Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement- die wichtigsten Schritte zum erfolgreichen Event

*Sustainable Events* * Green Meetings* *Nachhaltig Tagen* *Meet Green*

Petra Husemann-Roew

Frankfurt 24.05.2012

Bild © www.affinia.com

� 1983 - 1986 Studium der Fremdenverkehrswirtschaft, Berufsakademie Ravensburg

� 1987 - 2000 verschiedene Stationen im In-u. Ausland u.a. Direktionsassistentin in der Ferienhotellerie, Verkaufsleiterin einer Hotelkette und Vertriebskoordinatorin eines Reiseveranstalters.

� 2001 - 2006 Mitarbeiterin Organic Services GmbH, Unternehmensberatung Ökolebensmittelsektor - Konzeption und Organisation von Kongressveranstaltungen, Handelstreffen, Messebeteiligungen

� 2006 - 2008 Studium am Centre for Sustainability Management, LeuphanaUniversität Lüneburg, MBA Sustainability Management.

� Seit 2008: Beraterin im Bereich Nachhaltigkeitsmanagement mit den Schwerpunkten Green Events und Nachhaltigkeitskommunikation.Freie Mitarbeiterin bei modem conclusa gmbh, München u.a. als Projektmanagerin der ARENA für NACHHALTIGKEIT. Mitglied von SustainCo.

Petra Husemann-Roew

Was sind GREEN MEETINGS oder EVENTS?

� Green Meetings sind Veranstaltungen, bei deren Konzeption, Planung, Organisation und Durchführung alle Aspekte der Nachhaltigkeit , d.h. Ökonomie, Ökologie, Soziales berücksichtigt werden.

� Green Meetings leisten wirtschaftlich, sozial und ökologisch einen positiven Beitrag während und nach der Veranstaltung.

„Die Menschheit wird nicht überleben, wenn sie ihre

Verschwendung und Kurzsichtigkeit fortsetzt. So drastisch stellt der Club of

Rome die verheerenden Folgen des Klimawandels infolge des

ungebremsten Wirtschaftswachstums dar. 40 Jahre nach den "Grenzen des Wachstums" warnt der ThinkTank: "Business as usual" sei

keine Option mehr.”

Quelle: Süddeutsche Zeitung, 08.05.2012

Mehr als 7.000.000.000 Menschen leben aktuell auf u nserem Planeten

Warum GREEN MEETINGS & EVENTS?

Bild © Spencer Tuner, Mexico

Warum GREEN MEETINGS & EVENTS?„86 % der Veranstalter bestätigen die hohe Bedeutung von Green Meetings“Meeting- & Event Barometer Deutschland 2012

Warum GREEN MEETINGS & EVENTS?

Verantwortungsvoll Wirtschaften

� Umwelt entlasten, d.h. Ressourcen & Klima schonen� Zukunftsfähig werden und bleiben� Positive Außenwirkung erzielen & Reputation stärken� Internes Qualitätsmanagement verbessern� Kunden & Mitarbeiter motivieren� Beitrag zur Wertschöpfung leisten� Langfristige Wirkung der Eventbotschaft erzielen� Kosten mindern durch Ressourceneinsparung� Wettbewerbsvorteil

„Every year over 80 million people around the worldattend a meeting or conference and even more

attend trade shows or exhibitions.”

Quelle: Manchester City Council – Green Guide

GREEN MEETINGS & EVENTS - JA … aber wie ?!

ORGANISATORISCH - Handlungsfelder

� Mobilität & Transport� Catering

� Veranstaltungsort & Unterbringung

� Energieversorgung� Klima(neutralstellung)

� Wasser

� Abfallmanagement� Beschaffung von Produkten & Dienstleistungen

� Soziales & Gesellschaft

� Kommunikation & Dokumentation

GREEN MEETINGS & EVENTS – JA … aber wie ?!

INHALTLICH - Themen

� Ressourcen & Biodiversität� Erneuerbare Energien

� Nachhaltiger Konsum

� (Geschäfts-)Reisen� Green Buildings

� Logistik & Rückverfolgbarkeit

� Demographischer und Kultureller Wandel� Wachstumsparadigma

� Klima & Carbon Footprint

� …

GREEN MEETINGS & EVENTS – JA … aber wie ?!

