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Bürofachkraft im medizinischen BereichBÜROORGANISATION

Gabriele Schilling

BÜROORGANISATION

Lernziele:

Eingangspost fachlich korrekt bearbeiten können Ausgangspost fachlich korrekt bearbeiten können Richtig adressieren können Den Wert von Dokumenten erkennen und das Wissen über

Aufbewahrungspflichten Kenntnisse über die Möglichkeiten von Hilfsmitteln zur Organisation von

Unterlagen Kenntnisse über das Terminmanagement Seine Zeit bewusst managen können

Gabriele Schilling, Seite 2

BÜROORGANISATIONAufgaben und Kompetenzen

Fach-kompetenz

Methoden-kompetenz

Sozial-kompetenz

z. B: BuchhaltungAnatomie, MS Office,Deutsch ….

z. B: Problemlösungs-methodenSelbstmanagement…

z. B: mit anderen gut zusammenarbeiten können….

Handlungs-kompetenz

BÜROORGANISATIONAufgaben und Kompetenzen

Welche Fähigkeiten und Kenntnisse benötigt eine

Bürofachkraft im medizinischen Bereich?

Welche Eigenschaften sind von Vorteil?

Bürofachkraft im medizinischen Bereich

POSTEINGANG

BÜROORGANISATION

Posteingang - Ablauf

BÜROORGANISATION

Poststücke ÜbernahmeBriefe, Sendungen etc. Postkasten oder Empfänger

ist jede erwachsene Person, die an der Abgabestelle anwesend ist

Eingeschriebene Briefe Unterschrift (elektronisch)

Pakete Unterschrift (elektronisch)

Rückscheinbrief Unterschrift (auf Rückschein, geht an

RSb (Amt oder Behörde) Absender zurück)

Wertbrief bis 1500 € Unterschrift

Wertbrief ab 1500 € Unterschrift Empfänger persönlichEigenhändig Unterschrift Empfänger persönlichRsa (Amt oder Behörde) (auf Rückschein, geht an Absender zurück)

Nicht an Postbevollmächtigte Unterschrift nur Empfänger persönlich

Posteingang - Übernahme

Postvollmacht

BÜROORGANISATION

Sendungsarten können einzeln ausgewählt werden Max. fünf Personen gleichzeitig Gültigkeit zwei Jahre, erlischt durch schriftlichen vorzeitigen Widerruf oder bei

Änderung Gilt nicht für bescheinigte Sendungen mit dem Vermerk

"nicht an Postbevollmächtigte" Die Ausstellung ist kostenpflichtig Sie kann online oder bei einer Postfiliale beantragt werden Für die Identifikation muss sich der Vollmachtgeber nach der Registrierung einmal

bei einer Postfiliale persönlich identifizieren (amtlicher Lichtbildausweis, Firmenbuchauszug etc.) oder über Handy-Signatur den Auftrag bestätigen

Posteingang - Postvollmacht

BÜROORGANISATION

Welche Schriftstücke darf eine Sekretärin nur mit einer

Postvollmacht übernehmen?

Was gilt für die Postvollmacht?

Posteingang - Postvollmacht

BÜROORGANISATION

Ersatzzustellung

Postfach

Urlaubsfach

Posteingang - weitere Postübernahmemöglichkeiten

BÜROORGANISATION

Was sind die Vorteile von digitaler Archivierung?

Wie ist der Posteingang in Ihrem Unternehmen

organisiert?

Posteingangssystem

BÜROORGANISATIONPosteingang - Öffnen

Briefmesser

Elektrischer Brieföffner

BÜROORGANISATION

Die Regeln für das Öffnen der Post lassen sich vom

Grundrecht des Briefgeheimnisses und von der

Empfängerinformation in der Postordnung ableiten:

"Empfänger einer Postsendung ist die in der Anschrift

angegebene Person".

Welche Schriftstücke dürfen Sie öffnen?

Posteingang - Öffnen

BÜROORGANISATION

Was wird kontrolliert?Was ist zu tun, bei Fehlern wie z.B.

