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Revisionssichere Archivierung und Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Agenda
• Grundlagen • Rechtsgrundlagen • Standardisierung • Architektur • Funktionale Mindestanforderungen • Herausforderungen an heutige Produkte • Migration• Verfahrensdokumentation • Produkte am Markt und deren Einordnung
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Grundlagen
Das elektronische Dokument
Definitionen
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Die frühen Anfänge
Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den
Dokumentenbegriff nicht© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Die frühen 80er Jahre
• Imaging
• Optical Filing
• Scanning© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Die späten 80er Jahre
• Imaging• Optical Filing• Scanning• Elektronische Archivierung• Workflow• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Scanning• COLD
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Die frühen 90er Jahre
• Imaging• Optical Filing• Scanning• Elektronische Archivierung• Workflow• Dokumenten-Management im engeren Sinn• Scanning• COLD• Records Management• Groupware• EDM Electronic Document -Management• MultiMedia-Datenbanken
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Die späten 90er Jahre
• Imaging• Optical Filing• Scanning• Elektronische Archivierung• Workflow• Dokumenten-Management
im engeren Sinn• Scanning• COLD• Records Management• Groupware• EDM Electronic Document -
Management• MultiMedia-Datenbanken• E-Business• BPM Business Process
Management• Capture • Knowledge Automation
• Dokumenten-Management im weiteren Sinn
• Intranet Repository• Document Warehouses• EAI Enterprise Application
Integration• Collaborative Commerce• EDM Engineering Document
Management• Portale• ASP / DMCO• Content Management• Asset Management• Web Content Management• ECM Enterprise Content
Management • Knowledge Management• Digital Rights Management • Digital Signature
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Die Hybris der Analysten
Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends• die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue
Produkte zu kreieren, Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002 Umetikettierung überwiegt
• der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige
• ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen
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Konvergenz der Technologien
• Immer mehr Funktionen für wen?• Das Marktwachstum verteilt sich auf zu viele
Anbieter und wird zunehmend von angrenzenden IT-Segmenten vereinnahmt© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
• Die Branche verliert ihr eigenständiges Profil• Aufweichen der Abgrenzung zu anderen Gebieten der
Informationstechnologie• Verschwinden der Alleinstellungsmerkmale
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Der neue Dokumenten-Begriff
Ein Dokument kann heute alles sein• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...
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Das elektronische Dokument
Elementar Komplex Container
EinseitigesFAX
Textdatei
Textdatei mit
eingebunden
Bild / Grafik
Vorgang
Tabelle
Textdatei mit
Bild / Grafik
Audio
Einseitiges FAX
Tabelle
Information 1
Information 2
Information 3
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Das elektronische Dokumentim Content - Management
Struktur und
Layout
Inhalt
Meta-Daten und Attribute© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Dokumenten-Management in unterschiedlichen Ausprägungen
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Elektronische ArchivierungBegriffe
• Records Management• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem
„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch
• Langzeitarchivierung• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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Elektronisches Records Management
• Verwaltung von Aufzeichnungen• Nicht nur für elektronische Archive, sondern auch
als Referenzsystem für andere Medien• Elektronische Aktenpläne, Thesauri und
Nomenklaturen• Wichtiges Merkmal: Langfristig stabile Metadaten• Verwaltung von archivwürdigen Objekten mit
Berücksichtigung der Aussonderung
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„Abgrenzungen“
• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)• Elektronische Archivierung, COLD• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management• Workflow, Groupware• Capture, Scannen
• Knowledge Management• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,
DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning
• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc.
• Enterprise Content Management• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge
Management, ASP/DMCO etc.• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,
Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.
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Was ist der Unterschied? Document Management (DM)
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM)
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM)
DM KM ECMArchival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM
Archival Collaboration Federated Repository
Groupw are Groupw are Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document Management Document Management Content Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Document Life Cycle
Nutzung
Zeit
ERP
DMS WorkflowKnowledge Management
Frühes
Archivieren Spätes
ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung
Archiv
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• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.
• Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein:• gescannte Seiten
• digitales Fax
• Farbbilder
• Email-Dateien
• Screen-Dumps
• Output-Dateien
• MultiMedia-Objekte
• Sprachdateien
• digitales Video
• Office Dokumente ...
Das elektronische Dokument
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Gleichstellung von Dokumenten
• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt
• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und
Formatinformationen erst zum Dokument werden
• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter
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Elektronisch signierte Dokumente
• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist
• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers
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Was ist DRT ?Document Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind
b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden
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Dabei ist es ganz einfach:
• Dokumenten-Technologien sind Infrastruktur-Komponenten
• Dokumenten-Technologien als Dienste stehen jeder Anwendung einheitlich zur Verfügung
• Dokumenten-Technologien bilden das universelle, übergreifend nutzbare Unternehmensarchiv
• Dokumenten-Technologien erlauben Austausch und Nutzung von unstrukturierten Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikations-gemeinschaften Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Rechtsgrundlagen
Gesetze und Bestimmungen in Deutschland
Abnahme und Prüfung
Europäische Gesetzgebung
Rechtsumfeld USA und Auswirkungen auf Produkte
Codes of Best Practice
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Gesetzliches Umfeld in Deutschland
• BGB - Bürgerliches Gesetzbuch• § 126 BGB Schriftform• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung
• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977
geändert 2000
• Steuergesetzgebung• Steuersenkungsgesetz von 2000
• SGB - Sozialgesetzbuch• Elektronische Signatur beim Scannen
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Gesetzliches Umfeld in Deutschland
• ZPO - Zivilprozessordnung• keine Urkundenqualität
• Objekt des Augenscheins
• BDSG - Bundesdatenschutzgesetz• Datenschutz
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz
• Daten- und Dokumentenaustausch
• Elektronische Signatur (siehe SigG)
• Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz• Unterweisungsrecht
• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates
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Gesetzliches Umfeld in Deutschland
• SigG – Signaturgesetz• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für
elektronische Signaturen• 3 (+ 1) Qualitäten der elektronischen Signatur
• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz• Herkunftslandprinzip• Revisionssichere Protokollierung von
Geschäftstransaktionen
• VwVfG – Verwaltungsverfahrensgesetz• 3. Änderungsgesetz mit Verankerung der elektronischen
Signatur in zahlreichen Bereichen
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Verordnungen und Umsetzungsrichtlinien
• GoBS • Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter
Buchführungssysteme
• GDPdU • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen
• SiGV• Signaturverordnung
• SRVwV• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das
Rechnungswesen in der Sozialversicherung
• u.a.
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SRVwV
• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung
• Letzte Änderung 06.08.1999• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten
• Elektronische Signatur• Bildliche Wiedergabe
• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar• Maschinell verwendbare Datenträger
• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente
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Gesetzliches Umfeld in DeutschlandGesetzesänderungen
• Verwaltungsverfahrensgesetz / §§ 3, 15, 23, 33, 37, 39, 41, 42, 44, 45, 61, 69, 71, 101 / besonders Ersatz oder Ergänzung der Schriftform mit elektronischen Dokumenten, Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /
• Sozialgesetzbuch, 10. Buch / §§ 13, 14, 19, 21, 29, 33, 35, 38, 40, 60 / besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung /
• Abgabenordnung / §§ 80, 87, 93, 119, 121, 122, 123, 125, 129, 150, 224, 244, 309, 324, 356, 366 / Besonders Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur und ihrer Nutzung auch als Beglaubigung; Regelungen zur Anerkennung elektronischer Dokumente im Rechtsstreit /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern: / - Staatsangehörigengesetz / - Bundesministergesetz / - Sicherheitsprüfungsgesetz / - Beamtenrechtsrahmengesetz / - Bundesbeamtengesetz / - Bundesreisekostengesetz / - Bundesumzugskostengesetz / - Bundesdatenschutzgesetz / - Passgesetz / - Personenstandsgesetz / - Vereinsgesetz / - Bundesstatistikgesetz / - Gesetz über die Änderung von / Familiennamen und Vornamen / - Verordnung zur Ausführung des / Personenstandsgesetz / - Verordnung zur Regelung des öffentlichen Vereinrechts (Vereinsgesetz) / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und Festlegungen, welche Dokumente nicht in elektronischer Form akzeptiert werden /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Justiz: / - Vermögenszuordnungsgesetz / - Einführungsgesetz zum Bürgerlichen / Gesetzbuch / - Bodensonderungsgesetz / - Investitionsvorranggesetz / - Grundstückverkehrsordnung / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Verankerung der neuen Schriftform nach BGB und der qualifizierten elektronischen Signatur /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Finanzen: / - Grunderwerbsteuergesetz / - Erbschaftssteuer- und Schenkungssteuergesetz / - Versicherungssteuergesetz 1996 / - Kraftfahrzeugsteuergesetz 1994 / - Feuerschutzsteuergesetz / - Kreditwesengesetz / - Auslandinvestment-Gesetz / - Gesetz über Bausparkassen / - Erbschaftssteuer-Durchführungsverordnung / - Ausführungen zum Rennwett- und / Lotteriegesetz / - Kraftfahrzeugsteuer-Durchführungsverordnung / Eher geringfügige Anpassungen und Ergänzungen zu schriftlichen Anträgen, Auskünften etc. sowie teilweiser Verankerung der qualifizierten elektronischen Signatur /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: / - Wirtschaftsprüferordnung / - Bundesberggesetz / - Außenwirtschaftsverordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verbraucherschutz, Ernährung und Landwirtschaft: / - Weingesetz / - Wein-Vergünstigungsverordnung / - Verordnung flächenbezogene Hopfenbeihilfe / - Pflanzenschutzmittelverordnung / - Pflanzenbeschauverordnung / - Psittakose-Verordnung / - Fischseuchen-Verordnung / Hier geht es eher um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Arbeit und Sozialordnung: / - Sozialgesetzbuch, Viertes Buch / Zahlreiche Änderungen zur elektronischen Form, Aufbewahrung von Unterlagen und qualifizierten Signatur in den §§ 28, 79, 110 / - Sozialgesetzbuch, Siebtes Buch /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen / - Personenbeförderungsgesetz / - Binnenschifffahrtsaufgabengesetz / - Flaggenrechtsgesetz / - Seelotgesetz / - Luftverkehrgesetz / - Ölhaftungsbescheinigungs-Verordnung / - Verordnung über die Zuständigkeit für / die Verfolgung und Ahndung von / Ordnungswidrigkeiten nach dem / Gesetz über Schifferdienstbücher / - Verordnung über Seefunkzeugnisse / - Schiffsmechaniker-Ausbildungsverordnung / - Verordnung über die Seediensttauglichkeit / - Verordnung über die Krankenfürsorge / auf Kauffahrteischiffen / - Schiffsoffizierausbildungsverordnung / - Schiffsvermessungsverordnung / Hier geht es meistens um die Ausschlüsse der elektronischen Form. /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium der Verteidigung / - Wehrpflichtgesetz / - Soldatengesetz / - Soldatenversorgungsgesetz / Zahlreiche Einzelparagraphen, besonders mit Ausschlusskriterien, wo die elektronische Form nicht benutzt werden darf. /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Familie, Frauen, Senioren und Jugend: / - Zivildienstgesetz / Die elektronische Form wird in einem § eingefügt. /
• Verwaltungsrecht im Geschäftsbereich des Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit: / - Bundes-Immissionsschutzgesetz / - Kreislaufwirtschaft- und Abfallgesetz / - Atomgesetz / - Atomrechtliche Zuverlässigkeitsüberprüfungs-Verordnung / mit Einführung der elektronischen Kommunikation aber auch vielen Ausschlüssen der elektronischen Form. /
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RechtsfragenArchivierung von Dokumenten
In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette
ohne Papier.” (Unbekannt)
In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor
es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher
dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?
• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.
