Informationsmanagement WS 2007/2008

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Informationsmanagement in Archiven und Sammlungen

WS 2007/2008Thomas Just

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Kontaktmöglichkeiten:

Per Email: thomas.just@oesta.gv.at

Telefon: 53115-2518

Büro:

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Was erwartet Sie in dieser LV?

• Einführung in archivische Prinzipien• Standards. Welche gibt es?• Digitalisierung• Informationsmanagement im klassischen

Sinn• Digitale Langzeitarchivierung• Noch mehr?

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Fixe Termine

• 15.11.2007: Thomas Callsen-Rauer: Projekt DigLA

• 29.11.2007: Andreas Brandner: Wissensmanagement

• 05.12.2007: Christa Müller: Digitalisierung• 01.2008: Heinz Winter: Museale

Sammlungen

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Jeder von uns wird heutzutage mit einer zunehmenden Flut von Informationen geradezu überschwemmt. Und es nimmt dabei nicht nur die Menge an Informationen zu, sondern es werden auch Art und Quelle der Informationen immer diffiziler und komplexer. Parallel dazu gewinnen die Möglichkeit und Fähigkeit, an die Informationen zu gelangen, ebenfalls stark an Bedeutung. Verschärft werden beide Entwicklungen zudem durch die immer dringender werdende Notwendigkeit, auf dem eigenen (Fach-) Gebiet stets auf dem Laufenden zu sein bzw. erst recht dies künftig auch zu bleiben. Im beruflichen Umfeld der meisten von uns werden somit die Fragenwelche Informationen benötigt werden (Relevanz, Selektion) wo die relevanten Informationen zu finden sind (Quelle, Medium) wie man an die relevanten Information gelangen kann (Mittel, Wege) sehr stark an Bedeutung gewinnen.Es wird wichtig sein, über die Mittel und Fähigkeiten zu verfügen, um an die benötigten Informationen zu gelangen.

Informationsmanagement – was ist das überhaupt ?

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InformationsmanagementKlärung u. Planung des Informationsbedarfs welche Informationen (qualitativ, mit Gewichtung) in welchem Umfang (quantitativ; z.B. Detail oder Überblick) wann benötigt (Dringlichkeit) Planung u. Organisation der Informationsbeschaffung wo (Ort, Quelle, Medium) wie (Mittel/Werkzeuge, Wege, Medium) wann (rechtzeitig, im günstigsten Moment) durch wen (Qualifikation, Fähigkeit, Gelegenheit) Informationssicherung, Nutzbarmachung u. Nutzenmehrung Aufbereiten (Aus- u. Bewerten) Verarbeiten (Integrieren, Kombinieren, Projizieren) Präsentieren (Medium, Zielgruppe) Dokumentieren u. Archivieren (Medium, Retrieval-Tools)

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Informationsmanagement

„Electronic Archives are the Memory of the Information Society.“Dieses Zitat von Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft (bis 2004), aus seinem Vortrag auf der DLM-Forum-Konferenz in Brüssel 1999, zeigt die Herausforderung, der wir uns stellen müssen. Ulrich Kampffmeyer schreibt hierzu im Jahr 2003:„Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet, überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits werden wir von der „Information Flood“ überrollt, andererseits tut sich aber ein immer größer werdendes „Information Gap“ nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer Information auf. Der Wert von Information für Unternehmen, Verwaltungen und Gesellschaft ist immer noch nicht richtig erkannt. ILM Information Lifecycle Management hat daher auch zum Ziel, Information entsprechend ihrem Wert handhabbar zu machen. Nur Information, die in Prozessen oder als elektronisches Wissen genutzt wird, hat einen eigenständigen Wert. ILM ist die Strategie, die diesen Wert heute erschließt und auch für die Zukunft bewahrt.“

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Informationsmanagement im Archiv: Ordnen-Verzeichnen-Erschließen

• Schaffen von Zugang zu Information• Beschreibung von Informationen durch

Metadaten• Formalerschließung• Sacherschließung

Festhalten was wichtig ist!

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Ordnen - Ordnung

Definition von Ordnung in der Archivterminologie von Menne-Haritz:

"Einsortieren der Verzeichnungsangaben einzelner Verzeichnungseinheiten eines Bestandes entsprechend einer schon vorhandenen oder neu erarbeiteten Klassifikation; bei kleineren Beständen traditionellerweise auch Sortieren des Bestandes nach der Verzeichnung mit dem Ziel fortlaufender Nummern als Signaturen im Findbuch."

