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Von der Poststelle in die Fachabteilung: Effizientere Prozesse und besserer Kundenservice durch
Multi-Channel Prozessautomatisierung
Dr. Rainer Czech AnyDoc Software Deutschland GmbH
Von der Poststelle in die Fachabteilung Ist-Situation Die Vorteile des optimierten Ablaufes
In der Poststelle: Dokumente und E-Mails automatisch klassifizieren Anforderungen Kundenbeispiele
In der Fachabteilung: Eingangsrechnungen effizient verarbeiten
Kurzvorstellung AnyDoc Software Besuchen Sie uns auf dem BITKOM-Stand (Halle 5 C55) oder bei ALOS (Halle 5 C15)
Agenda
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Unser heutiges Thema … auf einen Blick
Eingangspost Emails, …
Digitale Prozesse und Akten
Abteilungen, Mitarbeiter, Systeme
Ist-Situation
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Die tägliche Dokumentenbearbeitung (Hauspost, E-Mails, Fax, SMS,…) belastet die Organisation und verursacht erhebliche Produktivitäts- und Qualitätsverluste.
Der optimierte Ablauf
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Dokumente werden früh digitalisiert, automatisch klassifiziert, verarbeitet und den entsprechenden Geschäftsprozessen zugewiesen, verteilt und archiviert.
Schafft die Basis für die schrittweise Umsetzung/ Einführung einer BPM-Strategie.
Unterstützt ortsunabhängige Arbeitsformen
Steigert die Auskunftsbereitschaft
Beschleunigt und verbessert den Informationsfluss
Befreit kostbare Mitarbeiter-Ressourcen von Routine-Arbeiten
Erhöht die Messbarkeit und Effizienz der Arbeitsabläufe
Erhöht die Compliance mit internen und externen Vorgaben
Was für den optimierten Ablauf spricht
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In der Poststelle: Dokumente und Emails automatisch klassifizieren
Klassifizieren: Um welche Art von Dokument handelt es sich? «Klassen» (Dokumenttypen) sind unternehmensseitig vorgegeben
Bestimmt durch Organisations-/Prozess- und/oder Aktenstruktur
Indexieren: Welche weiteren Daten werden zur korrekten Zuordnung und Ablage benötigt? Kunden-Nr., Lieferanten-Nr., Personal-Nr., Patienten-Nr., …
Rechnungs-Nr., Bestell-Nr., Vertrags-Nr., Versicherungs-Nr., …
Extrahieren: Welche relevanten Daten sollen automatisch mit ausgelesen werden? Rechnungen/Gutschriften: automatische Rechnungsverarbeitung
Anträge: automatische Erfassung & Kontrolle
etc.
Dokumente erkennen - Terminologie
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Eingehende Emails stellen viele Unternehmen vor besondere prozesstechnische & organisatorische Herausforderungen
„Email-Flut“ führt zu Engpässen bei der gewünschten „taggleichen“ Erstbearbeitung
Adressänderungen, Bescheinigungen, … Anfragen, Beschwerden, …
Das Ideal: Emails im gleichen Prozess wie gescannte Papierpost bearbeiten, indexieren und weiterleiten können
Existierende Lösungen im Bereich frühes Scannen bieten diese Möglichkeit oftmals nicht oder nur sehr eingeschränkt
Emails sind vielfach „sehr kompliziert“ …
Email-Klassifizierung
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Ein Kundenbeispiel …
Alle Eingangsdokumente werden am Ort und zum Zeitpunkt ihres Eingangs an den verschiedenen Standorten gescannt
SIXT kennt als Konzern 4 Mandanten mit derzeit 65 Dokumentenklassen
Je nach Mandant sind für die verschiedenen Dokumentenklassen unterschiedliche Adressaten hinterlegt
Klassifikation beim Posteingang von SIXT
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Folgeanwendung: Ordnungswidrigkeiten
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Hohe Erkennungsqualität State-of-the-art Klassifikationstechnologie
Nutzung aller relevanten Dokumentenmerkale
Einfache Bedienung und Handhabbarkeit Ergonomie der Arbeitsplätze
Einfache Trainierbarkeit
«Short time to application»
Flexibilität der Lösung Unternehmen, Strukturen, Prozesse ändern sich ständig!
Multi-Channel-Verarbeitung
Modularität statt «Black box»
Wichtig bei der Klassifikation
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Datei, Bild, Quelle, Dimensionen...
Klassifikationsmethoden
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Selbstlernend und Feineinstellungen
Rec
hen
leis
tun
g
Grösse, Format, Quelle (cm, KB, .tif, .jpg….)
Barcode (1D / 2D)
Digitaler Fingerabdruck (Seiten & Zonen)
Formular- & FreiForm-Verarbeitung
Vergleich von Inhalten (DB & Regeln)
Schlüsselwörter und Texte (positive/ negativ)
Mathematische Verfahren (Inhalt und Beziehungen)
Folie 9
AnyDoc®CLASSIFY™: Flexibilität durch Modularität
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Flexibler Klassifizierungsworkflow Inkl. 60+ Werkzeuge mit einfacher Drag & Drop
Funktion
Keine Programmierkenntnisse erforderlich
Geringer Trainingsaufwand
Mehrere Hierarchiestufen für die Klassifikation
Multi-Channel-/ Multi-Format-Verarbeitung Integrierte Email-Klassifikation
Zentrales System- und Produktionsmanagement
Frei skalierbar
Beispiel: AnyDoc®CLASSIFY™
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In der Fachabteilung: Eingangsrechnungen effizient verarbeiten
Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen
Automatisierte formelle Rechnungsprüfung
Automatisierte Identifikation von Buchungskreisen
Automatisierter Bestellabgleich
Echte Freiformerkennung =unabhängig vom Layout
Erweiterbar auf andere Dokumenttypen - „Mandantenfähigkeit “
Moderne Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen effizient verarbeiten
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Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Standard-Applikation
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Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Individual-Lösung
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Spezialist für Software zur automatischen Dokumentenerkennung und –verarbeitung Innovative Lösungen für alle Aufgabenstellungen
rund um die automatisierte Posteingangs- und Dokumentenverarbeitung
Seit 1989 erfolgreich tätig
Über 3’500 begeisterte Kunden weltweit Internationales Vertriebs- und Servicenetz
Kurzvorstellung AnyDoc Software
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Banken, Versicherungen
Industrie, Handel, Reise
Dienstleistungs-Unternehmen
Öffentl. Verwaltung, Gesundheitswesen
Versorger
Einige unserer über 3’500 Kunden
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf dem
BITKOM-Stand (Halle 5 C55) oder bei
ALOS (Halle 5 C15)!
http://ecm-navigator.de/termine/von-der-poststelle-die-fachabteilung-effizientere-prozesse-und-besserer-kundenservice-durch-multi-channel-prozessautomatisierung
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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:
Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 10:30-11:00 Uhr
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