www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projekt Management Folie 1

Change HousePROJEKTMANAGEMENT (PJM): Projektbearbeitung in 4 Phasen

Phase A: Die Projektinitialisierung

Phase B: Die Projektplanung

Phase C: Die Projektdurchführung

Phase D: Der Projektabschluss

Inhaltsübersicht:

Change HousePhasen eines erfolgreichen Projektmanagements

A: Projektinitialisierung

B: Projektplanung

C: Projektdurchführung

D: Projektabschluß

- Klärung der Ausgangslage- Erarbeitung der Projektziele- Gruppenführung + Teammanagement

- Projektstruktur erarbeiten- Erfolgs- u. Mißerfolgsfaktoren analysieren- Projektbeschluß herbeiführen- Durchführungsplanung

- Projektsteuerung und Kontrolle- Änderungsmanagement

- Soll-Ist-Vergleich- Dokumentation

Erfahrungen der Praxis belegen: Projektgruppen, die die Phasen A und B sorgfältig durcharbeiten, haben > 50 % des Projekterfolgs in der Tasche

Aber: Aus Zeitmangel oder Erfolgsdruck starten viele Projektgruppen mit Phase C “durch” und erhöhen somit das Risiko des Scheiterns ihres Projekts!

Quelle: In Anlehnung an CSC Ploenzke

Change HousePhase A: Die Projektinitialisierung

Arbeitsschritte:

• Klärung der Ausgangslage: Aufgaben- und Umfeldanalyse

• Erarbeitung der Projektziele

• Gruppenführung und Teammanagement

Change HouseKlärung der Ausgangslage:Die Aufgabenanalyse

Leitfragen für das Projektteam:

• Was ist die Aufgabe bzw. der Auftrag?

• Wer ist der Auftraggeber?

• Worin liegt der Nutzen für das Unternehmen/ den Bereich/ den Auftraggeber?

• Wer löst die Aufgabe?

• Wo wird die Aufgabe gelöst?

• Seit wann besteht die Aufgabe?

• Welche Veränderungen ergeben sich durch die Aufgabe?--> Folgen der Aufgabenerfüllung bzw.--> Randbedingungen für die Erfüllung der Aufgabe

• Welche Besonderheiten bringt die Aufgabe?

• Was ist nicht die Aufgabe?

• In welche Kernaufgaben ist die Aufgabe gegliedert?

Quelle: CSC Ploenzke

Change HouseWer löst die Aufgabe?

Projekt-leiter

GeschäftsleitungKunde

Projektlenkungs-Ausschuß

Projekt-gruppe

Externe Projekt-Partner

Linien-BereicheBehördenLieferanten

Feste Mitarbeiter

Zeitweise Mitarbeiter

Quelle: Input 5/1995

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Change HouseKlärung der organisatorischen Ausgangslage : Die Umfeldanalyse

• Welche Bedeutung hat das Projekt für das Unternehmen/den Unternehmens-bereich/ den Auftraggeber?

• Welche Kompetenz haben der PL/das Projektteam, der Auftraggeber, die Linienvorgesetzten und die weiteren Akteure (Kunden, Lieferanten etc.)?

• Welche organisatorischen (strukturelle und kulturelle) Regelungen unter-stützen/behindern die Projektarbeit im Unternehmen?

• Welche organisatorischen Absprachen und Regelungen sind mit wem zu treffen, um Erfolgschancen und Ergebnisqualität der Projektarbeit zu erhöhen?

• In welche Projektlandschaft ist das laufende Projekt eingebettet?

Change HouseErarbeitung der Projektziele:Richtschnur für die Zieldefinition

Ziele

Mindestanforderungen

Nebenbedingungen

T Q K

Beschreibung der Ziele:- Bis wann soll das Projekt durchgeführt sein (-> Termin)?- Welche Qualitätskriterien sollen erfüllt sein (-> Qualität)?- Welche Kosten sollen nicht überschritten werden (-> Kosten)?

Beschreibung der Mindestanforderungen:- Bis wann muß das Projekt durchgeführt sein (-> Termine)?- Welche Qualitätskriterien müssen erfüllt sein (-> Qualität)?- Welche Kosten dürfen nicht überschritten werden (-> Kosten)?

Beschreibung der Nebenbedingungen:Nebenbedingungen können die Zielerreichung in Frage stellen. Welche organisatorischen, technischen, gesetzlichen Nebenbedingungen sind einzuhalten?

