Risikomanagement

Projektmanagement

Was ist ein Risiko?

Ein Risiko ist ein ungewolltes problembehaftetes Ereignis (Krise), das mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten kann und eine Auswirkung auf die Qualität des Produktes hat − Gefahr von Verlust, Fehlern, Gefährdung

Der Eintritt eines Risikos kann Projektziele gefährden und Projekte scheitern lassen − Leistungsumfang − Qualität − Kosten − Termine

Ziel: frühzeitig Risiken erkennen, minimieren, vorbeugende Maßnahmen definieren, bevor Probleme auftreten und sich auswirken

Im Eintretensfall muss gehandelt werden, um Auswirkungen zu begrenzen …

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Warum Risikomanagement?

Für Krisen gewappnet sein Risikomanagement beschäftigt sich systematisch mit der Berücksichtigung der

Eintretenswahrscheinlichkeiten und Folgeabschätzungen (auch Kosten) Risikomanagement ist eine Methode zur Absicherung und Schadensminimierung

− Risiken bestehen immer. Man sollte sich nur rechtzeitig über potenzielle Probleme und über mögliche Folgen klar sein, um rechtzeitig und angemessen (re-) agieren zu können

Risikomanagement ist ein projektbegleitender Prozess; es beginnt bei Projektstart und wird stetig fortgeschrieben

Ziel des Risikomanagements ist ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis

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Grundsatz des Projektmanagements

Managen sie Projekte, indem sie die Risiken managen.

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Abläufe Risikomanagement

Risikomanagement ist ein Zyklus von

− Risikoanalyse • Risikoermittlung /-identifikation

− Risikobewertung • Risikopriorisierung

− Risikosteuerung • Risikokontrolle • Planung von Gegenmaßnahmen

− Risikoüberwachung • das eigentliche „Management“

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Grundsatz der Problemidentifikation

Ziel ist, frühzeitig Probleme

zu identifizieren.

In einer frühen Phase eines Prozesses festgelegte Änderungsmaßnahmen sind kostengünstiger, einfacher umzusetzen, weniger störend als spätere

Reparaturen, Schadensbegrenzungen und Rückrufaktionen.

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Risikoquellen Anforderungen

− unvollständig oder unklar − Änderungen zu erwarten

Technik − erstmaliger Einsatz neuer Tools,

Techniken − unrealistisches (nicht umsetzbares)

Design Anwendung

− hohe Komplexität − viele ungelöste Probleme − fehlende Erfahrung mit Teilaufgaben − keine Erfahrung in neuer

Anwendungsdomäne Projektorganisation

− Einsatz von Unterauftragnehmern

Kunde − mangelnde Kooperationsbereitschaft − konkurrierende Interessengruppen − Kundenbeistellungen − Integrierte Entwicklung AG/AN

Projektabwicklung − zu straffe Planung (Termine, Kosten) − Zulieferungen von anderen Projekten,

Stellen usw. Ressourcen

− mangelnde Teamfähigkeit von Mitarbeitern

− fehlende Erfahrung − Ressourcenverfügbarkeit

(Engpässe, Ausfall, Abzug)

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Kernrisiken

fehlerhafter Zeitplan − falsche Schätzungen von Arbeitspaketen − Unterschätzen von PM- und QM-Tätigkeiten

Inflation von Anforderungen − nicht beherrschte Änderungen − Anforderungen nicht belastbar (z.B. nicht freigegeben)

Störungen in den Prozessen − durch Eingreifen von anderen Organisationseinheiten (auch auf Seite des Kunden)

Mitarbeiterfluktuation − Verlust von Kompetenz / Know how − Auseinanderreißen funktionierender Teams

zu spätes Testen, Verifizieren − Fehler zu spät erkannt, wenig Zeit zum Handeln

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Risikoermittlung

Diese sollte detailliert und gründlich erfolgen Sie erfolgt meist im Team von Experten

− Solch ein Workshop kann zwei bis drei Stunden dauern. Möglichst alle Prozessbeteiligten und Stakeholder einbeziehen

Brainstorm-Sitzungen, Interviews − Ein solcher Workshop sollte moderiert werden.

