„Papierlose Buchhaltung – die Zukunft“ Herzlich Willkommen!

Papierlose Buchhaltung – die Zukunft Dr. Markus Knasmüller Leiter Software Entwicklung BMD-Systemhaus GmbH gerichtlich zertifizierter Sachverständiger Leiter des Arbeitskreises „Registrierkassen“ im FV UBIT der WKÖ

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Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?

Festnetztelefon, Fax und Pendelordner mit Papierrechnungen sind OUT!

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Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?

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Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?

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30.8.2016, 188 Teilnehmer

Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?

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15.1.2016, 162 Teilnehmer

Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?

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12.1.2016, 231 Teilnehmer

Papierlose Buchhaltung wo stehen wir?

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24.11.2015, 825 Teilnehmer

Woher kommen die Daten?

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Papierlose Buchhaltung? Ideenliste

!  Ausgangsrechnungen importieren !  Ausgangsrechnungen elektronisch versenden !  Bankbuchungen !  Eingangsrechnungen automatisch verbuchen !  Kleinbelege, Kasse, … !  Weiteres Automatisierungspotential !  Zusammenspiel mit Mandant

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Ausgangsrechnungen

!  Erstellt in einem Warenwirtschaftsprogramm !  Import in Fibu über Schnittstelle !  Quasi-Standards

"  BMD "  Datev "  RZL, …

!  Teilweise auch mit Dokumentenverknüpfung

!  Auch Kassenbelege automatisch verbuchen, ebenfalls fast alle Standardexportschnittstelle

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Versand der Ausgangsrechnungen

!  Elektronisch "  PDF-Rechnung "  XML- (und PDF-) Rechnung elektronisch erstellen

!  Wird im Regelfall vom Programm unterstützt !  Manuell oder Automatisiert !  E-Mail Adresse muss hinterlegt sein, Kz. am Kunden

!  Vereinbarung (AGB, implizite Zustimmung reicht aus) !  Auch Sinnvoll für Mahnungen, ABs, Angebote

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Bankbuchungen

!  Nicht unbeträchtliche Anzahl von Buchungen !  Viele Bankeinzüge !  Kundenzahlungen

!  Manuell oft mühsam zu buchen !  Abstattung offene Posten

!  Da kann viel automatisiert werden

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Automatische Bankauszugsverbuchung

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CAMT-Dateien

Bankbuchungen: Effizienz auch ohne Sie?

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Bankbuchungen

!  Automatische Bankauszugsverbuchung !  Einlesen der Bankfiles !  Einfach mit Zahlungsreferenz !  Weitere Infos durch Lesen Buchungstext:

Kundennummer, -name !  Weiterer Vorteil: OP-Führung !  Sachausgaben wie Miete, Strom, Zinsen können durch

Regelwerk richtig gebucht werden !  Regel für Textkonstante – Gegenkonto, Steuersätze, …

!  Detto: Kreditkartenbuchung

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Eingangsrechnungen

!  Wohl eines der größten Probleme !  Viele kommen auf Papier

!  Können eingescannt werden (Klient / Berater)

!  Elektronische Eingangsrechnungen (PDF) !  Strukturierte Formate (ebInterface) !  Schnittstellen, z.B. Hogast

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Eingangsrechnungen PDF nur wenig Vorteile

!  PDF kann einfach erzeugt werden, leicht lesbar !  Spart Porto und Kuvertierung aus Sendersicht !  Falls elektronische Speicherung beim Empfänger

kleiner Vorteil, weil Scannen entfällt !  Ansonsten eher Nachteil !  WKO Studie !  Empfänger Papier 13 Euro, PDF manuell 14 Euro !  Sender Papier 9,60 Euro, PDF 7 Euro

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Eingangsrechnungen XML-Optimierung

!  XML: ev. bekannt von der Steuererklärung !  ebInterface-Format !  Wird von österreichischen Herstellern unterstützt !  Auch Office-Plugin !  Kann Computer optimiert verarbeiten !  Buchung kann automatisiert erstellt werden !  Automatisierter Abgleich mit Bestellung möglich !  Empfänger Papier 13 Euro, PDF manuell 14 Euro !  XML 2 Euro

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Eingangsrechnungen Beispiel

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Eingangsrechnung mit XML-Style

