Innovation@Work

Self-Service BI am Beispiel Immobilienmanagement

Markus Badertscher

Tobias Strobel

Das MIS4CREM System steuert externe Partner mit Self-Service Reporting

2

CREM

KFM

TFM

IFM

ProjektvorstellungFilm

3333

1. Im Rahmen von FMA 2015 wird ein Grossteil der extern erbrachten

Facility Management Leistungen der Swisscom neu ausgeschrieben.

2. Diese werden seit 2009 von einem einzigen, integrierten FM

Dienstleister / Provider erbracht. Die Steuerung dieses

Geschäftspartners erfolgt über eine Anzahl von ca. 15

Schlüsselkennzahlen und ca. 50 Reports, welche letztlich zwar über eine

elektronische Plattform zugänglich sind, vorgängig allerdings mit viel

manuellem Aufwand zusammengestellt werden müssen.

3. Im künftigen Multiprovider Modell mit angestrebt 3 Hauptprovidern

(plus mehreren weiteren Providern) muss eine zentrale Management

Informationslösung bereitgestellt werden, welche als zentrales

Führungsinstrument das Reporting und die Werteflüsse über alle

Provider sowie die Swisscom effektiv und effizient sicherstellt.

HerausforderungenWechsel einer «Single-» zu einer Multiproviderstrategie

4444

• Bereitstellen eines zentralen Managementinformationssystems ,

welches als Führungsinstrument das Reporting und die Werteflüsse

über alle Provider und die Swisscom hinweg effektiv und effizient sicher

stellt

• Bereitstellen eines modernen, zeitgemässen und modernen BI-Tools,

welches intuitiv erlernbar ist und rasch eingesetzt werden kann

• Projektlaufzeit: 01.04.2014 – 31.12.2015

Project-FactsheetZiele, Timeline

5555

Abgeleitete Anforderungen an das Management Information System:

1. Risiko- und Abhängigkeitsminimierung

2. Flexibilität und Einfachheit

3. Datenhoheit bei Swisscom

4. Nutzung von internen Synergien, dadurch Reduzierung Betriebskosten

5. Flexibilität bei Providerwechsel

6. Businessanforderungen rasch und kompetent umgesetzt

7. Erhöhung Systemunterstützungsgrad und Entscheidungsfähigkeit

8. Mobiler Zugriff auf relevante Informationen

9. Einführung von Wissensmanagement als Basis erfolgreicher FM-Prozesse

und Dienstleistungen

10. Erhöhung der Verfügbarkeit von Berichten, Diagrammen, Graphen,

Dashboards und Visualisierungen (umfassender

Unternehmensüberblick)

11. Zukünftige IT-Architektur ermöglicht ein flexibles

Multiprovidermanagement und schafft notwendige Flexibilität bei

Neuausschreibungen im Facility Management

HerausforderungenFM Strategie treibt die Anforderungen an das MIS

6666

Kundenorientierte Serviceleistungen

Flexibel, unabhängig und

einfach

Transparenz

Sicherheit und Kompetenz

Fokus taktisch/ strategischer

Themen

Anforderungen an das MISVerschiedene Sichtweisen im Immobilienmanagement

Liegenschafts-Sicht

Provider-Sicht

Produkt-Sicht

Kunden-Sicht

ProjektSicht

Gesamtsicht 360°

7777

Output

• Infrastruktur

• Basis-Ausstattung

• Basis-Set Dashboards

• Basis-Set Reports

VorgehenIteratives Vorgehen und gezieltes Lernen & Verbessern

Output

• Zusatz-Anforderungen 1

• Mobile

• GIS

• Performance Mgmt

Go liveLernprozess

Out side view

Neue Anforderungen

01.04.2014 31.03.2015 01.07.2015 01.09.2015 01.11.2015 31.12.2015

Output

• Zusatz-Anforderungen 2

• Benchmark

8888

Wave 1:

Aufbau Backend- und Frontendsystem

Wave 2:

Weitere Funktionen und Anforderungen

Wave 3:

Weitere Funktionen und Anforderungen

1 32

Quellsysteme

Lösungsarchitektur

IFM/TFM Provider

Projekte FM Provider

KFM Provider

Fläche

Bestellungen

IFM/TFM Shop

…

…

…

Daten Integration MIS4CREM

Frontend: SAP Lumira

Backend: SQL

SA

P L

um

ira

Dat

a M

art

DW

H C

ore

Leerstand Story Service Story Optionen Story

Reporting in Hand des Business, Integration und Aufbereitung der Informationen durch die IT

CREM Power User

SA

P L

um

ira

Dat

a M

art

DW

H C

ore

Leerstand Story Service Story Optionen Story

SAP DS

Reporting in Hand des Business, Integration und Aufbereitung der Informationen durch die IT

Service ViewLeerstand View Optionen View

CREM

Swisscom IT

SFTPSAP DB Weitere

Power User

SA

P L

um

ira

Dat

a M

art

DW

H C

ore

Leerstand Story Service Story Optionen Story

SAP DS

Reporting in Hand des Business, Integration und Aufbereitung der Informationen durch die IT

Service ViewLeerstand View Optionen View

CREM

Swisscom IT

SFTPSAP DB Weitere

Power User

Aus Sicht der End-UserNavigation

13

Aus Sicht der End-UserDie Liegenschaften von CREM

14

Reports aus dem ProjektAuslaufende Verträge

15

Quelle

Data Warehouse

Entwicklung

SAP Lumira Desktop

Veröffentlichung

Self-Service-BI ProzessDatenexploration und Weiterentwicklung

lesen

Quelle

Data Warehouse

Entwicklung

SAP Lumira Desktop

Veröffentlichung

SAP Business Object Platform

Self-Service-BI ProzessDatenexploration und Weiterentwicklung

veröffentlichen

lesen lesen

Quelle

Data Warehouse

Entwicklung

SAP Lumira Desktop

Veröffentlichung

SAP Business Object Platform

Self-Service-BI ProzessDatenexploration und Weiterentwicklung

< 10 Power-User

> 100 Benutzer

Anforderungs-analyseveröffentlichen

lesen lesen

analysieren

entwickeln

Aus Sicht der Power-User Daten einbinden

19

Aus Sicht der Power-UserVorbereitung der Daten

20

Aus Sicht der Power-User Visualisierungen entwickeln, Daten erforschen

21

Aus Sicht der Power-UserEine Story entwickeln

22

Aus Sicht der Power-User Eine Story entwickeln

23

Aus Sicht der Power-User Die Story teilen

24

FazitWelche Erkenntnisse wir gewinnen konnten

25

Organisatorisch

Fachlich

Technisch

FazitWelche Erkenntnisse wir gewinnen konnten

26

Organisatorisch

• Kurze Sprintzyklen haben sich bewährt

• Providern genügend Zeit für Datenlieferung einräumen

• Champion suchen auf Anwenderseite, der hinter Self-Service steht

Fachlich

Technisch

FazitWelche Erkenntnisse wir gewinnen konnten

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Organisatorisch

• Kurze Sprintzyklen haben sich bewährt

• Providern genügend Zeit für Datenlieferung einräumen

• Champion suchen auf Anwenderseite, der hinter Self-Service steht

Fachlich

• Self-Service Inhalte frühzeitig als visuellen Prototypen besprechen

• Lieber weniger KPI dafür richtig

• Definition der Inputdaten genau formulieren

Technisch

FazitWelche Erkenntnisse wir gewinnen konnten

28

Organisatorisch

• Kurze Sprintzyklen haben sich bewährt

• Providern genügend Zeit für Datenlieferung einräumen

• Champion suchen auf Anwenderseite, der hinter Self-Service steht

Fachlich

• Self-Service Inhalte frühzeitig als visuellen Prototypen besprechen

• Lieber weniger KPI dafür richtig

• Definition der Inputdaten genau formulieren

Technisch

• Früh mit echten Daten testen

• Eng mit Softwarepartner zusammenarbeiten

• Vorsichtig mit Roadmapversprechen und Upgrades umgehen

29

Fragen