Berücksichtigt werden Produkt, Technik, Prozesse, Rahmenbedingungen, Infrastruktur, Human Resources

Warnsignale erkennen und dokumentieren Ergebnis: Risikoliste mit Vorbeugungsmaßnahmen und eine Liste mit

Maßnahmen, was im Eintretensfall zu geschehen hat (Notfallmaßnahmen)

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Auswirkung von Risiken

Terminverschiebung − Projekt verzögert sich

Mehraufwand − zur Verfügung stehendes Budget reicht nicht aus

Projektabbruch − wenn Leistung nicht mehr erbracht werden kann

Kundenunzufriedenheit − Produktrückweisungen − Strafen − Kundenverlust − Imageverlust − Geschäftseinbußen

Durch das Eintreten von Risiken können direkte Schäden durch Mehraufwand und indirekte Schäden durch nicht mehr erteilte Aufträge entstehen.

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Kennzahlen für die Risikobewertung I

Auftretenswahrscheinlichkeit A − Wie wahrscheinlich ist es, das der Risikofall auftritt? − Wahrscheinlichkeit kann in % abgeschätzt werden − oder als Kennziffer Klassen oder Gruppen von Auftretenswahrscheinlichkeiten abbilden

• von „1“ Auftreten ist unwahrscheinlich / kaum zu erwarten bis • „10“ Auftreten ist nahezu sicher zu erwarten

Schadenshöhe S − Welchen Schaden / Auswirkung wird das Risiko verursachen? − Schadenshöhe kann in Kosten (€) oder Aufwand (h) beziffert werden − oder als Kennziffer (1 bis 10), mit Gruppierungen

• von „1“ Unbedeutend; kaum Einschränkungen bis • „10“ Schwerwiegend; Produkt nicht einsetzbar

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Kennzahlen für die Risikobewertung II

Risikozahl − RZ = A x S − oder dargestellt in einer Matrix − tolerierbare Grenze festlegen − Handlungsbedarf bei Überschreiten

dieser Grenze

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Kategorien für die Schadensbewertung

Schaden bez. Produkt − 1 bis 2: Einschränkungen der Funktionalität für Endbenutzer kaum merklich − 3 bis 5: Einschränkungen […] merklich, wesentliche Funktionen sind aber unberührt;

Produkt kann benutzt werden − 6 bis 8: wesentliche Funktionen sind betroffen, Produkt kann nur mit wesentlichen

Einschränkungen benutzt werden − 9 und 10: Endprodukt unbrauchbar, nicht verwendbar

Schaden hinsichtlich Kosten

− 1 bis 2: Überschreitung Projektkosten ≤ 5% − 3 bis 5: Überschreitung > 5%, aber ≤ 15% − 6 bis 8: Überschreitung > 15%, aber ≤ 30% − 9 bis 10: Überschreitung > 30%

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Maßnahmen einleiten

Maßnahmen zur Verringerung bzw. Ausschaltung eines Risikos bzw. der Begrenzung der Auswirkung (auf den Kunden) einleiten und verfolgen. Im Projektplan verankern!

präventive / vorbeugende Maßnahmen − Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit − Erhöhung der Wahrscheinlich der Fehlerentdeckung

Notfallmaßnahmen − Risiko tritt ein − Schadensausmaß verringern − Alternativkonzepte

Ein Risiko kann akzeptiert (in Kauf genommen) werden, wenn keine Gegenmaßnahmen möglich oder diese unwirtschaftlich sind. Es sind Notfallpläne zu erstellen. Diese müssen mit Partnern (z.B. Management, Kunden) abgestimmt sein.