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ErschließungErschließung beschäftigt sich nicht mit einzelnen Inhalten von Archivgut sondern dem Archivgut an sich mit dem Ziel eine vielseitige Auswertung des Archivguts zu ermöglichen. Sie ist Darstellung von Entstehungs- und Wirkungsbedingungen: Die Primärinformationen im Archivgut sind so, weil sie von einer bestimmtenOrganisation mit bestimmten Kompetenzen in Erfüllung einer bestimmten Aufgabe zum Nachweis einer bestimmten Tätigkeit niedergeschrieben wurden. Erschließung ist neben und gemeinsam mit Bewertung die wesentliche historisch-wissenschaftliche Aufgabe von ArchivarInnen. Sie ist quellenkritische Grundlagenforschung mit spezifischen archivwissenschaftlichen und historischen Fragestellungen und grundsätzlich zur Veröffentlichung bestimmt (Transparenz).

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Grundlegende Ordnungssysteme in Archiven

• Pertinenzprinzip

• Provenienzprinzip

•Abbildung aus: Martin Burkhardt, Arbeiten im Archiv (UTB Paderborn 2006).

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Pertinenzprinzip• Bedeutet: Ordnung nach Sachbetreffen• System des 19. Jahrhunderts• Vorteil: Akten zu einem Thema werden

gesammelt• Nachteil: Überlieferungszusammenhang geht

verloren; Fragestellungen, die bei Zeitpunkt der Ordnung noch gar nicht bekannt sind, werden nicht berücksichtigt.

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Provenienzprinzip• Geht vom Entstehungszusammenhang der Archivalien

aus• Ein Archivbestand enthält alle Unterlagen mit der

gleichen Herkunft, also der gleichen Provenienz• So enthält bspw. der Bestand „Administrative

Registratur“ des HHStA in Wien alle Verwaltungsakten des k.u.k. Außenministeriums

• Begriff der Archivtektonik• Grundlegend: Muller, Feith und Fruin,  Handleiding for

het Ordnen van archiven, Denn Haag, 1898 (Dt. Übersetzung Berlin, 1905).

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Provenienzprinzip• Abgrenzung von BeständenDas Provenienzprinzip fordert, daß in einem mehrzelligen Archiv das archivwürdige Schriftgut jeder einzelnen eigenständigen Provenienzstelle, für die das Archiv zuständig ist, als Archivfonds gesondert beisammengelassen oder, wenn es nicht mehr beisammen ist, als solches wiedervereint, als Archivbestand mit einer eigenen Bezeichnung aufgestellt und nicht mit Schriftgut anderer Herkunft vermischt wird.[Papritz, Archivwissenschaft]

Provenienz ist zu differenzieren:• Herkunftsgemeinschaft – Abgabegemeinschaft• Das Verständnis der abgebenden Stelle als Provenienzstelle besteht zum Teil bis heute und wurde schon in der französischen Definition von provenance nach der Revolution festgelegt: Die Stelle, bei der sich das Schriftgut zum Zeitpunkt der Revolution befand. [Uhl, Provenienzprinzip]•·Erstprovenienz: Stelle der ersten Entstehung•·Letztprovenienz: letzte bearbeitende Stelle•·Abgabeprovenienz: abgebende Stelle

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ProvenienzprinzipFolgende Probleme sind dabei zu lösen:

• Behandlung von Vorakten• Die Frage ist, was ist eine Provenienzstelle: Grundsätzlich eine selbstständige Stelle

oder Person, die• eine eigene Registratur führt.• Einen besonderen Fall bilde die Mischbestände, die in den Auslesearchiven des 18.

und 19. Jahrhunderts angelegt wurden. Sie sind zu neuen logischen Einheiten zusammengewachsen. Das wird als Archivprovenienz zum Unterschied von der Behördenprovenienz bezeichnet.

Problem: Zunahme von KompetenzänderungenLösungsansatz:• Stabile Registraturen• regulierendes oder freies Provenienzprinzip• Frage der Provenienz von Workflows in elektronischen Aktenführungssystemen• federführende Stelle• Aufgabengebiet, das den Workflow begründet• Provenienz als Prinzip für die physische Aufstellung nicht mehr durchzuhalten.• Jedoch ist die Wahrung des Entstehungs- und Wirkungszusammenhangs auch für

virtuelle Bestände gültig.

