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Persönliches Informationsmanagement: Wege aus der täglichen Informationsflut

isabella.mader@imac.dejosef.herget@donau-uni.ac.at

KnowTech 20089. Oktober 2008Frankfurt/Main

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Information Overload – Ein massenhaftes Problem

Das PhänomenInformation Overloaderfreut sich gegenwärtighoher Aufmerksamkeit:

z.B. Der Spiegel 33/2008:"Macht das Internet doof?"Vernetzt, verquatscht, verloren …

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Information Overload – Ein massenhaftes Problem

Das PhänomenInformation Overloaderfreut sich gegenwärtighoher Aufmerksamkeit:

z.B. Wirtschaftswoche 13/2008:"Rettung vor dem Info-Stress"Wie E-Mails, Handy und Internet immer mehr Zeit rauben – und wie Sie die Stunden und Tage zurückerobern

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Information Overload – Ein massenhaftes Problem

…und weiter im Artikel:

Terror 2.0

z.B. Wirtschaftswoche 13/2008

Zunehmende Polarisierung

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Werden wir alle verrückt?

z.B. bei Morgan Stanley:

Angestellter:Ø 625 Emails pro Woche

Management:bis zu 500 – 600 Emailspro Tag

Vgl. http://www.slideshare.net/stoweboyd/overload-shmoverload

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Produktivitätsverlust

Basex schätzt in einer Studie:

Kosten von 650 Milliarden US $ / Jahr in der US-Wirtschaft

aus Produktivitätsverlusten der Angestellten

durch ständige Unterbrechungen des Arbeitsprozessesund damit erforderlicher zusätzlicher geistiger Rüstzeiten

Mitarbeiter werden/lassen sich Ø 11 Minuten von ihreneigentlichen Aufgaben (v.a. durch eingehende Emails) ablenken

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Unterbrechung des Arbeitsprozesses

Nathan Zeldes von Intel:

⅔

aller Emails binnen Sekunden geöffnet

Mitarbeiter bei Intel:pro Tag Ø 4 h zur Bearbeitung von Emails.

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Störung des Arbeitsprozesses

Softwarefirma „Rescue Time“*:

Typischer Informationsarbeiter im IT-Bereich(mind. 4 h/Tag am Computer arbeitet):

50-mal / Tag Posteingang abrufen77-mal / Tag Instant-Messenger verwenden40 Websites / Tag besuchen (untersch. Domains)

*Auswertung von 40.000 Arbeitsprofilen

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Zu lange Suchzeiten

Untersuchung von Information Builders:

Ø europ. AngestellterSuche nach Unternehmensinformation: 67 Min. / Tag

Das sind 15,9 % der täglichen Arbeitszeit !

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Informationsflut

Accenture:

60 % der Mitarbeiter leiden an Informationsflut

43 % der Manager meinen,wichtige Entscheidungen würdendurch irrelevante Information verzögert

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Zeitfrage

Basex Untersuchung 2007:Information Overload: We Have Met the Enemy and He Is Us

28 % Unterbrechungdurch unwichtige,nicht dringende Ereignisse,wie z.B. unnötige Emails

25 % produktive Inhaltserstellung,inklusive Schreiben von Emails

20 % Besprechungen

15 % Suche nach Informationen(Web, digitale & Papierablagen)

12 % Denken und Reflexion

9 – 11:30

11:30-12Mittagspause

12 – 14:15

14:15 - 16

16 – 17:30

17:30 – 18:30

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Das Informationsparadoxon

„Wir ertrinken in Informationenund dürsten nach Wissen“(John Naisbitt)

Immer mehr:• neue Medien• traditionelle und• moderne, technologische Hilfsmittel• zusätzliche additive Informationen

Gleichbleibend:• Zeit

Information Overload

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Nicht der Mangel, sondern der Überfluss an Informationen lähmt Organisationen

Kaum jemand hat systematisches, persönliches Informationsmanagement erlernt und alte, nicht mehr adäquate informationelle Verhaltensweisen abgelegt

Effektiver und effizienter Umgang mit Information bleibt eine Herausforderung auf personaler und organisationaler Ebene

Das Informationsparadoxon

Bekannt ist:

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Systematisierung des Information Overload

2 grundsätzlich unterschiedliche Aufkommensartenvon Information

PUSHPUSHINFORMATION

PULLPULLINFORMATION

Trifft unabhängig von eignerInformationsnachfrage ein

Aktiv nachgefragte undaktuell benötigte Information

Web 2.0

Newsletter

RSSMailing Listen

AbonnementsManagement-Updates

AlertsEmail-cc

Suche in internen AblagenSuche im Internet

Nachfragen bei Kollegen …

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Systematisierung des Information Overload

PULLPULLINFORMATION

PUSHPUSHINFORMATION

Problematiken

Push-Probleme: - Kanalisierung und Filterung

der eintreffenden Information- Informationsorganisation

(Ablage, Wiederfinden / Retrieval)

Pull Probleme: Fehlende Informations- und

Medienkompetenz: Kenntnis des Informationsbedarfs, Formulierung der Suchstrategie, Retrieval, Bewertung d. Quellen, …

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Arbeitsweisen

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Systematisierung des Information Overload

