Warum Lean Management aktueller denn je ist!

Warum Lean Management aktueller denn je ist!

Kathrin Saheb saheb-consulting

2016©Saheb Consulting

Vortrag

Warum Lean aktueller ist denn je-

Zufriedene Mitarbeiter durch Lean Administration

Mannheim, 25. Februar 2016


Dort ist niemand. Ich

warte

Zu Begin: Eine alltägliche Geschichte

3

Am Schalter Informiert und zum Container

gelaufen

Dort gewartet bis MA1 fertig

mit telefonieren

Rechnung gezeigt & was ich brauche

MA1 schickt mit zu MA2

MA1 bedient PC und druckt Auftrag falsch

Ich suche jemanden.

Ich spreche einen Fahrer an. Der sucht

auch

MA 2 kommt. Er ist sehr nett + kompetent

Sein Telefon klingelt

ständig und unterbricht ihn

Er ruft die Rechnung auf

und berät mich

Die Bestellung ist

aufgenommen

Baumaterialien für die Terrassenpflasterung mussten nachgekauft werden.

Im Baumarkt:


Fazit

4

85 Minuten Warte- und Suchzeiten 15 Minuten Bearbeitungszeiten 6 Rückfragen/Unterbrechungen des Mitarbeiters 1 x Fehler

Dauer des Einkaufs: ca. 110 Minuten

17%

83%

BeratungWarten

Wertschöpfend im Sinne des Kunden

Kundenzufriedenheit: Mitarbeiterzufriedenheit ???


8 Argumente für Lean aus Mitarbeitersicht

5

1. Streben nach Sinn

2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse

3. Fähigkeiten & Know How einsetzen

4. Im Flow arbeiten

5. Arbeitsklima

6. Langweilige Besprechungen verkürzen

7. Entrümpeln macht glücklich

8. Weniger suchen – weniger Warten

…………………………………?

Ihre Beispiele ?

Gerne auf dem Blog zum Buch:

www.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de


1. Streben nach Sinn

6

Das Streben nach Sinn als Urbedürfnis des Menschen und primäre Motivationskraft (siehe Victor Frankl)

Extrinsische – von außen kommende - Motivation ist nur bedingt erfolgreich (Prämien, finanzielle Belohnung guter schulischer Leistungen…..)

LEAN bedeutet:

Werte schaffen ohne Verschwen-dung

Überprüfung der Sinnhaftigkeit jeder Tätigkeit

Entlastung von sinnlosen Aufgaben wie Doppelarbeit, Blindleistung, Fehler, Nacharbeit ……


2. Glücklich durch Erfolgserlebnisse

Erfolgserlebnisse machen glücklich und stärken unsere Selbstwertgefühl und Wohlbefinden.

Z.Bs. Zufriedene oder begeisterte Kunden, dankbare Kollegen….

Unzufriedenheit durch organisatorische Rahmenbedingungen, die es uns nicht erlauben, unsere Arbeit erfolgreich durchzuführen.

Beispiele: Schaffner im Zug, Servicemitarbeiter Telekom……..

Lean Administration :

Optimierung der Abläufe mit der Wertstromanalyse aus der Perspektive des Kunden. Voraussetzungen werden geschaffen, so dass jeder Mitarbeiter seine Aufgabe optimal zur Zufriedenheit des Kunden (extern oder intern) ausführen kann.

Klare und transparente Informationsstrukturen –eindeutig definierte Rollen und Aufgaben.

7


3. Fähigkeiten richtig einsetzen

8

Motivation und Zufriedenheit durch Einsatz der eigenen Fähigkeiten

Verschwendungsart: Falschere Einsatz der Mitarbeiter

Mit Lean Administration werden Aufgaben und Rollen überprüft und angepasst.

Mitarbeiter werden als Experten ich ihrem Arbeitsbereich anerkannt, erhalten Verantwortung, werden gefördert und gefordert.

Führungskraft – Rolle als Coach – der die Mitarbeiter befähigt eigene Lösungen zu entwickeln.

Lean Tools: Gemeinsame Prozessoptimierung - Tätigkeitstrukturanalyse

Beispiel: Hochqualifizierte Ingenieure verbringen 30% ihrer Arbeitszeit mit Sekretariatsaufgaben/ Außendienstmitarbeiter müssen Aufgaben des Innendienst erledigen


4. Arbeiten im Flow

9

Lean Administration :

Drastische Reduzierung von Rückfragen und Störungen durch Prozessstandards

Anlagenbau – 54%, HR -35% ….

Tools: Wertstromanalyse / Informations-strukturanalyse

Glück durch Vertiefung, Konzentration, Aufgehen in einer Tätigkeit, beruflich oder privat , arbeiten im Flow (Mihaly Csikszentmihalyi)

Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonate, Emails, Kollegen etc. gehören zum Alltag - jeder zweite Angestellte massiv betroffen.