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Kurze Wiederholung 1.Einheit

Angesprochen wurden:• Ordnen, Erschließen• Skartierung• Pertinenzprinzip• Provenienzprinzip• Tektonik

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Hinweise für Recherche• Literatur: Martin Burkhardt, Arbeiten im Archiv (UTB

Paderborn 2006). Auch als e-book: http://www.literature.at/elib/index.php5?title=Gebrauchsanleitung_fuer_Archive_-_Martin_Burkhardt

• Sabine Brenner-Wilczek et al., Einführung in die moderne Archivarbeit (WBG Darmstadt 2006)

• Christoph Bichlmeier, „Wer sucht, der findet - oder auch nicht.“ Hilfsmittel, Methoden und Probleme bei der Online-Recherche im Fach Geschichte (Dipl.Arb. Passau 2006) Online unter:

• http://www.phil.uni-passau.de/histhw/TutSuch/

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Modelle und Formate für MetadatenDatenmodelle• Dublin Core• Encoded Archival Description – EAD• International Standard Archival Description – General

ISAD(G)• International Standard Archival Authority Record for

Corporate Bodies, Persons, and Families ISAAR(CPF)• ISO 15489: bietet Leitlinien zur Verwaltung von

Schriftgut von öffentlichen und privaten Organisationen.

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Modelle und Formate für Metadaten

Archivarische Regelwerke• de Facto-Standard für Findbücher in der

BRD: Erschließung von Sachakten nach Papritz

• Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätze für Staatliche Archive in der DDR – OVG

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Archivische Erschließung

• Archivgut: prozessgenerierte Information• Inhalt durch die Aufgaben und den

Geschäftsprozess determiniert• Primärwert > Sekundärwert• Formale Erschließung:

Darstellung des Entstehungs- und Wirkungszusammenhanges

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Archivische Erschließung

• Ordnen und Verzeichnen• Stufen der Erschließung

– Zuständigkeit – Tektonik– Bildung und Abgrenzung von Beständen

(Provenienzprinzip)– Innere und äußere Ordnung

(Registraturprinzip

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Tektonik

• innere Gliederung eines Archivs als Folge seines historischen Anwachsens– einzelliges Archiv– vielzellige Archive– Bestandsgruppen ; Abteilungen

• historische Epochenjahre, • territoriale Entwicklung • Ressorts; systematischen Gliederung der

Provenienzbildner

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ISAD (G)International Standard Archival Description (General) http://www.icacds.org.uk/eng/ISAD(G)de.pdf • Universell anwendbar –

Institutionenübergreifend vergleichbar• Systematische Beschreibung von archivischen

Strukturen– Abteilung - série– Unterabteilung - sous-série– Bestand - fonds - fonds– Teilbestand - sous-fonds - subfond– Serie (Reihe) - série organique - Series– Teilserie (Reihe) - sous-série organique - subseries– Akt (Akte) - dossier - File– Einzelstück (Einheit) - pièce - item (piece)

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ISAD (G)

• Identifikation• Kontext• Inhalt und innere Ordnung• Zugangs- und Benutzungsbedingungen• Sachverwandte Unterlagen• Anmerkungen• Beschreibung der Archivierung

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Akt

Teilbestand

Serie

Teilserie

Akt

Einzelstück

ISAD (G) Folie thankx to heinrich berg

Bestand

Teilserie

Akt

Serie Serie

Akt

EinzelstückEinzelstückEinzelstück

EinzelstückEinzelstückEinzelstück

5

2

1

>3

1600

10000

>100000

>1000000

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ISAD (G)• Identifikation• Kontext• Inhalt und innere Ordnung• Zugangs- und Benutzungsbedingungen• Sachverwandte Unterlagen• Anmerkungen• Beschreibung der Archivierung

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ISAAR (CPF)• Notwendigkeit der Schaffung eines Standards, der die

Verbindung zwischen Urhebern und Unterlagen schafft.

• Durch den Standard wird die Möglichkeit geschaffen, Kontext und Inhalt von Archivgut getrennt zu verwalten. Der Bedeutung kontextueller Informationen zu den Unterlagen wird damit Rechnung getragen und damit dem Teil der archivarischen Fachkompetenz, der aufgrund des Gegenstandes den „kleinen“ Unterschied zu anderen Informationsanbietern ausmacht.

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ISAAR (CPF)Wichtig für: • die Entwicklung von Körperschaften, Personen und Familien

nachzuvollziehen, • die selbst gebildeten Unterlagen eines Urhebers/Aktenbildners und

andere Quellen über ihn oder von ihm zu dokumentieren, • gewünschte access points (Suchkriterien) zu definieren, • vorhandene Beziehungen der Urhebern/Aktenbildnern

untereinander herzustellen. • Mit der Schaffung der Möglichkeit, Kontextinformationen in einem

System einheitlich zu erschliessen und zu verwalten, eröffnet sich auch hier die Perspektive, eines globalen benutzerorientierten Dienstleistungsangebotes von Archiven, das unabhängig von Ort und Zeit Zugang zu einheitlich strukturierten Informationen schafft und damit eine gezielte übergreifende Recherche ermöglicht

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Verhältnis von ISAD(G) und ISAAR(CPF)

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Dublin Core– Title – Creator – Subject – Description – Publisher – Contributor – Date – Type

• Dublin Core Metadata Initiative

– Format – Identifier – Source – Language – Relation – Coverage – Rights

• Standardisierung von Daten für den Online Zugang

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Digitale Langzeitarchivierung

• Problem: Verschiedenste Formate in einem Akt

• Wie halte ich diese lesefähig?