IrrläuferPersönlicher Brief wurde geöffnetAngeführte Beilagen fehlen oder Beilagen sind falschFax ist unleserlichE-Mail-Attachement kann nicht geöffnet werdenE-Mail wird irrtümlich gelöscht

Posteingang - Entnehmen – Kontrollieren

BÜROORGANISATION

Wie schaut ein Eingangsstempel aus?

Was wird gestempelt?

Das Führen eines Posteingangsbuches bewährt sich!

Warum und für welche Poststücke?

Posteingang - Stempeln - Posteingangsbuch

BÜROORGANISATION

Wie können Sie Ihren Chef entlasten?

Posteingang - Chefentlastung

POSTAUSGANG

BÜROORGANISATION

Kontrollieren

Zusammentragen

Falten, kuvertieren und schließen

Postausgang

BÜROORGANISATION

Das Frankieren kann erfolgen durch:das Aufkleben von Briefmarkenden Einsatz von FrankiermaschinenBriefsendungen können anstelle von Postmarken oder

Freistempelabdrucken auch den von der Post vorgegebenen Bar-Freimachungsvermerk, wenn gleichzeitig mindestens 20 solcher Briefsendungen derselben Sendungsart aufgegeben werden.

Postausgang – Wiegen und Frankieren

BÜROORGANISATION

Frankiermaschinen müssen gekauft und bei der Post angemeldet werden.

Ab 30. Juni 2013 dürfen nur noch Frankiermaschinen mit integrierter Software verwendet werden.

In Österreich gibt es vier Hersteller, deren Produkte von der österreichischen Post zugelassen sind.

Postausgang – Frankiermaschine

BÜROORGANISATION

Was sind die Vorteile einer Frankiermaschine?

Postausgang – Frankiermaschine

BÜROORGANISATION

BriefsendungenBriefe (national und international)Sendungen in KartenformKlick-BriefWerbepost

Sendungen mit GefahrgutinhaltZeitungenPakete

Postausgang - Arten der Postsendungen

BÜROORGANISATION

Briefe national und international

Briefsendungen sind adressierte Sendungen von bis zu 2 kgVoraussetzung für Standardsendung: Max.: 162 x 235 mm mind.: 90 x 140 mm Höchstgewicht: 20 g (Standard-Brief) 50 g (Standard-Plus-Brief) Stärke: max. 5 mm maschinell bearbeitbare Sendungen maschinell lesbare Anschriften

Postausgang – Briefsendungen

BÜROORGANISATIONPostausgang – Briefsendungen

Internationale Briefe können „ECONOMY“, „PRIORITY“ und „EMS“ (Express Mail Service) verschickt werden.

Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Brief 100 g in die USA?

BÜROORGANISATIONPostausgang – Briefsendungen

BÜROORGANISATION

Sendungen in KartenformKlickbrief Info Werbepost

Österreich: Info.Mail Sendungen an bestimmte PersonenInfo.Post Sendungen an einen HaushaltInfo Post Select teiladressierte Sendungen (Zielgruppen)Kuvert für Prospekte

International: Euro. MailEuro.PostInternational Direct Mail

Postausgang – Briefsendungen

BÜROORGANISATION

Sendungen mit Gefahrgutinhalt

Dazu zählen aus dem medizinischen Bereich:Patientenproben (z. B. Blut- und Gewebeproben)Biologische Produkte (z. B. Mikroorganismen, Impfstoffe)Ganze tote Tiere oder Teile davon

Für diese Sendungen gelten spezielle Verpackungs- und Kennzeichnungsvorschriften.

Postausgang – Postsendungen

BÜROORGANISATION

PaketeSind bescheinigte Sendungen, deren Gewicht 31,5 kg und eine

gewisse Größe nicht überschreiten dürfen. Bescheinigt heißt, das Aufgabepostamt bestätigt die Annahme der Sendung und gibt an den Empfänger ebenfalls gegen Bestätigung ab.

Pakete können international als „Standard“, „Schnell“ oder „EMS“ verschickt werden.

Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Paket von 5 kg in die USA?