!  Kann auch entsprechend „gestylt“ werden !  Eigene Layoutvorlagen !  Sicherlich nicht so schön wie PDF !  Nur von Vorteil, wenn Empfänger auch XML

verarbeiten kann, sonst gleiche Nachteile wie PDF !  DMS fast notwendig !  Ausdrucken sicherlich oft problematisch

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Eingangsrechnung mit XML-Style

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EB-Interface Erfahrungen als Hersteller

!  Seit 2004 Mitarbeit an ebInterface !  Davor schon umfassende Erfahrungen mit EDI !  Einfach gehalten, nahezu alle Anbieter !  Deutliche Unterstützung durch WKO, … !  Eigene Roadshow mit in Summe über 500 TN !  Kundenzeitschrift mit 20.000 Empfängern !  Natürlich auch selbst eingesetzt

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EB-Interface Erfahrungen als Hersteller

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Input von Kunden

!  Keiner will der Erste sein !  EDI war immer unbeliebt bzw. erzwungen !  Bei Kosten wird vor allem nur Porto gesehen !  Signatur hat stark verunsichert (nicht mehr

nötig!) !  Was hat Empfänger davon?

!  Dennoch einige Erfolgsstorys

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Best Practise: Kundenprojekte

!  Webshopanbindung !  Interne Konzernverrechnung !  Zotter: Think green !  EDI-Ersatz !  Verwaltungsvereinfachung

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Best Practise - Kundenprojekte: Dennoch

!  Das waren Einzelbeispiele innovativer Kunden !  Der große „Run“ blieb aus

!  Auch kein einziger typischer KMU, der Papierrechnung mit elektronischer Rechnung ablöst

!  XML-Format verwendet

!  Alle Beispiele sind Spezialfälle

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Aber: Rechnungen an den Bund

!  Bund akzeptiert per Gesetz seit 1.1.2014 nur e-Rechnung !  Strukturierte e-Rechnung, nicht PDF !  EB-Interface wurde leicht angepasst !  Gesetz statt AGB !  Damit wurde e-Rechnung für viele ein Thema !  Sehr einfach möglich !  Barrieren sind gefallen !  Gab einen Schub, wenn auch noch ausbaubar

!  Einsparungspotential berechnen !  http://wko.at/e-rechnung

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Probleme gab es nur am Anfang

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Probleme gab es nur am Anfang

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Einfache Eingabe: USP

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Alternativen:

XML-Datei hochladen

WebService

EB-Interface Word Plugin

!  Einfache Lösung !  AUSTRIAPRO hat Word-Plugin implementieren lassen !  Kostenfrei erhältlich !  http://ebinterface.codeplex.com/ !  Einfach zu bedienen

!  Erzeugt Rechnung in PDF und eb-Interface-Format !  Mit/ohne Signatur !  Speichern oder direkt mailen !  Kann auch für Rechnung an Bund verwendet werden

!  Webservice kostenpflichtig

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EB-Interface Word Plugin

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EB-Interface Webformular

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https://secure.everbill.eu/ bills/ebinterface

E-Rechnung per Mail

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E-Rechnung importieren

!  Auch der Empfänger hat etwas davon !  Nur so kann es funktionieren !  Rechnung kann einfach importiert werden !  Daten können aus XML-Datei automatisch eingelesen

werden !  Auf Knopfdruck dann Verbuchung möglich !  Vergleich mit Bestellung möglich (auf Artikelebene) !  Aber auch interne Kontrolle

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E-Rechnung importieren

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E-Rechnung importieren Workflow

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Rechtlicher Hintergrund

!  Verlässlicher Prüfpfad (UStR, Rz. 1564 g) !  Rechnung kommt per Mail !  Als ER erfasst und einem Verantwortlichen zugeordnet !  ER wird archiviert !  Archiv unveränderbar und nicht löschbar !  Änderungen dieser Einstellungen sind nachvollziehbar !  Richtigkeit der Rechnung (Bestellung, Lieferung,

Leistungserhalt) geprüft !  Freigabe durch Sachbearbeiter !  Verbuchung in der EDV !  Offene Postenliste !  Abgleich

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Verlässlicher Prüfpfad

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Weitere Möglichkeiten falls nur PDF

!  OCR-Erkennung !  Ist auch ein Weg (allerdings nur eingeschränkt) !  Mustererkennung !  Höchster Betrag ist Rechnungsbetrag !  UID-Nummer auslesen

!  Schablonen-Erstellung !  Trennung der Seiten !  Ca. 80-90% ist realistisch

!  Outsourcing: Rundumpakete

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Weitere Möglichkeiten falls nur PDF 2

!  QR-Code !  Telebanking !  RKSV !  Leider nicht sehr viele verwertbare Informationen, aber für

Grundbuchung reicht es.

