Warum Lean Management aktueller denn je ist!
Kathrin Saheb saheb-consulting
2016©Saheb Consulting
Vortrag
Warum Lean aktueller ist denn je-
Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Administration
Mannheim, 25. Februar 2016
2016©Saheb Consulting
Dort ist niemand. Ich
warte
Zu Begin: Eine alltägliche Geschichte
3
Am Schalter Informiert und zum Container
gelaufen
Dort gewartet bis MA1 fertig
mit telefonieren
Rechnung gezeigt & was ich brauche
MA1 schickt mit zu MA2
MA1 bedient PC und druckt Auftrag falsch
Ich suche jemanden.
Ich spreche einen Fahrer an. Der sucht
auch
MA 2 kommt. Er ist sehr nett + kompetent
Sein Telefon klingelt
ständig und unterbricht ihn
Er ruft die Rechnung auf
und berät mich
Die Bestellung ist
aufgenommen
Baumaterialien für die Terrassenpflasterung mussten nachgekauft werden.
Im Baumarkt:
2016©Saheb Consulting
Fazit
4
85 Minuten Warte- und Suchzeiten 15 Minuten Bearbeitungszeiten 6 Rückfragen/Unterbrechungen des Mitarbeiters 1 x Fehler
Dauer des Einkaufs: ca. 110 Minuten
17%
83%
BeratungWarten
Wertschöpfend im Sinne des Kunden
Kundenzufriedenheit: Mitarbeiterzufriedenheit ???
2016©Saheb Consulting
8 Argumente für Lean aus Mitarbeitersicht
5
1. Streben nach Sinn
2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse
3. Fähigkeiten & Know How einsetzen
4. Im Flow arbeiten
5. Arbeitsklima
6. Langweilige Besprechungen verkürzen
7. Entrümpeln macht glücklich
8. Weniger suchen – weniger Warten
…………………………………?
Ihre Beispiele ?
Gerne auf dem Blog zum Buch:
www.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de
2016©Saheb Consulting
1. Streben nach Sinn
6
Das Streben nach Sinn als Urbedürfnis des Menschen und primäre Motivationskraft (siehe Victor Frankl)
Extrinsische – von außen kommende - Motivation ist nur bedingt erfolgreich (Prämien, finanzielle Belohnung guter schulischer Leistungen…..)
LEAN bedeutet:
Werte schaffen ohne Verschwen-dung
Überprüfung der Sinnhaftigkeit jeder Tätigkeit
Entlastung von sinnlosen Aufgaben wie Doppelarbeit, Blindleistung, Fehler, Nacharbeit ……
2016©Saheb Consulting
2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse
Erfolgserlebnisse machen glücklich und stärken unsere Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.
Z.Bs. Zufriedene oder begeisterte Kunden, dankbare Kollegen….
Unzufriedenheit durch organisatorische Rahmenbedingungen, die es uns nicht erlauben, unsere Arbeit erfolgreich durchzuführen.
Beispiele: Schaffner im Zug, Servicemitarbeiter Telekom……..
Lean Administration :
Optimierung der Abläufe mit der Wertstromanalyse aus der Perspektive des Kunden. Voraussetzungen werden geschaffen, so dass jeder Mitarbeiter seine Aufgabe optimal zur Zufriedenheit des Kunden (extern oder intern) ausführen kann.
Klare und transparente Informationsstrukturen –eindeutig definierte Rollen und Aufgaben.
7
2016©Saheb Consulting
3. Fähigkeiten richtig einsetzen
8
Motivation und Zufriedenheit durch Einsatz der eigenen Fähigkeiten
Verschwendungsart: Falschere Einsatz der Mitarbeiter
Mit Lean Administration werden Aufgaben und Rollen überprüft und angepasst.
Mitarbeiter werden als Experten ich ihrem Arbeitsbereich anerkannt, erhalten Verantwortung, werden gefördert und gefordert.
Führungskraft – Rolle als Coach – der die Mitarbeiter befähigt eigene Lösungen zu entwickeln.
Lean Tools: Gemeinsame Prozessoptimierung - Tätigkeitstrukturanalyse
Beispiel: Hochqualifizierte Ingenieure verbringen 30% ihrer Arbeitszeit mit Sekretariatsaufgaben/ Außendienstmitarbeiter müssen Aufgaben des Innendienst erledigen
2016©Saheb Consulting
4. Arbeiten im Flow
9
Lean Administration :
Drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen durch Prozessstandards
Anlagenbau – 54%, HR -35% ….
Tools: Wertstromanalyse / Informations-strukturanalyse
Glück durch Vertiefung, Konzentration, Aufgehen in einer Tätigkeit, beruflich oder privat , arbeiten im Flow (Mihaly Csikszentmihalyi)
Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails, Kollegen etc. gehören zum Alltag - jeder zweite Angestellte massiv betroffen.
Leistungsabfalls durch Unterbrechungen – siehe Studie King‘s Colleg und lange Dauer bis zur Rückkehr zur eigentlichen Arbeit – sieh Gloria Mark und bis zu 28% Verlust der Arbeitszeit durch Unterbrechungen.
