INTERN

Journalbuchungen vornehmenSAP Business OneVersion 9.0

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Lernziele

Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:

Die Buchungsmöglichkeiten für Journalbuchungen in SAP Business One erläutern

Eine Journalbuchung manuell eingeben

Aus einem vorerfassten Beleg eingeben

Mithilfe eines Kontierungsmusters eingeben

Eine Dauerbuchung einrichten

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Unternehmensszenario

Sie implementieren SAP Business One bei einem Neukunden.

Die Buchhalterin fragt Sie, wie sie Transaktionen ohne Belege erfassen kann.

Sie listen die Optionen zum manuellen Eingeben von Journalbuchungen auf.

Die Buchhalterin gibt an, dass sie manuelle Journalbuchungen für kleinere Aufwendungen verwenden möchte.

Sie informiert Sie über die monatliche Mietenzahlung.

Am Jahresende erfasst sie die Jahresprämie.

Sie schlagen die Funktion Journalbuchung vor und zeigen ihr hilfreiche Werkzeuge für die Buchungsvorgänge.

Sie helfen ihr zudem bei der Definition mehrerer Vorlagen.

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Agenda

Journalbuchung

– Journalbuchungsdatei

– Journalbuchungsformular

– Stornobuchungen

Buchungshilfen

– Kontierungsmuster mit Prozentsätzen

– Dauerbuchungen

– Vorerfasster Beleg

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Journalbuchung

SAP-Business-One-Beleg

Automa-tische

Journal- buchungen

Ausgangsrechnung EingangszahlungEinzahlung

Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang

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Journalbuchung

ManuelleJournal-

buchungen

SAP-Business-One-Beleg

Automa-tische

Journal- buchungen

Ausgangsrechnung EingangszahlungEinzahlung

Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang

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Journalbuchung

ManuelleJournal-

buchungenJournalbuchungsdatei

SAP-Business-One-Beleg

Automa-tische

Journal- buchungen

Ausgangsrechnung EingangszahlungEinzahlung

Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang

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Beleg-einstellungen

festlegen

Journalbuchung

ManuelleJournal-

buchungen

SAP-Business-One-Beleg

Journalbuchungsdatei

Automa-tische

Journal- buchungen

Ausgangsrechnung EingangszahlungEinzahlung

Eingangsrechnung AusgangszahlungWareneingang

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Ursprungsbelege

Ausgangs-

rechnungenRE

Eingangs-

rechnungenBE

Journal-

buchungenJB

Journal-

buchungen

Verweis auf Art und Nummer

des Ursprungsbelegs

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Formularfelder in Journalbuchungen

Kopfdaten des Belegs

Erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position

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Formularfelder in JournalbuchungenFormulareinstellungen

Kopfdaten des Belegs

Erweiterter Bearbeitungsmodus für eine Position

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Stornobuchungen

Konto 1

2050

Konto 2

2050

Falsche Buchung

2050

2050 0

0

■ Standardstornobuchung

■ Stornobuchungen mit negativen Beträgen

0

0

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Stornobuchungen

Konto 1

2050

Konto 2

2050

Konto 1

2050

Konto 2

20502050 2050

2050 2050 2050 2050

Falsche Buchung

2050

2050 0

0

■ Standardstornobuchung

■ Stornobuchungen mit negativen Beträgen

Erhöhung der Summe

0

0

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Stornobuchungen

Konto 1

2050

Konto 2

2050

Konto 1

2050

Konto 2

2050

Konto 1

2050

Konto 2

2050

2050 2050

2050 2050 2050 2050

-2050 -2050

Falsche Buchung

0 0 0 0

2050

2050 0

0

■ Standardstornobuchung

■ Stornobuchungen mit negativen Beträgen

Erhöhung der Summe

Zurücksetzen der Summe

0

0

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Transaktionen stornieren

5050BestandsktoAufwandskto

100

Debitor

100

Erlöskto

50Aufwandskto Bestandskto

50

Umsatz-erlösDebitor

100100

Kundenauftrag Lieferschein Ausgangsrechnung Gutschrift

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Die Option Stornieren in einer manuellen Journalbuchung