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Handelsgesetzbuch / AbgabenordnungHGB / AO
• Einführungsgesetz zu Abgabenordnung 1977• Geändert am 14.07.2000
EGAO §19b: §146 Abs. 5. §147 Abs. 2, 5 und 5 sowie §200 Abs. 1 der Abgabenordnung ... sind ab dem 01.01.2002 anzuwenden
• Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können
• Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen
• Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
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Bürgerliches GesetzbuchBGB
• §126 Schriftform• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Archivierung• Änderung von Schriftform in elektronische Form
und Textform. Gleichstellung elektronischer Dokumente
• Rechtsfolge: Der Empfänger eines elektronischen Dokuments kann sich auf die Vermutung der Echtheit berufen. Der Schlüsselinhaber haftet dafür, dass unberechtigte Dritte die eigene Chipkarte missbraucht haben
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Bürgerliches GesetzbuchBGB
Ausnahmen von der elektronischen Form:• Verbraucherschutz • Kündigung, Beendigung, Befristung eines
Arbeitsverhältnisses • Zeugnis• Bürgschaftserklärung• Schuldversprechen• Schuldanerkenntnis
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Bürgerliches GesetzbuchBGB
• „Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr“ vom 3.7.2001
• Die Textform soll die eigenhändige Unterschrift der erklärenden Person in bestimmten Fällen entbehrlich machen (§126 a)
• Die elektronische Form kann die Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift ersetzen, wenn das elektronische Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur aufweist (§126 b)
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Elektronisches GeschäftsverkehrgesetzEGG
• In Kraft seit 20.12.2001• Herkunftslandprinzip
• Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten
• Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz)
• Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“
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Elektronisches GeschäftsverkehrgesetzTDG & TDDSG
Teledienstegesetz (TDG)• Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer
Homepage• Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider
und Access Provider• Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst• Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung
Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG)• Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig
personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern
• Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten• Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch
elektronisch einsehen zu können
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BundesdatenschutzgesetzBDSG
• Datenschutz• Löschung und Sperrung von Daten• Recht auf Löschung personengebundener Daten• In 2001 novelliert - Speicherung steuerrelevanter
Informationen sollte vermieden oder die Daten redundant archiviert werden, um Zugriff von Prüfern auf persönliche, schützenswerte Daten zu vermeiden
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SignaturgesetzSigG
• Modellgesetz von 1997• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für elektronische
Signaturen• Elektronische Dokumente sind rechtskräftig und revisionssicher
zu speichern. Umsetzung durch alle Mitgliedsstaaten
• § 11 I: Anbieterhaftung bei Verletzung der Anforderungen nach SigG oder SigV oder Versagen der Produkte für qualifizierte elektronische Signaturen oder sonstige elektronische Sicherheitseinrichtungen
• § 11 II: Haftung entfällt nur dann, wenn der Anbieter beweisen kann, dass er nicht schuldhaft gehandelt hat. Haftung für Leistungen von Subunternehmern
• § 11 III: Möglichkeit einer Haftungseinschränkung • Mindestdeckungsvorsorge von 250.000€. Haftung für
Vermögensschäden durch fehlerhafte Zertifizierung
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SignaturverordnungSigV
• Seit Oktober 2001• Qualifizierte Signaturen• Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt• Um Ausführungen im Hinblick auf die elektronische
Archivierung ergänzt: Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats
• § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und die eingesetzte technische Komponenten
• Übergreifende Neusignierung veralteter Daten: Neue Datenorganisation
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ZivilprozessordnungZPO
• § 292a: Eine in elektronischer Form vorliegende Willenserklärung (entsprechend § 126a BGB) gilt als sog. Beweis des ersten Anscheins
• Dies gilt nur dann nicht, wenn aufgrund von Tatsachen ernstliche Zweifel daran bestehen, dass die Erklärung mit dem Willen des Signaturschlüsselinhabers abgegeben wurde
• Erweiterung der bisherigen Beweisgrundsätze: Beim Bestreiten der Echtheit einer Unterschrift muss ein voller Beweis erbracht werden
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ZivilprozessordnungZPO
• Nach § 286 unterliegen elektronische Dokumente der freien Beweiswürdigung
• Das Prozessrisiko wird durch die elektronische Unterschrift reduziert
• Und zusätzlich durch die Verwendung akkreditierter Signaturen als öffentliches Gütesiegel
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BetriebsverfassungsgesetzBetrVerfG
• §81 Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers(1) Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer über dessen Aufgabe und Verantwortung sowie über die Art seiner Tätigkeit und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebes zu unterrichten.
• §91 MitbestimmungsrechtWerden die Arbeitnehmer durch Änderung der Arbeitsplätze, des Arbeitsablaufs oder der Arbeitsumgebung ... in besonderer Weise belastet, so kann der Betriebsrat angemessene Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen.
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Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter BuchführungssystemeGoBS• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995• Auch bei Dokumenten-Management und
elektronischen Archivsystemen anzuwenden• Verfahrensdokumentation
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SRVwV
• Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung
• Letzte Änderung 06.08.1999• § 36 (1) Aufbewahrung von Dokumenten
• Elektronische Signatur• Bildliche Wiedergabe
• § 36 (2) Aufbewahrung von Daten• Ursprünglicher Inhalt unveränderbar• Maschinell verwendbare Datenträger
• § 36 (3) Einschränkungen für bestimmte Dokumente
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GDPdUProblemfelder
• Neue Rechtsbegriffe• Wahrung der Verhältnismäßigkeit• Komprimierte Informationen• eMail• Zumutbare Mitwirkung• Haftung bei Systemabstürzen
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GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ?„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld
• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und
Dokumente
• Gültigkeit• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen
• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)• HGB AO
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GDPdUHandlungsbedarf für Unternehmen
• Was sind steuerlich relevante Informationen?• Auf welchen Datenträgern werden diese
vorgehalten?• Welche Medien sind langfristig geeignet?• Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer?• Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten
werden?• Planung von Migrationen• Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen• Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer• Prüfen von Auswertungs-, Filter- und
Sortiermodulen
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Wichtige Aussagen der GDPdU
I. Datenzugriff
• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit
• Drei Formen des Zugriffs:a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit
Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)
b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)
c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
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Wichtige Aussagen der GDPdU
II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• Elektronische Unterlagen sind:• Elektronische Abrechnungen• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der
elektronischen Abrechnung• Elektronisch signierte Dokumente• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1
AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden
• Aufbewahrungsfristen• Speicherung von Zertifikaten• Protokollierung
• Konvertierung• Verarbeitung• Indexänderungen• Transformationen
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Wichtige Aussagen der GDPdU
III. Archivierung digitaler Unterlagen
• Maschinelle Auswertbarkeit• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für
auswertbare Dateien nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher
(WORM-Verfahren: write once read many)
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Prüfungssoftware IDEAAllgemeines (1)
• Analysetool für Betriebsprüfungen• Vor über 17 Jahren vom Kanadischen
Rechnungshof entwickelt• BMF hat 14.000 Lizenzen erworben• Deutscher Vertrieb über die Firma Audicon
(hat den neuen XML-basierten Beschreibungsstandard entwickelt)
• Datenbestände des zu prüfenden Unternehmens werden auf Datenträger kopiert
• Der Prüfer kann somit direkt vom (lokalen) Datenträger aus arbeiten
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Prüfungssoftware IDEAAllgemeines (2)
• Nach wie vor lässt die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs-und Archivierungssysteme keine Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard-und Software mit den „GDPdU“ und den „GoBS“ zu.
• Vor dem Hintergrund der vom Softwarehersteller frei wählbaren Beschreibung der Datenstrukturen gilt dies gleichermaßen für eine nach dem Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung konzipierte „GDPdU“-Schnittstelle.
• Über die Firma Audicon (http://www.audicon.net) kann der aktuelle „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“angefordert werden
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Prüfungssoftware IDEAZugelassene Formate
• Sofern die zur Auswertung notwendigen Strukturinformationen in maschinell verwertbarer Form vorliegen, können mit IDEA prinzipiell folgende Formate verarbeitet werden:
• ASCII feste Länge und ASCII Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)
• EBCDIC feste Länge und EBCDIC Dateien mit variabler Länge• Excel und Access (auch ältere Versionen)• dBASE• Lotus 123• Druckdateien• Dateien von SAP/AIS• Konvertieren von AS/400 Datensatzbeschreibungen (FDF-
Dateien erstellt von PC Support/400) in RDE-Datensatzbeschreibungen
• Dateien im IDEA-Format (mit XML-Beschreibung)
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Prüfungssoftware IDEAZugelassene DV-Systeme
• Die Installation der Prüfsoftware erfolgt ausschließlich auf den Laptops der Außenprüfer und Arbeitsplatzrechnern der Finanzverwaltung
• Auf DV-Systemen des Steuerpflichtigen, eines beauftragten Dritten oder seines steuerlichen Beraters darf IDEA durch die Prüfer des BMF aus lizenzrechtlichen Gründen keinesfalls installiert werden
• Der Prüfer hat keine Möglichkeit, sich mit Hilfe seiner Prüfsoftware ohne Kenntnis und Möglichkeit der Einflussnahme durch den Steuerpflichtigen Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu verschaffen
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Codes of Best Practice
( oder besser Codes of Common Practice ? )
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Die Rolle von „Codes of Best Practice“
Unverbindliche Richtlinien mit halboffiziellem Charakter
Europa: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• DLM (Document Lifecycle Management)• MoReq (Model Requirements)
England: • BSI (British Standards Institution)
Deutschland: • VOI (Verband Organisation und Information)
Schweiz, Norwegen etc.• Diverse eigenständige Codes
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Grundsätze der elektronischen Archivierung in Deutschland
• Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften
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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein
4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können
6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
„Code of Practice“ in DeutschlandZehn Merksätze (1)
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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen
„Code of Practice“ in DeutschlandZehn Merksätze (2)
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Standardisierung
Standards für Architekturen und Schnittstellen
Standards für Metadaten, Dokumente, Speicher
Bewertung und Zukunft von Standards und Normen
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Standards
• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt:
• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...
• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...
• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:• alt: TIFF, JPEG, HTML
• neu: XML, JPEG2000, PDF
• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-
Dialekte, Metadatenstandards
elektronische Signatur ...
• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...© PROJECT CONSULT 2002
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Internet Standards
• Protokoll-Ebene• TCP/IP
• HTTP, SHTTP
• Schnittstellen-Ebene• WebDAV für Workflow und Dokumentenmanagement
• XML © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Format-Ebene• HTML, derzeit Version 4, Ausbau als XHTML
• XML, einschließlich spezialisierter Ausprägungen
• Dokumentformate aus dem klassischen Umfeld (PDF,
JPEG2000)
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69
• Oktober 1998 von IETF (Internet Engineering Task Force) in Leben gerufen
• Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten-Management-Systems über das Internet
• Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Der reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um den schreibende Zugriffe erweitert
World Wide Web Distributed Authoring und Versioning (WebDAV)
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70
• ISO 15489 Records Management • Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten
und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen • Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen
von Schriftgutverwaltungssystemen• Standard geht nicht wesentlich über Definitionen
zum Thema hinaus• Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten
Länder
Records ManagementISO15489
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ISO 82045
• Teil 1: Generelle Beschreibung der Konzepte, Methoden, Verfahren und Prozesse
• Teil 2: Sammlung der definierten Metadaten im Sinne eines Data Dictionarys
• Teile 4,5 (Noch in der Entwurfsphase): spezifische Applikationsstandards, z.B. für die Archivierung, Bauindustrie
Keine Standardisierung von Formaten sondern:• ein generischer Ansatz, um auf die Ebene der
beschreibenden Daten zu gelangen• die Vereinfachung von Schnittstellen
• Datenelemente sollen mit einer verbindlichen Semantik und einer standardisierten Ausprägung zur Verfügung gestellt werden
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• MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records
• Veröffentlicht von der Europäischen Kommission• MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher
einer oberflächliche Guideline nah• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-
Management- und Archivsystemen• Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung
elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen
Model RequirementsMoReq
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Proprietäre Standards
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• DoD 5015.2: Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement
• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen• Informationsmanagement• Systemmanagement © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein
• Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen
Department of DefenseDoD 5015.2
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• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs
• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren
• 1. Version vom Dezember 1997• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund
(aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)
• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)
• Zertifizierung
Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)
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Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen:• Schriftgutverwaltungssystem
• Verwaltung von Metadaten• Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte
Dokumente
• Elektronische Aktenablage• Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte
(Fax, E-Mail, elektronische Dokumente, Scannen)
• Vorgangsbearbeitungssystem• Erweiterung der elektronischen Aktenablage um
Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen
Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (2)
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Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (3)
Quelle: www.bund.de© PROJECT CONSULT 2002
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Unterstützungsstufen nach DOMEA-Konzept
ElektronischeSchriftgutverwaltung
ElektronischeAktenablage
ElektronischeVorgangsbearbeitung
• digitaler Nachweis analoger Akten durch Metainformationen• Recherche in Metainformationen
• digitaler Nachweis elektronischer Akten • Scannen (OCR) vor und nach der Bear- beitung• Übernahme von Fax, E-Mail, E-Dokumente in die vollständige elektronische Akte
• IT-gestützte Bearbeitung und digitaler Nachweis des Geschäftsgangs in elektr. Vorgängen und Akten
• E-Verfügungen und GG-Vermerke• Laufwegsteuerung, Standardlaufwege• Recherche in Meta- und Primärinformationen• Volltextrecherche
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Das Verfahren zur Aussonderung elektronischer Akten
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DOMEAHinweise
• ZertifizierungDer endgültige Zeitpunkt der Zertifizierung ist noch unbestimmt, so dass in aktuellen Auswahlverfahren nur inhaltliche Komponenten berücksichtigt werden können
• DOMEA beinhaltet keine Aussagen zur elektronischen Unterschrift, die im öffentlichen Verwaltungsbereich jedoch von erheblicher Bedeutung sind
• DOMEA enthält keine evaluierbaren technischen sondern funktionale Spezifikationen, so dass Inkompatibilitäten möglich sind
• DOMEA-Zertifizierungen gibt es für Suchmaschinen, Archiv und Workflow, so dass Komplettanbieter auf ihre spezifische Zertifizierung geprüft werden müssen
• Das Angebot an zertifizierten Produkten weitet sich aus, mehrere Anbieter streben die Zertifizierung an
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SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen
• Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 entwickeltes Dokument, dass Standards und Architekturen vorschreibt und bewertet, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.