2016©Saheb Consulting
5. Arbeitsklima
Positives Arbeitsklima wird für Arbeitnehmer immer wichtiger – Mensch als soziales Wesen – Entwicklung durch Interaktion
Heutige Rahmenbedungen und Veränderungsgeschwindigkeit erschweren den Aufbau stabiler und gut funktionierender Teams.
27.02.2016 10
Lean Administration:
Alle Lean Projekte werden gemeinsam mit den betroffen Mitarbeitern durchgeführt - Im Zentrum: gemeinsame Aufnahme der Unternehmens-prozesse und Verständigung wie die Aufgaben abzuwickeln sind.
Schnittstellenübergreifende Kommunikation und Projektabwicklung als Basis für den Aufbau gut funktionierender Teams.
Respekt und Verständnis für Kollegen - Blick über den Tellerrand
Beispiel: Mitarbeiter reden erstmalig über ihr Verständnis von Preisen, Terminen etc.
2016©Saheb Consulting
6. Produktivere Besprechungskultur
11
Studie zeigt dass Mitarbeiter im Schnitt 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen und nur 61% der geplanten To Dos davon umgesetzt werden.
Sehr viel Zeitverlust aufgrund fehlender Planung sowie unzureichender Moderation
Lean Administration:
Analyse der bestehenden Besprechungskultur – Aufdeckung von Verschwendung und Kosten – Transparenz.
Gemeinsame Entwicklung von Besprechungsstandards – Umsetzung und regelmäßige Erfolgskontrolle
Beispiel: PM im Anlagenbau, 9% der Arbeitszeit für allgemeines Besprechungen (nicht Projektrelevant). Reduzierung um 50% nach erster Analyse.
2016©Saheb Consulting
7. Glücklich durch Entrümpeln
12
Belastung durch Gegenstände, die man nicht braucht , die unordentlich und schlecht organisiert sind
Zuviel Dinge auf zu engem Raum
Unerledigtes
Lean Administration:
Mit 5 S für ordentliche und strukturierte Arbeitsumgebung und Datenhaltung
2016©Saheb Consulting
7. Entrümpeln - auch elektronisch
13
2016©Saheb Consulting
8. Weniger Suchzeiten…..
14
2016©Saheb Consulting
…….und Wartezeiten
15
2016©Saheb Consulting
Entlastung durch Lean?
16
2016©Saheb Consulting
17
Schritt 1: Ganzheitliches Lean Know How
System
KAIZEN
Fluss
KAIZEN
Punkt
KAIZEN
Schnittstellenübergreifend
Prozesse/Teilprozesse
Informationsflüsse
Arbeitsabläufe
Optimierung am
Arbeitsplatz & im Team
Prozessketten -
Werksübergreifend
Optimierung des
Standortes/
Organisationsstrukturen
5 S
Besprechungskultur
E-Mail Effizienz
Ablagestruktur
2016©Saheb Consulting
Schritt 2: Systematische Einführung
27.02.2016 18
Lean Programmmanagement Zentrale Steuerung - Lean Organisiation
Aktivierung der Mitarbeiter – Leadership – Change Management
2016©Saheb Consulting
Die Einwände
19
Die Methode ist immer so gut, wie sie angewendet wird.
Eine Verdichtung der Arbeit und Erhöhung der Geschwindigkeit ist auf jeden Fall möglich und kann u.U. zum Gefühl von Stress und Überforderung führen.
Wichtig: ein Bruchteil der eingesparten Potentiale sollte auch den Mitarbeitern direkt zugute kommt, sei es durch Pausen, Weiterbildung, Sportmöglichkeiten, flexiblere Arbeitszeiten…
Derartige ‚Auszeiten‘ - gesünder als Leerlaufzeiten oder Wartezeiten aufgrund von Verschwendung.
Lean macht krank
Lean bedeutet
mehr Stress
Lean überfordert
mich
2016©Saheb Consulting
Win-win durch Lean Administration
20
Zufriedene Kunden
Zufriedene Mitarbeiter
Wirtschaftlichkeit
Wettbewerbsfähigkeit
2016©Saheb Consulting
Und worauf warten Sie noch?
27.02.2016 21
Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!
2016©Saheb Consulting
Zum Weiterlesen
22
Unterbrechungen:
Gloria Mark: https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
http://www.zeit.de/2006/46/Unterbrechungen/seite-3
http://www.baua.de/de/Startseite.html
Entwicklung & Interaktion:
http://portal.volkswagenstiftung.de/search/projectDetails.do?ref=86752
Mitarbeiterzufriedenheit
http://www.fr-online.de/wirtschaft/arbeitnehmer-was-mitarbeiter-zufrieden-macht,1472780,26772714.html
Der Test: Brauchen wir Lean Administration?
http://blog.saheb-consulting.com/wp-content/uploads/2014/07/Selbsttest-Lean-Administration.pdf
Studie zur Langeweile
http://info.kopp-verlag.de/neue-weltbilder/phaenomene/steve-watson/studie-lieber-einen-elektroschock-als-15-minuten-allein-mit-sich-selbst.html
Top Related