Post on 15-Jun-2015
https://www.flickr.com/photos/photocapy/57654079DAEFLER.DE
PROF. DR. MARTIN-NIELS
DAEFLER
E-Mail-Flut eindämmen mit
der DEICH-Methode
Impressum & CopyrightDie private Nutzung dieses Tutorials ist
kostenlos und nicht an Bedingungen
geknüpft. Die kommerzielle Nutzung der
Inhalte ist jedoch untersagt.
Verantwortlich: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler DAEFLER.DE
Ich begrüße Sie herzlich zum Tutorial „Die E-Mail-Flut eindämmen mit der DEICH-Methode“!
Mein Name ist Martin-Niels Däfler. Ich unterrichte als hauptamtlicher Professor im Fachbereich Kommunikation an der FOM Hochschule in Frankfurt/Main.
Ich wünsche Ihnen viele Einsichten und Erkenntnisse!
Ihr Martin-Niels Däfler
Grundlage des Tutorials ist mein Artikel „Sie haben keine neue Nachrichten“. Diesen finden Sie unter:
www.daefler.de > Downloads
Kaum eine andere Aussage findet unter Managern mehr Zustimmung als die Behauptung, dass E-Mails die Hauptursache für Stress und Überlastung seien. Doch, stimmt das wirklich? Nein! Denn: Ursache und Symptom werden ver-wechselt. Das wäre so, als wenn …
https://www.flickr.com/photos/topgold/6273248505
https://www.flickr.com/photos/seattlemunicipalarchives/3786098177
… als wenn ein Arzt das Stethoskop oder …
https://www.flickr.com/photos/kenwalton/15726458855
… ein Bauarbeiter die Schaufel für seine Überlastung
verantwortlich machen würde.
E-Mails sind nur ein Werkzeug.
https://www.flickr.com/photos/zzpza/3269784239
Segen Erleichterung
der Kommuni-
kation
Fluch Ablenkung
von der eigentlichen
Arbeit
Janusköpfige E-Mail! Für viele Führungskräfte und Mitarbeiter hat die E-Mail-Kommunikation eine
Metamorphose durchlebt: vom Segen zum Fluch.
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a9/Janus1.JPG
Manche Führungskräfte erhalten bis zu 300 Mails/Tag
https://www.flickr.com/photos/ilamont/4329363938
Vor allem 2 Dinge nerven ...
1. Die Menge an E-Mails
2. Die schlechte „Qualität“ der
E-Mails (zu aus-schweifend oder zu knapp; unverständ-
lich formuliert ...)https://www.flickr.com/photos/williamafranklin/2599862613
Die DEICH-Methode kann helfen, Dämme gegen die E-Mail-Flut zu errichten …
Die DEICH-Methode
D auerthemen und -absender erkennen
Die häufigsten „Störenfriede“ entlarven 1. Legen Sie einen Zeitraum fest, für den Sie den E-Mail-
Eingang analysieren wollen (Mein Tipp: 4 bis 6 Wochen)
2. Es geht um die Frage: Wer schreibt Ihnen?
3. Erstellen Sie eine Liste und schreiben Sie auf, welche
Personen bzw. Abteilungen Ihnen E-Mails geschickt haben
4. Für jede Mail, die Sie von einer bestimmten Person/Abteilung
erhalten haben, machen Sie einen Strich hinter dessen/deren
Namen
5. Wahrscheinlich werden Sie feststellen: Ca. 20 bis 30 % der
Absender machen 70 bis 80 % des E-Mail-Aufkommens aus
Manchmal – das hängt von der Position oder genauen
Aufgabe ab – sind es nicht einzelne Absender, sondern
bestimmte Themen, die einen überdurchschnitt-
lichen E-Mail-Verkehr erzeugen. Hier können Sie mit der
gleichen Methode die „Top-Themen“ einkreisen.
Analysieren Sie die Problemfälle genauer: Warum
schreibt man Ihnen? Welcher Art sind die E-Mails?
1. Info-Mails
2. (Nach)fragende
Mails
3. Erinnernde Mails
Hinter jedem Typen von E-Mails stehen
oft Versäumnisse auf Ihrer Seite
➔ Schauen Sie in den Spiegel!
https://www.flickr.com/photos/dbrekke/387180836
• Die Mitarbeiter haben zu wenige Kompetenzen.
• Die Mitarbeiter wurden nur unzureichend über ihre
Aufgaben informiert.
• Den Mitarbeitern wurden Prozesse oder
Verantwortlichkeiten nicht klar genug beschrieben.
• Die Mitarbeiter erhalten zu wenig Anerkennung.
• Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, permanent über ihre
Aktivitäten Bericht zu erstatten.
• Die Mitarbeiter bekommen kein Feedback, wann Sie mit
einer Antwort rechnen können.
