IMEX 2012: Nachhaltige Geschäftsreisen: Auf neue Herausforderungen vorbereitet sein und die Zukunft...

IMEX 2012

Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen Auf neue Herausforderungen vorbereitet sein und die Zukunft mit gestalten

Andrea Zimmermann

Frankfurt, 24. Mai 2012

Seite 2© btm4u - Andrea Zimmermann Nachhaltige Geschäftsreisen, 24.5.2012, IMEX, Frankfurt

Andrea Zimmermann, Jahrgang 1964, verheiratet

» Seit 1987 Erfahrung als Managerin für Travel-, Fuhrpark- und Veranstaltungsmanagement bei Woolworth

» 1991 Ernennung zur Abteilungsleiterin „Internal Services“» Bis 2006 Abteilungsleiterin für Internal Services, Travel und Mobility

Management & Personalentwicklung

» Vielfältige ehrenamtliche Aktivitäten im VDR e.V., insbesondere Initiatorin und Leiterin VDR-Fachausschuss „Mittelstand“

» Seit 1990 Dozentin für Fachthemen, insbesondere an der VDR-Akademie, sowie für Weiterbildungsinstitute und auf Messen

» Autorin von Publikationen in verschiedenen Medien sowie der Fachbücher, z.B. „Wirksame Reiserichtlinien“ – Alabasta Verlag

» 2002 – Gründung von btm4u – zunächst Teilzeit + Freiberufler» 2005 – Ausbildung zur Business Moderatorin nach Moderatio™» 2006 – 100 % Konzentration auf btm4u, Ende der Tätigkeit bei Woolworth» 2009 – Zertifizierung als AirPlus Meeting Solution Consultant» 2010 – Zertifizierung als AMEX MICE Solution & Corporate Meeting Card

Consultant» 2011 – Gründungsmitglied und stellvertr. Vorsitzendes des NiMo e.V.

Biografie

Erwartungen oder „Was Worte bewirken“

Nachhaltige Geschäftsreisen

versus

Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen

Themenüberblick

Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen

Welche Fragen stehen zu Beginn?

Welche Schritte gilt es zu gehen?

Welche neuen (technologischen) Möglichkeiten bieten sich durch gezielte Reise-/ Veranstaltungsplanung?

Wie kann intelligente Fuhrparkplanung der Nachhaltigkeit dienen?

Wie kann man Reisende und Vorgesetzte zum Umdenken motivieren?

Kostenerhöhung oder Kostensenkung durch Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen? Was sagen Unternehmen, die Nachhaltigkeit im Mobilitätsumfeld bereits leben?

Artikelauszug Quelle: ADAC motorwelt 4/2012

Vollkostenbetrachtung inklusive Mitarbeiterkosten

Angabe zur nutzbaren Arbeitszeit (individuell oder nach „Rollen“ ermittelt)

Ermittlung der Opportunitätskosten (entfallene Arbeitszeit)

Vollkostenbetrachtung inklusive Mitarbeiterkosten

Angabe zur nutzbaren Arbeitszeit (individuell oder nach „Rollen“ ermittelt)

Ermittlung der Opportunitätskosten (entfallene Arbeitszeit)

Berücksichtigung weiterer Kosten, beispielsweise:

Parkkosten (ggf. „nur“ mit Durchschnittswerten)

Hotelkosten für die Mobilität (falls Zusatznacht erforderlich ist)

Berücksichtigung weiterer Kosten, beispielsweise:

Parkkosten (ggf. „nur“ mit Durchschnittswerten)

Hotelkosten für die Mobilität (falls Zusatznacht erforderlich ist)

Die Reiserecherche (der Zukunft)

Suche von Tür zu Tür einschließlich der intelligenten Förderung von Reisevermeidung

und unter Einbeziehung mehrerer Start-/Zielflughäfen und –bahnhöfe, Ground-

Transportation und intelligenter Routenplanungssoftware

Suche von Tür zu Tür einschließlich der intelligenten Förderung von Reisevermeidung

und unter Einbeziehung mehrerer Start-/Zielflughäfen und –bahnhöfe, Ground-

Transportation und intelligenter Routenplanungssoftware

Suche für mehrere Reisende

einschl. Berücksichtigung der Daten für Pkw, Poolfahrzeugplanung, Mitfahrzentralen

= Berechnung der Kfz-Kosten pro Kopf

Suche für mehrere Reisende

einschl. Berücksichtigung der Daten für Pkw, Poolfahrzeugplanung, Mitfahrzentralen

= Berechnung der Kfz-Kosten pro Kopf

Darstellung Carbon Footprint Darstellung Carbon Footprint

In Anlehnung an EcoLibro: „Anforderungen an eine intelligente Mobilitätsplanung“

Routen-/Terminplanung der Zukunft für den Außendienst = effizienter zum Ziel

Quelle: GTS – Intelligente Routenplanung (softwaregestützt)

Ziele sind wichtig!

Ein wesentlicher Aspekt eines nachhaltigen Geschäftsreisemanagements ist die Festlegung von Zielen, deren Erreichen den Erfolg der implementierten Maßnahmen anzeigt.

Nur knapp die Hälfte der befragten Unternehmen nutzt die Möglichkeit, bisherige Anstrengungen zu evaluieren und Erfolge zu belegen.

Damit entgeht der Mehrzahl der befragten Unternehmen die Chance, langfristig ein leistungsfähiges Controlling des Umweltmanagements im Geschäftsreisebereich zu implementieren und die eigene Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten zu stärken.

Basis: Entscheidung für die Priorisierung

1. Priorität: Vermeidung von Emissionen

2. Priorität: Kompensation von notwendigen Emissionen, mit dem Ziel

klimaneutral zu reisen

In Anlehnung an die Studie „Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseorganisation“ TÜV Rheinland Akademie GmbH und VDR e.V. (157 teilnehmende Unternehmen)

Kostenveränderung durch Nachhaltigkeit

Den Telefoninterviews zufolge lassen sich Kosteneinsparungen vorrangig auf Telefon-, Web- und Videokonferenzen zurückführen, wohingegen Mehrkosten maßgeblich durch Emissionsausgleichszahlungen entstehen.

Vergleich mit der Gruppe der planenden Unternehmen. Unter diesen geben 17 % an, mit Kosteneinsparungen zu rechnen, während 59 % mit Mehrkosten rechnen.

In Anlehnung an die Studie „Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseorganisation“ TÜV Rheinland Akademie GmbH und VDR e.V. (157 teilnehmende Unternehmen)

Eines ist klar:

Unternehmen die Nachhaltigkeit ernst nehmen und im Travel Management verankern wollen brauchen

• Die Unterstützung der Unternehmensleitung im Tagesgeschehen• Ein klares Change Management • Einen ausreichenden Zeithorizont• Ein gutes Informationsverhalten• Überzeugungskraft und Glaubwürdigkeit bei ihren Mitarbeitern

Denn• Es gilt das Reiseverhalten, teilweise auch die kompletten „Denkweisen“

von Mitarbeitern und Führungskräften, zu verändern. Ein „so reisen wir schon immer“ darf es nicht mehr geben.

• Jede Reise und deren Reiseweg gilt es zu hinterfragen• Die Mitarbeiter sind „mit auf die Reise“ in die Nachhaltigkeit zu nehmen.

Überzeugungskraft hilft auch außerhalb der direkten Reisekosten ein Umdenken und Nachhaltigkeit zu erreichen.

• Nur Mitarbeiter, die auch ihr persönliches (Reise-)Verhalten überdenken, werden Geschäftsreisen nachhaltig gestalten.

- Erkennbar ist: Wer mit dem Rad zur Arbeit fährt ist nicht nur weniger krank (was Statistiken belegen), sondern auch schneller vom Zug als Verkehrsmittel zu überzeugen, als der überzeugte Autofahrer.

Studie „Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseorganisation“ TÜV Rheinland Akademie GmbH und VDR e.V. (157 teilnehmende Unternehmen)

AusgangssituationTatsächliche Nutzung der Abteilungs-Fahrzeuge

26 Kfz

Analysebeispiel der EcoLibro GmbH zur Poolfahrzeug-Effizienz

1. OptimierungsschrittSubstitution einzelner Fahrten durch Bahn und CarSharing

15 Kfz

CarSharing-Fahrtenim Stadtgebiet

Bahnfahrten auf der Strecken Frankfurt – KasselFrankfurt – Köln

Analysebeispiel der EcoLibro GmbH zur Poolfahrzeug-Effizienz

Pilotprojekt in Zusammenarbeit von: - Infineon Mobility Service Management

- BMW Financial Services / Alphabet Fuhrparkmanagement

Corporate Car Sharing (CCS) Intelligentes Mobilitätsmanagement

Ein Pkw mit 40.000 km und 7 l/100 km = 2.800 L Diesel = 7,4 t CO2

= 379 L Diesel

429 L Benzin

Bilder sagen mehr als Worte:

Aufgaben des Travel Managements als zentrale Koordinierungsstelle (Beispiele)

Implementierung der Nachhaltigkeitsthemen in Richtlinien und Buchungswegen

Auswahl geeigneter Software und Dienstleister zur Unterstützung der Nachhaltigkeitsziele

Integration von Nachhaltigkeitsanforderungen in die Verhandlungen mit Leistungsträgern

Steuerung von CO2 -Budgets als Ergänzung zur Steuerung der Reisekosten-Budgets

Der Travel Manager agiert als zentraler Koordinator eines umweltverträglichen Geschäftsreisemanagements. Er erfasst und managt sowohl die Kosten als auch die Umweltfolgen aller Reisen und ist Ansprechpartner für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Fragen, Anregungen oder Unzufriedenheit.

