Eine Transformation: von interner Social Software zur Unterstützung von Geschäftsprozessen

Weiterentwicklung der Plattform bei IMTECH

Sprecher

Imtech NV ist ein international tätiger technischer Service Anbieter mit einem Jahresumsatz von knapp 5 Mrd. € in 2011 und der Wachstumsambition auf 8 Mrd. € bis 2015. Mitarbeiter: ± 26.000 / Niederlassungen: ± 400. Überblick über die verschiedenen Unternehmensbereiche:

Imtech NV

Buildings and Industry Divisions International Divisions

Benelux

Germany & Eastern Europe

Nordic

Spain

UK & Ireland

ICT

Marine

Traffic

Imtech - Kurzportrait

Die Imtech ICT Gesellschaften arbeiten als eigenständige Geschäftseinheiten, aber es soll sicher gestellt werden, dass alle die Skills und das Wissen der anderen nutzen.

Die Herausforderung 2010

Strategie■ Verbinden der Imtech ICT Mitarbeiter über Firmengrenzen hinweg■ Unterstützung des Business Development Prozesses■ Innovation fördern■ Ausbau von Strategie Gruppen und Competence Center

Personen■ Vereinfachung der Zusammenarbeit■ Wissen teilen und aktiv verbreiten■ Skills schneller finden als Wettbewerbsvorteil■ Jungen Mitarbeitern eine moderne Plattform bieten,

die sie aus der privaten Nutzung gewohnt sind■ Mitarbeitern eine Bühne zur Selbstverwirklichung geben■ Dokumente einfacher gemeinschaftlich in Projekten

teilen und bearbeiten

Ursprünglicher Scope in 2010

C3 – The social software platformImtech ICT

C3 platform

Search & find people Search & find expertise Share passion Share interests Share documents Share references Discover talent Discuss issues Support strategy Share business Create business

■ Schnelles Auffinden von Kollegen mit den passenden Skills

■ Bereitstellen verbreiteter Werkzeuge wie Wikis, Blogs, Foren zur Förderung des Wissensmanagments

■ Aufbau interner dynamischer Netzwerke ausserhalb von Hierarchien

■ Enge Integration in die bestehende Arbeitsumgebung, kein weiterer Container

Business Benefits

Social Software – viele Begriffe & Interpretationen

Quelle: wordle.net

Typische Situation in heutigen Unternehmen

Zusammenarbeit& Kommunikation

Information Management

Reputation& Kompetenzen

Beziehungen & Netzwerke

„Kaffee-küche“

ERP-Systeme

Dokumentenablage/-archiv

Emails,Rundbriefe

HR-Skill DBs

CRM

aller Mitarbeiter können die benötigte Unterstützung nicht finden, obwohl sie wissen, dass sie da ist.

2/3

2h / Tagmüssen jeden Tag aufgewendet werden für die Suche nach Informationen / Experten.

5.3Stunden werden pro Woche pro Mit-arbeiter aufgrund ineffizienter Prozesse verschwendet.

der Menschen fällen jede Woche Entscheidung, die auf falschen Informationen basieren.

42%

Entwicklung bei IMTECH

5 typische Use-Cases in Unternehmen

Unternehmenskommunikation

Persönliches Information Management

Zusammenarbeit und Wissensaustausch

Social Networking und Experten-Suche

Projekt-Management

Welche Möglichkeiten der Nutzung habe ich?Welche Informationen darf ich veröffentlichen?

Wozu nutze ich C3?Welche Vorteile ergeben sich für mein persönliches Wissensmanagement?

Kontinuierliches Change Management

Management Commitment

Klare Zielvorgaben

Kommunikation und Schulungen

Interne Kampagnen

Klare Richtlinien

„Wissen ist Macht“ „Geteiltes Wissen ist Wissen²“

„Mangelnde Bedienkompetenz “ „Joy-of-Use “

„Starre Hierarchien “ „Netzwerkorganisation“

„Mehraufwand und Zeitmangel“ „Mehr Zeit fürs Wesentliche “ …

Betrachtung des Gesamtsystems

Kompetenzen aufbauen

Arbeitsweisen ändern

Werkzeuge nutzen

Führen 2.0 verstehen:Ohne ein Change Management wird die produktive Umsetzung nicht gelingen!

Arbeiten 2.0 erleben:Es kommt auf die Änderungen der richtigen Prozesse an!

IT 2.0 bedienen:Nutzer von heute werden anspruchsvoller!