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Papierlos Buchen

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Kostendruck wird enorm

!  Publikationen nennen 10-20 Cent pro Buchungszeile als Zielwert !  Mandanten erwarten billigere Preise, übernehmen ja Arbeit,

„geht eh automatisiert“

!  Entwicklung aber noch nicht so weit !  100% Erkennung braucht Dienstleister, ca. 30-50 Cent

!  Gute Erkennungswerte brauchen auch Zeit, Schablonen müssen aufgebaut werden, ….

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E-Rechnung selbst erstellen

!  Versender natürlich nur Vorteile !  ebInterface-Format ideal !  Im Rechnungsstapel möglich !  Kopie gleich ablegen !  Übrigens: EDI-Format, kann von einem Konverter in

das gewünschte Format konvertiert werden.

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E-Rechnung selbst erstellen

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Blick über die Grenze ZugFeRD

!  Elektronische Rechnung Deutschland !  auf CeBit 2014 erstmalig vorgestellt !  XML wird in PDF/A-3 Format integriert

!  Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung !  Gefördert durch BM für Wirtschaft und Technologie

!  De facto alle deutschen Anbieter

!  www.zugferd.de

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Blick über die Grenze Standardisierung CEN/ASI

!  Einheitliches Europäisches Rechnungsformat !  CEN/PC 434 !  Gerade in Arbeit !  Expertengruppe !  Semantisches Datenmodell wird ausgearbeitet, bis

November !  2017 Syntaxvarianten (mehrere möglich) !  Wird dann unterstützt werden müssen (Bund muss

derartige Rechnungen annehmen)

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Blick über die Grenze ABANINJA

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ABANINJA: Kostenloses Fakturierungstool

!  ABACUS Marktführer bei Treuhändern (Steuerberatern) in der Schweiz

!  Vergleichbar mit Datev in Deutschland, BMD in Österreich

!  Bietet kostenloses Tool für Fakturierung an !  Klient macht Faktura, Steuerberater kann diese importieren

über Schnittstelle und macht UVA und Bilanz, …

!  Fakturierungstool erzeugt ZUGFERD-Format

!  Unterstützt von Raiffeisen als strategischer Partner

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Blick über die Grenze NetPosti

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!  E-Zustellungsportal !  Empfang kostenfrei !  Browserzugriff

!  Alle Dokumente !  Auch Rechnungen

!  Telebanking kann direkt aus Applikation gestartet werden

Diverse Kleinbelege

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!  Einfach fotografieren und Metadaten erfassen

Alles wird mobiler?

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Wo ist noch Automatisierungspotential?

!  Lohnbeleg verbuchen !  Lohnzettel elektronisch versenden

!  BUMI, UVA elektronisch !  Analysen elektronisch zur Verfügung stellen !  Elektronische Signaturen auf Abschlüsse

!  UID-Prüfungen !  Insolvenzprüfungen !  Mahnwesen !  …

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Zusammenspiel mit Mandant

!  Laut WKÖ-Umfrage bei 30% Fibu ausgelagert

!  Mandant übernimmt Rechnungen !  Macht Vorerfassung !  Schickt diese in Databox bei BB

!  BB bucht die Belege, werden automatisch archiviert

!  Mandant kann sich Buchungen am Server mit Zugriff auf Dokumente ansehen

!  …

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Dokumente hochladen

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Dokumente ansehen als Mandant

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Vorteil Automatisierung und Digitalisierung

!  Klienten haben Belege immer im Haus !  Teure Transportwege entfallen !  Distanz zum Klienten spielt keine Rolle mehr !  Rasches Auffinden der Belege !  Betriebsprüfungen sind einfacher vorbereitet !  Jahresabschluss schneller erstellt !  Alltägliche Klientenabfragen und Beratungen sind leichter

!  Umweltschutz, Nachhaltigkeit

!  Thema aber sicher: Kosten

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Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

!  Fragen ??? !  Gerne auch per Mail: !  knasmueller@bmd.at

!  XING-Gruppe: „Die papierlose Buchhaltung“

!  http://wko.at/registrierkassenpflicht !  www.knasmueller.at

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