V1 – V4
Projektinitialisierung• Ziele, Steckbrief• Stakeholdermanagement
Projektplanung• Phasenplan, Meilensteine• PSP, Arbeitspakete• Aufgabenverteilung
V5 ff.
Projektdurchführung ( Programmierung )Weitere PM-Methoden anwenden
• Projektcontrolling • Risikomanagement• Projektorganisation • Kommunikationsmanagement• Projektmarketing• Verhaltenskompetenzen
MS 1
MS 2
MS 3
Abnahme Planung
Abnahme Prototyp
Abnahme Projekt
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Aufgabe 1a: Erzeugen von Ideen für innovative Unternehmensgründungen
1. Wählen Sie einen Projektleiter in Ihrem Team
2. Wenden Sie die Kreativitätstechnik Brainwriting an und verdichten Sie anschließend die erzeugten Ideen auf die 3 erfolgversprechendsten Unternehmensgründungen
3. Wenden Sie die Umkehrungstechnik an und erzeugen Sie damit mindestens eine weitere Idee
4. Dokumentieren Sie die 4 erzeugten Ideen im Folien satz A1a-Team_x.ppt
5. Laden Sie die Datei bis spätestens 19.04.2013! auf die Vorlesungsseite unter WueCampus2
6. Ergebnispräsentation (je 3 Minuten) durch alle Pr ojektleiter in der nächsten Vorlesung
Für Teams, die noch ohne Projetthema sind
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Festlegung der Teamprojekte
� Vorstellung weiter Unternehmensgründungsideen
� Entscheidung für die Idee mit den besten Markt-chancen (Unterstützung durch Hr. Dr. Andersen, IGZ Würzburg)
� Team 4 (Kai Werner):
� Team 5 (Dmitri Nedrenko):
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Aufgabe 1b: Erarbeiten Sie die Eckdaten eines Businessplans
1. Wählen Sie einen Projektleiter in Ihrem Team
2. Erarbeiten Sie folgende Businessplandaten Ihres P rojektes
� Zielgruppe
� Kundennutzen
� Alleinstellungsmerkmal
� Marktpotenzial
3. Dokumentieren Sie die Ergebnisse im Foliensatz A1b-Team_ x.ppt
4. Laden Sie die Datei bis spätestens 19.04.2013! auf die Vorlesungsseite unter WueCampus2
5. Ergebnispräsentation (ca. 5 Minuten) durch alle P rojektleiter in der nächsten Vorlesung
Für Teams, die bereits ein Projetthema haben
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Eckdaten des Businessplans
� Team 1 (Stefan Geißler): Bring‘s Mit
� Team 2 (Steffen Eichhorn): pocket aid
� Team 3 (Jasmin Möller): Vote your movie
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Neues Projekt:
� Team 6 (Alexander Seith, Clemens Baier):Regional-Derby
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Zuordnung neuer Teilnehmer auf die Projekte
Team Anzahl Teammitglieder
1: Bring‘s Mit 4
2: pocket aid 5
3: Vote your movie 5
4: Intelligenter Briefkasten 4
5: QR-Codes für Touristeninformationen 4
6: Regional-Derby 2
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Agenda Grundlagen des Projektmanagements
� Definitionen� Projekt, Projektmanagement
� Programme, Projektportfolio
� Projektarten
� Das magische Dreieck
� Phasenkonzept
� Besonderheiten von Softwareprojekten
� Grundprinzipien guten Projektmanagements, PDCA-Zykl us
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Methoden, Techniken, Vorgehensmodelle, Standards und Werkzeuge
Die wichtigsten in der Projektmanagement-Praxis anerkannten und eingesetzten
� PM-Methoden Wie ist etwas (strukturiert) zu tun?
� PM-Techniken Systematische Anwendung einer Methode
� PM-Vorgehensmodelle Was ist wann zu tun?
