«Vom Datenchaos zur

strukturierten Ablage»

«Ein Praxisbericht

der NSNW AG»

Folie 38. Oktober 2011

Agenda

• Unternehmen AGILITA / NSNW

• Vom Datenchaos (Ausgangslage)

• zur strukturierten Ablage (Lösungsweg)

• Erkenntnisse / Lösung

• Fragen / Antworten

Folie 48. Oktober 2011

Zu meiner Person

• Christian Calabrò

• Leiter ECM AGILITA

• Projektleitung ECM, Beratung

Folie 58. Oktober 2011

Sandra VöllerGeschäftsführerin

AGILITA stellt sich vor…

Standorte:

Althardstrasse 80 Jungfraustrasse 1

CH-8105 Regensdorf CH-3005 Bern

Rechtsform: Aktiengesellschaft

Gründungsdatum: 28. Juni 2005

Schwesterfirma als SAP Service-Partner

ABILITA AG, 8105 Regensdorf

Anzahl Mitarbeiter

über 60

www.agilita.ch

Kurt SpichigerGeschäftsführer

Folie 68. Oktober 2011

50

Mitarbeiter

100

Mitarbeiter

200

Mitarbeiter

500

Mitarbeiter

1‘000 +

Mitarbeiter

Fertigung Handel Dienstleistung

Immobilien

Unsere Kunden (Auszug)

Folie 78. Oktober 2011

Unternehmen NSNW

Geschichte

• Bund wurde per 1. Januar 2008 Eigentümer der

Nationalstrassen.

• Die Kantone AG, BL und SO gründen die Firma

NSNW AG.

• Personal/Infrastruktur der ehem. Werkhöfe

wurden in die NSNW integriert.

Folie 88. Oktober 2011

Unternehmen NSNW

Aufgaben

Betrieblicher Unterhalt

Sicherstellung, dass Hochleistungs-

strassen (Autobahnen) befahrbar und in

einem guten Zustand sind.

Projektfreier baulicher Unterhalt

Reparaturarbeiten nach spontanen

Schäden (Unfälle, Unwetter,

Materialermüdungen) mit geringem

finanziellem Aufwand.

Folie 98. Oktober 2011

Unternehmen NSNW

Produkte

Grünpflege

Unfalldienst Winterdienst

Reinigung

Folie 108. Oktober 2011

Unternehmen NSNW

Produkte

Sicherheit

Baulicher Unterhalt Werkstatt

Signalisation

Folie 118. Oktober 2011

Unternehmen NSNW

Kenngrössen

• Hauptsitz in Sissach

• 3 Werkhöfe (Sissach, Schafisheim, Oensingen)

• Über 150 Fahrzeuge und Geräte

• über 170 Mitarbeiter

• Umsatz ca. 50 Mio./Jahr

Folie 128. Oktober 2011

VOM DATENCHAOS…

Folie 138. Oktober 2011

Ausgangslage

Erkannte Schwachstellen

Fusion

• 4 Firmen mit jeweils 2-3 selbständigen Bereichen

Unterschätzung der administrativen Aufgaben

• Zu wenig administrative Ressourcen

• Zu wenig Know-how

• Personelle Wechsel

Natur Mensch

• Jeder erfindet das Rad neu

Folie 148. Oktober 2011

Ausgangslage

Auswirkungen

• Budget 2010?

• Aktuelles Organigramm?

• Konzept xy?

• Problem Backup

Folie 158. Oktober 2011

Ausgangslage –

Kennzahlen

• 95

• 173

• 440

• 670

• 4’625

• 96’555

• 653’820

GB Dubletten (3Q/2010)

173 dasselbe Dokument

440 GB Speicher belegt (aktuell)

670 KB Filegrösse ()

4’625 MB grösstes File

96’555 Folders (Verzeichnisse)

653’820 einzelne Dateien

Folie 168. Oktober 2011

…

ZUR STRUKTURIERTEN

ABLAGE

Folie 178. Oktober 2011

Vorgehen

Funktionale Zielsetzungen

• Der Fileserver durch ECM System ablösen

• Konsequente Prozesssicht - elektronische

Dossiers

• Sicht Projekte

• Sicht Anlagen

• Sicht Betrieb

• Eliminieren redundanter Dokumente

• Reduktion der Suchzeiten

• Arbeiten mit richtiger Dokumentenversion

Folie 188. Oktober 2011

Vorgehen

Etappierung des Vorhabens

Phase 1: «Digitale Fahrzeugakte» und

«Unfallprozess»

• Gewöhnung der Anwender mit der Software

• Kennenlernen der Lösung und des Partners

Folie 198. Oktober 2011

Vorgehen

Etappierung des Vorhabens

Phase 2: «Fileserver Migration»

• Erkenntnisse der Phase 1 nutzen

• Dokumentenanalyse

• Technische Umsetzung

• Einführung Gesamtunternehmen

Folie 208. Oktober 2011

Vorgehen

Dokumentenanalyse

Mit welchen Dokumenten arbeitet die NSNW?

• Welche Dokumente werden in den Prozessen

benötigt?

• Nach welchen Kriterien (Attributen) werden die

Dokumente abgelegt?

Die Erkenntnis

• Dokumentenanalyse muss durchgeführt werden

Folie 218. Oktober 2011

Vorgehen

Dokumentenanalyse

• Festlegen der Dokumententypen

• Daten auf dem Fileserver bereinigenDokumentenanalyse

& Bereinigung

• Identifizieren der Indexwerte

• Festlegen der AblagestrukturIndexwerte /

Ablagestruktur

• Konfiguration BLP / ELO

• TestingTechnische

Implementation

• Migrieren der DatenGo-Live und

Datenmigration

Stärke = Interner Aufwand für die NSNW

Folie 228. Oktober 2011

ERKENNTNISSE

DER NSNW

Folie 238. Oktober 2011

Erkenntnisse

• Ein DMS gibt es nicht von alleine!

• Komplexität analog ERP Einführung

• Zeitbedarf im Kernprojektteam hoch

• Datenanalyse nur mit Unterstützung Bereiche

• Thematik ECM breit abstützen

• Projektmitwirkung von Entscheidungsträgern

• Straffe Projektführung

Folie 248. Oktober 2011

LÖSUNG

Folie 258. Oktober 2011

ELOenterprise

Unfallakte # 500589

Lösung

Prozessablauf «Unfallakte»Schadenmeldung

trifft ein

Material bestellen Bestellung

Rapport erstellen /

Korrespondenz

Arbeit durchführen Fotos

Rechnung

erstellen

Projekt schliessen

Projekt eröffnen

Rechnung

Rapport

Korrespondenz

Folie 268. Oktober 2011

Lösung

Dokument ablegen

Folie 278. Oktober 2011

FRAGEN UND ANTWORTEN

Danke für Ihre Aufmerksamkeit!