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Beispiel Brandschutz

Vorbeugung − Lagerung brennbarer und leicht

entflammbarer Materialien • Papier oder Holzpaletten nicht neben

Funkenquellen

− Handhabung von Funkenquellen • Schutzabdeckungen

− Detektion • Brandmeldesysteme • Rauchmelder

Notfallmaßnahmen − genügend Feuerlöscher − Fluchtplan − Rettungsplan − Verhaltensregeln

Melden des Brandes Gefahrenbereich räumen Auf Mitarbeiter achten

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Risikoverfolgung

"dran bleiben" regelmäßige Kontrolle

− kontinuierlich, projektbegleitend − Meilensteine / Quality Gates − wöchentliche Projektmeetings, Statusrunden … − Verantwortliche ansprechen, Zieltermine beachten

"aufschreiben" Dokumentation

− Projektstatusbericht − Warnsystem (Ampellogik) − Visualisierung (Top-Ten-Liste, Grafiken)

Das ist die eigentliche Management- aufgabe!

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Risikoidentifizierung

Risiko identifizieren und beschreiben Konsequenz / mögliche Auswirkung Eintrittszeitpunkt Auftretens- / Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkung Risikomaß Risikoklasse Status

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Risiko beschreiben

liegt nicht vor / fehlt wird erhöht / verkleinert ist nicht vollständig läuft nicht zu wenig / zu viel fällt aus

zu hoch, zu klein ist widersprüchlich ist inkonistent ist nicht verfügbar ist nicht testbar

Konkrete Beschreibung des Risikos - kurze, einfache, präzise Aussagesätze

Beispiele

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Auswirkung eines Risikos

Was hat das Eintreten des Risikos für Folgen? Wie wirkt sich das Risiko konkret aus? Folge der Auswirkung: „direct – next – end“ wie groß ist der maximale Schaden Kosten als Aufwand (in Stunden) Betrachtung aus der Sicht des Kunden Die Folgen wirken sich auf Risikobewertung aus

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Auftretenswahrscheinlichkeit

Abschätzung der Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt (ungefähre) Angabe in Prozent

− „symbolische“ Werte, die lediglich eine Größenordnung darstellen − keine genauen Werte, die nicht realistisch sein können

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Bewertung des Risikos (Risikoklasse)

Bewertungsfaktor „Risikomaß“ − Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkung (Schaden) − Risikomaß in Stunden

Risikoklassen − 1: Risikomaß < 0,1% vom Projektvolumen

• vernachlässigbar, keine weiteren Aktionen erforderlich − 2: Risikomaß > 0,1% vom Projektvolumen

• Risiko in Berichterstattung aufnehmen, keine weiteren Maßnahmen − 3: Risikomaß > 1% vom Projektvolumen

• Risikominderungsmaßnahmen festlegen und verfolgen − 4: Risikomaß > 10% vom Projektvolumen

• Bericht an das Management, Entscheidungen durch das Management

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Risikoverminderungsmaßnahmen

Maßnahmen: Reduzierung der Auftretens-wahrscheinlichkeit − Was verhindert das Auftreten des Risikos? − Was verringert die Wahrscheinlichkeit des Auftretens des Risikos?

Vorbeugungsmaßnahmen

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Bewertung der Maßnahmen

Ist Maßnahme wirtschaftlich sinnvoll (Effizienz)? − Aufwand für die Maßnahme abschätzen − Möglichen Schaden und Eintrittswahrscheinlichkeit neu berechnen − Risikomaß neu berechnen − Aufwand und neues Risikomaß mit ursprünglichem Risikomaß vergleichen

Ist Maßnahme wirksam (Effektivität)? − Vorschlag wird gemacht (Basis: Effizienz) − Entscheidung treffen und dokumentieren.

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Notfallmaßnahmen (Eventualfallplanung)

Risiko (Schadensfall) tritt ein. Eintrittsindikator

− woran merke ich, dass das Risiko eingetreten ist? − was ist konkret der Startschuss für die Notfallmaßnahmen?

Maßnahmen: Reduzierung des Schadens (Auswirkung) − Wie kann die Auswirkung vermindert werden? − Wie kann der zu erwartende Schaden verringert werden?

Was tun, um Worst-Case zu verhindern − Notfallplan − Plan B

Bewertung − Effizienz und Effektivität

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