• SAGA ist ein ganzheitlicher Ansatz und umfasst alle Standards und Architekturen, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen.
• Schwerpunktbereiche in denen die Dienstleistungen eingesetzt werden sollen sind:
• Government to Citizens• Government to Business• Government to Government
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Dokumenten-Standards
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eXtensible Markup LanguageXML (1)
• Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten
• Echte Untermenge von SGML (SGML light) • kein Binärformat sondern Textformat• XML-Dokumente bestehen aus den Teilen
Definition (DTD) und Instanz• DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten
Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen
• XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest
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Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen:• RDF Resource Description Framework
• Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben
• Metasprache für Metadaten • Kern der Umsetzung bildet XML
• DTD Document Type Definition• Sprache zur Definition von XML-Vokabularen
• Schemata• Nachfolger der bekannten Document Type Definition
(DTD)
eXtensible Markup LanguageXML (2)
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eXtensible Markup LanguageXML (3)
InhaltDTD,
SchemaXSL
XML
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<?xml version=“1.0“?><!DOCTYPE EMAIL [
<!ELEMENT EMAIL (TO,FROM,CC,SUBJECT,BODY)><!ELEMENT TO (#PCDATA)><!ELEMENT FROM (#PCDATA)><!ELEMENT CC (#PCDATA)><!ELEMENT SUBJECT (#PCDATA)><!ELEMENT BODY (#PCDATA)>]>
<EMAIL><TO>[email protected]</TO><FROM>[email protected]</FROM><CC>[email protected]</CC><SUBJECT>Erste DTD</SUBJECT><BODY>PROJECT CONSULT in Hamburg</BODY>
</EMAIL>
eXtensible Markup LanguageXML (4)
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• JPEG2000 ist seit dem 02.01.2001 offizieller Standard der ISO
• Neuer weltweiter Kompressionsstandard für statische Bilder
• Standard basiert auf einer Wavelet-Kompression, • Weiteres Speicherformat mit der Endung ".j2k„ für
die Einsatzgebiete• elektronische Speicherung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• elektronische Archivierung • Langzeitarchivierung
Joint Photographic Expert GroupJPEG 2000
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• Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt
• Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird nicht unterstützt
• Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden
Tagged Image File FormatTIFF
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• Von der Firma Adobe entwickelt• Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente
unabhängig von• Textverarbeitungsprogramm und/oder• Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
originalgetreu zu nutzen• Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und
Schriftinformationen des Originals• unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften• Für steuerliche Unterlagen ist das PDF Format nicht
zugelassen, da es die geforderte Unveränderlichkeit, Reproduzierbarkeit und langfristige Verfügbarkeit der GoBS nicht erfüllt
• PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps)• Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen
PDF-Viewern gelesen
Portable Document FormatPDF
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PDF als ISO-Norm
• PDF ist als Standard in der ISO Norm 15930-3 als PDF/X-3 definiert
Es bestand die Notwendigkeit für einen Standard, • der internationale Anerkennung und Verwendung genießt,• die sichere Aufbewahrung von Informationen garantiert,• systemunabhängig ist,• auch in einigen Jahrzehnten die archivierten Informationen
problemlos zur Verfügung stellt.
• Also PDF?• Vorteile:
• Aus fast allen Systemen können PDF-Dateien generiert werden• Systemunabhängig
• Nachteil:• Mangelnde Unveränderbarkeit
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Metadaten-Standards
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Metadaten-StandardsDublin Core
1. Titel2. Verfasser oder Urheber3. Thema und Stichwörter4. Inhaltliche Beschreibung5. Verleger bzw. Herausgeber6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften7. Datum8. Ressourcenart9. Format10. Ressourcen-Identifikation11. Quelle12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben15. Rechtliche Bedingungen
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Metadaten-StandardsMoReq (1)
• Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa
• Identifier
• Name
• Descriptive keywords
• Description
• Date opened
• Date closed
• Person or post responsible for maintenance
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Metadaten-StandardsMoReq (2)
• User group access rights
• User access rights
• Security category
• Rule(s) for closing volumes
• User-defined metadata elements
• Deletion date
• Deleted by
• Retention schedule
• Classification history
• Reason for re-classification
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Metadaten-StandardsXML-Umfeld
RDF Resource Description Framework
XMI XML Metadata Interchange
Etc.
• Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version
• XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet
• Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten
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Speichermedien-Standards
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Digitale optische Speichermedien:
• WORM (Write Once Read Many)• CD (Compact Disk) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• DVD (Digital Versatile Disk)
Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht?
Standards von Speichermedien
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Datensicherheit digitaler optischer Archive - Technische Datensicherheit
• wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher
• ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10-12 Bit
• 1.000.000.000.000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren• etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener
Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird
• geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes
• keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich • lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und
direkter physikalischer Zerstörung erforderlich
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Standards von SpeichermedienWORM (Write Once Read Many)
• Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien
• True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien
• Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“• Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium• Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ
gering• Teure Medien (ca. 40 €)
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Standards von SpeichermedienCD (Compact Disk)
• CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)• CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar)• CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur
noch lesbar)• CD-I (Interaktive Spiele etc.) • Photo-CD • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander)• Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre• Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.)• Günstige Medien (ca. 0,25 €)
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Standards von SpeichermedienDVD (Digital Versatile Disk)
• Gleiche Abmessung wie eine CD• Zwei Schichten pro Seite (beidseitig)• Verschiedene Formate, weitere zu erwarten• Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.)• Teurere Medien (ca. 10 €)
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WORM-Tapes
• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem
Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration
• Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert)
• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller
• Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€)
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Festplattenspeicher
• Z.B. Centera von EMC• Einfaches Management• Sehr schnell Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität
der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt)
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Architektur
Referenz-Datenbanksysteme
Content Management
Plattformen
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Architektur von ArchivsystemenZwei Architekturen im Wettbewerb
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Architektur von ArchivsystemenDREI Architekturen im Wettbewerb
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (1)
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ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Client
Applikation
DMS
Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die DMS-Applikation einge-bunden werden
Kein Dienste-Konzept
Häufig fehlende Modularität
Traditionelle monolithische Anwendungen
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (2)
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Traditionelle monolithische Anwendungen
Web-ServerEngines
Jukebox
WorkflowDMS
Anwendungen
WorkflowDMS
Anwendungen
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
Benutzeroberfläche
Index-DB
DMS alsMaster-Anwendung
ModulareC/S-
Anwendungen
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (3)
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-Server
Anwendung
Jukebox
Anwendung
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
DMSWorkflow
Workflow DMS
Engine
DB
DMS EnablingAnwendung
Engines
• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (4)
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Engines
ServerDienste
DMS-Repositories
BrowserApplet
Jukebox
DMS-Service
Web-Server
Web-Server
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Ablage-Ebene
ClientOberfläche
Recherche-Client
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
“Enabling”
Anwendung
LokalesDokumen -ten -Mana -
gement
Viewer-Anzeige-
komponenteZugriff
Daten-bank
CacheLokali -sierer
UniqueIdentifier
Konverter Versions -Management
Archiv-Ebene
IRS Speicher-system-
verwaltung
Benutzer-verwal -
tungWorkflowNotesFAX
...
Autori -sierung -Interface
WorkflowGroup -ware -
Interface
Fax-Interface
Eine Archivsystemschnittstelle
Verschiedene Schnittstellen
Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (1)
...
IRS Speicher-system-
verwaltung
IRS Speicher-system-
verwaltung
IRS Speicher-system-
verwaltung
IRS Speicher-system-
verwaltung
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Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (2)
ViewerFAX E-Mail SAPRecher-
cheScan-nen
Benutzer-verwal-
tung
FAXDienst
E-MailDienst
SAP
Ablage-Ebene
dynami-schesDMS
ZugriffschutzSicherheit
Single Login
ZugriffschutzSicherheit
Web-Service
Applet
Index-DB
Office-Integration
Anwen-dungs-
Enabling
Work-flow
Work-flow-
Engine
Archiv-Ebene
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Portale als Zukunftsplattform
Internet
Info
rmat
ion
Ag
gre
gat
ion
& P
ub
lish
ing
Kn
ow
ledg
e
Man
agem
ent
RetrievalGroupware
ER
P
Dokumenten-
Management
Business
Intelligence
PC DOCSHummingbird
Dataware
grapeVine
HyperwaveIntraspect
SemiaVerityAutonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
DatachannelSagemaker
GiyphicaPowerize.com
Coextant
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImage SAP (mySAP)
PeopleSoftJ.D.Edwards
Oracle
Ariba
Yahoo!
AOL/NetscapeInfoseek
Inktomi
Portera
EpicentricIntranetSolutions
OpenTextDocumentum
Gauss
ViadorHummingbird
Sqribe
InformationAdvantage
Top Tiar
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Dynamische Ablage
und
Langzeitarchiv
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Architektur von ArchivsystemenAblage-Ebene (1)
Ablage-Ebene:
• Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen
• Standardschnittstellen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Dienste
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Architektur von ArchivsystemenAblage-Ebene (2)
Dienste:• Speicherhierarchie• Informationsobjektverwaltung• Caching• Versionsmanagement• Konverter• Unique Identifier - Generator• Lokalisiereru.a.
Schnittstelle Archiv
Speichermedium
SchnittstelleBK-Software
SchnittstelleApplikation
SchnittstelleVorgangsbearbeitung
SchnittstelleGroupware ..........
Integrierte
oder
externeDatenbank
Integrierte
oder
externeDatenbank
HD
Festplatte
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Architektur von ArchivsystemenArchiv-Ebene (1)
Archiv-Ebene:
• Verwaltung von unveränderbaren, langzeitig zu archivierenden Informationen
• Digitale optische Speicher © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Architektur von ArchivsystemenArchiv-Ebene (2)
IRSInformation Retrieval System
Verwaltungssoftware für die physikalischeAdressierung der Informationsobjekte
Pflegesoftware
Schnittstellezur Indexdatenbank
Schnittstellezum Ablagesystem
Online Archiv Offline Archiv
Treibersoftware
Laufwerke
Jukebox
Speichermedium
ausgelagerteOffline-Medien
Jukebox
IRS
DB
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Der Speicher für WORM: die Jukebox
• „Online“ Medium befindet sich im Laufwerk
• „Nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt
• „Offline“Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“
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Empfehlung
• Nutzen Sie eine möglichst unabhängige Ablage (oder ein dynamisches Dokumentenmanagement-System) zur Entlastung Ihrer operativen Systeme
• Automatisieren Sie den Übergang von Ablage ins Archiv auf Basis von Regeln und Klassen – möglichst ohne manuelle Interaktion © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Achten Sie darauf, dass der Zugriff auf Ablage und Archiv gemeinsam geschieht
• Die Ablage ist mehr als nur ein Cache
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Architektur von ArchivsystemenGrundsätzlich
• Referenz-Datenbank mit separatem Repository• BLOB-Datenbank oder
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Architektur von ArchivsystemenTraditionelle Referenz-Datenbank
Pointer
Jukebox
Referenz-Datenbank
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Nutzung beliebiger Speichersubsysteme
• WORM-Medien• Magnetische Speicher
• Jukeboxen• Mikrofilm CAR-Systeme• Bandlaufwerke und Bandroboter
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Architektur von ArchivsystemenBLOB-Datenbank
BLOB (Binary Large Object)• Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in
einer Datenbank
BLOB-Datenbank
Dokument
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ArchitekturenVor- und Nachteile
Traditionelle Referenz-Datenbank
BLOB-Datenbank /Integriertes Content Management
Vorteile • Skalier- und Kaskadierbarkeit
• on-line,near-line und off-line Verwaltung
• geeignet für große Mengen
• Geschwindigkeit
• Bearbeitung
• keine separaten speziellen Subsysteme
Nachteile • Pärformante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware
• Skalierbarkeit
• Replikation bei großen Mengen
• Unveränderbarkeit
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Logisches Löschen
• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von authorisierten Personen weiterhin gefunden werden
• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)
• Protokollierung von Löschungen
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Logisches Löschen auf WORM
• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von authorisierten Personen weiterhin gefunden werden
• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)
• Protokollierung von Löschungen
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Physisches Löschen auf WORM
• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen
• Das Dokument löschen
A) problematisch: Operationen auf dem Medium
B) gängig: alle noch gültigen Einträge auf ein neues Medium umkopieren, Daten- träger vernichten
• Protokollierung von Löschungen
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Empfehlung
• Referenz-Datenbank-Architekturen machen weiterhin bei großen Daten- und Dokumentenmengen Sinn © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Systeme nach dem „BLOB“-Prinzip haben unter Umständen Skalierungs-, Konsistenz-, Verteilungs- und Performance-Probleme
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Content Management
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• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
Definitionen Was ist Content ? (1)
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• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
Definitionen Was ist Content ? (2)
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DefinitionenWas ist Content-Management (CM) ?
