IG Kleingemeinden GR

Schlanker und schneller:

Der papierlose Gemeindevorstand

Emil Müller, Gemeindepräsident Zernez

Samstag, 2. November 2019

Inhalt / Themen

1. Geschäftsverwaltung (GEVER)

2. Behördenlösung (BL)

3. Gemeinde-Webseite / Digitales Informations-System

4. Crossiety – der digitale Dorfplatz

5. Fragen und Diskussion

Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand

Zernez in kurzen Worten

Im Zentrum des Engadins

Fusion der Gemeinden Zernez/Brail, Susch und Lavin per 01.01.2015

Fraktionen Brail, Zernez, Susch und Lavin

1560 Einwohner

344 km2, flächenmässig eine der grössten Gemeinden der Schweiz

Rätoromanisch ist die Hauptsprache

Das Tor zum schweizerischen Nationalpark

Schlanker und schneller: Der papierlose Gemeindevorstand

Neuorganisation mit Gemeindefusion im 2015

Übergang zum Geschäftsleitungsmodell

Einführung der Software zur Geschäftsverwaltung und des

Behördenlösungs-Moduls

Entscheid zum Aufbau einer neuen Gemeinde-Webseite

und dem Wechsel der analogen «schwarzen Bretter» in

den Fraktionen zum «digitalen Informations-System» DIS

Im 2018 Entscheid zur Einführung von Crossiety

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Geschäftsverwaltung (GEVER)

Hauptanwendungen: EWK, Fibu, Debi, Kredi, Gebühren,

Adressen, usw. von der Firma Dialog Verwaltungs-Data AG,

seit 2008

Einführung von GEVER und Behördenlösung im Januar

2015, Firma Dialog Verwaltungs-Data AG, als Pilotkunde

GEVER = Anwendung für die Mitarbeiter (inkl. GL)

Module: Geschäfte, Sitzungen, Aufgaben, Baugesuche,

Behördenverzeichnis, Registraturplan und andere

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GEVER - Übersicht

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GEVER - Sitzungen

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GEVER - Geschäfte

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Der Weg eines Traktandums, Bsp. Bauverwaltung

Bauverwaltung: Aufbereitung Traktandum mit Botschaft und

Akten, alles digital z.Hd. Baukommission BK

Behandlung in BK inkl. Protokollierung im GEVER

Kopie des Traktandums für Geschäftsleitung GL wird

«weitergereicht»

Behandlung in GL inkl. Protokollierung

Kopie des Traktandums für Gemeindevorstand GeVo wird

«weitergereicht»

Protokollierung + ev. Kopie für Gemeindeversammlung

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Behördenlösung (BL)

BL = Webbasierte Anwendung für die Behördenmitglieder

Loginverfahren mit Zwei Faktor Authentifizierung

Benutzergruppen:

Gemeindevorstand GeVo

Geschäftsleitung GL

Geschäftsprüfungskommission GPK

Schulrat

Planungskommissionen

Baukommission

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Behördenlösung (BL)

Zugriff mittels Browser (Google Chrome, Firefox, Safari)

Zugriff mittels PC, Mac, Tablet, Smartfon

Zugriff 24 Std. / 7 Tage

Studium der Akten zu hause: Botschaft, elektronische Akten

Abstimmungen: Zustimmung, Diskussion, Enthaltung, Ablehnung

Erfassung von öffentlichen Stellungnahmen und/oder

vertraulichen (persönlichen) Notizen

Möglichkeit von internen Vernehmlassungen für eine gewählte

Dauer inkl. Möglichkeit von Texterfassungen

(Gesetzesrevisionen, Planungsrevisionen etc.)

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Behördenlösung - Startbildschirm

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Behördenlösung – aktive Sitzungen

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Vorteile von GEVER und BL

(Fast) papierlose Sitzungen (Traktandenliste)

Botschaft wird jeweils zu Beginn einmal von jener Person

verfasst, welche vertiefte Projekt-/Sachkenntnisse besitzt,

nicht vom Protokollführer

Saubere Protokollierung und Nachvollziehbarkeit (Historie)

Akten in elektronischer Form und immer verfügbar (mit

Rechtevergaben Stufengerechtigkeit sichergestellt)

Aktenstudium zu jeder Tages- und Nachtzeit

Effizientere und schnellere Sitzungen

An Sitzungen können Mitglieder mit Tablet/Laptop arbeiten

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Neue Gemeinde-Webseite und DIS

Idee des Wechsels von den «schwarzen Brettern» zum «digitalen Informations-System» DIS

DIS = sehr abgespeckte Version der Webseite

Vier Monitore, pro Fraktion ein DIS (jederzeit erweiterbar)

Ziel: nur eine Publikation für Webseite und DIS(Schnelligkeit, Effizienz, Aufwandminderung)

DIS: unterdessen im Responsive Design, d.h. auch für Tablets und Smartphones

www.zernez.ch dis.zernez.ch

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Vorteile des DIS

Publikation inkl. Start- und Stopfunktionen vom Büro aus

Niemand muss mehr Wege fahren, um auszuhängen

DIS funktioniert nach anfänglichen Kinderkrankheiten jetzt

zuverlässig

Projekt ist vollständig von unserer Gemeinde realisiert worden

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Crossiety – der digitale Dorfplatz

Entscheid zur Einführung Ende 2018 durch GeVo

Vorstellung an der Präsidentenkonferenz der Dorfvereine

und –Clubs im Januar 2019

Vorstellung an den GeVo, die GL und die Mitarbeiter

Workshop mit Vereins-Verantwortlichen im Februar 2019

Go live am 15. März 2019

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Crossiety – der digitale Dorfplatz

Aktuelle Nutzerzahlen (Stand 29.10.2019)

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Crossiety – der digitale Dorfplatz

Auch eine Art «schwarzes Brett», für die Bevölkerung

Kommunikationsmedium v.a. innerhalb der Vereine

Sehr praktische Funktion zur Publikation der Termine, z.B.

Probenabende (einer erfasst für alle)

Automatische Synchronisation der Termine mit dem

eigenen Kalender auf dem Smartphone oder Tablet

Auch die Gemeinde nutzt Crossiety zur Information an die

Bevölkerung. Verschiedene Gruppen, u.a. Notfall-Gruppe

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Zum selber nachlesen oder sich informieren

www.zernez.ch

dis.zernez.ch

www.dialog.ch

www.crossiety.ch

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Die Gemeinde Zernez

Innovativ

Offen gegenüber dem digitalen Fortschritt

Manchmal auch Versuchskaninchen

Es macht Spass und spart Papier

Die Gemeinde Zernez ist ONLINE

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Fragen und Diskussion

Allgemeine Diskussion

Kontakt für Rückfragen technischer Natur:

R. Felix, ICT-Verantwortlicher,

it@zernez.ch, 081 851 44 01

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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!