ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

1

วงจรบัญช ีTHE ACCOUNTING CYCLE

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

2

รายการค้า Transaction

งบการเงิน

financial Statement กระบวนการ

บัญชี

หน่วยงานธุรกจิ

GAAP

ภาพพจน ์ ผู้ใช้งบ

หลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

3

วงจรบัญชี

บันทึกรายการในสมุดรายวัน ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท งบทดลองก่อนปรับปรุง บันทึกรายการปรับปรุง และ งบทดลองหลังปรับปรุง งบการเงิน บันทึกรายการปิดบัญชีช่ัวคราว งบทดลองหลังปิดบัญช ี

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

4

การบันทึกรายการในสมุดรายวัน

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

5

สินทรัพย์ (Assets) หนี้สิน (Liabilities)

ทุน(Owners’ Equity)

รายได้ (Revenues)

ค่าใช้จ่าย (Expenses)

การจัดหมวดหมู่บัญช ี

6 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

องค์ประกอบของงบแสดงฐานะการเงิน • สินทรัพย์ (Assets) หมายถึง ทรัพยากรที่มีอยู่ในความควบคมุ

ของกิจการ ทรัพยากรดังกล่าวเป็นผลของเหตกุารณ์ในอดีตซึง่กิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์เชิงเศรษฐกิจจากทรัพยากรนั้นในอนาคต

• หนี้สิน (Liabilities) หมายถึง ภาระผูกพันในปัจจบุันของกจิการ ที่เป็นผลของเหตุการณ์ในอดีต ซึ่งการช าระภาระผูกพันนั้นคาดว่าจะส่งผลให้กิจการสูญเสียทรัพยากรที่มีประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ

• ทุน(Owners’ Equity) ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการหลังจากหักหนี้สินทั้งสิ้นออกแล้ว

7 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

การแสดงรายการสินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงนิ

จะแยกแสดงรายการเป็น

– สินทรัพย์หมุนเวียน (รหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย11)

– สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน (รหัสบัญชีขึ้นต้นด้วย12)

8 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

สินทรัพย์ต้องจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน เมื่อ • สินทรัพย์นั้นเป็นเงินสดหรอืรายการเทียบเท่าเงินสดซึ่งไม่มีข้อจ ากดัใน

การใช ้เช่น เงนิฝากธนาคารออมทรพัย์ เงินฝากคลงั เป็นต้น • กิจการมีวัตถุประสงค์หลักที่จะถือสินทรัพย์ไว้เพื่อการค้าหรือถือไว้ระยะ

สั้นและกิจการคาดว่าจะได้รบัประโยชน์จากสินทรัพย์นัน้ภายใน 12 เดือนนับจากวันท่ีในงบแสดงฐานะการเงิน

• กิจการคาดว่าจะได้รับประโยชน์จากสินทรัพย์นั้นภายในรอบระยะเวลาด าเนินงานตามปกติ หรือกิจการมีสินทรัพย์นั้นไว้เพื่อขายหรือเพื่อน ามาใช้ในการด าเนินงานตามปกต ิ

รอบระยะเวลาด าเนินงานตามปกติ หมายถงึ ระยะเวลาที่เริ่มตัง้แต่กิจการได้วัตถุดิบมาผ่านกระบวนการต่าง ๆ จนกระท่ังได้เงินสดหรือเครื่องมือทางการเงินที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ทนัที

9 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน • เงินลงทุนระยะยาว

• สินทรัพย์ที่มีตัวตน ได้แก่ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ เป็นต้น

• สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น สัมปทาน ลิขสิทธ์ สิทธิบัตร

โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

• สินทรัพย์ทางการเงิน เช่น สินทรัพย์ตามสัญญาเช่าการเงิน

• สินทรัพย์ด าเนินงานทีม่ีระยะการใช้ประโยชน์นาน

10 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

การแสดงรายการหนี้สินในงบแสดงฐานะการเงิน จะแยกแสดงรายการเป็น

• หนี้สินหมุนเวียน • หนี้สินไมห่มุนเวียน

หนี้สินตอ้งจดัประเภทเป็นหนี้สินหมุนเวียน เมื่อ • หนี้สินนั้นถงึก าหนดช าระภายใน 12 เดือนนับจากวันที่ในงบแสดง

ฐานะการเงิน • กิจการคาดว่าจะช าระหนี้สินนั้นคืนภายในรอบระยะเวลา

ด าเนินงานปกต ิหนี้สินที่ไม่เป็นไปตามข้อก าหนดข้างต้นให้จัดประเภทเป็นหนี้สินไม่

หมุนเวียน

11 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ส่วนของเจ้าของ (ภาคธุรกิจ) – ทุนเรือนหุ้น - ทุนที่ออกจ าหน่ายและเรียกช าระแล้ว ซึ่ง

อาจจะเป็นหุน้ทุนที่มีมูลค่า หรือหุ้นทุนชนิดไม่มมีูลค่า หรือหุน้ทุนที่มีราคาก าหนด

– ส่วนเกินทุน • ส่วนเกินมูลค่าหุ้น หรือส่วนเกินราคาหุ้นทีก่ าหนด • ส่วนเกินทุนอื่น

– ก าไรสะสม • จัดสรรแล้ว • ยังไม่ได้จดัสรร

12 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ส่วนทุน - หน่วยงานภาครัฐ ค านิยาม มูลค่าสุทธิคงเหลือในสินทรัพยข์อง หน่วยงานหลังจากหักหนี้สินแล้ว

(สินทรัพย์ – หนี้สิน = ทุน (สินทรัพย์สุทธิ)

13 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

งบก าไรขาดทุน (Income Statement) งบก าไรขาดทุน คือ งบที่แสดงผลการด าเนินงานของกิจการส าหรับงวด

เวลาหน่ึงที่ระบุ

ผู้ใช้งบการเงินจะใช้งบก าไรขาดทุนเพื่อวัดค่าการลงทุน สถานะของสินเชื่อ และความส าเร็จในการท าก าไรของกิจการ

งบก าไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (Statement of Comprehensive Income )

หน่วยงานภาครัฐ เรียก งบแสดงผลการด าเนินงาน (งบรายได-้ค่าใช้จ่าย)

14 ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร

ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงนิและทรัพย์สิน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

รายได ้ค านิยาม การเพิ่มขึ้นของประโยชนเ์ชิงเศรษฐกิจหรือศักยภาพในการให้บริการในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีในรูปของกระแสเขา้ ซึ่งมีผลท าให้สินทรพัยส์ุทธิเพิ่มขึน้ ทั้งนี้ไม่รวมการเพิ่มขึ้นของเงินทุนที่ได้รับจากเจ้าของ (ดูตามระเบียบเงินรายได้ของมหาวิทยาลัย)

ค่าใช้จ่าย ค านิยาม การลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจหรือศักยภาพในการให้บริการในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีในรูปของกระแสออก หรือการลดลงของสินทรพัย์หรือการเพิ่มขึน้ของหนีส้ิน ซึ่งมีผลท าใหส้ินทรพัย์สุทธลิดลง ทั้งนี้ไม่รวมการจัดสรรส่วนทุนให้กับเจ้าของ (ตามงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ)

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

15

จากสมการบัญชี ด้านซ้าย

(เดบิต Debit)

สินทรัพย ์

ด้านขวา เครดิต (Credit)

หนี้สิน + ทุน

เดบิต Debit เครดิต Credit เดบิต Debit เครดิต Credit เดบิต Debit เครดิต Credit

=

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

16

ทุน

ด้านซ้าย (Debit)

ค่าใช้จ่าย

ด้านขวา (Credit) รายได ้

เครดิต Credit เดบิต Debit เดบิต Debit เครดิต Credit

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

17

หลักบัญชคีู ่(Double - Entry Concept) เมื่อเกิดรายการค้า 1 รายการ จะต้องบันทึกบัญชีอย่าง

น้อย 2 บัญชี ด้าน เดบิต และ เครดิต ในจ านวนเงินเท่ากัน

เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) วิธีการบัญชีที่บันทึกรายได้และค่าใชจ้่าย ให้อยูใ่นงวด

เวลาที่เกิดขึ้น โดยค านึงถึงรายได้ที่พึงรับและค่าใช้จ่ายที่พึงจ่าย เพื่อใหแ้สดงผลการด าเนินงานของแต่ละงวดเวลาอย่างเหมาะสม ทั้งนี้ โดยไม่ค านึงถึงรายรับ และรายจา่ยเป็นเงินสด ว่าได้เงินมาแล้ว หรือจ่ายเงินไปแล้วหรือไม่ตามเกณฑ์เงินสด

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

18

ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท

ท างบทดลองก่อนรายการปรับปรุง

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

19

การวัดผลการด าเนินงาน (Measuring Operating Result)