• Content-Management-Systeme (CMS) im übergreifenden Sinn unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (CM im engeren Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung,
Sichten)
• CM im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
• CM ist die Weiterführung von Dokumenten-Management mit Nutzung von Internet-Technologien
• Die Begriffe Content-Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
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DefinitionenWas ist Web-Content-Management ?
• Web-Content-Management (WCM) umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content
für offene Benutzergemeinschaften im Internet
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DefinitionenWas ist Enterprise-Content-Management?
• Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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DefinitionenWas ist eBusiness ? (1)
• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-Technologien
• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen:
• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),
• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)
• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden)
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DefinitionenWas ist eBusiness ? (2)
• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus
• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Content Syndication, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein
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• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
Content-ManagementDefinitionen, Architektur und Standards
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• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
Content-ManagementDefinitionen, Architektur und Standards
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• Content Management Systeme im übergreifenden Sinn unterstützen• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
• Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-Technologien
• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
Content ManagementContent Management Systeme
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• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
Content ManagementWCM Web Content Management
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Content-Management WCM Skalierung
WCM Editing• WCM Editing Lösungen schaffen vor allem den Content
und unterstützen den Editionsprozess mit Workflow-Funktionalität.
WCM Repository• Internes Management von Informationen und Laufzeit-
Festlegung
WCM Publication• Zusätzlich zu „pull“-Mechanismen bieten diese Lösungen
„push“-Methoden zur Verteilung spezieller Informationen.
WCM eBusiness• Die integrierten Systeme stellen mehr als nur Adaption,
Management und die Verbreitung des Content bereit. Weitere Funktionen erlauben auch eine direkte Interaktion und eine individuelle Nutzung.
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Content-Managementals reines Redaktionssystem
Firewall
WebServer
Präsentation
Redaktions-Applikation
InhalteLayoutPublikationsprozess
ContentRepository
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Content-Management als Intranet- / Internet-Lösung
Firewall
Redaktions-Applikation
Nutzungs-Applikation
ContentManagement
WorkflowEngine
Intranet
Server
Application
Server
(eBusiness)
LegacySystems
Content Repository
WebServer
Präsentation
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• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
Content ManagementEnterprise Content Management (ECM)
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Content-Management ECM Funktionale Lösungsansätze
ECM Portal• Browserbasierte personalisierte Anzeige für den
Informationenzugriff von internen und externen Quellen wie auch der Ersatz von alten Host und/oder Client Anzeigen
ECM Data/Document Warehouse• Applets, Middleware und Metadatenbanken für die
Kombination und Zusammenfassung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen des Unternehmens
ECM Workflow• Prozessgesteuerte Verdichtung von Informationen• Überschneidungen mit EAI Enterprise Application Integration
ECM Knowledge-Management• Adaption von strukturierten und unstrukturierten
Informationen inklusive EBT
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Content-ManagementMAM Media-Asset-Management
• Variante des Content-Managements mit besonderen Anforderung an eine sichere Archivierung
• Grosse Bestände / Volumina
• Spezielle Formate (Video, Sprache, eBooks, etc.)
• Performanceanforderung (Download, Streaming, etc.)
• eBilling
• DRM Digital-Rights-Management (Signaturen, Wasserzeichen, etc.)
• Kopierschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Rendition-Management
• Navigation / einfache User-Interfaces
• Content Syndication
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Content-Managementals integriertes ECM-System
Firewall
Portal
InterfaceRedaktions-Applikation
Capture
Fachan-wendung
Groupware-Kommuni-
kation
ERPApplication
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
ServerGroupware
ServerERP
Content
RepositoryLegacy Groupware
RepositoryERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMSWorkflow
EA
I
WebServer
Präsentation
eBusiness-Transaktionen
Contentenabled
Contentenabled
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE(FRONT-END
APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
BROWSERSBROWSERS
Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE(FRONT-END
APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
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Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
Basis Idee Nr. 1Enterprise Content Management
als
Integrative Middleware
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE(FRONT-END
APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
BROWSERSBROWSERS
Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
Basis Idee Nr. 2Enterprise Content Management
als
unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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WEB CONTENT MGT. DOCUMENT MGT. IMAGINGEAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGEMOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE CONTENT
MANAGMENT
ORDERPROCESSING
WAREHOUSEMANAGEMENT
ERPSHIPPINGSYSTEMS
ELECTRONIC BILLPRES./PAYMENT
FULFILLMENT(BACK-OFFICEAPPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORKINFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE SALESAUTOMATION
SALESAUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN
MGT.SUPPLY-CHAIN
MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.MARKETING
CAMPAIGN MGT.COMMERCE(FRONT-END
APPLICATIONS
PORTALSPORTALS
B2EB2E
B2CB2C
B2B B2B
BROWSERSBROWSERS
Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
Basis Idee Nr. 3Enterprise Content Management
als
ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
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Co
nte
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Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenFederated repository
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Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
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Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Document bases
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Von DM zu ECM ECM Architektur
Create Manage DeliverCapture-email-paper-feeds
Officeapps
Webapps
Kunde
Unternehmen
Pe
rso
na
lisie
rter
Co
nte
nt
Mobil
PropertiesMeta data
DatenbankenGemeinsamer Speicher
Au
tom
atis
eirt
e P
roze
sse
ED
M S
ervi
ces
Intranet/extranet Infrastruktur
CM Products
Vo
rlag
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sig
n &
dev
ice
s
Regierung
Quelle Strategy Partners
FirmenAnwend.
Dokumenten Grundlage
Eine
zukünftige Basis-
Technologie
XML
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Funktionale Mindestanforderungen
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Anforderungen an unternehmensweites Dokumenten-Management
• Speicherung aller Arten von Informationen• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Große und kleine Lösungen• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in
vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Konsistente Langzeitspeicherung• Modular ausbaubar• Verteilte Archive• Integration in vorhandene Systeme
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Funktionale Anforderungen
Grundfunktionen• Erfassen• Erschließen• Verwalten• Speichern• Finden• Zugänglich machen• Sichern• Reproduzieren• Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
• Migrieren© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Funktionale Anforderungen an DMS
• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek
• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen
• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern)
• Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen
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Erfassung
• Arten von Daten und Informationen die erfasst werden
• Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) • Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache,
Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Kodierte Informationen (WORD, etc.)
• Arten der Erfassung von Informationen• vollautomatisch (OCR, ICR)• teilautomatisch • manuell
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ScannenUnterschiede und Problemfelder
• Individuelles Schriftgut• Eindeutig identifizierbar• Schlecht identifizierbar• „No-Scans“
• Vordrucke• Selbst gestaltet• Fremdvordrucke
• Gleichbehandlung• Scannen und Fax• E-Mail• Internet-Formulare
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Nomenklatur, Ordnung, Indizierung
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Indizierung
• Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert
• Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet
• Unterschiedliche Methoden:• Volltext Indizierung• Manuelle Indizierung• Automatsche Klassifikation• Automatische Teilindizierung
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Strukturmodell
Dokument
Dokument
-
Metadaten
Ordnungskriterien
Dokument(-name)
- Versicherungsnummer
- D angelegt von :
(Sign.)
- D angelegt am :
- Zuordnung zu Register
- Art des D
- Reha
- V-Rente
- Regress
Vorgang
Z.B.: Antrag auf Alters-
Rente
- Versicherungsnummer
- Inhaltsverzeichnis
(Linkliste)
- V angelegt von :
-V angelegt am :
-Signatur:
- V aufzubewahren bis :
@akte
„elektronischer
Aktendeckel“- Versicherungsnummer
- Geburtsdatum
- Name
- PLZ
- GKZ
- Dokumententyp
- Inhaltsverzeichnis
-Aufbewahrungsfristen je Register
-Schlüsselwörter
- Signatur
-.....
- Beitrag
- H-Rente
Durch die elektronische Aufbewahrung von mit Zeitstempel u. Signatur versehenen Mehrstücken (Snapshots von Bearbeitungsschritten) kann die Historie der @akte dargestellt werden.
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Struktur der elektronischen Akte
@akte
Objekte
Die @akte besteht aus einer Objekthierarchie mit Akte, Register, Vorgang u. Dokument, wobei die Dokumente durch Links (Verweise) mit dem Vorgang/Register/Akte verbunden sind.
Register
Vorgang
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Mögl. Aufbau und Meta-Daten
Ordnungskriterien(Metadaten)
Ansichten
der @akte
Bearbeitungs und Protokollinformationen(Metadaten)
Register(Metadaten)
Metadaten
- chronologisch innerh. d. Register
- chronologisch insgesamt.
- nach Autor, Gruppe, Abschnitt
- nach WVs
- nach Aufbewahrungsfrist
- Versicherungsnummer
- Geburtsdatum
- Name
- PLZ
- GKZ
- Dokumententyp
- Beitrag
- V-Rente
- H-Rente
- Reha
- Regress
Dabei gibt es jeweils
Dokumente u. Vorgänge
@akte
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Unterschiede
• Ordnungskriterien, z.B. Ordnerstrukturen• Klassen, z.B. Dokumentenklassen• Identifizierende Merkmale, z.B. Versicherungs-
nummer• Klassifizierende Merkmale, z.B. Schlagworte• Status-Merkmale, z.B. zur Verwaltung
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Objekt
Ordnung- Visualisierung- Ablage
IdentifizierendeMerkmale- Identifikation- Fachbezeichnung
KlassifizierendeMerkmale- Inhaltlicher Bezug
Inhaltliche Rechte
Schlagworte- Beschreibende Merkmale- Freitext
Klassen mit Vererbung- Rechte- Schlagworte- Aufbewahrungsfristen
- Zuordnung- etc.
Status-Merkmale- Verwendung- Steuerung
Unique Identifier- Eineindeutige Systemkennung
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Anspruch an die Indizierung
• Der Datenbank-Index ist das Hauptzugriffskriterium• Der Index muss die Identifizierbarkeit,
Lokalisierbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente garantieren
• Ergebnisse müssen immer richtig, vollständig, eindeutig, aktuell sowie den Berechtigungen und Suchkriterien entsprechend sein
• Über alle Informationen direkt suchen geht nur bei interpretierbaren Daten, Vorstrukturierung und überschaubaren Mengen (nicht in der Jukebox)
• Aber: Content Management und Media Asset Management Systeme funktionieren anders
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Kontrollierter Wortschatz
• Der kontrollierte Wortschatz entspricht einer zentral gepflegten Fachbegriffssystematik
• Je nach Ausbau vergleichbar mit einem Thesaurus• Einheitlich für alle Informationen in einem
Unternehmen zu verwenden• Durch die Verwendung von Referenzvariablen
unabhängig von Veränderungen im Sprachgebrauch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Multilingualität• Gut kombinierbar mit regelbasierten Mechanismen
der automatischen Klassifikation
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Eindeutige Indizierung
• WiderspruchAutomatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung
• Stabilität• Volltext versus strukturierte Erschließung• Suchmaschinen „a la Google“ © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Automatische Klassifikation vs. kontrolliertem Wortschatz (1)
• Manuelle Indizierung von Dokumenten stellt häufig einen Engpass dar
• Lediglich im COLD-Umfeld ist die Extraktion von Indexmerkmalen aus dem Output selbst eine übliche Verfahrenstechnik © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Die automatische Klassifikation selbst kann in zwei technologische Gruppen unterschieden werden:
• Regelbasierter Ansatz • Selbstlernender Verfahren
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Automatische Klassifikation vs.Kontrollierter Wortschatz (2)
• Regelbasierter Ansatz • setzen eine manuelle Definition der zu unterscheidenden
Merkmale voraus (transparent)• Bei Änderung von Merkmalen müssen auch die Regeln
angepasst werden• Verwendbar für eine komplette automatische Indizierung
• Selbstlernender Verfahren • erkennen aufgrund der Informationen selbst, welches die
relevanten Unterscheidungskriterien sind (nicht transparent)
• eine gewisse Lernmenge an manuell klassifizierten Informationen muss mitgeteilt werden
• Der Grad für eine „sichere“ Einsortierung lässt sich durch Festlegung entsprechender Schwellwerte einstellen
• mit einer überdimensionierten Lernmenge tritt der Effekt des Übertrainierens ein
• Reine Einsortierung, ersetzt i.d.R. keine komplette Indizierung
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Automatische Klassifikation vs.Kontrollierter Wortschatz (3)
• Nur durch die automatische Klassifikation von Dokumenten ist den Unternehmen allerdings wenig geholfen
• Wertvoll sind Lösungen, die die relevanten Daten extrahieren und mit Informationen aus operativen Systemen abgleichen
• Dieser Abgleich kann sowohl mit klassifizierenden Merkmalen (Stammdaten) erfolgen als auch mit klassifizierenden Merkmalen (inhaltlich beschreibend)
• Zum Abgleich mit klassifizierenden Merkmalen bietet sich ein kontrollierter Wortschatz an
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Dienste
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Speicherung (1)
• Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek)• Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des
zentralen Archives)• Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit
Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter)
• Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren
• Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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Speicherung (2)
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung
• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten
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Speicherung (3)
• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen
• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen
• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen
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Berechtigungssystem (1)
• Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert
• Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Berechtigungen:• Benutzer:
Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden.
• Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination
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Berechtigungssystem (2)
Berechtigungen:• Dokumentklasse:
Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.
• Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können
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Datenbank
• Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente
• Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User)
• Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv
• Unterschiedliche Typen:• Volltext Datenbank• Relationale Datenbank• BLOB Datenbank
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Konverter
• Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung
• Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung
• Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht
• Hinzufügen des Headers bei der Archivierung• Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus
dem Archiv
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Betrieb und Verfügbarkeit
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BetriebsanforderungenBedingungen
• Aufstellung• Zugangskontrolle• Server und Jukeboxen abschließbar• Klimatisierung• Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung
etc.• Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Handhabung von Speichermedien• Sicherungskopien• Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien
• Überprüfung und Wartung• Routine-Untersuchungen• Dokumentation• Präventive Wartung und Tests
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BetriebsanforderungenProzesse
• Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen
• Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten
• Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein
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Protokollierung und Sicherheit
Journale
Berechtigungssystem
Restart & Recovery
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Protokollierung
• Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit
der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“
• Protokollierung von:• Wartung und Softwareupdates
• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten
• Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten
• Änderung am Datenmodell
• Fehlern
• Verlustbehafteten Konvertierungen
• etc.
• Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc.
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Journale
• Verbesserung der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung
• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit der elektronischen Unterschrift und der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten ”elektronischen Dokument hoher Qualität” mit einer verbesserten Rechtssicherheit
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Journale
Notwendige Protokollierungen sind im Bereich:• Pflege• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten,• Einstellen und Löschen von Signaturen, wenn diese
auf dem Server hinterlegt sind,• Nutzung• Protokollsätze mit den Angaben Benutzer,
Signaturcode, Datum/Uhrzeit und Unique Identifier des Informationsobjekts.
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Journale
Die Sicherheitsmerkmale sind:• die Prüfsumme im Dokumentenheader,• die Eindeutigkeit des Unique Identifier,• die Unveränderbarkeit des Dokuments und des
Protokolls beim Speichern,• die Verfahren sind in sich geschlossen, d. h. es
existiert keine manuelle Eingriffsmöglichkeit,
das Verfahren ist nach GoBS in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
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Journale
OfficeDokument
Signatur-Header
OfficeDokument
Informationsobjekt-Header
Signatur-Header
OfficeDokument
Informationsobjekt-Protokoll
UI X Y Z
UI,Datum,etc.
Daten zur Nutzung der Signatur
Erstellen Signieren Archivieren Protokollieren
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BerechtigungenBeispiele für Fehlerursachen
• Unzureichende Berechtigungsprofile• Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig• Keine Berechtigung auf die erforderlichen Anwendungen oder
Informationen• Restriktive Zugriffsrechte behindern Informationszugriff• Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv• Unkontrollierte Übernahme von Dokumenten und Akten aus
dem bestehenden Archiv• Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen
erforderlich• Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht
gewährleistet• Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten
Person abhängig• Vertretungsregelung nicht eindeutig
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Berechtigungen
Ziel sollte sein, möglichst vorhandene Benutzerverwaltungssysteme zu integrieren oder zumindest deren Daten zu nutzen zu können
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BerechtigungenNeutrale Benutzerberechtigungen
Benutzer• Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht
werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden
Benutzergruppe• Neutrale Benutzergruppen beinhalten vertikale (Lesen,
Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination
Dokumentklasse• Dokumentobjekten selbst können bestimmte
Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.
Sicherheitsanforderungen• Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist.
Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können.
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Datenschutz und Datensicherheit
Benutzer-profile
Benutzer-profile
datenschutz-rechtliche
Vorschriften
datenschutz-rechtliche
VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische
Planungen
organisatorischePlanungen
Software-komponenten
Software-komponenten
Hardware-komponenten
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Restart - Wiederanlauf
• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des IRS• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme
kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können
• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen
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Verfahren zum Wiederanlauf
• Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.
innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren
• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb
• Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen
Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich
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Teil-Recovery
• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar
• Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe
oder eines bestimmten Dokumentenortes• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery
und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
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Voll-Recovery
• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
• Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des
gesamten Systems von den optischen Speichermedien
• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
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Herkömmlich• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst
(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig)
Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim
Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der
optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die
im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)
Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
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201
Herausforderungen an heutige Produkte
Intelligentes COLD, Transaktionsarchivierung, Elektronisch signierte Dokumente, Frühes, paralleles und spätes Archivieren, Dynamische Dokumente und Container, Automatische Klassifikation versus kontrollierter Wortschatz, Media Asset Management,
ASP Archivierung
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Verwaltungs- und Verfahrensrechtliche Vorschriften
• „Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften“ vom 27. August 2002
• Amtliche Papiere können nun auch elektronisch unterschieben werden
• Der Bürger hat die Wahl zwischen „Kugelschreiber und elektronischer Signatur“
• Notwendigkeit von Anpassungen durch die Landesregierungen
• Daher haben sich die Länder eine Frist bis zum 01.02.2003 durch den Bundesrat einräumen lassen
• Selbst wenn das Gesetz dann in Kraft tritt, werden die technischen Voraussetzungen weiterhin fehlen
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COLDDefinition
COLD: Ursprünglich für
Computer Output on Laserdisk
Heute:
• Archivierung von strukturierten Daten als Listen
(Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung)
• Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und
Layout-Informationen (Druck-Output)
• Migration mit Übernahme von Daten und Objekten
zur Füllung von Datenbanken und Repositories
COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-
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COLDProzesse
• Konverter: • Formatumwandlung• Indexkomplettierung
• Archiv:• Indizierung• Archivobjektbildung
• Index-DB: • Primär-und Sekundär-Index • Volltext
• Speicher:• Einzelobjektarchivierung• Containerarchivierung
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VAX
HOST Konverter
Index-DB
ArchivSpeicher
AnwendungKonverter
Datenbank
Daten
Output-
Objekte
Importfähige
Objekte
Indexeinträge
Archivobjekte
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Typen von COLD-VerfahrenListen im Daten-Format
Konverter
Listen
Formatdefinitionen
Lieferndes System
Liste imOriginalformat
Liste imneutralen Format
Referenz Format
ContainerObjekt
Objekt
Index-DB
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COLD
• Definitionen und Abgrenzungen
• Typen von COLD-Verfahren
• Besondere Formate:
• AFP, PDF, BETA93
• Transaktionsarchivierung
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Typen von COLD-VerfahrenDruckoutput Original
Form Form Form
Druckoutput
Druckoutput im OriginalformatExtrahierer
Form Form Form
Druckoutput
Druckoutput im Originalformat
Index-DB
HOST
Keine Veränderung
Abgleich
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Typen von COLD-VerfahrenDruckoutput mit Ressourcen-Referenz
Form Form Form
Druckoutput
Druckoutput im Originalformat
Biblio-thek
Konverter
Layoutsneutral
Index-DB
Objekt Objekt Objekt
Liste von Objekten mit Referenz auf einzelneRessourcen
Form Form Form
Druckoutput
Originalformat, zusätzlich Hintergrundlayout und Ressourcen für die Gesamtdatei
Form Form Form
Druckoutput
Datenlisten mit zugehörigenLayouts
Form Form Form
Druckoutput
Form Form Form
Druckoutput
Form
Druckoutput© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Typen von COLD-VerfahrenDirect-Output-Management
Speicher
Konverter
Auslesen DB
Biblio-thek
Datenbank
Auslesen Formulare
COLD/Publish-Anwendung
Index-DB
Archivieren
Versenden
Web-PublishingeMail / Groupware
Drucken Webserver / Browser
Druckstrasse
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Typen von COLD-VerfahrenListen mit Hintergrund-Layout
Konverter
Listen
Lieferndes System
ObjektBiblio-thek
Objekt Objekt
Liste von Objekten mit Referenz auf Ressourcen
Objekt Objekt Objekt
Liste von Objekten inkl. Layout
ObjektObjekt
ObjektObjekt
Einzelobjekteinkl. Layout
Index-DB
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Zusätzlich ist die Positionierung auf dem ersten Datensatz
aufgrund inhaltlicher Recherchekriterien bei komfortableren
Systemen möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
Index-DB
Archiv
Anfrage Gesamtobjekt
Bereitstellung
Gesamtobjekt
aufgrund Objektindex
Client
Recherche Objektindex + Inhalt
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COLD – RetrievalTraditionell: Primär-Index
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COLD – RetrievalPrimärindex + Sekundärindex
Halten des Sekundärindex in der Datenbank (bsp. Volltext)
führt zu Mengenproblemen
Index-DB
Archiv
Anfrage Gesamtobjekt• Bereitstellung
Liste aller Fundstellen• Bereitstellung
Listsätze • Bereitstellung
relevante Einzelobjekte
Client
Recherche Objektindex + Inhalt
Interpreter
Bereitstellung
Gesamtobjekt
aufgrund
Objektindex
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COLD – RetrievalPrimärindex + Sekundärindex über Profile
Index-DB
Archiv
Anfrage Gesamtobjekt• Bereitstellung kombinierte Liste aller Fundstellen
• Bereitstellung Informationen aufgrund der Profildefinition(einschließlich Konvertierung für bestimmte Clienten oder veränderte Systemumgebungen)
• Bereitstellung relevante Einzelobjekte
• Mischen von Sätzen undEinzelobjekten aus mehrerenGesamtobjekten
• Suche gesteuert nach Profiltypen
Client
Recherche Objektindex + Inhalt (Felder)
Interpreter
Bereitstellung
Gesamtobjekte
aufgrund
Objektindex
• Profilsuche ermöglicht format- und objektübergreifend eine inhaltliche Recherche (Bsp. Protokolle und Datensätze)
• Beispiel: Vorschlag für S-Buchen• Versionierung / Historisierung• Identifikation über Profile
Ressourcen
Aufbereitete, kombinierte
oder vereinzelte Sätze, Objekte etc.
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Typen von COLD-VerfahrenMigration: Datenbank und Objekte
DBalt
DBneu
SpeicherLieferndes System Konverter
KonvertierteArchivobjekte
Neue Speicherorte
Neue Indizes
Auslesen alte Datensätzeund Dokumente
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COLD-ArchivierungSpeicherformate
Plain Text• Keine grafischen Formatierung• Betriebssystemspezifische Font-Definitionen• Layout-Hinterlegung für Anzeige und Druck
PDF• Farbe, grafische Elemente• Kann andere Formate enthalten• Layouthinterlegung muss bei der Archivierung erfolgen• Zusätzlicher Viewer erforderlich
AFP• Ressourcen müssen vorgehalten oder mitarchiviert werden
BETA93• Proprietäres Format• Wird auch für Beta97 verwendet
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COLD-Archivierungim Umfeld SAP
Ausgehende belege sind:• Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Reklamationen, Schriftverkehr,
Prozeßmeldungen, etc.
Die Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”:• nur drucken• nur archivieren• drucken und archivieren
Erzeugte Formate:• Bisheriger Standard OTF • abgelöst durch PDF (ab 4.0B)
(erfordert derzeit Acrobat Reader als Viewer)
Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht. SAP kann dann kein korrektes PDF erzeugen• Formularzuordnung erst ab 4.6C möglich• Alternative: Externes Drucksystem 202 Urheberrechte Dr. Ulrich Kam
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Transaktionsarchivierung
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Transaktionsarchivierung
• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs
• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität
• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren
• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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TransaktionsarchivierungDarstellung
• Log-Datei
• Screen-Dump
ApplicationServer / Portal
Browserhttp:https:
Archiv
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TransaktionsarchivierungProbleme
• Menge / Relevanz• Was sind kaufmännische und vertragsrelevante
Daten?• Ausschuss / Nutzung• MMCRS (Multimedia Clearing Right System)• DRMS (Digital Right Management System)• Formate• User Identifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Empfehlung
• Wenn Sie Geschäfte über das Internet tätigen oder Angebote und interaktive Geschäftsformulare auf Ihre Website stellen, müssen Sie auch alle geschäftsrelevanten Transaktionen archivieren
1. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Elektronische Signatur
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Elektronische SignaturZiele
Berufsrechtlich:• Verschwiegenheitsgrundsatz• Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit
• Verschlüsselung
Berufsständisch• Herkunftsnachweis (Authentizität)• Unverfälschtheit und Vollständigkeit (Integrität)• Rechtsverbindlichkeit
• Elektronische Signatur• Eindeutige Identifizierung• Legitimationsprüfung
• Elektronische Zertifikate
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Elektronische Signatur Rechtssituation
Papierwelt:• Willenserklärung und Unterschrift (Körperlicher
Gegenstand)• Weitere Angaben z.B. Angaben nach GmbHG• Traditionelle national gesetzliche LösungElektronische Welt:• Textform vs. elektronische Form• Willenserklärung in elektronischer Form und
qualifizierte elektronische Signatur (keine Urkunde aber Augenscheinsbeweis)
• Übergangsphase gesetzlicher Regelungen• Harmonisierung europäischer und internationaler
Vorgaben
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Elektronische Signatur Elektronische Zertifikate
Papierwelt:• Personalausweis• Reisepass• Passfoto• Körperliche Merkmale• EinwohnermeldeamtElektronische Welt:• SmartCard• Zertifizierte Schlüssel• Vertrauenswürdige Dritte• Trusted Third Party, Trustcenter• Zertifizierungsstelle
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Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur entspricht...
„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit
ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“
§2 SigG
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Elektronische Signatur
• Elektr. Signatur:• einfache gescannte Unterschriften• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“
• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den
"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden
• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität
• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.
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Elektronische Signatur Akkreditierte qualifizierte elek. Signatur
• Bereitstellung der PKI durch einen Trustcenter, der sich dem Verfahren der freiwilligen Akkreditierung unterzogen hat.
• Zertifikatanbieter weisen vor Aufnahme des Betriebs die Einhaltung der Vorgaben des Gesetzes und der SigV nach
• Durch die Akkreditierung als Gütezeichen wird der Nachweis der umfassend geprüften Sicherheit erbracht.
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Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen
• Europäische Signaturrichtlinie 19.01.2000
• Novelliertes Signaturgesetz 22.05.2001, löst Version vom 01.08.1997 ab
• Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO
• Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG
• Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO
• Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG
• Sozialgesetzgebung
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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur
• Auswirkungen des geänderten SigG:• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-
Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde
• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)
• Protokollierung der Zertifikaterstellung• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das
Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muss
Elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
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Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk
gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p
o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
43otip342top34 3
3
46t3434t432pt u34oiuio3t4
4t432tpoiuopu e35porpof
Dokument
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk
gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p
o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
43otip342top34 3
3
46t3434t432pt u34oiuio3t4
4t432tpoiuopu e35porpof
Inhalt
AB15Gf7889436
Prüfsumme
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Elektronische Signatur Funktionsweise / Absender
AB15Gf7889436
PrüfsummeSignaturprivater Schlüssel
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk
gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p
o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
43otip342top34 3
3
46t3434t432pt u34oiuio3t4
4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------
-
XXXXXXXXXXXX-----------------------------------------------------
Elektr. Versand
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Elektronische Signatur Funktionsweise / Empfänger
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk
gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p
o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
43otip342top34 3
3
46t3434t432pt u34oiuio3t4
4t432tpoiuopu e35porpof ----------------------------------------------------
-
XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
XXXXXXXXXXXX -----------------------------------------------------
AB15Gf7889436
Prüfsumme
Entschlüsselung der Prüfsumme
Vom Trustcenter:
• Öffentlicher Schlüssel
• Zertifikat (Authentizität)
AB15Gf7889436
Prüfsumme
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgk
gop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p
o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
43otip342top34 3
3
46t3434t432pt u34oiuio3t4
4t432tpoiuopu e35porpof
InhaltIntegrität
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Elektronische Signatur Schwierigkeiten
• Die elektronisch signierte Nachricht bleibt im Klartext in offenen Netzen lesbar
• Die elektronische Signatur schafft keine Vertraulichkeit
• Schutz kann nur durch zusätzliche Verschlüsselungsverfahren erreicht werden
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Elektronische Signatur Teletrust
• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt:
• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten
• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen
• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln
• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.
• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG
Trustcenter e.V. i.G.
• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..
• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.
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Elektronische Signatur Probleme der Archivierung
• Zeitlich begrenzte Gültigkeit• Speicherung
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat
• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet
• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener
Reihenfolge• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt
automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr
angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)
• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration
• usw.
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Zeichnungsvarianten
einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur
Hierarchische Signatur Gemischte Signatur
Signatur Schröder
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Abteilungsleiter
Signatur Sachbearbeiter
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Bereichsleiter
Elektronische Signatur Integration
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Elektronisch signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !
Elektronische Signatur Integration
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Elektronisch signieren beim Output?
Wert der Signatur?Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz (SigG)
Datenbank /Anwendung
Archiv-
Server
Druckauf-bereitung
DFÜ (elektronisch signiert)
oder
Brief
Fax
Smart Card
oder
ListeDatensatzDFÜ-Kopie
Archiv
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Elektronisch signieren beim Scannen?
Wert der Signatur?• Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde• Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht
Scanner
Signature-Server
Archiv-ServerPC
Smart-Card
oder
Archiv
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• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie
• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben
• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet
• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben
• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Autorisierung und nicht bei der Authentifzierung und Datenintegrität
• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“. Ein Wandel ist nun allerdings festzustellen
• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen
Elektronische Signatur USA – Elektr. Signatur & Kryptographie
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Elektronische Signatur SmartCards
• In Deutschland steht die Diskussion erst am Anfang• Unzureichende Kryptoprozessoren und hohe
Sicherheitsanforderungen gestalten die Verarbeitung auf der Karte schwierig
• Erste Ideen in Verbindung mit der Geldkarte• Beispiel Finnland: Kombination mit
Personalausweis
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Posteingang und automatische Klassifikation
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Ein- und Ausgängeaus DokumentensichtFremdbestimmt EigennutzungDfü
E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Akte- DokumenteInternet-Formular„no-Scans“
Eigenbestimmt
E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenFormulare
IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck
Fremdnutzung
DfüDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung
DRT-Lösung
Vorgangs-bearbeitung
WF DMS Akte
Archiv
Aus-sonderung
Historisches
Archiv
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Frühes Erfassen
Post-eingang
Papier
ScannenVisuelle
QS
Basis-index. & Routing
Ablage/Archiv
Sach-bearbeitung
Retrieval
Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich
E-Daten/-Dokumente
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Paralleles Erfassen
Post-eingang
Papier
ScannenVisuelle
QS
Basis-index. & Routing
Ablage/Archiv
Retrieval
Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich
E-Daten/-Dokumente
Sach-bearbeitung
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Spätes Erfassen
Post-eingang
Papier
Scannen(teilautom.)
Ablage/Archiv
Retrieval
Zugriff auf E-Daten/
Dokumente möglich
E-Daten/-Dokumente
Sach-bear-
beitung
Option.Indizie-
rung
Visuelle QS
Basis-index. & Routing
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Vor- und Nachteile des frühen, parallelen, und späten Erfassen
Vorteile Nachteile
früh • Steht sofort zur Bearbeitung elektronisch zur Verfügung
• Ortsunabhängige Weiterverarbeitung
• Verteilung
• Aufendige Erfassung
• Aussonderung irrelevanter Informationen
• Indizierung vor Bearbeitung
parallel • Qualifizierte Erfassung durch sachkundige Mitarbeiter
• Weitere Bearbeitung elektronisch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Aufwendige Organisation mit Medienbrüchen
spät • Vorgänge abgeschlossen, keine Veränderung
• Zusammenhänge der Dokumente gesichert
• Unnötiges fällt weg
• Eine Nutzung mehr, daher Gefahr der Unwirtschaftlichkeit
• Effizienzpotentiale der DRT nicht genutzt
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VersicherungPosteingangsverarbeitung
SB in derArbeits-vorbereitung
Scannen(QS Stufe 1)
Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)
SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)
Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche
Indizierung Clearing
Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS
Direktion
Scannen...
Nicht eindeutig zustellbar
Formalisiert/Individuell
Regelwerk / Verteiler
DV-gerecht
SachbearbeiterServicecenter
...SB-Pools
SachbearbeiterFachbereich
...SB-"Mini"-Pools
Sonstiges
...z.B. Inkasso, Agenturen
Schlechte Qualität,falsche Zustellung
etc.
Weiter-leitung
Zwischen-ablage
(ca.1 Monat)
Original-archiv
Nicht DMS-integrierte
Sparten/Bereiche
formalisiert-DV-gerecht
Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen
formalisiert-nicht-DV-gerecht
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Formu-larart
Verteilung in Papierform
PersönlicheZustellungen
nicht eindeutig zustellbar
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Automatische Posterfassung
• Automatische Klassifikation• automatische Indizierung und Zuordnung von
eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten-Technologien
• neuronale Netze• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle
weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in
unkontrollierbare Zustände versetzen
• Regel-basierte Ansätze• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp
beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche
Administrationsaufwände entstehen
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Was verbirgt sich hinter automatischer Klassifikation?
• Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung
• Automatische Indizierung und Zuordnung von Papier-basierten und eingehendenden elektronischen Dokumenten-Technologien wie Emails
• Sichere und Personen-unabhängige Klassifikation• Intelligente Unterstützung der Recherche• Auswertung von Datenbasen im Sinne von Data-
Mining
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Automatische KlassifikationBeim Scanvorgang
• Nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert
• Anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen
• Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen
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Index
Klasse
DBDokument
AutomatischeKlassifikation
Speicherung
Metadaten zum Informationsobjekt
Speicherort
Verteilung
Automatische KlassifikationInput Management
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DB
Repository AutomatischeKlassifikation
Repräsentation
Anfrage
Ergebnis
Automatische Klassifikation Intelligentes Retrieval
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ASP Archivierung
Nutzungsaspekte
Nutzungsszenarien
Rechtliche Anforderungen
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MarktentwicklungASP - Application Service Providing
Ursprüngliche Ansätze• Bereitstellung von Anwendungen von zentralen
Servern, die über das Internet lokal genutzt werden• NC-Rechner• Network Computing
Schwerpunkte• Softwareverteilung• Schlanke Clienten• Nutzung über Browser und Applet• Speicherung der Daten aus den Anwendungen
(Nebeneffekt)
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Marktentwicklung ASP: eine Erfindung der Internet-Ära ?