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Übung Bundesarchivgutverordnung

• Fragen aus der Bundesarchivgutverordnung

– Akten der Gerichte. Wie werden diese angeboten? GEO (164. Verordnung des Bundesministers für Justiz über die näheren Vorschriften über die Aussonderung, die Anbietung sowie die Skartierung von gerichtlichen Verfahren (Archiv-Verordnung) vom 19.April 2002

– Digitale Akten, die als Papierakt ins Archiv kommen– Unterschied Bundesarchivgesetzgebung – Landesarchivgesetzgebung,

Unterschiede in der Bewertung etc.– Geist der Memoria „wichtiger Personen“ - „antiquierte Wertschätzung des

Autographs“ zu § 4 Abs. 3. Zl. 1– Internationale Gültigkeit von Aktenkennzeichnung – Interessanter Punkt– Sperrig formuliert

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Übung Bundesarchivgutverordnung

• Anhang Punkt 8: Schriftgut zu und über Personen des öffentlichen Lebens

• Anhang Punkt 4: Vorträge an den Ministerrat• Wenig Vertrauen in EDV• Personalakten sorgen für Verwirrung: Aufbewahrungsfrist

HÖCHSTENS 120 Jahre nach Geburt• Probleme bei der Klassifizierung: Quellenwert? Rechtlicher Wert?

Wer ist dafür geeignet?• Gedanke eines „zentralen Staatsarchivs“ – ist unser Staatsmodell

wirklich zentralististisch?• Nutzung von Archivgut, das an die Nachfolgestaaten der

Habsburgermonarchie übergeben wurde?? Regelung durch den Bund

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Übung Bundesarchivgutverordnung• Bekrittelt wird, dass nicht Archivare die Klassifikationen vergeben sondern

Dienststellen• Reihung der Aufzählung der Ministerien – diese erfolgt nach dem Alphabet

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• Archivalische Prinzipien

– Pertinenzprinzip– Provenienzprinzip

– In letzter Zeit vermehrt Kritik an Provenienzprinzip

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• StandardsStandards– ISAD(G)– ISAAR(CPF)– EAD– Dublin Core

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Digitale Langzeitarchivierung

• Problematik vorgestellt

• Wissensnetzwerk, Veranstaltung am 30.01.2008: http://www.bundeskanzleramt.at/site/5886/Default.aspx

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Wissensmanagement

• Anderer Zugang zu Informationen• Selbstreflexion• Wissen als betriebswirtschaftlicher Wert• Gewinnt an Bedeutung• Folien Andreas Brandner

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Digitalisierung

• Viel wurde nur durch Einzelinitiativen erreicht

• Keine österreichweite Digitialisierungsstrategie (muss jedes Archiv/ Bibliothek die gleichen Dinge digitalisieren? Können/Wollen wir uns das leisten?)

• Wichtig: Kosten/Nutzen

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Sammlungen – Museen

• Probleme bei Museumssystemen• Diese müssen tw. völlig verschiedene

Bereiche abdecken• Arbeit in Museum mittlerweile

betriebswirtschaftlich orientiert• Nachzügler in der Öffnung von

Sammlungen im Netz, besonders das KHM wäre hier in der Pflicht!

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Und zum Schluss…

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Wichtige Links…

• www.documanager.de– (derzeit dort ein Gratis Praxishandbuch zu

Dokumentenmangement downloadbar)• www.ica.org Internationaler Archivrat• www.archivschule.de Archivschule Marburg

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Literatur• Helmut Krcmar, Informationsmanagement (Berlin 2004)• Freimut Bodendorf, Daten- und Informationsmanagement (Berlin

2005)• Stefan Voß, Kai Gutenschwager, Informationsmanagement (Berlin

2001)• Lutz J. Heinrich, Franz Lehner, Informationsmanagement (München

2005)• Frank M. Bischoff (Hrsg.), Benutzerfreundlich –rationell –

standardisiert. Aktuelle Anforderungen an archivische Findmittel. Beiträge zum 11. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg (Marburg 2007)

• Thomas Aigner/Karin Winter (Hg.), Alte Archive - Neue Technologien / Old Archives - New Technologies (St. Pölten 2006)

• Der Archivar (online: http://www.archive.nrw.de/archivar/) • Scrinium (online: http://www.voea.at)

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• Vielen Dank fürs Durchhalten!