การปรับปรุงรายการ ณ วันสิ้นงวด เพื่อ

1. บันทึกแก้ไขบัญชีต่างๆ ที่บันทึกไม่ถูกต้อง หรือ แสดงตัวเลขคาบเกี่ยวมากกว่าหนึ่งงวดบัญชี

2. บันทึกข้อมูลที่ยังไม่ได้ถูกบันทึกในบัญชีให้ครบถ้วน

รายการทีต่้องปรับปรุง

1. รายได้ค้างรับ (Accrued Revenue) คือ รายได้ที่เกิดขึ้นสมบูรณ์แลว้แต่ยังไม่ได้รับช าระและยังไม่ได้บันทึกบัญชี เช่น1) รายได้ค่าธรรมเนียมการศึกษาค้างรับ

เดบิต รายได้ค่าธรรมเนียมการศึกษาค้างรับ XX

เครดิต รายได้ค่าธรรมเนียมการศึกษา XX

2) รายได้ค่าเช่าพื้นที่ค้างรับ

เดบิต รายได้เช่าพื้นที่ค้างรับ XX

เครดิต รายได้เช่าพื้นที่ XX

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

20

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

21

รายการที่ต้องปรับปรุง (ต่อ) 2. รายได้รับล่วงหน้า (Unearned Revenue) คือ รายได้ที่

ยังไม่ได้เกิดขึ้นสมบูรณ์ แต่ได้รับช าระเงินและบันทึกบัญชีแล้ว เช่น รายได้ค่าธรรมเนียมการศึกษารับล่วงหน้า รับเงินมา

แล้วแต่ยังไม่ได้ให้บริการด้านการเรียนการสอน รายได้รับล่วงหน้า จัดเป็นรายการ หนี้สินหมุนเวียน ตั้งชื่อบัญชีใหส้ื่อความหมายชัดเจนขึ้นว่า “รายได้ค่าธรรมเนียมรอ

การจัดสรร” (บันทึกที่ระดับวิทยาเขต ซึ่งรอการจัดสรรจากส านักทะเบียนและประมวลผล ไปให้หน่วยงานตา่งๆ-ระดับคณะ)

เดบิต เงนิฝากธนาคาร XX เครดิต รายได้ค่าธรรมเนียมรอการจัดสรร/รับล่วงหน้า XX

2. ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ( Prepaid Expenses or Unexpired Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายทีย่ังไม่เกิดขึ้นสมบูรณ์ แต่ได้จ่ายช าระเงินและบันทึกบัญชีแล้ว

เช่น จ่ายค่าเบี้ยประกันภัยรถยนต์ ส าหรับช่วงเวลา 1 ต.ค.-30 ก.ย. จ่ายเงินทั้งหมด 12,000 บาทจ่ายวันที่ 1 ต.ค.

วันที่จ่าย เดบิต ค่าเบี้ยประกันภัย 12,000 เครดิต เงินสด/เงินฝากธนาคาร 12,000 วันสิ้นเดือน ปรับปรุงรายการ ด้วย JV เดบิต ค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้า 11,000 เครดิต ค่าเบี้ยประกันภัย 11,000

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

22

รายการที่ต้องปรับปรุง (ต่อ)

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

23

รายการที่ต้องปรับปรุง (ต่อ) 4. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย (Accrued Expenses) คือ ค่าใช้จ่ายที่

