Wichtige Anforderungen an die rechtskonforme … · E-Mail-Archivierung...

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    18-Sep-2018
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  • Wichtige Anforderungen an die rechtskonformeDatenverarbeitung

    GoBD

  • Unternehmensformen: Generell sind alle Unternehmen zur Buchfhrung nach GoBD verpflichtet, die fr ihre betrieblichen Ablufe auf die Mglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung setzen und ihren Pflichten zur ordnungsge-men Buchfhrung teilweise oder vollstndig in elektronischer Form nachkommen. Im brigen trifft die Neuregelung auch auf all diejenigen Unternehmungen zu, die ihre Bcher und Bilanzen nach dem Prinzip der Freiwilligkeit fhren und erstellen. Darber hinaus wird seitens der Finanzbehrden davon ausgegangen, dass jedes Unternehmen den allgemeinen Anforderungen Folge zu leisten hat, die da lauten:

    E-Mail-Archivierung Dokumenten-Management-System (DMS) Datensicherung (Backup)

    Kassensysteme Zeiterfassungssysteme Cloudsysteme

    Zum besseren Verstndnis bietet sich hier die Betrachtung von zwei Bereichen an, in welche die GoBD hinein wirken. Einerseits geht es um die technischen Systeme, andererseits darum, welche Art von Unternehmen von den Neuregelungen durch die GoBD betroffen sind. Technische Systeme: Smtliche elektronische Systeme, die in irgendeiner Form betrieblich genutzt werden und entsprechende Daten liefern, die (auch) fr die Finanzbuchhaltung relevant sind, mssen die Vorgaben der GoBD erfllen. Hierzu gehren nicht nur elektronische Material- und Warenwirtschaftssysteme sondern auch Archiv- und Datenmanagementsysteme (hier etwa: Systeme zur Lohnabrechnung und Zeiterfassung). Zur groben Orien-tierung: Sobald Belege anfallen, die in der Buchfhrung zu bercksichtigen sind, kann von einer Aufbewah-rungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Werden Angebote, Rechnungen, Geschftsbriefe etc. per E-Mail versendet oder empfangen, mssen auch die Inhalte der E-Mail in einer revisionssicheren Form aufbewahrt werden. Ein besonderes Augenmerk wird ab 01.01.2017 auf Kassensysteme gelegt. Durch Registrierkassen erstellte Kassenbelege unterliegen dann automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Auerdem wird die bereits vorher festgelegte Unvernderbarkeit der Daten nochmals spezifiziert. Die Daten sind whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollstndig, jederzeit verfgbar, unverzglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Als IT-Dienstleister erachten wir insbesondere die folgenden Systeme als GoBD-relevant:

    Wen betreffen die GoBD-Regeln?

    Am 31.12.2016 endete die bergangsfrist, die der Gesetzgeber den Unternehmen zur Anpassung ihrer Prozesse an die GoBD eingerumt hat. Diese Grundstze zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff wurden vom Bundesministerium fr Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 herausgegeben und sind seit dem 01.01.2015 gltig. Mit diesen Anforderungen regelt die Finanzverwaltung genau, wie die unternehmensinterne IT mit Blick auf die Buchfhrung und sonstige steuerrelevante Aufzeichnungen aufzustellen ist. Es geht um die maschinelle Auswertbarkeit, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung, den Datenzugriff der Finanz-behrden sowie die Verfahrensdokumentation. Gerade dieser Weg von der Entstehung der Informationen bis hin zu ihrer Auswertbarkeit muss von einem sachverstndigen Dritten klar nachvollziehbar sein. Es gilt: Alle dokumentationspflichtigen Unterlagen sind zuverlssig vor Verlust, Manipulation und Reproduktion zu schtzen.

    GoBD Alle Grundstze sind endgltig in Kraft

  • Sptestens seit 01.01.2017 sollte jedes betroffene Unternehmen entsprechende IT-Lsungen implementiert haben. Denn ab diesem Zeitpunkt stehen Wirtschaftsprfungsgesellschaften in der Pflicht, ungengende Manahmen zu melden. Und jedes Finanzamt wird Unternehmer sanktionieren, die den Vorgaben der GoBD nicht ordnungsgem nachkommen. Bei (steuer-)rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater. In allen techni-schen Fragen und zur Prfung Ihrer IT-Systeme wenden Sie sich gerne an uns. Als IT-Dienstleister informieren wir Sie in einem ersten unverbindlichen Beratungsgesprch gerne ausfhr-lich zu Ihren Mglichkeiten, den GoBD zu entsprechen. Gemeinsam mit Ihnen finden wir einen Weg, um die neuen Regelungen in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Vereinbaren Sie am besten direkt einen Termin zum Gesprch mit uns.

    Fazit

    Eine revisionssichere Archivierungslsung, die die Unvernderbarkeit der Daten sicherstellt, ist unverzichtbar. Softwareseitig mssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integ-riert sein, ergnzt um die Zugriffsbeschrnkungen seitens der Betriebsorganisation. Eine einfache Ablage im Dateisystem ohne zustzliche Manahmen erfllt die Anforderungen zur Unvernderbarkeit nicht. Wie eingangs bereits erwhnt, ist es mit der Unvernderbarkeit der Dokumente allerdings nicht getan. Alle archivierten Dokumente mssen jederzeit verfgbar, unverzglich lesbar und maschinell auswertbar aufbe-wahrt werden. Hinzu kommen umfassende Regelungen zum internen Kontrollsystem und der Verfahrensdo-kumentation. nderungen an Stammdaten mssen also nachvollziehbar und in nderungsprotokollen doku-mentiert werden. In diesem Zusammenhang bieten die GoBD zugleich eine Chance: Wird den Vorgaben einer angemessenen Verfahrensdokumentation entsprochen, knnen Papierablagen mithilfe des sogenannten ersetzenden Scannens bei gleichzeitiger Wahrung der Aufbewahrungsfristen deutlich reduziert werden. Voraussetzung ist eine Archivierungssoftware, die die Unvernderbarkeit der Unterlagen sicherstellt. Die Verantwortlichkeit fr etwaige Fehler bei der Umsetzung der GoBD liegt beim Unternehmer, auch wenn die Datenverarbeitung ausgelagert oder ein Dienstleister eingeschaltet wurde. Es ist daher hchste Zeit, die eigene Buchfhrung daraufhin zu berprfen, ob die eingesetzten Verfahren und Systeme den Anforde-rungen der GoBD entsprechen. Denn klar ist: Sollten im Rahmen einer Betriebsprfung Lcken in den Nach-weisen aufgedeckt werden, ist eine Schtzung die Folge.

    Die Konsequenzen im berblick

    Daher sollten auch all diejenigen die Richtlinie befolgen, die eine schlichte Einnahmenberschussrechnung durchfhren. Eine mgliche Ausnahmeregelung gibt es nur fr diejenigen Kleinstunternehmen, die ihre aufbe-wahrungspflichtige Handels- und Geschftskorrespondenz ausschlielich postalisch versenden, anstatt auf rein digitale Kommunikation zu setzen. Natrlich greifen auch hier die allgemeinen Anforderungen der GoBD.

    Nachvollziehbarkeit und Nachprfbarkeit Vollstndigkeit Richtigkeit

    Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Ordnung Unvernderbarkeit

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