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die Arbeit

der Projektgruppe MAV –Einführung SAP

Johannes Deubel, Projektgruppe MAV – Einführung SAP – 14.05.2019

Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Infos über

� Rechtliche Grundlagen� Basis für die Arbeit der Projektgruppe� Bisherige Arbeit in der Projektgruppe� Schwierige Kommunikation – Probleme,

Informationen zu erhalten� Daten zum SAP – Programm�Weiterarbeit der Projektgruppe

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Geplanter Ablauf

� Rechtliche Basis� � 36 (1) 9 MAVO

„Einführung und Anwendung technischer

Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das

Verhalten oder die Leistung der

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu

überwachen,“

� § 38 (1) 11 MAVO auch Dienstvereinbarungmöglich

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Rechtliche Basis der MAV-Beteiligung bei der Einführung des SAP - Programms

� Rechtliche Basis� nach Eichstätter Kommentar zur

MAVO auch Einführungsschulung zu SAPzustimmungspflichtig:Rdnr 96

„Das Zustimmungsrecht der MAV nach § 36

(1) Nr. 9 besteht auch für die Durchführung

einer Schulung zur Einarbeitung in eine

neue technische Einrichtung.“

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Rechtliche Basis der MAV-Beteiligung bei der Einführung des SAP - Programms

� Alle MAVen sind von der Einführung des SAP - Programms betroffen

- Daten aller Kollegen/innen davon verarbeitet.- Besonders betroffen: personalverwaltendeDienststellen: Personalsachbearbeiter können besonders überwacht werden. Siearbeiten mit dem Programm. Sie werden geschult.

� Einzelne MAVen für die Einführung des SAP –Programms zuständig. Müssen zustimmen.� DG müsste das Programm nach MAVO mit

jeder MAV einzeln verhandeln.Johannes Deubel, Projektgruppe MAV – Einführung SAP – 14.05.2019

Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Basis der Arbeit der Projekt-gruppe

� Macht keinen Sinn, dass DG das SAP-Programm mit jeder einzelnen MAV verhandelt.

�� In Absprache zwischen DiAG und DG: Einrichtung eine Projektgruppe aus Vertreter/innen verschiedener MAVen u der DiAG.

���Aufgabe: Begleitung der Einführung des SAP –Programms im Auftrag der MAVen und der DiAG.

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Basis der Arbeit der Projekt-gruppe

� Schulungskonzept- Sichtet und verhandelt es. - Gibt dann eine Empfehlung an die

betroffenen MAVen. Diese müssen dann zustimmen.

� Musterdienstvereinbarung- Erarbeitet sie, damit die Kollegen/innen vor denMöglichkeiten einer übermäßigen Kontrollegeschützt werden.

- Muss dann von den einzelnen MAVenabgeschlossen werden.

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Basis der Arbeit der Projekt-gruppe

� Arbeit nur durch eine gute Rückbindung an die MAVen möglich. Alle müssen ihre Anliegen und Fragen einzubringen können.

Daher Informationen von der Projektgruppe��Newsletter ��DiAG Vertreterversammlung

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Rückbindung an die MAVen

��Unsere Bitte:

Wenn Ihr ein Anliegen oder Fragen habt, dann teilt uns diese mit � !

Wir berücksichtigen sie und sorgen dafür, dass sie geklärt werden.

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Rückbindung an die MAVen

� 21.03.2019: Infoveranstaltung desDienstgebers zur geplantenEinführung des SAP – Programmsin Freiburg

� Im Anschluss: Gründung der Projektgruppe MAV - Einführung SAP

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Gründung Projektgruppe am 21.03.2019

� Andrea Hilbers, MAV Verr.st. Offenburg� Johannes Jurth, MAV Erzb. Seelsorgeamt � Simone Müller, MAV Verr.st. Lahr� Melanie Pachutzki, MAV Ges.Kir.Gem. Freiburg � Martin Schmidt, MAV Verr.st. Schopfheim� Wolfgang Schodrok, DiAG – Sprechergruppe� Dieter Waldraff, MAV des Erzb. Ordinariats� Claudia Will, MAV Ges.Kir.Gem. Karlsruhe� Johannes Deubel, MAV Past.Referenten/innen

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Projektgruppe MAV

– Einführung SAP

Mitglieder

� Organisation der Projektgruppe

- Sprecher: Dieter Waldraff – Johannes Deubel- Entscheidung, sich von Herrn RechtsanwaltDr. Frank Riepl rechtlich begleiten zu lassen