เกิดขึ้นสมบูรณ์แล้ว แต่ยังไม่ได้จ่ายช าระ และยังไม่ได้บันทึกบัญชี

เช่น ค่าล่วงเวลาเดือน ก.ย. มาจ่ายในเดือน ต.ค. 10,000 บาท

ณ วันที่ 30 ก.ย. ต้องบันทึก

เดบิต ค่าล่วงเวลา 10,000

เครดิต ค่าล่วงเวลาค้างจ่าย 10,000

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

24

รายการทีต่้องปรับปรุง (ต่อ) 5. ค่าเสื่อมราคา (Depreciation Expenses) คือ การแบ่งเฉลี่ยต้นทุนของสินทรัพย์ถาวรที่มีอายุการใช้งานจ ากัด ให้เป็นค่าใช้จ่ายของงวดที่ใช้สินทรัพย์นั้นตลอดอายุใช้งานของสินทรัพย์ 5.1 วิธีเส้นตรง (Straight–line Method) ค่าเสื่อมราคาต่อปี = ราคาทุน – มูลค่าซาก อายุการใช้งาน (ปี) 5.2 วิธีจ านวนหน่วยที่ผลิต (Units–of–Production Method) ค่าเสื่อมราคาต่อหน่วย = ราคาทุน – มูลค่าซาก จ านวนหน่วยผลผลิต 5.3 วิธีผลรวมจ านวนปี (Sum-of-the Years’ Digits or SYD Method) ค่าเสื่อมราคาต่อปี = (ราคาทุน – มูลค่าซาก) x อายุการใช้งานที่เหลือ____ ผลรวมของจ านวนปีที่ใช้งาน 5.4 วิธียอดลดลงทวีคูณ (Double-Declining-Balance) ค่าเสื่อมราคาต่อปี = ราคาตามบัญชี x อัตราค่าเสื่อมราคาเป็นสองเท่าของอัตราวิธีเส้นตรง ราคาตามบัญชี = ราคาทนุ - ค่าเสื่อมราคาสะสม

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

25

รายการที่ต้องปรับปรุง (ต่อ)

6. วัสดุใช้ไป หรือค่าวัสด ุ(Supplies Expenses) คือ ต้นทุนของวัสดุส านักงานที่ใช้ในการด าเนินงาน และหมดสภาพไปกลายเป็นค่าใช้จ่ายของงวด

วันที่รับของ(วสัดุส านักงาน หรือวสัดุอื่นๆ) เช่นซื้อกระดาษ 50,000 บาท เดบิต ค่าวัสดุส านักงาน 50,000 เครดิต เงนิสด/เงินฝากธนาคาร/เจ้าหนี ้ 50,000 สิ้นงวด (เดือน/ปี) นับแล้วของเหลือมูลคา่ 30,000 บาท ปรับปรุงโดย เดบิต วัสดุส านักงาน (สินทรพัย์หมุนเวียน) 20,000 เครดิต ค่าวัสดุส านักงาน 20,000

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

26

รายการที่ต้องปรับปรุง (ต่อ)

7. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Account) คือ มูลค่าของลูกหนี้ที่คาดว่าอาจเรียกเก็บเงินไม่ได้ และบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ

เดบิต หนี้สงสัยจะสูญ 20,000

เครดิต ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 20,000

• หมายเหตุ ลกูหนี้ของส่วนราชการ จะไม่มีการตั้งคา่เผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

27

รายการที่ต้องปรับปรุง (ต่อ)

8. ตัดจ าหน่ายสินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Amortization of Intangible Assets) คือการแบ่งเฉลี่ยต้นทุนของสินทรัพย์ไม่มีตัวตน ให้เป็นค่าใช้จ่ายตลอดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ - เหมือนค่าเสื่อมราคา

9. แก้ไขข้อผิดพลาด (Error Correction) คือ การแก้ไขบัญชีที่บันทึกผิดพลาด

ความสัมพันธ์ระหว่างงบประมาณ พัสดุ การเงิน และบัญชี

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

28

เมื่อต้องการใชเ้งิน

ตรวจสอบงบประมาณ-ระบบงบประมาณ

ไม่มตี้องไปด าเนินการขอปรับแผน/เปลี่ยนแปลงงบประมาณ

มี ท าการจองเงินงบประมาณ

การด าเนินการต้องผ่านระเบียบพัสดหุรือไม่

ไม่ผ่านท าบันทึกขออนุมัติหลักการ ผ่าน ท ารายงานขอซื้อขอจ้าง

1

ระบบพัสด ุ

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

29

ท ารายงานขอซื้อขอจ้างในระบบe-GP (PR) จองเงินงบประมาณใน ERP

พิจารณาวิธีการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อด าเนินการตามระเบียบพัสดุ ตกลงราคา สอบราคา ประกวดราคา ฯลฯ

ท าใบสั่งซื้อสั่งจ้าง/สัญญาใน e-GP และ ERP

ตรวจรับของในระบบe-GP และ ERP

ตั้งหนี้และขออนุมัติจ่ายเงิน

การเงิน

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

30

จ่ายเงิน

ยืมเงิน จ่ายตรง

เงินสด กรณีจ่ายเล็กๆ น้อยๆ เช็ค โอนเงิน

บัญช ีบันทึกรายการบัญชีตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

ผู้ช่วยศาสตราจารย์วิมล รอดเพ็ชร ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน

31