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Agenda

Journalbuchung– Journalbuchungsdatei

– Journalbuchungsformular

– Stornobuchungen

Buchungshilfen– Kontierungsmuster mit Prozentsätzen

– Dauerbuchungen

– Vorerfasster Beleg

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Buchungshilfen

Zum Erfassen einer manuellen Journalbuchung haben Sie folgende Möglichkeiten:

Eine manuelle Journalbuchung nach dem in den vorangegangenen Folien beschriebenen Verfahren eingeben

Mithilfe eines Kontierungsmusters eingeben

Als Dauerbuchung eingeben

Aus einem vorerfassten Beleg eingeben

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Kontierungsmuster mit Prozentsätzen

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Dauerbuchungen

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Optionen für Dauerbuchungen

Intervall: Am 10.

Nächste Ausführung: 10/01/10

■ Täglich■ Wöchentlich■ Monatlich■ Vierteljährlich■ Halbjährlich■ Jährlich■ Einmalig

Noch nicht ausgeführt

Vorlage

Intervall-liste Für manuelle

JournalbuchungenVorlagentyp: Dauerbuchung

Inaktiv

Gültig bis

10/12/16

Monatlich

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Beispiel: Vorerfasster Beleg

Ein Student hilft der Buchhalterin bei der Erfassung manueller Journalbuchungen im Buchhaltungssystem.

Die Buchhalterin möchte die Journalbuchungen vor der permanenten Erfassung in der Journalbuchungsdatei prüfen.

Beste Option: Vorerfasste Belege

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Vorerfasste Belege

Vorerfasste Belege anlegen

Korrigieren und aktualisieren

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Vorerfasste Belege

Vorerfasste Belege anlegen

Korrigieren und aktualisieren

Einträge in vorerfasste

m Beleg

Einträge in vorerfasstem

Beleg

Vorerfasster Beleg (Ordner mit Journalbuchungsentwürfen)

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Journalbuchungsdatei

Vorerfasste Belege

Vorerfasste Belege anlegen

Korrigieren und aktualisieren

Einträge in vorerfasste

m Beleg

Journal-buchungs-

datei

Einträge in vorerfasstem

Beleg

Vorerfasster Beleg (Ordner mit Journalbuchungsentwürfen)

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Bericht „Vorerfasste Belege“

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Übersicht

Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie sich merken:

Alle Journalbuchungen werden in der Journalbuchungsdatei angelegt. Dazu gehören:

• Automatische Journalbuchungen, die von vielen Belegen angelegt werden (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen)

• Manuell angelegte Journalbuchungen

Beim Eingeben von manuellen Journalbuchungen können Sie im Feld Sachkto/GP-Code folgende Tasten drücken:

• Tabulator zum Anzeigen der Kontenliste• Strg + Tabulator zum Anzeigen der Liste der

Geschäftspartner-Stammdaten

Je nach den Vorgaben in Ihrem Land können Sie angeben, wie Stornotransaktionen durchzuführen sind:

• Als Standardstornobuchung• Als Stornobuchung mit Negativbeträgen

Zum Erfassen einer manuellen Journalbuchung haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Journalbuchung manuell eingeben• Mithilfe eines Kontierungsmusters eingeben• Als Dauerbuchung ausführen• Erst in einen vorerfassten Beleg buchen

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Übersicht

Kontierungsmuster mit Prozentsätzen werden für folgende Zwecke angelegt:

• Für Journalbuchungen mit sehr ähnlicher Struktur• Zum Auswählen in einer Journalbuchung, die Sie

manuell eingeben.

Dauerbuchungen werden für folgende Zwecke angelegt:

• Für ähnliche Journalbuchungen mit festem Betrag, die regelmäßig angelegt werden

• Zum Festlegen des Intervalls, d.h. wie oft die Buchung durchgeführt werden soll

• Zum Anzeigen eines Berichts mit Empfehlungen für zu buchende, fällige Transaktionen bei der Anmeldung im System

Mit einem vorerfassten Beleg arbeitet man, wenn Folgendes benötigt wird:

• Ein zweistufiges Verfahren für das Erstellen von Journalbuchungen

• Erstellen von Journalbuchungen als Entwürfe, die später korrigiert und gebucht werden

Der Bericht Vorerfasste Belege dient Folgendem:

• Buchen ausgewählter Einträge aus einem vorerfassten Beleg