Leistungsabfalls durch Unterbrechungen – siehe Studie King‘s Colleg und lange Dauer bis zur Rückkehr zur eigentlichen Arbeit – sieh Gloria Mark und bis zu 28% Verlust der Arbeitszeit durch Unterbrechungen.


5. Arbeitsklima

Positives Arbeitsklima wird für Arbeitnehmer immer wichtiger – Mensch als soziales Wesen – Entwicklung durch Interaktion

Heutige Rahmenbedungen und Veränderungsgeschwindigkeit erschweren den Aufbau stabiler und gut funktionierender Teams.

27.02.2016 10

Lean Administration:

Alle Lean Projekte werden gemeinsam mit den betroffen Mitarbeitern durchgeführt - Im Zentrum: gemeinsame Aufnahme der Unternehmens-prozesse und Verständigung wie die Aufgaben abzuwickeln sind.

Schnittstellenübergreifende Kommunikation und Projektabwicklung als Basis für den Aufbau gut funktionierender Teams.

Respekt und Verständnis für Kollegen - Blick über den Tellerrand

Beispiel: Mitarbeiter reden erstmalig über ihr Verständnis von Preisen, Terminen etc.


6. Produktivere Besprechungskultur

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Studie zeigt dass Mitarbeiter im Schnitt 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen und nur 61% der geplanten To Dos davon umgesetzt werden.

Sehr viel Zeitverlust aufgrund fehlender Planung sowie unzureichender Moderation


Analyse der bestehenden Besprechungskultur – Aufdeckung von Verschwendung und Kosten – Transparenz.

Gemeinsame Entwicklung von Besprechungsstandards – Umsetzung und regelmäßige Erfolgskontrolle

Beispiel: PM im Anlagenbau, 9% der Arbeitszeit für allgemeines Besprechungen (nicht Projektrelevant). Reduzierung um 50% nach erster Analyse.


7. Glücklich durch Entrümpeln

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Belastung durch Gegenstände, die man nicht braucht , die unordentlich und schlecht organisiert sind

Zuviel Dinge auf zu engem Raum

Unerledigtes


Mit 5 S für ordentliche und strukturierte Arbeitsumgebung und Datenhaltung


7. Entrümpeln - auch elektronisch

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8. Weniger Suchzeiten…..

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…….und Wartezeiten

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Entlastung durch Lean?

16


17

Schritt 1: Ganzheitliches Lean Know How

System

KAIZEN

Fluss

KAIZEN

Punkt

KAIZEN

Schnittstellenübergreifend

Prozesse/Teilprozesse

Informationsflüsse

Arbeitsabläufe

Optimierung am

Arbeitsplatz & im Team

Prozessketten -

Werksübergreifend

Optimierung des

Standortes/

Organisationsstrukturen

5 S

Besprechungskultur

E-Mail Effizienz

Ablagestruktur


Schritt 2: Systematische Einführung

27.02.2016 18

Lean Programmmanagement Zentrale Steuerung - Lean Organisiation

Aktivierung der Mitarbeiter – Leadership – Change Management


Die Einwände

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Die Methode ist immer so gut, wie sie angewendet wird.

Eine Verdichtung der Arbeit und Erhöhung der Geschwindigkeit ist auf jeden Fall möglich und kann u.U. zum Gefühl von Stress und Überforderung führen.

Wichtig: ein Bruchteil der eingesparten Potentiale sollte auch den Mitarbeitern direkt zugute kommt, sei es durch Pausen, Weiterbildung, Sportmöglichkeiten, flexiblere Arbeitszeiten…

Derartige ‚Auszeiten‘ - gesünder als Leerlaufzeiten oder Wartezeiten aufgrund von Verschwendung.

Lean macht krank

Lean bedeutet

mehr Stress

Lean überfordert

mich


Win-win durch Lean Administration

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Zufriedene Kunden

Zufriedene Mitarbeiter

Wirtschaftlichkeit

Wettbewerbsfähigkeit


Und worauf warten Sie noch?

27.02.2016 21

Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit!


Zum Weiterlesen

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Unterbrechungen:

Gloria Mark: https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

http://www.zeit.de/2006/46/Unterbrechungen/seite-3

http://www.baua.de/de/Startseite.html

Entwicklung & Interaktion:

http://portal.volkswagenstiftung.de/search/projectDetails.do?ref=86752

Mitarbeiterzufriedenheit

http://www.fr-online.de/wirtschaft/arbeitnehmer-was-mitarbeiter-zufrieden-macht,1472780,26772714.html

Der Test: Brauchen wir Lean Administration?

http://blog.saheb-consulting.com/wp-content/uploads/2014/07/Selbsttest-Lean-Administration.pdf

Studie zur Langeweile

http://info.kopp-verlag.de/neue-weltbilder/phaenomene/steve-watson/studie-lieber-einen-elektroschock-als-15-minuten-allein-mit-sich-selbst.html

https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf



































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