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Verschwendung in Projekten messbar machen − der ‚Body-Mass-Index für Projekte‘ und seine Folgen –

Prof. Dr. Rainer Erne, Prof. Dr. Claus Hüsselmann

13. PM-Tag der GPM Region Karlsruhe, 02.07.2021

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PROF. DR. RAINER ERNEHochschule für Wirtschaft und Umwelt in Nürtingen GeislingenZuvor über 15 Jahre als Projektleiter in unterschiedlichen Industrieunternehmen

HEIKO DEHNINGINCOVIS AGCEO & Senior Partner(Digitaler) Evangelist und Lotse für Projekt- und Prozessmanagement seit fast 30 Jahren

PROF. DR. CLAUS HÜSSELMANNTechnische Hochschule MittelhessenZuvor über 20 Jahre in der Projektarbeit und -leitung im IT-Umfeld sowie in der Beratung für Business Process & Project Management

CLAUS-PETER KOCHHeupel Consultants Schweiz GmbH.Geschäftsführender Gesellschafter Seit über 20 Jahren im Management von Veränderungen, Prozessen und IT unterwegs

STEFANIE LANGHARDTFreiberuflerinSeit fast 20 Jahren strategisch und operativ im Profit- und Nonprofit-Bereich tätig

Das Lean Project Management-Netzwerk

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Was verstehen wir unter Lean Project Management?• Inhaltliches Verständnis

Wie lässt sich Verschwendung im Projektmanagement messen?• Design der Studie

Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?• Ergebnisse der Studie

Wie lässt sich ein besserer ‘Body-Mass-Index’ erreichen?• Konsequenzen aus der Studie

Ziel und InhalteNach dieser Veranstaltung haben Sie Antworten auf folgende Fragen:

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Osborne, M. (2014) Lean manufacturing principles can be applied to any organisation. QuotesGram.com [Internet]. Available from: < http://quotesgram.com/lean-manufacturing-quotes// >. [Accessed 18.05.2014].

Was verstehen wir unter Lean Project Management?

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Was verstehen wir unter „Lean Project Management“?

Ziele • Schaffung von Kundennutzen• Vermeidung von Verschwendung

Grundsätze • Identifizierung des Kundennutzens• Definition des Wertstroms und/oder Identifizierung von Verschwendung• Erzeugung von Fluss• Limitation angefangener Arbeit• Kontinuierliche Verbesserung

Umsetzungs-strategien

• Standardisierung• Team• Eigenverantwortung• Feedback• Poka Yoke• Gemba• Hansei• Visuelles Management• …

Methoden & Tools • Kanban• Makigami• 5s• ….

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Was verstehen wir unter „Lean Project Management“?

„Wortgetreue“ Interpretationendes „Lean“-Gedanken

„Kontextuelle“ Interpretationendes „Lean“-Gedanken

Übertragung der(“Lean Management“) Ziele & Grundsätze

„Projekte müssen, wenn sie ‚lean‘ sein wollen, den Zielen und Grundsätzen des ‚Lean Management‘ folgen“

„Es geht beim ‚Lean Project Management‘ im Kern nur darum, jegliche Art der Verschwendung zu vermeiden.“

Übertragung der („Lean Production“)Umsetzungsstrategien, Methoden & Tools

„Projekte bestehen aus Prozessen, auf welche die „Lean Production“- Praktiken angewendet werden können“

„Da Projekte in gewisser Weise einzigartig, zeitlich begrenzt und variabel sind, müssen die ‚Lean Production‘ - Praktiken für Projekte angepasst werden

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Was verstehen wir unter „Lean Project Management“?

Verbesserekontinuierlich

Spezifiziere den Wertaus Kundensicht

Identifizieredie wertschöpfenden

Aktivitäten

Bringe die wertschöpfendenProzesse zum ‘fließen’

Liefere nur das,was gefordert wird

Womack J.P. & Jones, D. T. (2003) Lean thinking: banish waste and create wealth in your corporation, 2nd ed. New York, Free Press.

„Lean Thinking“ (Womack & Jones, 2003)

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Was verstehen wir unter „Lean Project Management“?

Erne, R. (2019) Lean Project Management: Wie man den Lean-Gedanken im Projektmanagement einsetzen kann. Wiesbaden, Springer Gabler.

„Lean Project Management“ (Erne, 2019)

IdentifiziereFehler sofortund beseitige

diese nachhaltig

Identifiziere das optimaleNutzen-/Aufwand-Verhältnis

aus Kundensicht

Definiere die minimalenwertschöpfendenArbeitspakete und

Arbeitsprozesse

Sorge für einen kontinuierlichen Fluss

von Ergebnissendurch die Limitierungangefangener Arbeit

Etabliere eindeutige Verantwortlichkeiten,Aufgaben und Kompetenzen

auf der niedrigst möglichen Organisationsebene

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Was verstehen wir unter „Lean Project Management“?

Hüsselmann, C. (2021) Lean Project Management: Hybride Methoden wertschöpfend anwenden. Schäffer-Poeschel, Stuttgart

7 Quellen der Verschwendung im Projektmanagement (Hüsselmann, 2021)

Unter-bearbeitung

Fehl-allokation

Fehl-weisung

UnnötigeBewegungen

Warten

Über-produktion

Fehler

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Was verstehen wir unter „Lean Project Management“?

Positiv formuliert:

Management von Projektenauf Organisations- und Projektebenenach dem Kriterium,maximalen Wert zu minimalen Kostenfür die Projektkunden1

zu schaffen.

1 Projektkunden:Bezahler und Nutzerder Projektergebnisse

Negativ formuliert:

Management von Projektenauf Organisations- und Projektebenenach dem Kriterium,jegliche Verschwendungzu vermeiden oder wenigstens zu minimieren.

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Wie lässt sich Verschwendung im Projektmanagement messen?

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Der „Body-Mass-Index“ für Projekte

Quételet, A.J. (1832) Recherches sur le poids de l’homme aux different âges. Nouveaux Memoires de l’Academie Royale des Sciences et Belle-Lettres de Bruxelles 7.Quételet, A.J. (1871) L’anthropométrie ou le mesure des differentes facultés de l’homme. C. Muquardt, Bruxelles.De Marco, T. et al. (2008) Adrenaline Junkies and Template Zombies: Understanding Patterns of Project Behavior Dorset House, New York.

Untergewicht Übergewicht

BMI = Gewicht in kg(Körpergröße in m)2

„Adrenalin-Junkies“ „Formular-Zombies“

PMWI = ?

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Wie lässt sich Verschwendung im Projektmanagement messen?

Wie oft tritt eine bestimmte

Verschwendungsart in Ihren Projekten auf?

Häufigkeit

Wenn die Verschwendungsart

auftritt: Wie groß ist dann ihre Auswirkung?

Auswirkung

Normierung des Ausmaßes auf Basis der maximal möglichen Verschwendung gemäß Modell.

Maximale Verschwendung

− Au

smaß

−−

Bezu

g −

Berechnung des Project Management Waste Index:

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Instrument zur Messung des „Project Management Waste Index (PMWI)

Wie lässt sich Verschwendung im Projektmanagement messen?

Häufigkeit des Auftretens (H)

Auswirkung des Auftretens (A)

Project Management Waste Index

=Σ [H ∗ A]

Warten(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Warten= Σ [H * A]

Überbearbeitung(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Überbearbeitung= Σ [H * A]

Fehler(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Fehler= Σ [H * A]

Fehlallokation(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Fehlallokation= Σ [H * A]

Fehlweisung(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Fehlweisung= Σ [H * A]

Bewegung(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Bewegung= Σ [H * A]

Unterbearbeitung(3 Fragen)

0-4 0-4 Verschwendungsart Unterbearbeitung= Σ [H * A]

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Die Studie

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Wie lässt sich Verschwendung im Projektmanagement messen?

• Überarbeitung Fragebogen

März 2021

April 2021

Mai 2021

Juni 2021

• Pre-Test mit N=20 Teilnehmern

• Konzeption Fragebogen

• Kommunikation Studie• Start Studie

• Durchführung Studiemit N=270 Teilnehmern

• Auswertung Studiemit N=202 Teilnehmern

Studie zum „Project Management Waste Index (PMWI) 18.04.-31.05.2021

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Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

N=202

3,9%

21,7%

56,2%

81,3%

95,1% 98,0% 98,5% 100,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

0

10

20

30

40

50

60

70

80

0% bis 5% 5% bis 15% 15% bis25%

25% bis35%

35% bis45%

45% bis55%

55% bis65%

65% bis75%

75% bis85%

85% bis95%

95% bis100%

Anza

hl T

eiln

ehm

er p

roze

ntua

l

Anza

hl T

eiln

ehm

er a

bsol

ut

PMWI[0%= min. Verschwendung; 100%= max. Verschwendung]

kum Anzahl

Verteilung des PMWI

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Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

N=202

Überbearbeitung

Warten

Fehler

Fehlallokation

Fehlweisung

Bewegung

Unterbearbeitung

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00

Ausw

irkun

gen

Häufigkeit

Verteilung der Verschwendungsarten

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Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

N=202

Zusammenhang zwischen PMWI und …

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

0 20 40 60 80 100

Mitt

elw

ert P

MW

I[0

%=

min

. Ver

schw

endu

ng; 1

00%

= m

ax.