� PM-StandardsEinheitliche verbindliche Richtlinien
� PM-Werkzeuge Tools zur Unterstützung der Anwendung einer Methode
werden in der Vorlesung vorgestellt
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� Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)» Stufentempel in den HimmelStufentempel in den HimmelStufentempel in den HimmelStufentempel in den Himmel
» Gescheitertes Projekt,Gescheitertes Projekt,Gescheitertes Projekt,Gescheitertes Projekt, ---- wegen babylonischer Sprachverwirrungwegen babylonischer Sprachverwirrungwegen babylonischer Sprachverwirrungwegen babylonischer Sprachverwirrung
Historische Projekte
Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.)Z.B. Cheops-Pyramide� 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader
� 20 Jahre Bauzeit
� ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven
� Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)» Apollo- Programm (1968 – 1972)» Schrittweise Realisierung des Ziels» 2.000 Institutionen und Firmen» 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $
WM-StadionMünchen, 04/05Burj-TowerDubai, 2010
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Projekte - heute
� Projekte in Unternehmen� Entwicklung neuer Produkte � Entwicklung neuer Serviceleistungen � Entwicklung / Einführung
eines neuen Informationssystems� Organisation eines Messeauftritts� Abwicklung von Kundenaufträgen� Neuorganisation des Unternehmens / einer Abteilung� Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit� Fusion mit einer anderen Firma
� Verwirklichung komplexer Unternehmensziele
� Private Projekte� Bau / Umbau eines Hauses� Organisation einer Feier oder einer Sportveranstalt ung
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Linie und Projekte sichern den Unternehmenserfolg
Unternehmen
� Dauerhafte Organisation� Ausgerichtet auf den Tagesbetrieb� Jeder Mitarbeiter hat seine klar
definierten Aufgaben� Ungeeignet für komplexe Problem-
stellungen, die mehrere Unter-nehmenseinheiten betreffen
� Temporäre Organisation� Ausgerichtet auf die Lösung
komplexer Problemstellungen � Spezialisten aus unterschiedlichen
Linienbereichen arbeiten zusammen� Problemlösung erfolgt aus Unter-
nehmenssicht
Mitarbeiter Mitarbeiter
Projektleiter
Projektorganisation
Mitarbeiter Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Bereich A
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Bereich B
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Bereich C
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Bereich X
Linienorganisation
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Merkmale von Projekten
Komplexität
ProjektklareZielsetzung
Inter-disziplinari-
tät
begrenzteRessourcen
Risiken
Einmaligkeit
Neuartigkeit
Termin
Definition (DIN 9901-5): Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamth eit gekennzeichnet ist , wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, pe rsonelle oder andere Begrenzungen, projektspezifische Organisation.“
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Ist eine Diplomarbeit ein Projekt?
� Kriterien-Prüfung� Einmaligkeit des Vorhabens� Hohe Komplexität� Zeitliche Begrenzung � Klare Zielsetzung� Begrenzte Ressourcen� Besondere Risiken� Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe
� Eindeutiges „JA“� Einmaligkeit des Vorhabens� Hohe Komplexität� Zeitliche Begrenzung � Klare Zielsetzung� Begrenzte Ressourcen� Besondere Risiken� Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe
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Wann liegt kein Projekt vor?
� Kein Projekt� Regelmäßige Betriebsabläufe � Routinetätigkeiten� Linienaufgaben
Beispiele:� Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt� Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt� Optimierung der Auto-Klimaanlage: Projekt � Neues Serverkonzept entwickeln und einführen: Projekt� Serverbetrieb: kein Projekt
� Projekt-Kriterien� Einmaligkeit des Vorhabens� Hohe Komplexität� Zeitliche Begrenzung � Klare Zielsetzung� Begrenzte Ressourcen� Besondere Risiken� Neuartige,
außergewöhnliche Aufgabe
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Projekte werden mit Hilfe von Projektarten klassifiziert
� Entwicklungsprojekte� Klar definiertes Entwicklungsziel:
Neues Produkt / Dienstleistung� Bei Produkten für den Markt hat der
Termin oft enorme Bedeutung
� Forschungsprojekte� Entwicklungsziel nur grob definiert � Pioniercharakter, hoher Änderungs-
grad der Projektparameter
� Investitionsprojekte� Bau einer Produktionsanlage� ROI steht im Vordergrund
� Organisations-/Change-Projekte � Häufiges Ziel: Rationellere
Abwicklung der Geschäftsprozesse (Kostenmanagement)
� Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation (Prozesse)
� Hohe Abhängigkeit vom Umfeld
Projektart DimensionExternes Projekt
AuftraggeberInternes Projekt
Entwicklungsprojekt
ProjektinhaltForschungsprojekt
Investitionsprojekt
Organisationsprojekt
Mega-Projekt
Projektgröße (€, ggf. weitere Parameter)
Großprojekt
mittleres Projekt
Kleinprojekt
Strategisches ProjektBusiness Value
Taktisches Projekt
Innovationsprojekt
relative NeuartigkeitFachprojekt
Routineprojekt
Standardprojekt
KomplexitätAkzeptanzprojekt
Potentialprojekt
Pionierprojekt
Einflussprojekt
ProjektorganisationMatrixprojekt
Autonomes Projekt
Technokratisches Projekt Projektsteuerung
Agiles Projekt Quelle: Kompetenzbasiertes PM
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Projektmanagement
Projekt� Einmaligkeit� Klares Ziel� Komplexität� Ressourcenbegrenzung� Risiko
DIN 69 901-5: „Projektmanagement ist die Gesamtheit von � Führungsaufgaben,� Führungsorganisation,� Führungstechniken und � Führungsmitteln
für die Initialisierung, Definition, Planung,Steuerung und den Abschluss von Projekten.“
Management� Zielsetzung� Führung� Organisation� Planung� Steuerung
Projekt-Management
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Projekte, Programme, Portfolio
TeilprojekteBei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung i n sog. Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe)
Portfolio
Programme
Projekte
Alle Projekte und Programme eines
Unternehmens
Gruppe von Projek-ten, die koordiniert gemanagt werden
StrategischeUnternehmens-
ziele
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Das magische Dreieck
Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig
Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwill kürlichAuswirkungen auf Termine und Kosten
� Führen
� Planen
� Steuern
Ergebnis
Zeit Kosten
100 %
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„Big Picture“ des Projektmanagements
Projektziel-Definition
Projektziel:Produkt/Ergebnis
PM-Wissen PM-Erfahrungen PM-Methoden PM-Werkzeuge
Initiali-sierung Planung Durch-
führung Ab-schluß
Phasenübergreifende Prozesse:Kommunikation, Chancen/Risiken, Qualität, …
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Meilensteine: Die wichtigsten Kontrollpunkte auf dem Weg zum Projekterfolg
� Um Projekte überschaubar und steuerbar zu gestalten, werden Meilensteine (Milestones, Q-Gates) gesetzt
� Meilensteine sind wesentliche Projektergebnisse oder Zwischenergebnisse, die zu bestimmten (Meilenstein)-Terminen vorliegen müssen
� Empfehlung: Projektphasen mit Meilensteinen beenden
� Beispiel: Meilensteinplan31.01.2011: Grobkonzept abgeschlossen31.03.2011: Feinkonzept abgeschlossen 30.06.2011: Prototyp erstellt31.07.2011: Testsystem eingerichtet und Funktionstes ts durchgeführt31.10.2011: Produktivsystem abgenommen
MS 1 MS 2 MS 3 MS 4
A
Projekt-Auftrag
Projekt-Ergebnis
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Schlechtes Image von Softwareprojekten:
IT-Projekte haben ein schlechtes Image:
1627 26 28
34 2935 32
53 3346
4951
53 4644
3140
28 2315 18 19 24
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008
Abgebrochen
Zeit u/o Budget
überschritten u/o
gewünschte
Qualität nicht erfüllt
Erfolgreich beendet
Quelle: Standish Group
Die Hälfte aller IT-Projekte kosten doppelt bis dreifach so viel wie veranschlagtQuelle: Universität St. Gallen
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Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte*
13,9%
2,4%
2,9%
5,3%
7,2%
7,7%
8,2%
9,6%
13,0%
13,9%
15,9%Einbeziehung der Anwender
Unterstützung des Managements
Genaue Anforderungsbeschreibung
Passende Planung
Realistische Erwartungen
Kleine Projektschritte (Meilensteine)
Kompetente Mitarbeiter
Eigene Leitung
Klare Visionen und Vorgaben
Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter
Andere Gründe
*) Quelle: IT Management, 3/2000
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Grundprinzipien guten Projektmanagements
� Klare Ziele, die allen Beteiligten bekannt sind� Hohe Sozial- und Führungskompetenzen der Projektleitung � Erst planen, dann arbeiten
(Umfang der Planung muss angemessen sein)� Strukturiertes Vorgehen � Pro-aktives Arbeiten
(Stakeholder-, Risikomanagement)� Personifizierte Verantwortung � Gesicherte Ressourcen vor Projektstart
(ansonsten sind Terminprobleme vorprogrammiert) � Gutes Kommunikationsmanagement
– sowohl innerhalb des Projektes als auch nach außen� Schnelle Reaktion bei Störungen im Projekt� Regelmäßige Überprüfung des Vorgehens (PDCA-Zyklus)
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Vorgehen nach dem Deming-Zyklus P-D-C-A
Der PDCA-Zyklus ist ein iterativer Prozess der kontinuierlichen Verbesserung :Plan: Lege ein Ziel fest und
plane die UmsetzungDo: Führe die Umsetzung durchCheck: Überprüfe, ob das Ergebnisse
den Zielvorgaben entsprichtAct: Stoße Folgeaktivitäten zur weiteren
Optimierung an(Beginn des nächsten PDCA-Zyklus)
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