Rezentralisierung von Anwendungen• Überwindung Problematik Client/Server• Anknüpfen an „Host“-Szenarien
Rechenzentren nannten ihre Dienstleistung nie ASP ...
ist eine Abgrenzung möglich ?• Betrieb durch Dritte• Nutzung mit Internet-Mitteln• Nutzung nur bei Bedarf• Ortsunabhängige Nutzung• Neue Abrechnungsmodelle
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Marktentwicklung ASP: Neuer Schwerpunkt im DM-Umfeld
• Bereitstellung von Speicherraum auf zentralen Servern, der über das Internet lokal genutzt wird
• Schwerpunkte• Bereitstellung von Speicherraum• Verwaltung von Daten und Dokumenten• Nutzung über Browser und Applet• Neue Qualität im Outsourcing
• DMCO• Document Management Complete Outsourcing• nicht mehr nur Scannen, sondern auch kompletter
Betrieb von Archiv- und DMS-Lösungen
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Marktentwicklung ASP & DMCO
Trend: vollständiges Outsourcing aller Document Related Technologies (Hardware, Software, Service, Betrieb) an zentrale oder verteilte Provider mit
„Pay-per-View“, „Pay-per-Index“, „Pay-per-Transaction“, „Pay-per-Login“, „Per-per-Click“, „Pay-per-Volume“
und anderen Abrechnungsmodellen
Aber auch• „Inhouse-Hosting“• „Mobile Operation“• „Leasing“
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Marktentwicklung ASP-Anwender-Vorteile
• unabhängig vom Standort jederzeit verfügbar• hohe Verfügbarkeit durch sicher und redundant
beim Provider ausgelegten Systeme• keine eigene Hardware• kein eigenes Personal• keine Software-Integrations- und Update-
Problematik• keine Migrationsproblematik• geringe Einführungskosten• Wandlung von Investitionen in laufende Kosten• Dienstleistungen aus einer Hand• sicher kalkulierbare Kosten
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Marktentwicklung ASP-Anbieter-Vorteile
• Extreme Kundenbindung bei revisionssicherer Archivierung
• Wettbewerbsvorteile durch neues Dienstleistungsangebot
• Bessere Nutzung von Eigeninvestitionen• Hohe Auslastung von Leitungen durch
Dokumentengröße• Abrechnung über Telefonrechnung• Vordringen in das „Content-Management“ (Speicherung
von Inhalten)• Möglichkeit des Vordringens in das „Enterprise Portal“-
Geschäft• Zusätzliche Dienstleistungen durch Customizing• Nutzbarkeit der gleichen Plattform für
Eigenanwendungen
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Marktentwicklung ASP & DMCO Probleme
• Sicherheit• Performance (Bandbreite)• Konfigurationsmanagement• Mandantenfähigkeit• Benutzerverwaltung• Anwendungsintegration• Administration durch Benutzer• Skalierbarkeit• Abhängigkeit vom Anbieter• Verfügbarkeit• Rechtsfragen• Abrechnung
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Marktentwicklung ASP Trendthemen
• E-Business-Portale• Software-Distribution & Softwarevertrieb• Provider-Dienstleistungen• Internet-Technologie-basierte Produkte• Microsoft Terminal-Server
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Marktentwicklung ASP Prognosen
• ASP im Web-Umfeld jährliches Wachstum ca. 200%
• Content Providing neben B2B stärkster Entwicklungstrend
• Content Verfügbarkeit entscheidend für ganze Branchen (Film, Verlage) und wichtiges Unterscheidungsmerkmal für Provider
aber auch• 60% der derzeitigen Anbieter, besonders kleinere
Unternehmen werden verschwinden• das Geschäft werden die Großen mit hoher
technischer Sicherheit und Vertrauensvorschuß machen
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Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Softwarehersteller
• Herkömmliche Lizensierungsmodelle greifen nicht mehr
• Kannibalisierung des eigenen Partner- und Endkundengeschäftes
• Durch OEM-Lösungen keine eigenständige Visibilität beim Endkunden
• Herkömmliches Software-Design ist überholt
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Marktentwicklung ASP Auswirkungen: Technologietrends
• Virtuelle Unternehmen und Roaming User• Web-basiertes Home-Office• Merge von Telekommunikation, TV und Computer• E-Business-Third-Party-Plattform-Anbieter
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Marktentwicklung ASP Anbieterklassifikation
• „echte“ TelCo`s (eigene RZ, eigene Leitungen) z.B. TeleKom, NetCologne u.a.
• Tel-Provider (eigene RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. MobilCom, Talkline u.a.
• Rechenzentren (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. SKO, VB, Datev, Behörden u.a.
• „Sekundär“-Betreiber (eigenes RZ, eigene Leitungen) z.B. (DB), Veba, RWE u.a.
• Systemdienstleister (eigenes RZ, keine eigenen Leitungen) z.B. DEBIS u.a.
• sonstige z.B. CISCO, GE, u.a.
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Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter
Traditionelle DMS-Anbieter: DRT-Software-Produkte• Produkt verfügbar: AsOne, CEYONIQ, DocMan,
EASY, FileNET, iXOS, Accelio, Opentext, onBase, Tower, Staffware, Tibco, u.a.
• im Produktivbetrieb: AsOne, Accelio, Tibco u.a.
Traditionelle DMS-Anbieter: ASP Dienstleistungen• im Produktbetrieb: daa, Datasec, DocHarbor,
Docustore, IQDOQ, u.a. • in Vorbereitung: SRZ u.v.a.
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Marktentwicklung ASP DMCO Anbieter
• Wettbewerb von „außerhalb“: Software-Produkte (Content Management)
IBM, Lotus, Microsoft, Oracle, SAP ...• Wettbewerb von „außerhalb“: ASP-Dienstleistungen
Debis, IBM, EDS, Siemens (SBS) ...• Wettbewerb durch Provider: Software-Produkte
Yahoo, Web.de und zukünftig auch andere Portalbetreiber ...
• Wettbewerb im Bankenumfeld: Web-Safes
IQDOQ, memIQ, NetBerry ...
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Marktentwicklung ASP DMCO Angebotstypen
Web Space• Speicherraum mit Zugriff über File- oder URL-Strukturen
Web Content Management• Spezialisierte Repository Systeme mit eigenen
Ordnungs- und Zugriffsstrukturen (vorrangig XML, aber auch traditionelle DMS als Backbone)
Web Archive• Web-fähig gemachte Lösungen mit traditionelle Referenz-
Datenbank-Architektur und separatem Repository
E-Business Store• Nachgelagerte DM-, WF- und CM-Dienste, integriert in
Portal-Architekturen und unsichtbar für den Anwender
Web Safes• Hochsichere Archivspeicher im Banken- und
Versicherungsumfeld für deren Kunden
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Marktentwicklung ASP Kommunikationsgrundlagen
Internet über öffentliche Leitungen• Sicherheits- und Performance Probleme• Nutzung mit Browser• Keine direkte Anwendungsintegration• Importproblematik
VPN Virtual Private Network / Inhouse WAN• Relativ hohe Sicherheit und Verfügbarkeit• Nutzung mit Browser und Applet• Gegebenenfalls spezielle Serverkomponenten
Inhouse• Anwendungsintegration ist möglich
Letztendlich ist die Nutzung von ASP-Diensten eine Vertrauensfrage!!
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Marktentwicklung ASP Kommunikation: Internet und VPN
ASP beruht auf der Internettechnologie, dieses impliziert nicht die Verwendung des Internet!
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Marktentwicklung ASP & DMCO Nutzungstypen
• View-Only
• View & Store
• Shared Repositories
• Distributed Repositories
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Marktentwicklung ASP View Only
View-Only• Zugriff auf Repositories beim Provider mit Browser,
asynchrone Wege der Speicherung der Information (Service Companies und Nearline Download erforderlich)
... die einfache Lösung
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Marktentwicklung ASP View Only
SW
Provider
Dienst-leister
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Datenspeichern
COLD, Papier, Office-Doc`s als COLD
Aufbereitete, indizierte Doc`s
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Marktentwicklung ASP View Only
SW
Provider
Dienst-leister
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Datenabrufen
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
über Browser
über Browser im LAN(opt. Server im Unternehmen)
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Marktentwicklung ASP View Only
Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider
SW
Provider
Dienst-leister
Projekt &Service
Unter-nehmen
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Unter-nehmen
Provider
Marktentwicklung ASP View Only
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityArchiv Server
BrowserExporter
FallbackVersionstoolSW-Distributions-ToolSW
Dienst-leister
ErfassenIndizieren manuellIndizieren automatischToolsExporterimporter
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Marktentwicklung ASP View & Store
View & Store• Applet-basierte Nutzung, die auch das Speichern
online ermöglichen (Schnittstellen zu Office-, BK- und Anwendungssoftware sowie Service Companies und Nearline Download erforderlich)
... schon etwas schwieriger, aber noch in 2002 „State-of-the-Art“
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Marktentwicklung ASP View & Store
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Direktes online und nearline Speichern
COLD, Papier, zeitversetztes Nearline
Aufbereitete, indizierte Doc`s
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenspeichern
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Marktentwicklung ASP View & Store
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenabrufen
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Marktentwicklung ASP View & Store
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Projekt &Service
Vertrieb und Projektabwicklungüber den Provider
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Marktentwicklung ASP View & Store
Provider
SW
Dienst-leister
Unter-nehmen
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceArchiv Server
BrowserAppletBenutzerverwaltungKonverterSecurity
ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter
FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Shared Repositories• ASP-Providerlösung für veröffentlichte oder
sicherheitsarchivierte Informationen kombiniert mit gleichartiger Inhouse-Lösung (traditionelle Clienten; ansonsten wie View & Store mit zusätzlichen Server-Diensten)
... sehr schwierig, aber sehr interessant für Unternehmen die bereits DMS-Lösungen besitzen und gemischt ASP über Browser im Rahmen einer Migrations- oder Vereinheitlichungsstrategie fahren wollen
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenspeichern
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenabrufen
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Projekt &Service
Vertrieb und Projektabwicklungüber Provider und/oder SW-Anbieter
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Marktentwicklung ASP Shared Repositories
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server
BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools
ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter
FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Distributed Repositories• Im Unterschied zu Shared Repository Kombination
verschiedener Repositories an unterschiedlichen Standorten; Eigenanwendungen und ASP-Anwendungen
... teuere Großprojekte mit multiplen DMS, ASP sowie zentralen, lokalen, dezentralen und verteilten Lösungen z.B. für Filial-Unternehmen, Supply-Chain-Management mit Partnern, internationale Großkonzerne
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenspeichern
Zahlreiche und verschiedeneWege der Informationsstellung
Infoaustauschzwischen den Beteiligten
Filiale
SCM-Partner
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
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Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Einzel-anwender
Unter-nehmen
Provider
SW
Dienst-leister
Datenabrufen
Filiale
SCM-Partner
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
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Provider
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Marktentwicklung ASP Distributed Repositories
Filiale
SCM-Partner
Unter-nehmen
Provider
SW
BenutzerverwaltungDB-ServicekonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityDigital Signatur ServiceBusiness ApplikationArchiv Server
BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools
BrowserAppletBenutzerverwaltungDB-ServiceKonverterProtokollierungStatistikAccountingSecurityBusiness ApplikationArchiv ServerTools
FallbackVersionstoolSW-Distributions-Tool
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ErfassenIndizieren manuellindizieren automatischToolsExporterimporter
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Migration
Migrationstypen
Weiche versus harte Migration
Integrative Migration und Middleware
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MigrationInteressenskonflikt
Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren
• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...