Change HouseErarbeitung der Projektziele:Beispiele für die Zieldefinition

T Q K

Ziele Ab 1. 01. 20XY sind die Kunden der NN-Bank in der Lage, in den Filialen die vorgesehenen Funktionen auszuführen

Die Verfügbarkeit der Systemkomponenten beträgt 98 %

Alle Funktionen sind in allen Filialen des Landes verfügbar

Das Gesamtbudget darf 8 Mio € nicht überschreiten

zzgl. 90 Mitarbeitertage

Mindest-anforderungen

Ab 1.04. 20XY können Kunden in Sarajevo Geld abheben und einzahlen

Ab 1.07. 20XY Ursprüngliches Zeit- und Qualitätsziel erreicht

Die Verfügbarkeit der Geldautomaten beträgt mind. 80 %, die der Schalteranwendungen mind. 90%

Überschreitung von 10 % zulässig.

Neben-bedingungen

� Es stehen nur 3 Mitarbeiter Vollzeit zur Verfügung

� Die fachlichen Anforderungen müssen vor Ort z. T. in Landessprache ermittelt werden

Projektaufgabe: Errichtung eines Bankfilialnetzes i n Bosnien-Herzogowina

Change HouseErarbeitung der Projektziele:Das “magische Dreieck” der Zieldimensionen

T

Q K

T = Termine (Zeit)

Q = Qualität (Produkt/Leistung)

K = Kosten (Einsatzmittel)

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Change HouseEin Ziel ist...

...ein in der Zukunft liegender angestrebter Zustan d mit eindeutiger Beschreibung

Warum ist es wichtig, Ziele anzustreben?

„Ohne ein überprüfbares Ziel ist jeder Weg richtig!”

„Nachdem wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“

„I håb zwår ka Ahnung, wo i hinfåhr, aber dafür bin i gschwinder durt...“ (Österreichische Motorradfahrerweisheit)

Change HousePhase B: Projektplanung

Arbeitsschritte:

• Projektstruktur erarbeiten

• Erfolgs- und Mißerfolgsfaktoren analysieren

• Projektbeschluß herbeiführen

• Durchführungsplanung

• Gruppenführung und Teammanagement

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Change House

Planung/Definition Entwurf Realisierung Test Einsatz

erhöhterPlanungsaufwand

ReduzierterRealisierungsaufwand

ReduzierterWartungsaufwand

Bsp.: Systementwicklung

Burghardt (2001), S. 75

Projektplanung: Bedeutung

Change HouseProjektstruktur erarbeiten:Der Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan (PSP) bildet die Basis für alle weiteren Planungsaufgaben im Projektmanagement:

• Planung und Kontrolle des Projektablaufs

• Abteilung des Informations- und Berichtswesens

• Planung der Zeitbedarfe/ Termine

• Planung der Qualität

• Planung der Kosten

• Planung der Einzelaktivitäten

• Planung des Kapazitätenbedarfs

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Change House

VertriebssystemVertriebssystem

AuftragsabwicklungAuftragsabwicklung VersandVersand FakturierungFakturierung

AuftragsanbahnungAuftragsanbahnung

AuftragserfassungAuftragserfassung

AuftragsverfolgungAuftragsverfolgung

VersandterminierungVersandterminierung

KommissionierungKommissionierung

AuslieferungAuslieferung

RechnungserstellungRechnungserstellung

FiBu-SchnittstelleFiBu-Schnittstelle

MaWi-SchnittstelleMaWi-Schnittstelle

Systementwicklung (Bsp.): „Projektaufgabe“

„Kernlaufgaben -Teilprojekte“

„Arbeitspaket“ = nicht mehr zu zerlegende Teilaufgabe

Beispiel: Objektorientierter Projektstrukturplan

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Change House

VertriebssystemVertriebssystem

AnalyseAnalyse RealisierungRealisierung EinführungEinführung

Ist-AnalyseIst-Analyse

GrobkonzeptGrobkonzept

FeinkonzeptFeinkonzept

ProgrammentwurfProgrammentwurf

CodierungCodierung

AnwenderschulungAnwenderschulung

ProduktivstartProduktivstart

TestTest

DokumentationDokumentation

Systementwicklung (Bsp.):

Beispiel: Funktionsorientierter Projektstrukturplan

Change HouseProjektstruktur erarbeiten: Logisch und kreativ

Was ist die Aufgabe?

Kernaufgabe Kernaufgabe Kernaufgabe

Aktivitäten-cluster

Aktivitäten-cluster

Aktivitäten-cluster

Aktivitäten-cluster

Aktivitäten-cluster

Aktivi-tät

Logischer Prozess

Kreativer Prozess

Change HouseProjektstruktur erarbeiten:Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplanes

1.