Lösungsskizzen

Persönliche und organisationaleArbeitstechniken

Informations- und Medienkompetenz

Info-Portfolio

entwickeln Informa-tionsbedarfbestimmen

KenntnisInfo-Markt:

Ressourcen,Medien

Suchstrategienentwickeln

Info-Verhaltenoptimieren

Eisenhower-Matrixund TRAF-Prinzip

Ausblendungaktuell nicht benötigter

Informationen

E-Mail HandlingEtikette

Rezeptionseffektivitätoptimieren

Zeiträume reservierenfür Denken & Reflexion

Email-freieZeit

Infosorganisieren &

aufbereiten

Info-Kanälereduzieren

QuietTime

PUSHPUSHINFORMATION

PULLPULLINFORMATION

TimeScorecard

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Systematisierung des Information Overload

Persönliche und organisationaleArbeitstechniken

PUSHPUSHINFORMATION

PULLPULLINFORMATION

Informations- und Medienkompetenz

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PULL Information

Persönliche und organisationale Arbeitstechniken

PUSHPUSHINFORMATION

Kanalisierung und Filterung(automatisiert: z.B. E-Mail-Filter, und/oder durch Sekretariat)

InformationsstrategieRegelmäßige, systematische Überprüfung der Strategieund bewußte Lenkung von Incoming-Information

Loslassen der Angst,etwas zu versäumen

InformationsorganisationTaxonomien, technische Hilfsmittel, Arbeitstechnik, DISZIPLIN!

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PULL Information

Informations- und Medienkompetenz

PULLPULLINFORMATION

Info-Portfolio

entwickeln Informa-tionsbedarfbestimmen

KenntnisInfo-Markt:

Ressourcen,MedienSuchstrategien

entwickeln

Info-Verhaltenoptimieren

Infosorganisieren &

aufbereiten

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LösungsskizzenPersönliche Arbeitstechniken

PUSHPUSHINFORMATION

Email-freie Zeit

Eisenhower-Matrix & TRAF PrinzipEisenhower-Matrix: nach Wichtigkeit und DringlichkeitTRAF-Prinzip: Ordnung in Trash, Refer, Act, File

Informationskanäle reduzieren

Ausblenden aktuell nicht benötigter Information

Zeiträume reservieren für Denken und Reflexion

Rezeptionseffektivität erhöhen SQR3 Methode: Survey, Question, Read, Recite, Review

Informationsverhalten optimieren

Time-Scorecard

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LösungsskizzenOrganisationale Arbeitstechniken

PUSHPUSHINFORMATION

Email-Handling Etikette

Quiet Time

Informationsorganisation

Organisationales Wissensmanagement

…

Informationsmanagement

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LösungsskizzenTechnologische Unterstützung

PUSHPUSHINFORMATION

RSS-Filter

Elektronische Kalender

Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools …

Semantische Technologien und Web3.0

Wikis

Online Organisation und Web4.0 (Web-OS)

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LösungsskizzenTechnologische Unterstützung

PUSHPUSHINFORMATION

RSS-Filter

Elektronische Kalender

Social Bookmarking, Tagging, 2.0 Tools …

Semantische Technologien und Web3.0

Wikis

Online Organisation und Web4.0 (Web-OS)

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Lösungsskizzen

Information Overload:We Have Met the Enemy and He Is Us(Basex Untersuchung 2007)

Information muss gemanagt und bewirtschaftet werdenKEIN Instrument KANN Information Overload allein lösen …Ohne DISZIPLIN und MANAGEMENT keine Lösung

Aktion statt Reaktion:"Wofür verwende ich wie viel Zeit?" statt "Wieviel Zeit geht drauf?"

Es folgt ein praktisches Anwendungsbeispiel

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Praktische Anwendung

E-Learning Didaktik

E-Learning Technik

E-Learning Forschung

Expert Knowledge

Mitreden

Auf dem Laufenden

weitere Inhalte …

Informationsradar

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Praktische Anwendung

1) Informationsbedarfsanalyse

Was / Wofür ?

Level: Experte, auf dem Laufenden, Mitreden

2) Ableitung individueller Informationsstrategien

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Praktische Anwendung

Time Score Card:

Wissens- domäne

Level Experte, Mitreden, auf dem

Laufenden

Medien I-Ressourcen Frequenz Zeit-

aufwandIntegration in

Knowledge Base

E-Learning Experte Blog 1: E-Learning Blog TU Graz täglich 15 Min. Pdfs archivieren

Blog 2: E-Learning Blog Tim Schlotfeldt täglich 10 Min. Pdfs archivieren

Newsletter eLISA 1x/Woche 15 Min. Pdfs archivieren

e-Learning Developers Journal Uni Frankfurt 1x/Woche 1 Std.

Notes ergänzen, Zitationen speichern

www.e-learningguru.com 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren

www.elearningeuropa.info 2x/Monat 30 Min. Pdfs archivieren

… … … …

SUMMEAufwand Aufwand okok??

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KontaktProf. Dr. Josef Herget Isabella Mader, MScDonau Universität Krems IMAC

Information & Management ConsultingDr.-Karl-Dorrek-Str. 30 Uferstrasse 363500 Krems 78465 KonstanzÖSTERREICH DEUTSCHLANDt: +43 2732 893-0 +43 699 102 55 124f: +43 2732 893-4000 josef.herget@donau-uni.ac.at isabella.mader@imac.de

Danke!