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Migration
Entscheidung
Realisierung Produktions-betrieb
GeänderteAnforderungen
Migration
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Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration
• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall
• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen
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MigrationUrsachen und Notwendigkeit (1)
Migration von Informationen• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein
anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere
Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien
Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren
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MigrationUrsachen und Notwendigkeit (2)
Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen
• Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines Dokumentenmanagementsystems ist hier von Bedeutung
Migration durch Unternehmenszusammenführung
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MigrationTypen im Archivierungsumfeld (1)
Definitionen:
Erst-Migration• Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit
Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen
Migration auf Medien• Umkopieren von Festplatten-Caches auf digitale
optische Speichermedien im laufenden Betrieb
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MigrationTypen im Archivierungsumfeld (2)
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Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation
und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)
Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei
einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt
Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder
Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)
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MigrationStrategie
• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel
sicherzustellen© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden
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304
• Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept
• Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird
• Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate
Migration
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Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
Integrative Lösungsansätze um harte Migrationen zu vermeiden (integrativer Ansatz):
• temporäre Datenhaltung • redundante Datenhaltung • ausschließliche Datenhaltung• keine Datenhaltung
in einer produktunabhängigen Zwischenschicht
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PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter
Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung
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Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Master-
indexArchiv-APIs Replikation
ODBC Caching PZW -Schnittstelle
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB-Index
DB -Index
Archiv-APIs
Caching PZW-Schnittstelle
Archivfunktionalität
DB-Index
DB-Index
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle
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Verfahrensdokumentation
Sicherer und ordnungsgemäßer Betrieb
Bestandteile
Bedeutung von Verfahrensdokumentationen
Zertifizierung
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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein
VerfahrensdokumentationGoBS
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VerfahrensdokumentationBedeutung
• Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind
• Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die
• Steuerlich / kaufmännische Belege speichern• Qualitätsdaten managen• Sicherheitsinformationen beinhalten• Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten
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VerfahrensdokumentationGrundlagen
• „Code of Practice“
Grundsätze der Verfahrensdokumentation
Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999
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VerfahrensdokumentationGrundlagen in Deutschland
• HGB / AO: Handelsgesetzbuch / Abgabenordnung• GoBS: Grundsätze ordnungsgemäßer DV-
gestützter Buchführungssysteme• IDW PS 880: Erteilung und Verwendung von
Softwarebescheinigungen (Institut der Wirtschaftsprüfer) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation (Fassung vom 14.12.1995)
• „Code of Practice“: Grundsätze elektronischer Archivierung (Fassung vom September 1997)
• TüVIT PK-DML: Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen
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• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben
• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern
• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben
• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT
VerfahrensdokumentationUmfang und Struktur
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Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11. Ausfallsicherheit des Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
15. Wartung
16. Migration
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VerfahrensdokumentationStruktur (1)
Verfahrensdokumentation• Organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das
Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung
Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Abnahmendokument
Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit
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VerfahrensdokumentationStruktur (2)
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999
Verzeichnis für Versionierung
Verfahrensbeschreibung
Anhänge mit veränderlichen Teilen
Verzeichnis der Anhänge
Arbeits-anweisung
Verträge
Wartung
...
Referenzen
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VerfahrensdokumentationChecklisten über Bestandteile (1)
• Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes• Einsatzgebiet der Lösung• Beschreibung der allgemeinen Organisation
• Beschreibung der Lösung• Beschreibung der sachlogischen Lösung • Umsetzung der Anforderungen nach GDPdU• Programmtechnischer Ablauf der Lösung• Identität der Beschreibungen mit dem eingesetzten
Programm © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Systembeschreibung• Netzinfrastruktur• Spezielle Hardwarekomponenten• Standard-Softwarekomponenten• Individuelle Programmteile der Lösung
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VerfahrensdokumentationChecklisten über Bestandteile (2)
• Beschreibung des Internen Kontrollsystem (IKS)• Internes Kontrollsystem• Datensicherheit• Daten- und Zugriffsschutz• Datenintegrität
• Beschreibung der relevanten Prozesse (1)• Scannen• Erfassung von originär digitalen Dokumenten• Transport im System © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Indizierung und Datenbank• Archivierung• Visualisierung und Reproduktion• Protokollierung• Sonstige Bestandteile und Anlagen• Verzeichnis der gültigen technischen Dokumentationen,
Handbücher etc.• Betriebsvoraussetzungen
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VerfahrensdokumentationChecklisten über Bestandteile (3)
• Beschreibung der relevanten Prozesse (2)• Betreiberdokumentationen• Anbieterdokumentationen• Vertragsrelevante Dokumentationen• Arbeitsanweisungen• Migration• Aktuell eingestellte Parameter,
Benutzerberechtigungen und Dokumentenklassen mit Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungsfristen 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Test- und Abnahmeprotokolle© PROJECT CONSULT 2002
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322
Produkte am Markt und deren Einordnung
Anwendungsfelder
Schnittstellen und Integration
Marktausssichten
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Schnittstellen und Integration
Lotus Notes
Microsoft Exchange
SAP ArchiveLink / HTTP Content Connect
Portale
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DMS und Bürokommunikation
• Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten
• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Outlook/Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)
• Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung
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325 0110011304
• Verwaltung der Dokumentewährend des Lebenszyklusin Notes
• Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes
• Notes- und diverse Attachment-Formate
• Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich
Notes-Client
DMSEnabling
SchnittstelleDB
Index Archiv
DB
Notes
Anwendungs-funktionen
DB-Verwaltung
DynamischesDokumenten-Management
Notes/Domino und ArchivierungFlache Integration
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326 0110011304
• Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes
• Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung
• Import aus und Re-Import zurück in Notes
• Konvertierung in neutrale Formate• Nutzung des Archivs auch
außerhalb von Notes
Notes-Client
DMSEnabling
Interface/Konverter
DB
Index
Archiv
Ablage
DB
Notes
Anwendungs-funktionen
temporäresCaching
Notes/Domino und ArchivierungTiefe Integration
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327
DMS und Bürokommunikation Microsoft
• Neue Funktionen mit Sharepoint Portal Server:• Edition• Publikation• Web-orientierten Object Management• Ansätze zur automatischen Klassifikation• Personalization
• Kernstück ist das Web Storage System• Workflow• Dokumenten-Management
• Keine feldorientierte Suche. Keine Anbindung an relationale Datenbanken
• Check-In/-Out• Versionierung• Rollenbasierte Zugriffsrechte
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328
Portale
Quelle: Interwoven
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329
ERP-IntegrationAusblick mySAP
• Die Dokumentenverwaltung wird durch das SAP-System durchgeführt
• ArchiveLink • klassischer HSM-Ansatz • wird weiterhin unterstützt• nun HTTP basiert• damit weltweiter Dokumentenzugriff
• ArchiveLink Dokumentenportal• neue separate Suchoberfläche• Suche über interne und externe Ablagesysteme• teilweise Online-Konvertierung von OTF in PDF für
Browserzugriff• automatische Ablage von Anlagen an eMails
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ERP-IntegrationAusblick mySAP
• SAP Business Connectoren• mittels XML können alle mySAP Lösungen, aber auch
Applikationen von Drittanbietern angesprochen werden können
• SAP HTTP Content Server• Datenbankbasiertes Speichersystem• Eigene SAP Datenbank• Bisher genutzt für SAP Knowledge Management oder
SAP DMS• (Noch) nicht geeignet für die revisionssichere
Langzeitarchivierung
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DefinitionEAI (Enterprise Application Integration)
EAI-Kompetenz-Centerbietet keine eigene Definition von EAI an(http://www.competence-site.de/eaisysteme.nsf, 2002)
Deutsches EAI-ForumEAI bedeutet:
• Unabhängigkeit von Zeit und Raum• Vom Business zum E-Business• E-Business Infrastruktur• Ersetzt Telefon!
(http://www.eaiforum.de, 2002)
Management Forum - Elektronischer Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Revisionssichere Archivierung und Records Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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DefinitionEAI (Enterprise Application Integration)
Jürgen Brauer• EAI bedeutet, Softwareanwendungsinseln zu verknüpfen:
sie sollen miteinander kommunizieren, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.
• EAI verspricht, das Problem der Anwendungs- und Datenintegration in Unternehmen konzeptionell und programmiertechnisch in den Griff zu bekommen.
• EAI ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, auf unterschiedlichen IT-Plattformen realisierte Geschäftsprozesse zusammenzuziehen (wie etwa unternehmensübergreifendes SCM oder CRM)
• EAI (Enterprise Application Integration) oder Anwendungsintegration wird zur Voraussetzung für effiziente Business-to-Business-Kommunikation (B2B) zwischen den Unternehmen(Quelle: http://home.t-online.de/home/juergen.brauer, 2002)
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DefinitionEAI (Enterprise Application Integration)
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„EAI“ kennzeichnet Tools und Komponenten, die • Low level – Datenflusssteuerungen unterstützen. Diese
werden oftmals auch als Mini-Workflows oder Complex Requests bezeichnet
• Daten unterschiedlicher Anwendungen mappen. Dies kann sowohl dezentral in Konnektoren und Adaptern als auch zentral im Integration Server erfolgen
• Daten unterschiedlicher Anwendungen transformieren. Dies kann wie das Mapping ebenfalls zentral oder dezentral erfolgen
• Anwendungsdaten intern in ein oder mehrere neutrale Formate wandeln(Quelle: PROJECT CONSULT, 01.2001)
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Integrationsaspekte
Schlagworte: EAI Enterprise Application Integration, Portal, ECM Enterprise Content Management
Komponenten: Application Server, Portale, EAI-Komponenten, Schnittstellenprogrammierung etc.
Anwendererwartung:• Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen
Anwendungen über eine Middleware
• Einheitliche Dienste, die von verschiedenen Anwendungen gleichermaßen genutzt werden können
• Nutzung vorhandener Anwendungen mit einer „übergestülpten Middleware-Schicht“, um ohne große Aufwand „Thin-Clients“ bedienen zu können
• Kontrolle von Prozessen und Daten-Konsistenz
• Nutzung von Portalen um die Informationsbereitstellung personalisiert und situationsgerecht steuern zu können
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Bedeutung von EAIWas ist EAI?
EAI: Enterprise Application Integration
• Integration von Legacysystemen in einer heterogenen Systemlandschaft
• Reduzierung von Schnittstellenproblematiken• Vereinfachung von Datentransformationen• Schnellere Integration neuer Applikationen• Datenflusssteuerung• Verbessertes Change-Management
• EAI kann mit eigenen Mitteln oder mit Fremdprodukten realisiert werden
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Bedeutung von EAIWas ist EAI?
• Eigene Mittel sind z.B. generische Datenformate oder Datenbanken mit führenden Formatangaben
• EAI-Produkte sind• Integration Server
• Mapping (neutrale Formate)• Transformation• Grafisches Datenflussdesign• SDK`s (Software Development Kits)
• Messagingsysteme• Adapter, Konnektoren
• Standard• SDK`s (Software Development Kits)
• In Ausnahmefällen auch Workflow-Management-Systeme
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Bedeutung von EAIDer Markt für EAI-Anbieter
• Grosse Unternehmen mit einer gewachsenen heterogenen Systemlandschaft
• Branchen• Telekommunikation• Versicherungen• Banken
• Marktchancen für Anbieter• Messaging• Integration Server
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WMS und EAI (Enterprise Application Integration)
Workflow und Integrationserwartungen der Kunden• 80er und frühe 90er Jahre:
WMS als Integrationskomponente heterogener System-landschaften
• Anfang bis Mitte der 90er Jahre:Scheitern großer Workflowprojekte mit komplexen Integrationsanforderungen
• Seit Mitte der 90er Jahre:Trennung der Themen Workflow und Systemintegration
• Seit Ende der 90er JahreVermarktung der Integrationsthematik unter dem Schlagwort EAI. Andere Anbieter und Produkte rücken in den Mittelpunkt der Betrachtung
• Heute„Wieder“-Zusammenführung beider Begrifflichkeiten Workflow und EAI unter dem Schlagwort BPM
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WMS und EAI (Enterprise Application Integration)
Die Trennung der Begriffe ist auf Grund der unterschiedlichen Produkteigenschaften nach wie vor gerechtfertigt und notwendig
WMS • steuern Geschäftsprozesse• bestehen aus den Komponenten
• Buildtime (Modellierungskomponente)
• Runtime (Workflowengine)
EAI-Systeme• steuern Datenflüsse zwischen Applikationen• mappen und transformieren Daten• bestehen aus Komponenten wie
• Integration Server
• Messaging-System
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ECM (Enterprise Content Management)Technologien
ERPERPERP AP/ARAP/ARAP/AR RM/ARM/ARM/A CRMCRMCRMEnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagement
W O R K F L O W
Web ContentManagement
Web ContentManagement
Doc MgmtImaging
Doc MgmtImaging
DominoDominoDomino ExchangeExchangeExchange RDMSRDMSRDMS FileSystem
FileFileSystemSystem
CollaborationCollaboration
Data WarehousingData WarehousingMiningMining
EAIEAIEAI
E-BusinessEE--BusinessBusiness
HRMHRMHRM
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
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ECM (Enterprise Content Management)Technologien
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
E A I
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Marktaussichten
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