Die 6 wesentliche Bereiche, in denen green event practices zur Anwendung kommen können und sollten:

Auswahl� des Veranstaltungsortes (Region, Stadt, Land, etc.)

� der Location (Konferenzzentrum oder -hotel, Konzert-, Sport- oder Messehalle, Theater, etc.)

� der Unterkunft (Hotels, Pensionen)

� der Verpflegungsdienstleistungen (Catering, Restaurants)

� der Transportmittel (Gäste-, Mitarbeiter-, Lieferantenverkehre)� sonstiger veranstaltungsbezogener Dienstleistungen (Stand- und

Bühnenbau, Beleuchtung und sonstige Eventtechnik, Mobiliar, Infomaterialien, Dekoration und Give-Aways, Sicherheitsdienst, Rahmenprogramm, etc.)

� Nachhaltigkeitsziele gleich zu Beginn des Prozesses formulieren

� Mit den „low hanging fruits“ beginnen

� Passende Partner suchen

� Know-How & Ideen teilen (interner Informationsfluss)

� Kommunikation nach innen und außen – begeistern, Interesse wecken, Beitrag aller Stakeholder einfordern

� Kontinuierlicher Prozess, schrittweise Integration

� Flexible Anpassung an Erfordernisse des jeweiligen Events

� Sustainable oder Green Event Practices müssen integraler Bestandteil des Veranstaltungsmanagements werden, kein add-on

� Best Practice-Beispiele schaffen, Erfolge messbar machen

GREEN MEETINGS & EVENTS – GO!

Bild © www.fotothing.com (OLYMPUS IMAGING CORP.)

Die Green Event-Anfrage:

• Jahrestreffen aller Vertriebsmitarbeiter und Außendienstler deutschlandweit

• Ca. 200 Personen• Wahl Veranstaltungsort: frei• Dauer: 1,5 - 2 Tage• Thematischer Aufhänger: Teamgeist• Inhaltliche Vorgabe: Tagung & Incentive• Firmensitz Zentrale: Raum Frankfurt

Veranstaltungsort?

� Optimale Anbindung ans öffentliche Verkehrsnetz� Gute Erreichbarkeit für alle Teilnehmer� Nachhaltige Locations und Dienstleister vor Ort� Berücksichtigung regionaler Gegebenheiten� Bezug zum Veranstalter� Minimierung der Belastungen von Umwelt/Region

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Bild fotograf-hamburg.de © Fotograf: Christoph U. Bellin Bild Kloster Andechs © Fotograf: Anton Funzel

Bild Rathaus Osnabrück © Stadt Osnabrück

1. Klimaneutrale Eventlocationumfassendes Nachhaltigkeitsprogramm

ISO 14001-ZertifizierungBerliner Umweltpreis

Location?

� Optimale Anbindung ans öffentliche Verkehrsnetz� Prinzip der kurzen Wege � Berücksichtigung regionaler Gegebenheiten� Umweltfreundliches Gebäudemanagement� Kooperation mit nachhaltigen Dienstleistern� Green Meetings Angebot

Bild © Darmstadtium

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Bild © Bio-Seehotel Zeulenroda

Bild © Tempodrom Berlin

UmweltberichtZahlreiche Auszeichnungen, z.B. Bester Arbeitgeber

Environmental PolicySustainability ReportGreen Building Zertifikat EU-Kommission

Unterkunft?

� Optimale Anbindung ans öffentliche Verkehrsnetz� Prinzip der kurzen Wege zwischen Veranstaltungsort

und Unterbringung� Berücksichtigung regionaler Gegebenheiten� Minimierung der Belastungen von Umwelt/Region� Umweltmanagementsystem� Nachhaltigkeitszertifizierung

Bild © Marriott Frankfurt

Bild © Villa Orange Frankfurt

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Bild © www.fairanstaltung.org Pressebild Fair WDR Bild © www.manuelabaur.de Fotografin K. Schiessl

Verpflegung?