Quelle AirPlus – Internationale Travel Management Study

Kein Ziel ohne Reporting und Controlling

Ein umfassendes Reporting und Controlling

• bildet die Grundlage für strategische und operative Entscheidungen im Geschäftsreisebereich

• ist die Basis für eine transparente Kommunikation gegenüber der Unternehmensleitung und den Reisenden

Ein an Nachhaltigkeit orientiertes Reporting umfasst:

• Erfassung aller getätigten Reisen hinsichtlich relevanter Merkmale wie Kosten und Verkehrsmittelwahl

• Ein Reporting ist verkehrsmittelübergreifend aufgebaut und vergleicht Effekte der verschiedenen Verkehrsmittel

• Ermittlung aller geschäftsreiserelevanten Umweltbelastungen, z.B. verursachte CO2 -Emissionen auf Basis Personenkilometer

• Ggf. Report pro Reisenden für diese als „Aufrüttler“ bzw. „Erfolgsstatistik“• Vergleich auf Basis Personenkilometer: CO2 -Aussstoß versus Kosten• Nutzung von Systemen, die entsprechende wichtige Daten direkt

erfassen/errechnen• Kennzahlen von Partnern wie Reisebüros, Hotels,

Mietwagengesellschaften etc.

Beschaffung / Einkauf am Beispiel: Flug

Fordern Sie z.B. Fluggesellschaften auf, geeignete Kennzahlen liefern:

• Durchschnittsalter der Flotte • Kerosinverbrauch in Tonnen pro 100 Passagierkilometer • CO2 -Emissionen pro 100 Passagierkilometer • Erzeugter Abfall in Kilogramm pro Passagier • Recycling-Quote • Energieverbrauch am Boden • Durchschnittlicher Anteil erneuerbarer Energien am

Gesamtenergieverbrauch

VDR-Hotelzertifizierung

Certified Business Hotel®60 Kriterien

Certified Conference Hotel®73 Kriterien

Certified Green Hotel®70 Kriterien

Infos unter www.btme.de (offizieller Zertifizierungspartner des VDR)

Beispielhafte Maßnahmen, die Unternehmen ergriffen haben

Reisevermeidung als Bestandteil der Reiserichtlinie.

Emissionen vermeiden/verringern für den Arbeitsweg fördern durch Anreizinstrumente:

• bike+business• Ausgabe von Jobtickets • Bereitstellen von Firmenparkplätzen für Mitarbeiter, die Fahrgemeinschaften

anbieten.• Begünstigung der Radfahrer durch Bereitstellung von Duschen,

Abstellplätzen und kostenlosem Reparaturservice.

ÖPNV-Erreichbarkeit als maßgebendes Kriterium für neuen Firmenstandort.

• Internet-Standorthinweis: „keine Parkplätze verfügbar“• Information zum ÖPNV vor Ort.

Reisegenehmigung nur nach Klärung freier Ressourcen der Videokonferenzräume

• Nutzung von Virtuellen Meetingräumen in nahegelegenen Hotelpartnern

Veränderung der Wahl des Verkehrsmittels, z.B. mittels intelligenter Softwarelösungen und visuellen Effekten (Logos in der OBE integrieren zur Markierung des umweltfreundlichsten Verkehrsmittels)

Förderung der Bahnreisen durch Bereitstellung von BahnCard 50 für vielreisende Mitarbeiter, Nebeneffekt: effektivere ArbeitszeitnutzungFahrgemeinschaften bilden (bestens Tool-gestützt)

Beispielhafte Maßnahmen, die Unternehmen ergriffen haben

Reiseverkürzung/Kosteneinsparung durch „Dreiecksreisen“ für Außentermine

Nutzung lokaler Carsharing-Anbieter (inkl. bundesweiter Nutzung des DB-Carsharing).

Umstellung des Fuhrparks auf verbrauchsarme Modelle und Spritspartrainings.

Schulung der Mitarbeiter zu „intelligenter Mobilitätsplanung“ für Geschäftsreisen

Tagungen werden an zentral erreichbaren Orten veranstaltet.• Volle Kostenerstattung für die Anreise per Bus oder Bahn, bei Anreise mit

dem Auto nur reduzierte Erstattung.

Auswahl von Anbietern auf Basis von Umwelt und sozialen Kriterien.

Berechnung der CO2-Emissionen und Ausweis im Nachhaltigkeitsbericht

• Mitarbeitersensibilisierung durch Integration von Emissionsrechner in Online- Buchungssystem

• Mitarbeiter erhalten jährlich eine persönliche CO2-Bilanz.

Kompensation aller nicht vermiedenen Emissionen, nicht nur Geschäftsreise-CO2 .

Berechnung-Tool / CO2 für Veranstaltungen

CO2 -Eventrechner (.xls)- Schneller Überblick über alle CO2 -Emissionen: Energie,

Mobilität, Verpflegung, Verbrauchsmaterial, Abfall

Mobilität:

Wie viele Teilnehmer? Wie reisen sie an?

Manueller Aufwand bei Datenerfassung!

bis 90%

Beispiele für aktuelle IT-Entwicklungen

…aber wenn der Schlitten zu spät kommt, möchte ich es über meine app sehen und umbuchen..

Rechtlicher Hinweis

Die folgenden Bilder sind ein Auszug / Mix über aktuelle Entwicklungen und Trends in Softwarelösungen. Sie sind als Anregung gedacht!

Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bilden keine Werbung oder Meinung. Es ist keine Empfehlung für diese oder gegen anderen – nicht genannte – Tools.

Transfers einbinden in Planung

Buchungsbestätigungen ins iPhone, Blackberry, Outlook etc. übertragen ohne hohen Aufwand

Beispiele für weitere neue Ideen

Wir brauchen ein ganzheitliches Mobilitätsverständnis und ein Arbeiten „Hand in Hand“ (auch mit der Politik)

Erste Schritte zum Ziel

Analyse der Grundsituation, des Reise- und Veranstaltungsverhaltens

• CSR Ziele definieren (Vermeidung, Kompensation)• Stakeholder für das Projekt definieren• Ermittlung des Mobilitätsverhaltens

z.B. Anteil Inland und grenznahe Gebiete z.B. Anteil interne Veranstalgungen und Reisen (zu eigenen Standorten)

• Welche CO2 Informationen liegen vor bzw. wie können diese eingeholt werden

Analyse des Buchungsverhaltens

• Ein Buchungsweg (und damit gute Steuerungsmöglichkeit)• Diversifizierte Buchungswege

Analyse der Informationsverteilungsmöglichkeiten

• Wie kann sensibilisiert / geschult werden?• Wie werden Richtlinien gelesen / gelebt?• Welche Maßnahmen sind möglich, um Mitarbeiter/Reisende zum Umdenken zu

bewegen?• Wie hoch ist die Bereitschaft der Mitarbeiter / Reisenden aufgrund von Umwelt-/

Nachhaltigkeitsgedanken ggf. auf Komfort oder Zeitressourcen zu verzichten?• Wie hoch ist die Bereitschaft der Unternehmensleitung für Nachhaltigkeit ggf. auch

Geld in die Hand zu nehmen (im ersten Schritt), um das Projekt erfolgreich zu gestalten

- Unternehmen mit umgesetzten Nachhaltigkeitskonzept bestätigen, dass die Kosten für Geschäftsreisen i.d.R. deutlich gesunken sind, auch eine Kompensation der Rest-Emissionen führt nicht zu einer Erhöhung der Gesamtkosten, wenn man sich intensiv zuerst mit der Vermeidung befasst.

Fazit für wichtige Themen wie Nachhaltigkeit heißt es

Weiter blicken …

Vorbereitet sein …

Immer einen Schritt voraus sein …

Innovationen antreiben …

Das alles bekommen Sie bei der VDRVDR--AkademieAkademie

Das komplette Seminarprogramm finden Sie unter www.vdrwww.vdr--akademie.deakademie.de

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Ihre Ansprechpartner

Elisa Pfeil Projektmanagerin

VDR-Akademiec/o Verband DeutschesReisemanagement e.V.VDR-Service GmbHVDR-Akademie – Institut fürGeschäftsreisemanagementDarmstädter Landstraße 12560598 Frankfurt am Main

Tel.: 069 69 52 29 22Fax: 069 69 52 29 29

www.vdr-akademie.deakademie@vdr-service.de

Andrea ZimmermannInhaberin

btm4u – Andrea ZimmermannHeidelberger Landstraße 52a64297 Darmstadt

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