� Festlegung der Ziele der Projektgruppe- Rückmeldungen zum Schulungskonzept- Erarbeitung einer Musterdienstvereinbarung

zur Einführung des SAP – Programms fürdie anderen MAVen

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Projektgruppe MAV

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1. Treffen der Projektgruppeam 08.04.2019

� Weiteres Vorgehen

- Feststellung, dass Projektgruppe sehr spät eingerichtet worden ist, und Zeit sehr drängt

- Festlegung der nächsten Sitzungstermine- Kontaktaufnahme mit dem Dienstgeber- Terminvorschlag zu einem ersten Treffen derProjektgruppe an den Dienstgeber

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Projektgruppe MAV

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1. Treffen der Projektgruppeam 08.04.2019

�Weiteres Vorgehen

- Beantragung der notwendigen Informationenüber das SAP – Programm und desSchulungskonzepts

- Organisation einer Fortbildung für die Projektgruppe

- Erstellung eines Newsletters zur Information der anderen MAVen

� Bitte um Rückmeldungen zum Schulungskonzept

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Projektgruppe MAV

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1. Treffen der Projektgruppeam 08.04.2019

� Gespräch zwischen Frau Gramels-pacher, Herrn Dr. Molzberger, dem Rechtsanwalt des DGs, Herrn Dr. Vogel, sowie Dieter Waldraff,Johannes Deubel und dem Rechtsanwalt derProjektgruppe, Herrn Dr. Riepl.

� Gesprochen über die Arbeitsweise, die Kommuni-kation, den Informationsbedarf, den Zeitrahmen.

� DG wollte dringend die „Freigabe“ der Schulungs-termine durch die Projektgruppe – 1 Arbeitstag vor-her das Schulungskonzept erhalten.Zugesagt, sich so bald wie möglich zu melden.

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Projektgruppe MAV

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1. Treffen mit Dienstgeber imkleinen Kreis am 02.05.2019

� Im Anschluss an Treffen mit DG 2. Treffen.

� Vor allem das Schulungskonzept - am 30.04.2019

erhalten - besprochen.Dabei die Rückmeldungen aus den MAVen (drei)eingebracht.

� Haben dem DG Rückmeldungen gegeben:a) Zum Konzept – z.B.

- Wie wird mit dem Mehraufwand während derEinführung umgegangen?

- SchulungsumfangJohannes Deubel, Projektgruppe MAV – Einführung SAP – 14.05.2019

Projektgruppe MAV

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2. Treffen der Projektgruppe am 02.05.2019

- Freistellung und Vergütung der sog.„Multiplikatoren Nutzer“

- Nachschulungsmöglichkeit- Unterstützung teilzeitbeschäftigter Kollegen/ innen (Kinderbetreung)

- Supportmöglichkeitenb) Fragen zum Programm – z.B.

- Wie wird das 4 – Augenprinzip umgesetzt?- Können Stellenpläne generiert werden?- Wie kommen die Ergebnispakete nach dem Gehaltslauf?

- Meldecockpit – Wie ist es in SAP eingebunden?Johannes Deubel, Projektgruppe MAV – Einführung SAP – 14.05.2019

Projektgruppe MAV

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2. Treffen Projektgruppe am 02.05.2019

� Stellungnahme an die MAVen erstnach Beantwortung unserer Anfragen. Angebot an DG: am 15.05. mit ihmzu sprechen.� DG hat sich für Rückfragen der Projektgruppe

bedankt und mitgeteilt, dass er Zeit für dieBeantwortung braucht.� Hatten bis am 13.05.2019 keine

Antwort vom DG, ob Treffen am 15.05.2019 mit der Projektgruppe stattfindet.

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Projektgruppe MAV

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2. Treffen Projektgruppe am 02.05.2019

� Von Beginn an: schwierige Kommu-nikation mit dem DG: zunächst nicht möglich Gesprächstermin im kleinen Kreis zu bekommen.

� Schwierig, Informationen über das Pro-gramm und das Schulungskonzept zu erhalten.

� Eindruck einer gewissen Ungeordnetheit beimDienstgeber. Vieles scheint unklar.

� Erheblicher Zeitdruck, weil DG MAVenso spät einbezogen. Verschärft durch langsameReaktion des DGs.

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Projektgruppe MAV

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Schwierige Kommunikation

� Am 30.04.2019 Schulungskonzept er-halten. Erst Anfang April 2019 entstanden!