� Regionale, saisonale, möglichst ökologisch und fair gehandelte Lebensmittel

� Anbieten ausreichender vegetarischer Alternativen� Umweltfreundliche Alternativen für die im Catering

verwendeten Materialien (Tischwäsche, Geschirr, …)� Umweltfreundlicher gemanagter Betrieb (Transport,

Energie, Geräte etc.)� Abfallvermeidung und –reduktion (Verpackung, …)� Nachhaltigkeitszertifizierung

Bild © www.berlinisstbio.de

Mobilität &Transport?

� Prinzip der kurzen Wege� Transportaufwand gering halten� Hinweise für eine umweltfreundliche An- und Abreise� Umweltfreundliche Mobilität ins Eventkonzept integrieren� Dokumentation der Reise- und Transport-bezogenen

Emissionen� Einsatz umweltfreundlicher Transportalternativen

Bild © www.velotaxi.de

Bild Feraro Zug ITALO © Hoff1980 / Wikipedia Bild © http://www.werfenweng.eu/de/leihfahrzeuge/Werffenweng

Bild www.einfach-gruen.de © Deutsche Bahn

Sonstiges?

� Beachtung von Nachhaltigkeitskriterien bei allen Beschaffungsvorgängen

� Einsatz energieeffizienter Technik� Bevorzugung regionaler Dienstleister� möglichst papierfreie Organisation� wenn Give-Aways, denn brauchbar & langlebig(Prinzip „weniger ist mehr“)

� Sensibilisierung aller Partner � Weiterverwendbare, umweltfreundliche Deko� Klimakompensation� Kommunikation !!!

Bild © werbemittel-weimann.de

Bild: © www.botanicalpaperworks.com

Grafik: © www.ngpowereu.com/news/copenhagen-carbon-footprint/

Bild © potted-herbs2/www.intimateweddings.com

…und noch ein paar Beispiele aus meiner Arbeit

ARENA für NACHHALTIGKEIT 2008-2010Zukunftskonferenz für Mittelstand und Familienunter nehmen

Inhaltliche Konzeption, Veranstaltungsorganisation und Kommunikation

GREEN MEETINGS & EVENTS … Best Practice

Bildmaterial © Bioseehotel Zeulenroda / ARENA für NACHHALTIG: Fotograf Norman Zoo

GREEN MEETINGS & EVENTS ... Best Practice

Hermannsdorfer Landwerkstätten, MünchenKampagne mit Verbraucherevent, Konzeption, Veransta ltungsorganisation und Pressearbeit

Bild: © Hermannsdorfer Landwerkstätten: Fotograf Christoph Stache

kb wohnbau, PfaffenhofenKonzeption und Veranstaltungsorganisation von zwei Kundenevents

GREEN MEETINGS & EVENTS … Best Practice

Bildmaterial © kb wohnbau pfaffenhofen: Fotograf Paul Ehrenreich & privat

GREEN MEETINGS & EVENTS … Best Practice

DAIKIN Airconditioning Germany GmbH, München Nachhaltiger Messestand für Chillventa 2010 ausgeze ichnet mit dem reddot design awardKonzeption: Platzer Kommunikation München, Presseeve nt/-arbeit: modem conclusa gmbh

Bildmaterial: © Daikin Airconditiong Germany GmbH, München

GREEN MEETINGS & EVENTS … Best Practice

Hypovereinsbank Unicredit AG, MünchenKonzept zur Integration von Nachhaltigkeitsaspekten im Corporate Eventmanagement Entwicklung einer Evaluationsmatrix für internes un d externes Reporting

Grafiken: © HypoVereinsbank Unicredit AG, München

Schweisfurth-Stiftung, MünchenNachhaltigkeitscheck und Vermarktungskonzept Tagungsräume

GREEN MEETINGS & EVENTS … Best Practice

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Beratung & Konzepte, Umsetzung & Trainings

Petra Husemann-RoewNachhaltigkeits- // Projekt- // Green Event-Managemen t

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T +49 881 61553M +49 152 28 60 24 97

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Mitglied von SustainCo, Beraternetz für Nachhaltigkeit www.sustainco.deFreie Mitarbeiterin bei modem conclusa gmbh www.modemconclusa.de