Vers

chw

endu

ng]

Erfolgsquote [%]0 20 40 60 80 100

Erfolgsquote [%]0 20 40 60 80 100

Erfolgsquote [%]

… Termintreue des Projekts … Budgettreue des Projekts … Qualitätstreue des Projekts

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Zusammenhang zwischen PMWI und Plantreue des Projekts

nach den 10% und 20% Top-Performern und Low-Performern

N=202

10,0%

12,0%

14,0%

16,0%

18,0%

20,0%

22,0%

24,0%

26,0%

28,0%

30,0%

Top-Performer,Termin

Low-Performer,

Termin

Top-Performer,Budget

Low-Performer,

Budget

Top-Performer,Qualität

Low-Performer,

Qualität

MIT

TELW

ERT

PMW

I[0

%=

MIN

. VER

SCHW

ENDU

NG;

100%

= M

AX. V

ERSC

HWEN

DUNG

]

10er 20er

Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

28.06.2021 Folie 22

Zusammenhang zwischen PMWI und Branche

N=202

24,6% 25,5%24,0%

34,5%

27,8%25,6% 26,5%

19,5%

29,5%

16,7%

24,5%

21,0%22,6%

13,7%

23,8%

28,0% 29,0%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

Mitt

elw

ert P

MW

I[0

%=

min

. Ver

schw

endu

ng;

100%

= m

ax. V

ersc

hwen

dung

]Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

0,6% 1,1% 1,7% 1,7% 2,2% 2,2% 2,2%3,4%

4,5%

6,7% 7,3% 7,8% 8,4%

11,2%11,7%12,8%

14,5%

0

5

10

15

20

25

30

Anza

hl T

eiln

ehm

er

28.06.2021 Folie 23

Zusammenhang zwischen PMWI und Projektart

Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

N=202

23,0%

31,7%30,0%

19,1%

26,2%24,2% 25,2% 25,8%

16,3%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0%

Mitt

elw

ert P

MW

I[0

%=

min

. Ver

schw

endu

ng;

100%

= m

ax. V

ersc

hwen

dung

]

1,0% 5,4%1,0%

3,4%10,8%

25,1%

22,2%23,6%

25,1%

0

10

20

30

40

50

60

Anza

hl T

eiln

ehm

er

28.06.2021 Folie 24

Zusammenhang zwischen PMWI und Auftraggeberschaft

Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

N=202

24,3%

25,6%

23,6%

23,8%

24,0%

24,2%

24,4%

24,6%

24,8%

25,0%

25,2%

25,4%

25,6%

25,8%

externen Projekten[Auftraggeberaußerhalb der eigenen

Organisation]

internen Projekten[Auftraggeberinnerhalb der eigenen Organisation]

Mitt

elw

ert P

MW

I[0

%=

min

. Ver

schw

endu

ng;

100%

= m

ax. V

ersc

hwen

dung

]

35,1%

64,9%

externen Projekten[Auftraggeber außerhalbder eigenen Organisation]internen Projekten[Auftraggeber innerhalb dereigenen Organisation]

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Zusammenhang zwischen PMWI und Projektmanagement-Framework

Wie ist der Stand der Verschwendung im Projektmanagement?

N=202

25,5%

21,6% 22,1%24,5%

26,9% 26,8%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

Mitt

elw

ert P

MW

I[0

%=

min

. Ver

schw

endu

ng;

100%

= m

ax. V

ersc

hwen

dung

]

klassisch30%

agil16%hybrid

14%

spezifisch5%

individuell26%

kein9%

28.06.2021 Folie 27

Wie lässt sich ein besserer ‚Body Mass Index‘ erreichen?

28.06.2021 Folie 28

Ausmaß der Verschwendung− Visualisierung −

28.06.2021 Folie 29

Wie lässt sich ein besserer ‚Body Mass Index‘ erreichen?

Identifikation der Verschwendungsursachen auf verschiedenen Ebenen

Umfeld

Projekt Mensch

Warten Fehlallokation Unterbearbeitung Fehler Überproduktion Bewegung Fehlweisung

Organisation

28.06.2021 Folie 30

Wie lässt sich ein besserer ‚Body Mass Index‘ erreichen?

