Post on 06-Mar-2018
• Verbesserte Information von Mitarbeitern und Vorgesetzten
• Einfache Abbildung von Vertretungsregelungen
• Minimierung von Routineaufgaben
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
• Verschlankung von Prozessen
• Internet & Intranet fähig
• Hohe Datenaktualität
• Papierarmes Büro
iHr nuTzen
In modernen Unternehmen müssen In-
formationen aktuell und jederzeit ein-
sehbar sein. Zu diesen Informationen
zählen ebenfalls Administrationsvorgän-
ge der Personalabteilung wie beispiels-
weise Genehmigungen für Urlaubsanträ-
ge oder auch Korrekturbelege. Um einen
weiteren Schritt Richtung papierarmes
Büro gehen zu können, ist neben der
Online-Erstellung von Anträgen und Be-
legen die elektronische Unterschrift es-
sentiell. Hier setzt die GFOS an. Mit dem
Modul gfos.Workforce | Workflow opti-
mieren und minimieren Sie die täglichen
Routine- und Administrationsaufgaben
innerhalb der Personalabteilung.
Workflow
Die Mitarbeiter können ihre Urlaubsan-
träge, Fehlzeitenformulare und Korrek-
turbelege für fehlende Buchungen oder
Mehrarbeitsgenehmigungen direkt im
Internet oder Intranet erfassen und au-
tomatisiert per Mailsystem an die Vor-
gesetzten versenden. Genehmigungen
und Verbuchungen erfolgen ebenfalls
online mit direkten Änderungen im Sys-
tem. Über die Bildschirmerfassung im
Web können ebenfalls eine Vielzahl von
Auswertungen für Mitarbeiter und Vor-
gesetzte bereitgestellt werden. Saldoab-
fragen bzw. Kommt-/Geht-/Dienstgang-
buchungen etc. sind ohne Einsatz eines
ZDE-Terminals durchführbar.
Die eingesparte Zeit kann von den Mit-
arbeitern für andere Tätigkeiten sinnvoll
genutzt werden. Zudem ermöglicht die
Integration moderner Kommunikati-
onssysteme wie MS Outlook oder Lotus
Notes die Online-Bearbeitung der unter-
schiedlichsten Administrationsvorgänge.
Die Aktualität der Daten wird erhöht und
bildet somit eine geeignete Grundlage
für ein Mitarbeiter- und Management-
Informations-System.
Fehlzeiten & Korrekturbelege
Fehlzeitenanträge für Urlaub o. Ä. wer-
den online beantragt und vom Vorge-
setzten genehmigt. Bereits gestellte
Anträge können auf dem gleichen Weg
wieder storniert werden. Der Mitarbei-
ter erhält aufgrund der elektronischen
Bearbeitung stets den Überblick über
Urlaubsstand und Urlaubsanspruch. Ein
aktueller Status kann somit schnell er-
mittelt und Urlaub ggf. zeitnah beantragt
werden. Genehmigungen beziehungs-
weise Ablehnungen werden per E-Mail
an den Mitarbeiter weitergeleitet, wenn
gewünscht mit einem Eintrag in seinen
Kalender. Bei Korrekturbelegen (Fehlen
der Kommt-/Gehtbuchung oder Nacher-
fassung von Dienstgangzeiten etc.) wird
wie bei den Fehlzeiten vorgegangen.
Zeitnachweis & Wunschbuch
Der Mitarbeiter kann sich seine Arbeits-
zeiten in einer Übersicht anzeigen lassen
und so genau ermitteln, wie viele Stun-
den er in der laufenden oder der vorhe-
rigen Abrechnungsperiode geleistet hat.
Zudem kann über gfos.Workforce | Work-
flow den Mitarbeitern ein Online-Zugriff
auf das integrierte Wunschbuch des
Moduls Personaleinsatzplanung einge-
richtet werden. Im Wunschbuch können
Arbeitszeitwünsche hinterlegt und zu-
gleich Dienstpläne eingesehen werden.
Die Dienstpläne können dann ebenfalls
über die Workflowfunktionalität aufgeru-
fen werden.
gfos.Workforce | WORKFLOW
GFOS mbHAm Lichtbogen 945141 Essen
info@gfos.comwww.gfos.com
TecHniScHe VOrauSSeTzunGengfos unterstützt zahlreiche Systemplattformen wie Windows, UNIX und LINUX sowie relationale
Datenbanksysteme wie Oracle und MS SQL Server. Vorkonfigurierte Schnittstellen zu allen gängigen
ERP-Systemen existieren im Standard.
Projektzeiten & Sonderzeiten
Die direkte Zuordnung von Projekt-
arbeitszeiten zu den entsprechenden
Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern
sowie Kostenarten ist möglich. Zudem
können Beantragungen von Sonderzei-
ten (zum Beispiel Mehrarbeit) online be-
arbeitet werden.
Kantinendatenerfassung
In Kombination mit der Kantinendaten-
erfassung können die Mitarbeiter über
den Workflow auch den Menüplan ein-
sehen und Bestellungen direkt am PC
durchführen.
Integration
Durch die modulare und daher flexible
Struktur der gfos Produktfamilie ist eine
Erweiterung um andere Funktionalitä-
ten jederzeit und auf Ihren Bedarf abge-
stimmt realisierbar. Informationen aus
anderen Modulen können eingebunden
und verwendet werden, da die Daten al-
ler Komponenten in einer gemeinsamen
Datenbasis zusammen geführt werden.
gfos.Workforce | Workflow
IMitarbeiter erfasst
seine Korrekturen bzw. seine Zeiten online im
Browser
IVGenehmigung
oder Ablehnung per Mausklick – Informati-
onsweiterleitung an den Mitarbeiter
IIIDer Vorgesetze
sieht den Antrag bzw. die Korrektur in den
zu bearbeitenden E-Mails
IIDer Antrag wird zur Genehmigung an den Vorgesetzten
weitergeleitet