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Microsoft Excel
• Datei (Erweiterung .XLS / .XLSX) enthält
• Arbeitsmappe • mit (einem oder mehreren)
Tabellenblättern
EDV-gestütztes Publizieren 14.04.2015 Seite 2
EDV-gestütztes Publizieren
Menüband
Aktive Zelle
Blattregister
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Namenfeld
Bearbeitungszeile
Register
Aktuelles Tabellenblatt
Ansichtssteuerung Zoomregister
Bildlaufleiste
Bildlaufleiste
Statuszeile
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• Zellen, identifizierbar durch Adresse (Spalten- und Zeilenbezeichnung)
• Inhalte sind Texte
• statische alphanumerische Daten
Zahlen• statische numerische Daten
Formeln• Berechnungsvorschriften mit Zellbezügen • dynamische Berechnung bei Zellinhaltsänderungen
EDV-gestütztes Publizieren 14.04.2015 Seite 4
• Seite einrichten Papierformat (Hoch-, Querformat, Skalierung) Seitenränder Kopf- und Fußzeilen Wiederholungszeilen/-spalten Gitternetzlinien Druckreihenfolge
• Druckbereichsanpassung Verkleinern des Druckbereichs Anpassen des Layouts
EDV-gestütztes Publizieren 14.04.2015 Seite 6
• Wertedarstellung Stellenzahl, Währungs-, Datums-, Sonderformate
• Ausrichtung horizontal, vertikal, schräg, Zellenbereiche
• Schrift Art, Größe, Auszeichnung, Farbe
• Rahmen und Schattierung Art, Stärke, Anordnung, Farbe, Muster
• Bedingte Formatierung Nach Einzelwerten Nach Wertebereich (Grenze, Balken, Verlauf) Mit Formel
• Schutz Schreibschutz gegen Veränderung
EDV-gestütztes Publizieren 14.04.2015 Seite 7
Zellinhalt beginnt mit = und besteht aus Formel mit:• Operanden:
Werte: Zahlen, "Text" , WAHR, FALSCH Zellbezüge: Inhalt anderer Zellen
Identifizierung durch Spalten- und Zeilenadressen (Fixierung durch $): eine Zelle z.B. C5, $F$9, $A3, H$38 Zellbereich (Kennzeichen : ), z.B. A1:A5, C5:E5, B2:D9, $A:$A, $9:$10
Identifizierung durch Namen (Bezeichnungen für Zellbereiche) Externe Bezüge:
in anderem Tabellenblatt: Blattname!Zellbezug
In anderer Datei: [Dateiname]Blattname!Zellbezug
Funktionen: funktionsname(argumente)z.B. SUMME(C2:C5), MITTELWERT(A1:D1), WENN(C5>100;10;5)
• Operatoren: Arithmetisch: + , - , * , / , ^ , % , (, ) Text: & Vergleich: = , < , > , <= , >= , <>
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• Zellen löschen (≠ Zellinhalte löschen!)
• Zellen ausfüllen und Aufzählungen erzeugen Einzelne Werte
Datenreihen• Zahlenaufzählung (Differenz (ø) als Schrittweite)
• Datum, Uhrzeit (lineare Aufzählung)
• Text mit Zahl (autom. Schrittweite 1)
• Tage, Monate (autom. +1; z.B. Mo, Montag, Jan, Januar)
• Eigene Folgen (Extras – Optionen - AutoAusfüllen)
• Zellen kopieren und verschieben
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• Relativer Bezug: Abstand zwischen Formel- und Bezugszelle bleibt konstant Beispiel:
Inhalt D3 bezieht sich auf A1 und wird kopiert auf E5 => Bezug ändert sich auf B3
• Absoluter Bezug: mit $ fixierte Spalte und/oder Zeile in Bezug bleibt konstant Beispiel 1 (Spalte und Zeile fixiert):
Inhalt D3 bezieht sich auf $A$1 und wird kopiert auf E5 => Bezug ändert sich nicht
Beispiel 2 (Spalte fixiert): Inhalt D3 bezieht sich auf $A1 und wird kopiert auf E5 => Bezug ändert sich auf A3
Beispiel 3 (Spalte und Zeile fixiert): Inhalt D3 bezieht sich auf A$1 und wird kopiert auf E5 => Bezug ändert sich auf B1
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mit relativem Bezug: Netto=Menge*Preis Ausfüllen, Achtung auf Leerzeilen
mit absolutem Bezug: MWSt=Netto*MWSt_Satz
MWSt_Satz intern und extern (Chefdaten.xlsx) Erleichterung: Namen vergeben oder/und als Tabelle
formatieren
mit Namen: Brutto = Netto*MWSt
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mit Bedingung: WENN Netto >< [Chefdaten] => Provision
WENN Probe < 0,33|0,45 => Güteklasse A|B
mit Fallunterscheidung: SVERWEIS sortiert: Güteklasse
SVERWEIS exakt: Zielort
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mit Datumsangaben: Zahlungsziel: VK-Datum + n Tage, Wochen, Monate
(Monatsende()) Vergleich mit Heute()
mit Texten: (in Mitarbeiterdaten) Verknüpfen mit & (PLZ+Ort) Kopieren mit „Einfrieren“ => PLZ Ort
Trennen mit TEIL()
Trennen mit „Text in Spalten“: HausNr
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• Freie Text- und Zeichenobjekte Freihandzeichnungen Linien und Pfeile Textfelder Autoformen WordArt
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Säule Balken Linie, Fläche Kreis, Ring Punkt (X, Y), Blase Kurs Netz Oberfläche
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• Diagrammfläche Rahmen, Schattierung, Schriftgestaltung
• Titel Diagramm, Achsen, Freie Beschriftungen
• Achsen X-Achse (Rubriken), Y-Achse (Größen), Einheiten
• Gitternetzlinien• Legende• Daten Reihen, Punkte
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Übernahme beliebiger strukturierter Daten Mit festen Spaltenbreiten (Drucklisten) Mit Feldtrennzeichen (z.B. Tab , ; | o.ä.) Aus verschiedenen Codes (Windows, Dos, Mac) Als Basis für andere DB-Systeme oder
Seriendokumente
Tabellenerstellung über Öffnen oder aus Editor (mit Text in Spalten) Punkt-Problematik (Datum, Ersetzen Punkt-
Komma) durch Kopieren/Einfügen von Tabellenblättern
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Gleiche Struktur Zeilen : Datensätze Zellen : Datenfelder Spalten : Feldnamen
Datenbankfunktionen Sortieren Filter Gruppieren
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Per Symbol Nach 1 Kriterium (auf-/absteigend)
Per Menü Daten – Sortieren Nach bis zu 3 Kriterien Automatische Bereichserkennung Feldnamen aus 1. Bereichszeile Auch Spaltensortierung möglich
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Autofilter Auswahl in Spaltenüberschrift Einzeln (schnelle Übersicht) Auf Bereiche beschränkt Erste/letzte Elemente einer Ordnung („Top 10“)
Mehrere Spaltenkriterien möglich Besonders effektiv bei Kategorien
Spezialfilter für wiederholte Filterungen
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Spezielle, interaktive Tabellenansicht• Datenzusammenfassungen mittels
Filter Berechnungen
• Gesamtergebnisse für Zeilen und Spalten• Ein- und Ausblenden von Datenbereichen Überführung in Pivot-Charts Beispiel Brauerei.xlsx:
F:Gefäß S:Gebiet Z:Datum (Gruppieren, Filtern) W:Menge (Summe, Anzahl)
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