2.

3.

4.

5.

• Aufgabenanalyse visualisieren

• Zieldefinition visualisieren

• Aktivitäten sammeln, die zur Aufgabenerfüllung bzw. zur Zielerreichung notwendig sind

• Aktivitäten überprüfen

• Aktivitäten clustern und

Cluster benennen

• Clusternamen mit Kernauf-

gaben abgleichen u. ergänzen

=> Sollte an dieser Stellebereits vorliegen

=> Brainwriting oder Brainstorming “Welche Aktivitäten sind zur Aufgabenerfüllung bzw. zur Zielerreichung notwendig”

=> Inwiefern tragen die Aktivitä-ten zur Zielerreichung bei? Sind die Aktivitäten vollständig?

=> Clusternamen festlegen (Substantiv + Verb)

=> Ergebnis: Alle zur Zielerrei-chung notwendigen Aufgaben werden erkannt.

Change HouseProjektstruktur erarbeiten:Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplanes/2

6.

7.

8.

9.

10.

• Topstruktur entwickeln

• Aktivitäten in Topstruktur ein-ordnen

• Aktivitäten auf Vollständigkeit überprüfen

• Aktivitäten klassifizieren

• Struktur vervollständigen

=> 1. Ebene = “Was” der Auf-gabenanalyse

=> 2. Ebene = Kernaufgabe=> 3. Ebene = Clusternamen=> 4. Ebene = Aktivitäten

=> Fragestellung ist abhängig von funktions- bzw. objekt-orientierter Gliederung

=> - Teilprojekte (TP)- Arbeitspakete (AP)- Aktivitätenliste (AL)- Vorgänge (V)

=> Feinplanung

Change HouseErfolgs- und Mißerfolgsfaktoren analysieren

Nach Erstellung des Projektstrukturplans bearbeitet die Projektgruppe die Fragestellungen:

1. “Welche Faktoren lassen unser Projekt Zuverlässig scheitern?”

Diskussion

2. “Wie können wir die Mißerfolgsfaktoren vermeiden, bzw. in Erfolgsfaktoren umwandeln?”

Change HouseProjektbeschluß herbeiführen/1

Projekt-anlässe

Projekt-

organi-

sation

IdeeProblem, Auftrag

AG

AN

AG

AN

Projekt-freigabe

Projektleiter mit Projektteam

REGEL: Keine Durchführungsaktivitäten ohne Projektbeschluß!

Change HouseProjektbeschluß herbeiführen/2

Der Projektbeschluß wird zwischen dem Projektauftraggeber (z. B. Bereichsleiter, ggf. Kunde etc.) und dem Projektleiter getroffen. Er ist eine Vereinbarung, die mindestens folgende Angaben enthält:

- den Titel des Projekts- den Kunden mit Namen des Ansprechpartners- den Namen des Projektleiters- die Mitglieder des Projektteams- den Start- und Fertigstellungstermin- eine Kurzbeschreibung des Projektes u. Definition der Projektziele- das abzuliefernde Ergebnis/Erfolgskriterien- das Budget- die Unterschriften des Projektauftraggebers, ggf. des Kunden, des Projektleiters und der Mitglieder des Projektteams (ggf. nur zur Kenntnisnahme)

Change HouseDie Durchführungsplanung: Grundsätzliches Vorgehen

• Kompetenzen festlegen

• Informationsfluß und Berichte festlegen

• Kosten planen

• Qualitätssicherung planen

• Termine planen

Change HouseDurchführungsplanung: Die Kompetenzen festlegen/1

Bei Projektbeginn legen Sie fest:

• Wer darf was unterschreiben?

• Wer ist für was verantwortlich?

• Wer informiert wen über was ?

• Wie wird informiert (Formular?, E-Mail?)

• In welchen Abständen wird informiert

schriftliche Fixierung in der

Kompetenzenmatrix

Change HouseDurchführungsplanung: Die Kompetenzen festlegen/2

Kompetenzenmatrix :

Abteilungen/Bereiche Abt. A Abt. B Abt. C

Funktion

MitarbeiterAktivitäten

1.

2.

3.

4.

etc.

Einkauf

QS

a = aktiv v = verantwortlich

AV

INST

v/a

v/a

v/a

v

a a

aa

a

aArbeitspaket X

aTeilprojekt 1

a

Arbeitspaket Y

Aktivitätenliste z

Change HouseDurchführungsplanung: Informationsfluß u. Berichte festlegen

Informationsfluss-Matrix : Wer informiert wen, über was, wie, in welchen Abständen?

