GdPDU konforme Email-Archivierung

WMDWMD

Tim GlaesnerECM Consultant

WMD Consulting

Düsseldorf, 23.05.2006

Warum?

Was heisst GDPdU ? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation

abgewickelt. E-Mail- Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und

Steuerrechts zu archivieren. Rechtliche Aspekte der Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die

Beweissicherheit und das Filtern unerbetener E-Mail.

Rechtliche Grundlagen

"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß

eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz)

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen

(Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.)

Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen")

Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System

Rechtliche Grundlagen

"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

Hierzu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß

eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz)

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO) E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen

(Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.)

Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen")

Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System

Was ist ein Handelsbrief ?

• Handelsbrief: ein Schriftstück (Papier oder digital) betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat. (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

• Die Folgen einer nicht revisionssicheren Archivierung

• Es kann eine straf- und bussgeldliche Ahndung nach sich ziehen

• Im Einzelfall gilt die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung

• Eine vorzeitige Vernichtung von Handelsbriefen ist im Fall einer Insolvenz strafbar

• Wer ist EASY SOFTWARE AG und was ist EASY Archiv ?

• EASY produziert / vertreibt das mit Abstand am weitesten verbreitete DMS-Produkt am Markt

• Die Produkte erfüllen alle vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Anforderungen der Revisionssicherheit

Aufklärung !

Daher..

Steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation muss nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit elektronisch archiviert werden. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert: Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit.

Das Filtern unerbetener Werbe-E-Mail ist berechtigt. Werden an Mitarbeiter adressierte Nachrichten mit privatem Inhalt

ausgefiltert, so sollte dies in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden, um eine Strafbarkeit wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses zu vermeiden.

Varianten / Unterschiede der Archivierung

Serverseitig > EASY xBase Serverseitige Archivierung Manuell & Automatisch, nicht nach Inhalten

Clientseitig > EASY Office Clientseitige Archivierung, indexiert Manuell und teil-automatisiert

(!) Nach Inhalten > EASY Information Factory Serverseitige Archivierung Manuell & Automatisch, nach Inhalten

A R C H I V E Y O U R E - M A I L S A N D O P T I M I Z E Y O U R E X C H A N G E S E R V E RA R C H I V E Y O U R E - M A I L S A N D O P T I M I Z E Y O U R E X C H A N G E S E R V E R

EASY-xBASE

Aktuelle Situation

• E-Mail ist Kommunikationsmedium Nr. 1

• E-Mail Verkehr steigt jährlich um mehr als 30%

• immer mehr rechtsrelevante E-Mails im Umlauf

• Suche in Inhalten der E-Mails dauert immer länger

• E-Mail Ablage und Organisation wird immer aufwendiger

• Backup / Restore der Datenbank wird immer zeitkritischer

Überfüllte Postfächer !

weitere Festplatten

Bisherige Massnahmen

ausdrucken der E-Mails

limitierte Postfächer

Auslagerung in pst-Dateien

zusätzliche Server

löschen der E-Mails

A D M I N I S T R A T O RA D M I N I S T R A T O Rzusätzliche Wartung- und Administration

A N W E N D E RA N W E N D E Rgeringe Transparenz und Nachvollziehbarkeit

• revisionssichere Ablage• E-Mail ist Geschäftskorrespondenz (GDPdU)

• E-Mail ist ein vor Gericht anerkanntes Beweismittel

• einfache und schnelle Volltextrecherche• sekundenschnelle Suche in allen Texten und E-Mail Anlagen

• perfekte Outlook Integration; keine Schulung der Mitarbeiter

• Recherche archivierter Mails auch möglich wenn der Exchangeserver offline ist

• Kosten senken und Produktivität steigern• Kostenreduzierung bei Systemmigration (5.5 - 2000 - 2003)

• Konsolidierung der Serverfarm und Auflösen der pst-Dateien

• effektive Reduzierung des Datenbankvolumens• geringes Datenbankvolumen = höhere Performance und Stabilität

• schnelleres Backup und Restore; kürzere Wiederanlaufzeiten nach Systemausfall

Warum EASY xBASE ?

Was macht EASY xBASE ?

• serverbasierte, reglementierte Archivierung

• Ablage der Exchange-Objekte im MSG-Format

• Reduzierung der Exchange Datenbank um >90%

• Indexierung aller Texte und üblichen Dateiformate

• integrierte Kompression mit einer Rate von ca. 50%

• schnelle und einfache Volltextrecherche im Outlook

• „noch“ keine Indexbasierte Archivierung

Konzept

MSXOutlook Datenbank

EASY xBASE

EASY xBASE Referenz

Datenmanagement

MSX BackupOutlook Datenbank

EASY xBASE

Datenzugriff

Betriebssystem

• Windows NT Server

• Windows 2000 Server

• Windows 2003 Server

Mail-Server

• Microsoft Exchange 5.5

• Microsoft Exchange 2000

• Microsoft Exchange 2003

Mail-Client

• Microsoft Outlook

• in allen Versionen

• kein Outlook Express !

Kommunikation

XML

MAPI

HTTP

ODBC Datenbank

• Microsoft Access

• Microsoft SQL Server

Systemvoraussetzung

EASY xBASE Client im Outlook

Archivierung

Server: patkxbase

Postfach Mails Gesamt KB

Peter 894 148.355

5 gute Gründe !

• keine Client-Installation• Distribution des Clients durch den Microsoft Exchange Server

• „zero administration“• einmalige und zentrale, wartungsfreie Systemkonfiguration

• „Power Recherche“• einfache und schnelle Volltextsuche in allen Textinhalten auch wenn der Exchangeserver offline ist

• „revisionssicher“• entspricht den gesetzlichen Bestimmungen

• „multi storage“• Datenspeicherung auf externern Medien

EASY Office Integration

Indexmaske

• Indexwerte aus Datenbanken

• Für alle Outlook Versionen, kein OWA

• Installation / Verteilung der Software nötig

Suche in EASY Client

EASY Office Integration

• Für Outlook, Excel, Word und PowerPoint ab Office 2000

• Client-basiert

• Günstigste Variante wenn ein elekt. Archiv vorhanden ist

• Anwender ist gefordert

• Suche und Treffer nicht in Outlook

• Indexorientierte Ablage unter Nutzung der ERP Stammdaten

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Für Fragen:Tim Glaesner

glaesner@wmd.de