Der Weg zum Enterprise 2.0

Einzelne Anwen-dungen

„Island of Me“ Intranet

„One way Me“Intranet &

Shared Drives

„Team Me“

Knowledge Manageme

nt & Sharing

Infrastruktur

„Two way Me“Enterprise

Social Network

„Island of We“

Personali-siertes

Intranet & Shared Drives

„Proactive Me“Sechs Entwicklungsstufen:

Reifegradmodell zur EinführungReifegrad

Zeit

Piloten finden

Piloten arbeiten vernetzt zusammen

Leuchttürme sind etabliert und kommuniziert

Weitere Piloten arbeiten vernetzt zusammen

Change IT & ProzesseZusammenarbeit 2.0

Enterprise 2.0

„Island of Me“

„Island of We“

1. Einbeziehung und Commitment der Management Teams

2. Top Down Kommunikation über das Linien Management

3. Einbeziehung in Firmenmeetings

4. Einbettung in Strategiegruppen, Firmen Initiativen und Focusthemen

Change Mangement #1 - Kommunikation und Schulung

Change Management #2 - Social Media Knigge

■ Wie verhält man sich in dem Sozialen Netzwerk bei IMTECH

■ Vom Konsument zum Prosument

■ Abgrenzungen

Change Management #3 - Webcasts■ Learning Nuggets

(< 5 min)

■ Gezieltes Training der neuen Möglichkeiten & Arbeitsweisen

■ Bereitstellung als Media Files

■ Nutzung moderner Präsentationsmethoden z.B. Prezi

Change Management #4 – Key feature “Communities”

■ Communities machen den wirklichen Unterschied Etablieren von redaktionellen Communities auf Strategischem Level Geführte Communities schaffen Innovation und Wissen für das Business Offene Communites nutzen für Kreativität, Initiativen und Talentförderung

Company mission

Connecting people

Online & offline

Timing of content

Findable content

Functional support

Active measuring

COMMUNITY MATURITY MODEL

OPEN & CREATIVE EDITORIAL

OP

PE

RT

UN

ES

TR

AT

EG

IC

Dialog

OnlineOffline

Timing

Von Teams zu Communities■ In Communities hängen die Mitglieder nicht voneinander ab, es gibt kein

gemeinsames Ziel – während ein gemeinsames Ziel gerade ein Hauptcharakteristikum eines Teams ist.

■ Communities haben normalerweise keine klare Struktur oder Organisation.■ Community of Practice (CoP) anstelle des Begriffs Community benutzt.

„(A community of practice is) a group of people bound by informal relationships who share information, insight, experience and tools about an area of common interest“ 1

„… who share a concern, a set of problems, or a passion about a topic, and who deepen their knowledge and expertise in this area by interacting on an ongoing basis“ 2

1 Definition von Wenger, 19982 Ergänzung von (Wenger et al., 2002, S. 4

Förderung von Communities of Practice

Change Management #5 - Kontextbezogene Zusammenarbeit

+ +

Zusammenarbeit im Kontext meiner Business Anforderungen

■ Integration von Chat / Awareness Funktionen

■ Integration von Telefonie Funktionen

Verbindung mit dem E-Mail Client

MS Outlook

Lotus Notes

Change Management #6 – Definition von greifbaren Einsatzszenarien

WIKI

Ergebnisorientiertes gemeinsames Erstellen von Text

BEISPIELE: Agenda, Brainstorming, Dokumentationen, Marketingmaterial, FAQ, Glossar

 

FORUM

Diskussion und Fragen

BEISPIELE: Wo finde ich was? Wer hat welche Info?

 

AKTIVITÄTEN

To Dos und „Projektmanagement“ im Kleinen 

BEISPIELE: Abstimmungsprozesse, Vorbereitung von Treffen, Protokolle

 

DATEIEN

Dateien für die gemeinsame Nutzung 

BEISPIEL: Kundenpräsentationen

 

IDEATION

BLOG

Ideensammlung und Bewertung

BEISPIEL: Vorschlagswesen

Beispiel„Aktivitäten“■ Meeting Planung

■ Messeplanung

■ Schablonen für wiederkehrende Tätigkeiten – auch in unterschiedlichen Teams

Change Management #7 - Der „Mobile“ Faktor■ Menschen/Expertise „adhoc“

finden - überall

■ Mehrwert durch und für das mobile Endgeräte

■ Vorher mobile Devices primär für Mail und Kalender

■ Zunehmende Tendenz

App für iOS, Android und BlackBerry

Next Steps – weitere Verbindungen schaffen

Prozesse

Kommunikation

SystemeInformationen

Menschen

Social im Kontext von Business Prozessen

Activity Stream – die zentrale Komponente

ERP

HRM

CRM

BPM

BI S t r e a m o f A c t i v i t i e s

Invitation

eMail

Rogier Thomasse order status change forecast Heliview to 80%.

TMS service invoice overdue with 14 days, immediate action required for Danny LeppersInvitation: meeting request from Jacob Hoeflaken for 21-5-2012.

Triggers

Collaboration PlatformBusiness Systeme

TriggersTriggers

Activity Stream■ Social im Kontext von

Business Prozessen

■ Embedded experience

■ Mobile Nutzung

Next Steps / Planungen 2013■ Rollout „Social Mail“

E-Mail als direkt integrierte Funktion in der Social Plattform

Mail

Kalender

Next Steps / Planungen 2013

■ Gamification in C3

■ Anregungen nutzen

■ Initiativen mit Belohnungen versehen

■ Schneller Einstieg & nachhaltige Nutzung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Edwin Kanisedwin.kanis@imtech.nl

Imtech ICT

www.imtech.nl

Thomas Rickerttrickert@fum.de

Fritz & Macziol

www.fum.de