Klassifizierung der Verschwendungen

16 6 % 1 3 % 1 9 % 2 5 % 3 1 % 3 8 % 4 4 % 5 0% 5 6 % 6 3 % 6 9 % 7 5 % 8 1 % 8 8 % 9 4 % 1 00%

15 6 % 1 2 % 1 8 % 2 3 % 2 9 % 3 5 % 4 1 % 4 7 % 5 3 % 5 9 % 6 4 % 7 0% 7 6 % 8 2 % 8 8 % 9 4 %

14 5 % 1 1 % 1 6 % 2 2 % 2 7 % 3 3 % 3 8 % 4 4 % 4 9 % 5 5 % 6 0% 6 6 % 7 1 % 7 7 % 8 2 % 8 8 %

13 5 % 1 0% 1 5 % 2 0% 2 5 % 3 0% 3 6 % 4 1 % 4 6 % 5 1 % 5 6 % 6 1 % 6 6 % 7 1 % 7 6 % 8 1 %

12 5 % 9 % 1 4 % 1 9 % 2 3 % 2 8 % 3 3 % 3 8 % 4 2 % 4 7 % 5 2 % 5 6 % 6 1 % 6 6 % 7 0% 7 5 %

11 4 % 9 % 1 3 % 1 7 % 2 1 % 2 6 % 3 0% 3 4 % 3 9 % 4 3 % 4 7 % 5 2 % 5 6 % 6 0% 6 4 % 6 9 %

10 4 % 8 % 1 2 % 1 6 % 2 0% 2 3 % 2 7 % 3 1 % 3 5 % 3 9 % 4 3 % 4 7 % 5 1 % 5 5 % 5 9 % 6 3 %

9 4 % 7 % 1 1 % 1 4 % 1 8 % 2 1 % 2 5 % 2 8 % 3 2 % 3 5 % 3 9 % 4 2 % 4 6 % 4 9 % 5 3 % 5 6 %

8 3 % 6 % 9 % 1 3 % 1 6 % 1 9 % 2 2 % 2 5 % 2 8 % 3 1 % 3 4 % 3 8 % 4 1 % 4 4 % 4 7 % 5 0%

7 3 % 5 % 8 % 1 1 % 1 4 % 1 6 % 1 9 % 2 2 % 2 5 % 2 7 % 3 0% 3 3 % 3 6 % 3 8 % 4 1 % 4 4 %

6 2 % 5 % 7 % 9 % 1 2 % 1 4 % 1 6 % 1 9 % 2 1 % 2 3 % 2 6 % 2 8 % 3 0% 3 3 % 3 5 % 3 8 %

5 2 % 4 % 6 % 8 % 1 0% 1 2 % 1 4 % 1 6 % 1 8 % 2 0% 2 1 % 2 3 % 2 5 % 2 7 % 2 9 % 3 1 %

4 2 % 3 % 5 % 6 % 8 % 9 % 1 1 % 1 3 % 1 4 % 1 6 % 1 7 % 1 9 % 2 0% 2 2 % 2 3 % 2 5 %

3 1 % 2 % 4 % 5 % 6 % 7 % 8 % 9 % 1 1 % 1 2 % 1 3 % 1 4 % 1 5 % 1 6 % 1 8 % 1 9 %

2 1 % 2 % 2 % 3 % 4 % 5 % 5 % 6 % 7 % 8 % 9 % 9 % 1 0% 1 1 % 1 2 % 1 3 %

1 0% 1 % 1 % 2 % 2 % 2 % 3 % 3 % 4 % 4 % 4 % 5 % 5 % 5 % 6 % 6 %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Ausmaß (Häufigkeit · Schwere)

Behe

bbar

keit

(Erk

ennb

arke

it · V

erm

eidb

arke

it)

leicht

schwierig

gering groß

Quick Wins Big Points

Challenges

What Ifs

Don‘t Cares

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Wie lässt sich ein besserer ‚Body Mass Index‘ erreichen?

Workshop: „Finding Waste“ Seminar: „Grundlagen Lean PM“

Standardisierter 1-Tages-Workshop Identifikation und Bewertung des „Body-

Mass-Index“ für Projekte/ein ProjektAufzeigen der Hot Spots der VerschwendungErarbeitung der Heat Map für

Verbesserungen

Interaktives Lean PM-SeminarGrundlagen zu Lean Thinking in ProjektenVorstellung Lean PM-WerkzeugkastenSerious GamingBring your own project!

Systematische Schwachstellenidentifikation

ER3

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Vielen Dank!

Prof. Dr. Rainer ErneProf. Dr. Claus Hüsselmann

https://leanpm.net/