• Sind die Briefings, die ich gebe, ausführlich genug und
aussagekräftig?
• Habe ich die Abläufe in meinem Bereich verständlich und
detailliert beschrieben?
• Gewähre ich meinen Mitarbeitern die Freiräume und
Kompetenzen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben
selbstständig ausführen zu können?
• Spreche ich gelegentlich ein konkretes Lob aus?
• Bin ich selbst so gut organisiert, dass sich meine Mitarbeiter
darauf verlassen können, dass ich ihre Anfragen zuverlässig
beantworte – auch, wenn es einmal länger dauern sollte?
inmal-Prinzip anwenden
Die DEICH-Methode
E
22
Wie häufig passiert es Ihnen, dass Sie eine E-Mail lesen und dann nichts machen, sondern die Mail einfach
wieder schließen?
https://www.flickr.com/photos/ben_grey/4380871348
23
Post, die Sie aus
dem Briefkasten
genommen und
gelesen haben,
stopfen Sie
doch auch nicht
wieder zurück in
den Briefkasten,
oder?
https://www.flickr.com/photos/cicciodylan/7076893037
1. direkt beantworten oder weiterleiten 2. löschen 3. ablegen 4. in einen Ordner „zu bearbeiten“ verschieben
https://www.flickr.com/photos/didi8/2121588367
E-Mails, die Sie aus dem Posteingang heraus öffnen, sollten Sie entweder
Der Posteingang ist wie eine Landebahn: Flugzeuge (E-Mails), die gelandet (eingetroffen) sind, sollten die Landebahn (den Posteingang) schnellst möglich verlassen
nformierende Mails begrenzen
Die DEICH-Methode
I
Informierende E-Mails repräsentieren meistens die Mehrheit der
eingehenden Mails. In der Regel wird keine konkrete Aktion von Ihnen
erwartet, sondern Sie werden lediglich über Fort- oder Rückschritte
bei Projekten bzw. über neue Sachverhalte in Kenntnis gesetzt.
https://www.flickr.com/photos/heathbrandon/3187207970
Sprechen Sie mit den Absendern, die Ihnen häufig solche Mails schreiben: Erklären Sie
ihnen, dass Sie nur noch über solche Vorgänge informiert werden möchten, die wichtig
sind. Sie müssen dazu definieren, was „wichtig“ für Sie bedeutet,
Stellen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern Entscheidungsregeln auf – so haben alle
Betroffenen Handlungssicherheit.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Informationen zusammenzufassen, das heißt, nicht
anlassgetrieben zu schreiben, sondern beispielsweise nur einmal die Woche eine kurze
Übersicht der relevantesten Neuigkeiten zu verfassen.
Wenn es sich um Informationen handelt, die sich an einen breiten Leserkreis richten –
wie etwa an die ganze Abteilung oder sogar das komplette Unternehmen –, dann ist
eine Radikalkur empfehlenswert: Nicht beachten und einfach löschen!
Wenn Ihnen das zu riskant erscheint, dann schieben Sie die E-Mails ungelesen in einen
entsprechenden Ordner; bei Bedarf können Sie so immer noch mal nachschauen.
lever schreiben und antworten
Die DEICH-Methode
C
https://www.flickr.com/photos/katsrcool/14332815685
Vielfach liegt es an unseren eigenen Fähig-keiten – oder besser: an einem Mangel daran –, dass wir so viele Mails bekommen. Um ein Programmierer-Bonmot leicht abzuwandeln: „Garbage out – garbage in!“
Schlecht formulierte, unvollständige oder unstrukturierte Mails, die wir aussenden, führen zu Nachfragen oder Missverständ-nissen. Oft ist dem Empfänger auch nicht bewusst, dass etwas von ihm erwartet wird, weil eine klare Handlungsaufforderung fehlt.
Nummerieren Sie Ihren Text!
1. Hilft beim Strukturieren der Gedanken
2. Erleichtert es dem Empfänger, sich auf einzelne Punkte zu beziehen
3. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger vergisst, auf Punkte zu antworten, sinkt
https://www.flickr.com/photos/andymag/9825503886
Wir sind oft genug selbst daran schuld,
dass es zu (Nach)Fragen kommt, weil
wir nur ein unzureichendes Briefing
(siehe „D“) gegeben oder unvollständig
auf eine Anfrage/Bitte reagiert haben.
Deshalb: Wenn Sie Anweisungen geben
oder einen Sachverhalt schildern, dann
tun Sie dies bitte so ausführlich und
genau wie erforder-lich, aber auch
nicht länger – damit ersparen Sie sich
Mails, die der Aufklärung und Konkre-
tisierung dienen. https://www.flickr.com/photos/7643602@N06/8431052276
Sprechen Sie in einer Mail nur ein Thema an, auch wenn
Sie dem Empfänger zu mehreren Themen etwas mitteilen
möchten.
Sie vermeiden Probleme beim Weiterleiten
Sie und der Empfänger können die Mail genau
zuordnen bzw. ablegen
Sie erleichtern sich selbst eine eventuelle
Wiedervorlage
Geben Sie Feedback!
https://www.flickr.com/photos/4nitsirk/7952717768
Zusätzliches E-Mail-Aufkommen entsteht, wenn Sie nicht
auf eine Nachricht reagieren. Kommunikation ist auf
Feedback ausgerichtet! Unterbleibt dieses, kommt es zu
nachfragenden E-Mails.
Wie geht es Ihnen, wenn Sie jemandem schreiben und keine Antwort bekommen?
Hat der andere meine Mail überhaupt bekommen? Hat er sie gelesen? Überlegt er noch? Ist er bereits damit beschäftigt, meine Frage zu beantworten oder meine Bitte auszuführen? Hat er mich nicht verstanden? Kann er meine Frage mangels Wissen überhaupt nicht beantworten – ist er also der falsche Ansprechpartner? Oder hat er gerade keine Zeit, sich darum zu kümmern? Hat er vielleicht auch einfach nur vergessen, mir zu antworten?
Wenn Sie eine Mail nicht gleich beantworten können, dann bestätigen Sie zumindest den Empfang und lassen den Absender wissen, bis wann Sie antworten werden. Das sind nur wenige Worte, doch Sie ersparen sich und Ihrem Kommunikationspartner weitere (nach)fragende E-Mails.
euristiken benutzen
Die DEICH-Methode
H
https://www.flickr.com/photos/dskley/15741576451
Heuristik = die „Kunst“, mit begrenztem Wissen und wenig Zeit gute Lösungen zu finden.
In diesem Sinne ist der letzte Baustein der DEICH-Methode zu verstehen. Die folgenden
Empfehlungen für Ihr E-Mail-Management sollen Ihnen als Anregung dienen,
selbst Heuristiken zu entwickeln.
Gewöhnen Sie sich an, nur noch zwei- bis dreimal täglich in Ihren Posteingang zu schauen und dann
Ihre Mails gebündelt abzuarbeiten.
https://www.flickr.com/photos/buzzfarmers/7317967922
Stellen Sie die Regel ein, dass ein- gehende Mails, die nur Sie im „An-Feld“ zeigen, in einem separaten Ordner landen. Diesen Ordner sollten Sie mit höchster Priorität bearbeiten. Mails, bei denen Sie nur einer von mehreren Empfängern sind oder bei denen Sie nur eine Kopie erhalten, sind in aller Regel weniger wichtig.
https://www.flickr.com/photos/booleansplit/8335233141
Nach einer längeren Abwesenheit – z. B. nach dem Urlaub oder einer Geschäfts-reise – sollten Sie Ihren Posteingang nicht – wie
üblich – nach Datum sortieren, sondern nach Personen. Auf diese Weise sehen Sie gebündelt die Mails eines Absenders. Wenn Sie
alle Mails einer Person nacheinander lesen, werden Sie vermutlich erkennen, dass sich manche schon „von allein“ erledigt haben.
https://www.flickr.com/photos/jurvetson/11105309355
Legen Sie Mails nur dann in entsprechenden Verzeich-
nissen/Ordnern ab, wenn der Inhalt später noch von
Bedeutung ist.
Überhaupt: Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken
zum Thema Archivierung! Viele Menschen entwerfen
und pflegen ein ausgeklügeltes Ablagesystem, was
sehr viel Zeit kostet. Doch häufig ist es so, dass man
nur selten auf archivierte Mails zurückgreifen muss.
Also: Überlegen Sie, ob Sie tatsächlich ein differen-
ziertes Ablagesystem benötigen (sofern dies mit den
Firmenrichtlinien im Einklang steht).
https://www.flickr.com/photos/list/3058903222
Die DEICH-Methode
FAZIT
Ein überlaufender E-Mail-Posteingang ist selten die
wahre Ursache von Stress und Überlastung, sondern
meistens ein Symptom schlechter oder
unzureichender (Selbst-)Organisation.
Im Fall von Führungskräften ist er zudem recht häufig
ein Anzeichen für einen ungesunden Kontrollwahn oder
die fehlende Bereitschaft, Verantwortung und
Aufgaben abzugeben.
E-Mails sind lediglich ein Werkzeug im modernen Büroalltag, nicht mehr und nicht
weniger. Es gilt, sie richtig einzusetzen – die DEICH-Methode hilft dabei.
https://www.flickr.com/photos/usefulguy/226373498
DAEFLER.DExing.to/MNDaefler
Viel Erfolg bei der Anwendung der Tipps!