Institut für Wissensmedien Knowledge Media Research Center Infoveranstaltung der Verwaltung am...

Institut für WissensmedienKnowledge Media Research Center

Infoveranstaltung der Verwaltung am 13.03.2007

Optimierung von Standardgeschäftsprozessen am IWM

2© IWM 2007.03.13 Standardgeschäftsprozesse

Ziele der Veranstaltung• Information über wichtige interne Verfahrensabläufe

• Schaffung von Verfahrenstransparenz• Optimierung und Rationalisierung von Geschäftsprozessen

• Aufwandsminimierung und Steigerung der Effizienz

• Erhöhung der Kundenzufriedenheit

ThemenfelderArbeitszeit-nachweise

Dienstreisen

Workshops/Konferenzen

des IWMPersonal-

beschaffung

Werk-/Honorar-verträge

Beschaffung

Drittmittel

Finanzen

MedientechnikVerwaltung

Forschung Direktorat

Finanzen• Finanzierungsquellen

Art 2006 (Ist)Institutionelle Förderung 3.692.300.- €

davon Wettbewerbsfonds 210.100.- €

Drittmittel 1.434.200.- €

Eigenmittel 286.200.- €

Gesamteinnahmen 5.622.800.- €

Finanzen

• Kostendenken und Kostenbewusstsein• Fehleinschätzungen• Ausgaben- und Kostenbegriff• Einbeziehung von Gemeinkosten• Vollkostenrechnung verpflichtend für WGL-Institute• Einholung von Vergleichsangeboten

Finanzen

• Bewirtschaftung• Nur unter Beteiligung der Verwaltung

• 2-Schlüssel-Prinzip• frühzeitige Beteiligung bei Planung und Kalkulation• Einhaltung vergaberechtlicher Vorgaben• Beratung vor Eingehen rechtlicher Bindungen

• AG-Budgets• Personalgrundausstattung: Leitung, wiss. MA (2,0),

Sekretariat (0,5), stud. Hilfskraft (40h/Mon.)• Reisekosten zurzeit 5.000.- €/p.a.

Finanzen

• Buchhaltung und Belegwesen• Einrichtung Kostenträger• umgehende Abrechnung• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

• keine Buchung ohne Beleg• Angaben auf Belegen

• Projektzweck• sachlich richtig• rechnerisch richtig• Offenlegung nachträglicher Änderungen• Teilnehmerlisten

Drittmittel• Größenordnung

• 1.434.200.- € (in 2006)• Quellen

• DFG, EU, Bund, Land, Stiftungen, Industrie, Sonderrolle Wettbewerbfonds, Sonstige

Drittmittel

• Zusammensetzung

Drittmittelprojekte 2006 (Einnahmen)

Land/ Länder

Stiftungen, übrige Forschungs-förderung 33%

Bund 33%

DFG 15%

Drittmittel

• Qualität von Drittmitteln• wissenschaftliche Exzellenz• Wettbewerbsorientierung• Kostendeckung• Verwendungsauflagen• Beachtung der Gemeinnützigkeit des IWM

• Drittmittelpolitik des IWM• Größenordnung 15-25%• Portfolio• Orientierung am Kerngeschäft

Drittmittel

• Antragstellung• Kostenorientierung/-kalkulation

• Intern: immer Vollkostenkalkulation• Extern: unterschiedliche Kalkulationsmodelle je nach

Drittmittelgeber• Kalkulationshilfen der Verwaltung

• frühzeitige Mitteilung über Planungen / Vorabsprachen• Einrichtung Projektkonten und Kostenträger

Drittmittel

• Bewirtschaftung• Verantwortlichkeit des/der wiss. Beschäftigten

• 2-Schlüssel-Prinzip (Beteiligung der Verwaltung)• zeitnahe Bewirtschaftungsdaten

• mind. vierteljährliche Absprachen über geplante Ausgaben• rollierende Planung und zeitnahe Abrechnung• Rückgabe von Drittmitteln

• Vermeidung zuwendungspolitischer Konsequenzen• Vermeidung der Rückgabe größerer Beträge• frühzeitige Rückgabe nicht benötigter Mittel

Drittmittel• Beachtung von Drittmittel- bzw. Zuwendungsauflagen,

insbesondere der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P; siehe VisualGroup)

• Finanzierungsarten • Fehlbedarfs-, Anteils-, Festbetragsfinanzierung

(siehe Beispiel nächste Folie)• kein vorzeitiger Maßnahmebeginn• Überziehung der Einzelansätze um bis zu 20%,

• wenn an anderer Stelle entsprechende Einsparung erfolgt,• sonst Umbewilligung bei Drittmittelgeber erforderlich

• Vergaberecht beachten• Reisekostenrecht (Land) beachten

Drittmittel

Finanzierungsarten (Beispiel)

GeplanteAusgaben

Ist-Ausgaben

Fehlbedarfs-finanz.

Anteils-finanz.

Festbetrags-finanz.

Ausgaben 100.000.- € 80.000.- € 80.000.- € 80.000.- € 80.000.- €

Zuwendung 80.000.- € 60.000.- € 64.000.- € 80.000.- €

Eigenmittel 20.000.- € 20.000.- € 16.000.- € 0.- €

Drittmittel

• Rechenschaftspflicht und Verwendungsnachweis• Bestandteile Verwendungsnachweis

• Sachbericht• rechnerischer Nachweis

• zeitgleiche Abgabe der beiden Bestandteile• Einreichung Sachbericht bei der Verwaltung• Beachtung von Fristen

• Zuständigkeiten• Drittmittel (ohne EU): Frau Schanz• EU-Drittmittel: Frau Aichert

Beschaffungen• Arten, Zuständigkeiten, Verfahren

• Forschungseinrichtungen (AG-Ltg., LK, Direktor, Verw.-Ltg.)• EDV (Langenbacher, Hofmann)• Werk- und Honorarverträge (Hofmann)• Büromaterial (Sekretariate bzw. Aichert)• Toner und Druckerzubehör (Aichert)• Möbel und Raumausstattung (Aichert)• Bücher, Zeitschriften (Garsoffky, Schmidt)• Druckerzeugnisse (Aichert)• Sonstiges (Aichert)

Beschaffungen

• Grundsätzliches Verfahren bei allen Beschaffungen• Klärung der Finanzierung mit

• AG-Leitung• Drittmittelverwaltung

• EU-Drittmittel: Frau Aichert• Drittmittel außer EU: Frau Schanz

• Verwaltungsleitung• bei Mitteln der institutionellen Förderung, falls für die

Beschaffung kein AG-Budget zugeteilt wurde bzw. dieses durch die Beschaffung überschritten wird

Beschaffungen

• Beachtung Vergaberecht• Schwellenwerte

• bis 10.000.- € (netto): Freihändige Vergabe mit mindestens drei vergleichbaren (Basis: einheitliche Leistungs-beschreibung) schriftlichen Angeboten

• bis 40.000.- € (netto): Beschränkte Ausschreibung• ab 40.000.- € (netto): Öffentliche Ausschreibung

• Frühzeitige Information der Verwaltung mit • konkreten Angaben zum Produkt (Leistungsbeschreibung) • möglichen Anbietern/Bezugsquellen (Marktübersicht)

Beschaffungen

• Forschungseinrichtungen (Verfahren und Beschaffungsantrag siehe VisualGroup)

• Ablauf- und Zeitschema• 1a) Leistungsbeschreibung • 1b) Notwendigkeit, Planung des Forschungseinsatzes• 1c) Produkt-/Marktsichtung• 1d) Gespr. mit Anbietern bzgl. Leistungsmerkmale u. Kosten• Klärung des vergaberechtlichen Verfahrens

• Beratung im Leitungskollegium• 2) Überarbeitung / Nachjustierung der Punkte 1a) bis 1d)• 3) Erstellung der endgültigen Leistungsbeschreibung• 4) Erstellung der Verdingungsunterlagen

• Einholung von Angeboten bzw. Einleitung des Verfahrens zur Beschränkten / Öffentlichen Ausschreibung

Beschaffungen

• Ablauf und Zeitschema eines Vergabeverfahrens• Erstellung Leistungsbeschreibung (4-6 Wo)• Erstellung der Verdingungsunterlagen (2 Wo)• Bekanntmachg./Bereitstellung Verdingungsunterl. (1-2 Wo)• Ausschreibungsfrist (3-6 Wo)

• Eingang Angebote (ungeöffnet)• Zuschlags- und Bindefrist (2-3 Wo)

• Öffnung, Prüfung und Wertung der Angebote• Keine Nachverhandlungen!