Postausgang – Postsendungen

BÜROORGANISATIONPostausgang – Postsendungen

BÜROORGANISATION

StandardEinschreibenRückscheinEigenhändigWertbrief

Postausgang – Versandarten

RICHTIG ADRESSIEREN

BÜROORGANISATION

LinksbündigKeine LeerzeilenBestimmungsland nur bei Postsendungen ins AUSLANDErlaubte Sonderzeichen . , “ - & /Keine Graphikelemente im AdressblockDVR-Nr. gehört nicht ins AnschriftsfeldKlare Schrift!Kein internationales Kennzeichen vor Postleitzahl

Richtig Adressieren - Formatierungen der Empfängeranschrift

BÜROORGANISATION

FrauMag. Berta Friedmannc/o Benuto GmbHAndreasplatz 12A-1140 Wien

Richtig Adressieren - Empfängeranschrift

BÜROORGANISATIONRichtig Adressieren – Position der Anschrift

www.post.at

DOKUMENTENMANAGEMENT

BÜROORGANISATION

Warum ablegen?1. Betriebliche Notwendigkeit• Gedächtnisstütze für interne Zwecke• Sicherung von Ansprüchen von außen• Abwehr unberechtigter Ansprüche nach außen• Dokumentation von Abläufen und Nachweis dessen,

was getan wurde• Terminplanung: Was ist als nächstes zu tun?• usw.

Dokumentenmanagement

BÜROORGANISATION

Warum ablegen?2. Gesetzliche Vorschriften• Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen• Sozialversicherung, Personalakte• Bescheide,• Patientenakten usw.

Dokumentenmanagement

BÜROORGANISATION

Kein WertProspekte, Werbebriefe, usw.

WegwerfenTageswert

unverlangte Anbote, Zeitungen, Telefonnotizen Bearbeitung, wo notwendig, alles was nicht mehr gebraucht wird

in den Papierkorb

Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts

BÜROORGANISATION

PrüfwertUnterlagen mit zeitlich befristetem Wert: Preislisten, Anbote,

Mahnungen, Einladungen, etc. Zwischenablage oder Wiedervorlage Papierkorb oder Geschäftsfall zuordnen

GesetzeswertHandelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege, Patientenakten

Unterschiedlich lang nach Vorschrift Ablage Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)

BÜROORGANISATION

Gesetzeswert:UGB: Buchhaltungsunterlagen, Inventare, Bilanzen sowie

Belege für Buchungen (Rechnungen) 7 JahreUnterlagen für Sozialversicherung (Belege für

Personalverrechnung) 7 Jahre

Dokumentenmanagement – Gesetzeswert

BÜROORGANISATION

Patientenakte

Ambulanter medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 10 Jahre

Stationärer medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 30 Jahre

Röntgenbilder, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist -> mind. 10 Jahre

Dokumentenmanagement - Gesetzeswert

BÜROORGANISATION

Dokumentations- oder DauerwertUnterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen Dokumente, Verträge, Muster, Verfahren, Patente

Ablage auf Zugriff oder im Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)

BÜROORGANISATION

• Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet

• Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue)

• ß wird wie ss behandelt• SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden

S – SCH – ST

Dokumentenmanagement – ABC-Regel

BÜROORGANISATION

• Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet

• Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue)

• ß wird wie ss behandelt• SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden

S – SCH – ST

Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen

BÜROORGANISATION

• Namen werden immer nach dem Familiennamen geordnet• Bei gleichen Namen werden die Vornamen mit berücksichtigt• Sollte dies nicht ausreichen, können noch andere Kriterien

herangezogen werden• Versicherungsnummer + Geburtsdatum• Kundennummer• Personalnummer• Schülerstammnummer• …..

BÜROORGANISATION

• Doppelnamen werden so behandelt, als wäre der Bindestrich nicht vorhanden

• Namensvorsätze wie z. B. „von“, „van“, „de“ oder „von der“ werden nicht berücksichtigt

BÜROHILFSMITTEL

BÜROORGANISATION

• Wofür sind Ablagekörbe gut geeignet?• Was sind Vor- und Nachteile von Ablagekörben?

Bürohilfsmittel - Ablagekörbe

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel - Ablagefächer

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel - Stehsammler

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel - Pultordner

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel - Ordner

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen

BÜROORGANISATION

Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen

BÜROORGANISATION

• Diverse weitere Mappen und Hüllen• Klemmmappe• Umschlagmappe• Dreiflügelmappe• Klarsichtfolien• Ordo-Mappen• etc.

Bürohilfsmittel

TERMINMANAGEMENT

BÜROORGANISATION

Gutes Terminmanagement

alle Faktoren des Zeitmanagements und

der Arbeitstechnik berücksichtigen

Terminplanung Schlüssel zum Erfolg oder Misserfolg

durch richtige Planung sich selbst und Vorgesetzte entlasten

Terminmanagement – ALPEN

BÜROORGANISATION

Terminmanagement – ALPEN

A Aufschreiben

L Länge der Aufgabe oder des Termins abschätzen

P Pufferzeiten einplanen

E Entscheiden nach Prioritäten (Eisenhower)

N Nachkontrolle

BÜROORGANISATION

Welche Termine kennen Sie?

Terminmanagement

BÜROORGANISATION

Termine haben

ein Datum

einen Anfang

ein Ende

einen Ort, an dem sie stattfinden

ein Thema

Teilnehmer

Terminmanagement – Termine

SELBSTMANAGEMENT

BÜROORGANISATION

Ziele von Selbstmanagement sind: bessere Organisation der eigenen Arbeit besseres Zeitmanagement weniger Aufwand für die Erledigung der Arbeiten bessere Ergebnisse und höhere Motivation weniger Hektik und Stress sowie weniger Fehler mehr Zeit für das Wesentliche höhere Arbeitszufriedenheit

Selbstmanagement – Ziele

BÜROORGANISATION

Wie soll man nun aber ansetzen? Viele verbringen die meiste Zeit mit relativ unwichtigen Aufgaben

statt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivität zu konzentrieren Oft sind 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie

80 % des Ergebnisses

Selbstmanagement – Pareto-Prinzip (80:20-Regel)

Zeit Ergebnisse

BÜROORGANISATIONPrioritäten setzen

Eisenhower- Prinzipgering

Wichtigkeit

B-Aufgabenplanen und recht zeitig terminieren

A-Aufgabensofort erledigen

C-Aufgabendelegierenreduziereneliminieren….

gering Dringlichkeit hoch

BÜROORGANISATION

• sowohl dringend als auch wichtig • für die Erfüllung der ausgeübten

Funktion von größtem Wert• muss man sich selbst widmen

und sofort in Angriff nehmen

A-Aufgaben

• hohe Wichtigkeit, aber noch nicht dringlich• können zunächst warten• müssen aber geplant, d. h. terminiert werden• Tätigkeiten rechtzeitig einplanen, dass sie nicht

zu A-Aufgaben werden (Endtermin!)

B-Aufgaben

Selbstmanagement – Prioritäten setzen

BÜROORGANISATION

• KEINE hohe Wichtigkeit, aber dringend• sollten soweit wie möglich delegiert, reduziert

oder standardisiert werdenC-Aufgaben

• sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit

• Abstand nehmen• Mut zum Papierkorb• überlegen , was passiert schlimmstenfalls,

wenn dies nicht erledigt wird

D-Aufgaben

Selbstmanagement - Prioritäten setzen

BÜROORGANISATION

Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des ganzen Tages bestimmten Schwankungen unterworfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus vollziehen und im Voraus absehen lassen. Es gibt zwar eine Reihe individueller Unterschiede, die durch Ernährungs gewohn heiten und andere persönliche Merkmale beeinflusst werden.Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern versuchen, zu entspannen und diese Phase für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) nutzen.

Selbstmanagement - Leistungskurve

BÜROORGANISATION

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leis tungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten Sie Pausen nicht als Zeit verschwen dung, sondern als erhol sames Auft anken von Energie:Einschlägige medizinische Unter suchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa einer Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat.

Selbstmanagement - Planen Sie Pausen ein

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