� Am 01.05.2019 grundlegende Informationen zum

SAP Programm erhalten: Version, Programmodule, zur Cloud auf der die Daten liegen, zu weiteren Dienstleistern, zu Schnittstellen, zur Dokumentation.Einen Link mit sehr vielen Dokumenten über dasSAP – Programm erhalten. Aber zu viel und zu un-übersichtlich.

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Projektgruppe MAV

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Informationen

� Keinerlei Information über das, was das SAP Programm im Erzb. Freiburg konkret tun soll. D.h. welche Aufgaben sollen in der Personalverwaltung und in weiteren Programmbestandteilen konkret durchgeführtwerden.Brauchen wir, damit wir eine Dienstvereinbarung abschließen können:z.B. welche Auswertung erfolgen? Wenn ja: dürfen sie gemacht werden? Braucht es eineKontrollmöglichkeit durch die MAV?

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Informationen

� Wir haben keine allgemeinver-ständliche Beschreibung des Programms, was uns die Arbeit als Nicht-IT-Fachleute sehrerschwert.

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Informationen

� Inzwischen mehrfach bei DG die er-forderlichen Informationen mehrfach beantragt.

Könnte sein, dass sich die Infos im sog.„Einführungsleitfaden“ befinden. Dieser wirdderzeit an die konkreten Bedürfnisse des Erzb. angepasst. Er soll bis Ende des Monats fertig sein. Wir hoffen ihn dann zu erhalten.

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Informationen

SAP S/4 Business Suite forHANA in der Cloud – Version

� Hauptkomponente zum 01.01.2020:

� HCM (Human Capital Management -Personalverwaltungsprogramm)

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SAP – Programmbestandteiledie zum 01.01.2020 eingeführt werden sollen

HCM Komponenten:

- PY (Personalabrechnung)

- PA (Personaladministration)

- OM (Organisationsmanagement)

- PT (Personalzeitwirtschaft)

- DocBuilder (Dokumentenmanagement)

- FI/CO (Finanzen/Controlling – derzeit nur Microversion zur Übergabe an das Finanzprogramm)

- SolMan (Solution Manager – Werkzeuge um das Programm an Bedürfnisse im Erzb. anzupassen)

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SAP – Programmbestandteiledie zum 01.01.2020 eingeführt werden sollen

- Daten- liegen bei HEC (HANA

Enterprise Cloud – zertifiziertes SAPRechenzentrum in Frankfurt am Main)

- Dienstleistungsverträge- SAP - Zalaris (für das Teilprojekt Personal)- bpc (für das Teilprojekt Finanzen)- Nowis (Output Management –

Druckdienstleistungen, Freimachung, Versand)

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SAP – Programmbestandteiledie zum 01.01.2020 eingeführt werden sollen

- Schnittstellen- Zu Wilken (Finanzprogramm)- ArchivLink zu PDV/VIS

(Dokumentenmanagementsystem)

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SAP – Programmbestandteiledie zum 01.01.2020 eingeführt werden sollen

- So z.B. das Finanzmodul FI/CO (Finanzwesenund Controlling) komplett

- GRC (Governance, Risk & Compliance –Unternehmensführung, Risikomanagement, Einhaltung interner und externer Normen)

- eRecruiting/Succes Factors(Bewerbermanagement, Personalentwicklung).

Vielleicht auch RE (Real Estate – Management -Immobilienmanagement)

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Projektgruppe MAV

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Es ist geplant, nach der ersten Phase ab 2021 weitere Elemente des SAP -Systems im Erzbistum einzuführen

� In der derzeitigen Situation mit den un-befriedigenden Informationen hoffen wir auf die Schulung der Projektgruppe.

�Wird vom DGB – Bildungswerk organisiert. Selbst-ständiger Datenschutzfachmann als Referent.

� Inhalte:- SAP – Programm - Datenschutzrecht und Beteiligungsrecht- Erarbeitung einer Dienstvereinbarung

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Projektgruppe MAV

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Schulung der Projektgruppe21. und 22.05.2019

� Geplante Inhalte des Treffens:

- Rückmeldungen der Projektgruppe zumSchulungskonzept

- Erarbeitung einer Dienstvereinbarung – die bisherige Vorlage des DGs berücksichtigtdie Rechte der Kollegen/innen und der MAVennicht ausreichend. Sie kommt für die Projektgruppe nicht in Frage

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Projektgruppe MAV

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1. Treffen zwischen Projekt-gruppe und DG am 05.06.2019

Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!

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Projektgruppe MAV

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