• Zuschlagserteilung, Vergabevermerk• Lieferzeit (3-6 Wo)• Qualitätskontrolle nach Lieferung• Gesamtdauer ca. 15 – 25 Wochen!!!Gesamtdauer ca. 15 – 25 Wochen!!!

Werk- und Honorarverträge• Begriff und Abgrenzung• Beispiele• Formulare und Ablaufschema

• Ablaufschema (siehe VisualGroup)• Prüfungs-/Erhebungsbogen (siehe VisualGroup)

• eindeutige Leistungsbeschreibung• klare Zeitbestimmung / Teilleistungen?

• Frühzeitige Vorabsprachen

Personalbeschaffung• Beschaffungsverfahren

• Vorabklärungen (1-2 Wochen)• Bedarf (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang)• Finanzierung• räuml. Unterbringung• Zuordnung

• Erstellung Aufgabenbeschreibung / Anforderungsprofil• Rahmenbedingungen

• Vergütung, Dauer, Umfang,...

Personalbeschaffung

• Stellenausschreibung• Textabstimmung• Festlegung der Medien / Suchstrategien

• wofür wird gesucht (wiss. Bereich, nichtwiss. Bereich, stud. Hilfskräfte, ...)

• Online-Medien• Print-Medien

• Erscheinungstermin• Annahmeschluss bei Agentur

• Ausschreibungsfrist• 2 – 4 Wochen

Personalbeschaffung

• Auswahlverfahren (wiss. u. nichtwiss. Bereich)• Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung

• schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Arbeits-, Promotions-, Studienabschluss-, Abiturzeugnis)

• Erfassung und Zwischenbescheide• Sammlung und Prüfung nach formalen Gesichtspunkten• Weiterleitung an Fachbereich nach Bewerbungsfristende

und Info an Gleichstellungsbeauftragte und Betriebsrat• Fachliche Auswahl durch Fachbereich (1-2 Wochen)• Einladung Vorstellungsgespräche (Verw.) (1-2 Wochen)• Vorstellungsgespräche / Personalauswahl / Verfügbarkeit /

weiterer Ablauf

Personalbeschaffung• Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen

Verfahrens (1 Woche)• Vorbereitung des Arbeitsvertrags• Einstellung

• Dauer eines Beschaffungsprozesses: Dauer eines Beschaffungsprozesses: mind. 8-12 Wochenmind. 8-12 Wochen+ frühestmögliche Verfügbarkeit Bewerber/in+ frühestmögliche Verfügbarkeit Bewerber/in

Personalbeschaffung

• Auswahlverfahren (stud. Hilfskräfte)• Eingang der Bewerbungen bei Verwaltung

• schriftlich; Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf mit Lichtbild, Zeugnisse (Abitur- ggf. Zwischenprüfungs-zeugnis), Immatrikulationsbescheinigung

• Erfassung, Prüfung nach formalen Gesichtspunkten und Weiterleitung an Fachbereich

• Fachliche Auswahl/Vorstellungsgespräche durch Fachbereich

• Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen Verfahrens, Vorbereitung des Arbeitsvertrags und Einstellung (Verw.)

Personalbeschaffung

• Vertragsverlängerungen, -änderungen, etc.• Bedarfsklärung (was, ab wann, wie lange, welcher Umfang)• Finanzierung• ggf. aktualisierte Aufgabenbeschreibung • Durchführung des betriebsverfassungsrechtlichen

Verfahrens (1 Woche)• Vertragsvorbereitung und -unterzeichnung• Durchführung der Maßnahme

Personalbeschaffung

• Einstellungsunterlagen für Personalbuchhaltung (Frau Hellstern)

• Lohnsteuerkarte• Sozialversicherungsausweis• Personalbogen / Zusatzblatt• Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse• Hinweis: Mitteilungen, auch Änderungsmitteilungen, die Hinweis: Mitteilungen, auch Änderungsmitteilungen, die

bis zum 15. eines Monats zugehen, können in der Regel bis zum 15. eines Monats zugehen, können in der Regel noch im selben Monat berücksichtigt werden.noch im selben Monat berücksichtigt werden.

Workshops / Konferenzen des IWM• Frühzeitige Planung• Einrichtung Kostenträger• Kostenkalkulation in Absprache mit Verwaltung

• Checkliste Kostenkalkulation (siehe VisualGroup)• Preislisten / Angebote verschiedenen Caterer, Bäcker und

Metzger im Raum Tübingen sowie beispielhafte Zusammenstellungen von Buffets

• Raumreservierung (Verfahren; siehe VisualGroup)• Nach Vorabsprache mit Herrn Alonso:

• 1. im Kalender bei Herrn Alonso• 2. im Online-Institutskalender (FirstClass)

Workshops / Konferenzen des IWM

• Restaurantbesuche• Teilnehmer-/Namensliste mit Nennung Anlass bei jedem

Restaurantbesuch• Obergrenze Verpflegungskosten pro Person:

• ganztags: bis zu 24.- €• Catering und Küchennutzung

• In Absprache mit zuständigem Sekretariat, Frau Aichert, Herrn Alonso und Frau Schaf

• Hotelunterbringung in Tübingen• Standard: Hospiz (62.- €/Nacht bei Barzahlung; 65.- €/Nacht

bei Kartenzahlung)

Dienstreisen• Steigende Zahl von Dienstreisen: 309 (2006)• Begriff und Abgrenzung• Formulare für Antrag und Abrechnung

(siehe VisualGroup)• Für Interne: Antrag Dienstreise und Reisekostenerstattung• Für Externe: Antrag Reisekostenerstattung (Dt. u. Engl.)

• Dienstreiseantrag• Frühzeitige Antragstellung

• Nutzung der entsprechenden Formulare• Einbeziehung Laufzeit über Vorgesetzte/n und Verwaltung• Angaben zur Finanzierung und Kostenträger

• Unterschied: Drittmittel / Wettbewerbsfonds / Inst. Fördg.• Verbindung mit Urlaub / privater Reise?

Dienstreisen

• Reisekostenabrechnung• Begriff Reisekosten umfasst:

• Fahrtkosten, Tagegelder, Verpflegung, Übernachtung• Flugzeugnutzung:

• Inland: generell Ausnahme• schriftliche Begründung im Blick auf Kostenersparnis

(Vergleichsberechnung unter Einbeziehung ggf. zusätzlicher Übernachtungskosten und Tagegelder) und / oderund / oder

• für rechtzeitige An-/Abreise notwendig• 3 Vergleichsangebote einholen, dokumentieren u. beifügen

• Nutzung Bahncard (25%, 50%) und Erstattungsmöglichk.• Nutzung Reisebüro-Rabattvereinbarungen (Bühler)

Dienstreisen

• Taxi-Nutzung• Ausnahme• schriftliche Begründung der Notwendigkeit und

Erforderlichkeit• Angaben zu unentgeltlich erhaltener Verpflegung

• insbes. auch soweit in Flugpreis bzw. in Tagungsgebühren enthalten

• Originalbelege aufkleben und erläutern

Arbeitszeit• Arbeitszeitnachweise (siehe VisualGroup)

• umgehend nach Monatsende an Frau Eberhardt• AZ-Überwachung Hiwis durch AG-Sekretariate,

umgehende Weiterleitung der AZ-Listen an Verwaltung• AZ-Ausgleich unter Nutzung der Kernzeit nur mit Antrag

(Urlaubs-/Arbeitsbefreiungsantrag)• Vermeidung von Urlaubs- und Arbeitszeitüberhängen

bei Hiwis und Mitarbeitern auf befristeten Drittmittelstellen bei Ausscheiden aus der Stelle

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