Lieferantendokumentation(für den Maschinen- und Anlagenbau)

Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“

Magali Baumgartner, Coperion GmbHArmin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH

tekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg 28. 4. 2014

Nur ein Beispiel …

.

… und im Maschinen- und Anlagenbau? Dokumentation von Lieferanten Eigene Dokumentation Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation Gesamtdokumentation =

Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden

Das Spannungsfeld

Vertrag

Wirtschaft-

lichkeit

Gesetze und

Normen

Zeit

Das Problem

Konflikte zwischen Lieferant und Kunde:

Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate …

Internationalisierung (es wird nicht einfacher)

Die Mitglieder der ArbeitsgruppeLeitung Magali Baumgartner und Armin Burry

Patrick Arigbabu, Zürich, CH Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas

Turbines, Baden, CH Holger Weth, Siemens AG, Erlangen

Die Aufgabenstellung

Erstellen eines Leitfadens für das Problem „Lieferantendokumentation“

Lösungen aus der Praxis für die Praxis

Best practice

Die Zielgruppen des Leitfadens

Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und

deren Lieferanten

Die Ziele des Leitfadens

Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren

Konkrete und allgemein gültige Hilfestellungbei der Lösung der bestehenden Problemeund Konflikte

Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis

Beitrag zum QM-System

Analyse - Kunden und Lieferanten

Endkunde

An

ford

eru

ng

en

Gesamtlieferant

Lieferant 2

Unter-lieferant 03

Unter-lieferant 04

Lieferant 1

Unter-lieferant 01

Unter-lieferant 02

Unterlieferanten

001 002 . . .

Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten

Vertrieb

Einkauf

Technische

Redaktion

Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert

Komponentenlieferanten:auftragsneutrale Dokumentation

Systemlieferanten:umfangreiche auftragsbezogeneDokumentation

Die 8 Schritte zum Ziel

Dokumentation bestellen

Auftrags-bestätigung kontrollieren

Dokumentation kontrollieren

Dokumentation integrieren

Hausstandard definieren

Hausstandard kommunizieren

Vertraganalysieren

Anforderungen spezifizieren

Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?

Normalausführung festlegen Spezifisch für

Unternehmen Produkt Kunden .............

Klar und deutlich beSCHREIBEN

Hausstandard definieren

Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?

Dokumentationsarten Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg....

Hausstandard definieren

Dokumentationsart Liefertermin Zielgruppe Intern/

Extern

Dokument

Planungs-dokumentation

Mit Auftrags-erteilung

Abwicklung I Maschinen-aufstellungspläne

Anlagenpläne

Verbraucherlisten

SchaltunterlagenMontage-dokumentation

Vor Beginn der Montagei. d. R. Vertragstermin

Baustellen-personal

E Montagezeichnungen und –anleitungen

Loseteillisten

Handbücher

Hausstandard kommunizieren

Schritt 2 - Bitte weitersagen!

Interne FachabteilungenVertrieb, ProjektierungEinkaufInbetriebnahme, MontageKonstruktion, Entwicklung

Externe PartnerKunde, ConsultantLieferant, Fremdfertiger

Zielgruppengerecht Know-how Schutz

Hausstandard kommunizieren

Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!

Abweichungen vom Hausstandard

Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen Termine Nummerierungssysteme Terminologie Gliederung der Dokumente Sprache Softwareprogramme Verstöße gegen geltendes Recht

Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!

Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten Prüfung / Freigabe durch Kunde .................

Abweichungsliste Vertrag Hausstandard Nachverhandlung

Anforderungen spezifizieren

Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten

System = Viele Merkmale Komponente = Wenig Merkmale

Lieferantenstandard Für „Wiederholungstäter“ Klare Sachverhalte Wirtschaftlich und effizient

Machbarkeit Abweichungsliste Hausstandard Lieferantenstandard

Anforderungen spezifizieren

Dokumentation bestellen

Schritt 5 - Wunschzettel

Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren

Eindeutig zuordenbar Bestellnummer Bestell-Position Artikelnummer

Lieferadresse, Lieferort

ALLES muss bestellt werden!

Verzugsstrafen, Pönalen

Auftrags-bestätigung kontrollieren

Dokumentation bestellen

Schritt 6 – Alles klar?

Genau vergleichen

Schweigen heißt Zustimmung

Abweichungen reklamieren

Termine prüfen

Dokumentation kontrollieren

Auftrags-bestätigung kontrollieren

Schritt 7 - Wareneingang

Termine verfolgenDokumentation kontrollieren

Schritt 7 - Wareneingang

Wareneingangskontrolle Identifizieren der Ware Formale Prüfung Inhaltliche Prüfung

Kriterienkatalog

Qualifikation des Prüfers

Dokumentation kontrollieren

Schritt 7 - Wareneingang

Systematische Reklamationserfassung Fehlerbeschreibung Fehlerursache Sofortmaßnahmen Korrekturmaßnahmen

Freigabe der Lieferung

Zahlungsfreigabe der Rechnung

Dokumentation integrieren

Dokumentation kontrollieren

z.B. 4D-Report

Schritt 8 - Integrationsdebatte

Zugriff auf Informationen

Branche

Wirtschaftlichkeit

Haftung

Technik

Dokumentation integrieren

Schritt 8 - Integrationsdebatte

Additive Integration

Integration durch Referenzieren

Selektive Integration

Integration mit Änderungen

Dokumentation integrieren

Schritt 8 - IntegrationsdebatteDokumentation integrieren

Die Kür

Die Kür

Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“

Einkauf Technische Redaktion

Die Kür

Qualität kommt nicht von selbst

Lieferantenauswahl

Regelmäßige Bewertung

Lieferantenentwicklung

Ziel und Zweck

Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation

Standortbestimmung

Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern

Es gibt viel zu tun - fangen Sie an.

Oder haben Sie noch Fragen?

Bezugsquelle:tekom-Geschäftsstellewww.tekom.de info@tekom.de

Preis:für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versandfür Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand

Ansprechpartner:Magali Baumgartner – magali.baumgartner@coperion.comArmin Burry – armin.burry@assaabloy.de

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit