Post on 05-Apr-2015
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte
Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen
Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit 01.01.1975 Gemeinde
Engelskirchen 20500 Einwohner
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Engelskirchen
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Gemeindeverwaltung
75 Mitarbeiter/innen im Rathaus Bürgermeister, Beigeordneter 3 Fachbereiche
Fachbereich 1 (Bürgerservice)Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur
Fachbereich 2 (Zentrale Dienste)Personal, Finanzen, Organisation
Fachbereich 3 (Technische Dienste)Tiefbau, Hochbau
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Projektverlauf
2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung Ausgangsthemen waren
Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB KGSt) Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem
2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS Hersteller CC e-gov GmbH bietet auch DMS-Lösung an
2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System Einsatz auf 10 AP (EDV, Personal, Bauamt) Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie
Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) Elektronische Personalakte Elektronisches Kassenarchiv Digitaler Posteingang
Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen?
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Projektverlauf
12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands ‚Hauslizenz‘ für CC DMS Anbindung Fachverfahren Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab 2008
01/2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 Finanzwesen (neu: SAP – alt: kamerales Finanzwesen)
Kassenarchiv Steuerakten Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege)
Personalakten Altaktenübernahme Neuanlage
Versicherungsakten Neuanlage
Digitaler Posteingang Einscannen von vorsortierten Posteingängen
Allgemeine Aktenverwaltung
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 1Elektronische Bauakte
HotKey:
STRG + F12
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 1Elektronische Bauakte
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 2Barcodelösung mit SAP
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Beispiel 2Barcodelösung mit SAP
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
BeispielDigitaler Posteingang
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Posteingang Schritt 1
Sichtung und Auszeichnung
Vorlage
Rückgabe
VorzimmerVerwaltungs-
vorstand
Fachbereichs-leiter
Scanstelle
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Schritt 2
Digitalisierung und Verteilung
scannen indexieren
Scanstelle(Fachbereich)
automatische
Verteilung
Posteingang der Mitarbeiter
Sequentielles
Originalarchiv
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Schritt 3
Zuordnung zur Sachakte
Zuordnung
zur Sachakte
Posteingangsordner nach Aktenplan
Die elektronische Sachakte ist Grundlage der
Vorgangsbearbeitung
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Bearbeitungsbeispiele
Posteingang Indexierung in der Scanstelle Die Posteingangsakte Zuordnung zur elektronischen Akte
MS-Exchange-Integration Suchmöglichkeiten
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt.
Poststelle
Indexierung in der Scanstelle
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst ‚Ablage gemacht‘.
Die Posteingangsakte
Sachbearbeiterin
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs.
Zuordnung zur Sachakte
Sachbearbeiterin
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Vorgangsbearbeitung
Integration mit MS-Exchange Server Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten
Intern als Verweis auf das DMS Extern als Dateianlagen zur E-Mail
Wiedervorlagen Wahlweise als Termin oder Aufgabe
Mailarchivierung Suchmöglichkeiten
Ordner und Dokumente Dokumentindex Volltext
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Suchmöglichkeiten
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Ausblick
06/2007 Pilotbetrieb FB 1 und 3
Weitere Planung:
01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3
Sozialhilfe Asylverfahren Gewerbebetriebe Kindergärten Pläne (Bauamt) eventuell externe Vergabe notwendig
Fachbereich 2 - Datenverarbeitung
Ausblick
Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus.
Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit
wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!