Projektteam Kunde Lenkungs-ausschuss

Funktion

MitarbeiterBerichte/Formulare

- Projektinformation

- Projektorganisation

- etc.

e=Ersteller = verantwortlich i=zu Informierender

v/e

i

e

BEISPIEL:

- Kurzbericht

- Statusbericht

A B C D X Y Z GF BL AL

v/e

i

e i i i i i i

i i

v

v

v e

e

- etc.

i

i

i

Change HouseDurchführungsplanung: Termine, Qualität, Kosten planen

P l a n e n

als Voraussetzung für die Kontrolle

und Steuerung in d. Durchführungs-phase

z. B.

Terminkalender

Netzplantechnik

z. B.

Aufwandsschätzung

Projektfinanzplan

Kalkulation der Opportunitätskosten

z. B.

Q.S.-Plan

Produkt-Spezifikation

Termine Qualität Kosten

Change HousePhase C: Projektdurchführung

Führungs- und Steuerungswerkzeuge:

• Projektsteuerung und -kontrolle

• Änderungsmanagement

• Gruppenführung und Teammanagement

Change HouseProjektsteuerung und -kontrolle

Termine Qualität Kosten

Kontrollieren

Soll/Ist-Vergleich bzgl. der Zieldefinition durchführen

Steuern

durch permanentes zielorientiertes Projektmanagement

Berichtswesen

Meilensteinsitzung, z.B.:MontagskonferenzPhasenreviewStundenzettel

Berichtswesen

Meilensteinsitzung, z.B.:MontagskonferenzPhasenreviewTestverfahren

Berichtswesen

Meilensteinsitzung, z.B.:MontagskonferenzPhasenreviewRechnungen

Nutzung von Pufferzeiten

Veränderung d. Pro-duktionsfaktoren

Änderung der Planwerte

Anleitung/Schulung der Mitarbeiter

Koordination der Beteiligten

gegebenenfalls Überarbeitung

Veränderung der Produktionsfaktoren

Änderung der Planwerte

Aufwände neu schätzen

Change HouseÄnderungsmanagement

Änderungsmanagement

Änderungswünsche Crash-Fall

Änderungsverfahren:

1. Aufnahme von Änderungswünschen

2. Bewertung und Aufwandsschätzung / Feststellung des Einflusses auf die Zeitleiste und Qualität (TQK)

3. Entscheidung des Auftraggebers

4. Realisierung

5. Anpassung der Dokumentation

6. Abnahme

Vorgehen im Crashfall:

1. Problemanalyse: WER, WO, WANN, WIE, WAS

2. Zieldefinition: TQK (Sollziel/Mußziel,NB)

3. Ideensammlung für Lösungen (Brainwriting)

4. Sortieren der Ideen:elegant/brauchbar/Notlösung/unbrauchbar

5. Entwicklung Aktionsplan:WAS/WIE/WER/mit WEM/bis WANN/Ergeb.

www.changehouse.de Professor Dr. Klaus Eckrich; Projekt Management Folie 30

Change House

Problem-analyse

1

Wer?Wo?Wann?Wie?Was?

Einfluß auf Ziele TQK

2

Ziel

SZ

MZNB

Brain-writing

3

Zusammen 10 Minuten 5 Minuten

elegant brauchbar Notlösung

Sortieren der Ideensammlung

4

10 Minuten

Papier-korb

Ist die Idee zielführend? NEIN10 Minuten JA

ErgebnisBis wann?Mit wem?Wer?Wie?Was?

5

Entwicklung eines Maßnahmenkonzepts6

Die ‚schnelle‘ Problemlösung im Crash-Fall

Change HousePhase D: Der Projektabschluß

1. Soll-Ist-Vergleich durch Feststellen und Bewerten:

- der fertiggestellten Produkte - der eingesetzten Hilfsmittel- der durchgeführten Arbeiten - des Personaleinsatzes- der Vorgehensweise - des benötigten Aufwandes- der eingesetzten Methoden - der angefallenen Kosten

2. Beurteilen des Projekterfolgs

3. Bericht an Auftraggeber

4. Empfehlungen für Folgeprojekte

5. Archivierung der Projektdokumente

6. Abschlußfeier

7. Gruppenführung und Teammanagement/ Teamauflösung

Verfahren zum Projektabschluß: