Zeitmanagement

Janina ThomaSimone MaackJens MeisterGuido KreisUfuk Sayan

FH Dortmund – Fachbereich Wirtschaft

MSC – Präsentation SS05

Einleitung

Pers. Zeit-management

Techniken Zeitmgmt.

Lern-techniken

Stress

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ZeitmanagementAgenda:

1. Einleitung

2. Persönliches Zeitmanagement

3. Techniken des pers. Zeitmanagements

4. Lerntechniken

5. Stress

6. Fazit

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Zeitmanagement

Zeit (gr. = tempus) ist neben unserer Gesundheit

das wertvollste Gut, das wir besitzen!

Zeit ist ein absolut knappes Gut Zeit ist nicht käuflich Zeit kann nicht gespart oder gelagert

werden Zeit verrinnt kontinuierlich und

unwiderruflich Zeit ist Leben!

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ZeitmanagementEs gibt viele verschiedene Arten, seine Zeit zuvertun:Nichts zu tun, etwas falsch zu tun, es ungenau zu tun oder im falschen Augenblick zu tun.(Voltaire, frz. Schriftsteller und Philosoph, 1695-1778)

Unsere Vergangenheit können wir nicht mehr ändern. Was wir jedoch gestalten und verändern können, das ist unser Heute und vor allem unser Morgen.

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ZeitmanagementZeitmanagement ... bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu

beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen! (Prof. Lothar J. Seiwert)

beschäftigt sich mit Problemen, die eine gewaltige Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist.

Die Zeit vergeht unabhängig davon, was wir in dieser Zeit tun und das einzige was wir

managen können, sind wir selber.Daher gilt: Zeitmanagement =

Selbstmanagement

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ZeitmanagementPersönliches Zeitmanagement wird zum Schlüsselmoderner Zeitplanung und zielführenderArbeitsmethodik.

Im Fokus stehen folgende Aufgaben: Prioritäten setzen Ziele definieren und verfolgen Arbeitvorgänge rationalisieren Zeitmanagementtechniken realisieren

Ergebnis: Das Zeitmanagement wird bei hoher Flexibilität zum strategischen

Erfolgsfaktor!

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ZeitmanagementTipps für eine effiziente

Arbeitsmethodik

Gleiche Arbeiten zusammenfassen Schwierige Aufgaben ins Leistungshoch Systematisieren Technische Hilfsmittel nutzen Ordnung halten Mit Checklisten arbeiten Analyse und effizienter Umgang mit

Störungen

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ZeitmanagementDurchschnittliche täglicheManagertätigkeiten

Telefonieren10%

Externe Kontakte

7%

Lesen38%

Kommunizieren40%

Reisen5%

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ZeitmanagementStörfaktoren und Zeitdiebe

Menschen, die ihre Störfaktoren und Zeitdiebe in jeder Situation erkennen, haben das Optimum

der Effektivität erreicht.

Störfaktoren und Zeitdiebe können sein: Chef Kollegen Mitarbeiter Arbeitsweise Familie Organisation

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ZeitmanagementZeitfallen

Zeitvergeudung Nichtstun Nicht „nein“ sagen können Ungeplante Zeiten Falsch priorisierte Zeiten Täuschender Zeitsinn

Wichtig: Zeitfallen erkennen und abstellen!

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ZeitmanagementPerfektionismus

Der Weg zum Erfolg führt nicht über den Perfektionismus

Perfektionismus ist eine individuelle zeitgerichtete Persönlichkeitseigenschaft mit negativem und positivem Effekt

Perfektionismus kann einerseits extremen Stress verursachen und gleichzeitig aber die Arbeitsqualität optimieren

Im Rahmen der Aufgabenrealisierung kann 100% Qualität nur selten erreicht werden

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ZeitmanagementZiellosigkeit

Wodurch tritt Ziellosigkeit auf? Durch eine erhöhte Quantität an

Zielanforderungen Durch überdurchschnittliche ZielqualitätDaher bedarf jede Ziellosigkeit einer präzisen Zieldefinition!Ziele müssen demnach: Konkret und messbar sein Machbar sein Planbar sein Positiv sein

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ZeitmanagementDer Tagesplan

Tagesplanerstellung durch die ALPEN-Methode:

Aufgaben, Aktivitäten,Termine

aufschreiben Länge bzw. Dauer der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen (Prioritäten,

Delegieren) NachkontrolleEin realistischer Tagesplan muß immer auf das reduziert werden, was Sie tatsächlich auch bewältigen können!

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ZeitmanagementVorteile der ALPEN-Methode

Bessere Einstimmung auf den nächsten Tag

Planung des bevorstehenden Tages Klarheit über die Tagesanforderung Ordnung Ihres Tagesablaufes Ausschalten von Vergesslichkeit Reduzieren von Verzettelung Erreichen der Tagesziele Selbstdisziplin in der Aufgabenerledigung Zeitgewinn durch methodisches Arbeiten

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ZeitmanagementNicht zu unterschätzen: Die Pause

Im täglichen Tagesablauf sollte die Einplanungvon Pausen an der Tagesordnung sein

Empirische Untersuchungen haben ergeben, dassnach einer Stunde konzentrierter Arbeit, bereits zehn Minuten Pause genügen, um sich wieder zu regenerieren!

Also betrachten Sie Pausen nicht als Zeit-verschwendung, sondern als erholsamesEnergietanken

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ZeitmanagementDie Pause zur Steigerung derLeistungsfähigkeit

denn

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da die Konzentration und Leistungs-fähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen.

Besser: regelmäßige, kurze Pausen Entspannen Sie sich in den Pausen Bewegen Sie sich Sorgen Sie für Sauerstoffzufuhr

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ZeitmanagementDie Kontrolle Ihrer Tagespläne

Jede Zielsetzung und Planung ist nur so gut, wieihre anschließende Realisierung und

abschließendeKontrolle!

Die Kontrolle umfasst drei Aufgaben: Erfassung des Ist-Zustandes

Was wurde bisher erreicht?

Soll/ Ist-Vergleich Welche Abweichungen liegen vor?

Einleitung korrektiver Maßnahmen? Tagesplan an neue Gegebenheiten anpassen

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ZeitmanagementDie Zielsetzung...

...ist unabdingbare Voraussetzung für Planung,Entscheidung und die tägliche Arbeit

Ziele setzten heißt: die vorhandenen Bedürfnisse, Interessen,

Wünsche oder Aufgaben in präzisen Formulierungen auszudrücken und

unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten

Ziele dienen der Konzentration der Kräfte auf den eigentlichen Schwerpunkt!

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ZeitmanagementDie Zielformulierung

Ziele sollten SMART sein ...

Spezifisch - ein Ziel sollte konkret und eindeutig formuliert sein

Messbar - der Erreichungsgrad jedes Ziels muss überprüft werden können

Aktionsorientiert - ein Ziel sollte Ansatzpunkt für eine positive Veränderung aufzeigen

Realistisch - ein Ziel sollte zwar hoch gesteckt, aber immer noch erreichbar sein

Terminierbar - ein Ziel sollte bis zu einem konkreten Zeitpunkt umsetzbar sein

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ZeitmanagementDie Prioritätensetzung

Die Prioritätensetzung ist bei der Realisierung des

persönlichen Zeitmanagements von essentieller Bedeutung!

Sie ist durch die PEPE-Regel zu erklären:Priorität

vor Eiligkeitvor Perfektion

vor zu schnellem Erfolg

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ZeitmanagementTechniken um Prioritäten zu setzen

Das Eisenhower Prinzip

Das Pareto-Prinzip bzw. 80:20-Regel80% der Zeit bringen 20% der Ergebnisse 20% der Zeit bringen 80% der ErgebnisseMan teilt die Aufgaben nach dem Anteil am Gesamtergebnis in A, B und C-Aufgaben ein!

Dringlichkeit

Wichtig-keit

B-Aufgaben Terminieren

A-Aufgaben Sofort erledigen

Ablegen/ wegwerfen

C-Aufgaben Delegieren

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

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ZeitmanagementWie kann man Arbeitsvorgänge rationalisieren?

Rationalisieren

Besprechung

Checklisten

Telefon

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ZeitmanagementTelefonieren

Telefontermine planen Ziel des Telefonats festlegen Notizen zum Gespräch vorher anfertigen nur auf das Wesentliche konzentrieren Monologe vermeiden Direktwahlnummern anlegen Anrufbeantworter anschaffen

Das Telefon ist eines der effektivsten Mittel zum

Zeitsparen, aber auch einer der häufigsten Zeitfresser überhaupt! (Telefon-Paradoxon)

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ZeitmanagementChecklisten

Eine Checkliste bezeichnet eine Abstreichliste, diegenau festgelegter Reihenfolge angibt, was zu tun ist!

Vorgehensweise: Ähnliche Tätigkeiten auswählen Gesamtablauf in Arbeitsphasen zerlegen Logische Reihenfolge zusammenstellen Gruppenbildung der Aufgaben vornehmen

Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nichtimmer wieder neu durchdacht werden und sieminimieren das Risiko, etwas zu vergessen!

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Das lebenslange Lernen und Weiterbilden ist unerlässlich!

Wie nehme ich Informationen richtig auf? Wie lerne ich effektiv und effizient?

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Zeitorientierte Lerntechniken

Lesen

DelegierenRationali-

sieren

Kürzen

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ZeitmanagementLesen

Hohe Informationsflut bewältigen

Prioritäten setzen wichtiges markieren / in Kurzfassung

selektieren Im Vorfeld jeder Lektüre Leseziele darlegen Überblick verschaffen durch

Inhaltsverzeichnis oder Sachregister Störungsfreie Lektürezeiten suchen Unwichtiges entsorgen Vorselektion von Informationen vornehmen

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RSS - Hinweis

www.tagesschau.de

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ZeitmanagementAbonnierte RSS - Feeds

Alle Schlagzeilen im Überblick

Kurzinformation zur Schlagzeile

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ZeitmanagementKürzen

Essentielle Informationen in kurzer Zeit aufnehmen und verarbeiten ...aber auch ggü. Umwelt kurz, präzise, einfach,verständlich und lebendig ausdrücken!

Bürokratendeutsch und Fachchinesisch vermeiden

Sich auf wesentliche Informationsziele beschränken

Verständliche, präzise, einfache Textwahl realisieren

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ZeitmanagementRationalisieren

Kernfaktor der Rationalisierungsmöglichkeit ist„effiziente Durchführung von Besprechungen“ Besprechungsdauer reduzieren/ optimieren

Nur geplante Gespräche führen Ziele der Sitzung im Vorfeld fixieren Visualisierende Medien sind auszuwählen Teilnehmer sind vorab und im nachhinein zu

unterrichten Gesprächszusammenfassungen am Ende der

Besprechung aushändigen Pünktlicher Beginn der Besprechungen

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ZeitmanagementDelegieren

Führungstechnische Kernaufgabe: Management by Delegation

Delegation bedeutet ...

Übertragung von Aufgabenpaketenauf involvierte Personen.

Effektivität durch zielführendes Delegieren:

I MP

U T K+

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nhalt – Was soll getan werden?otivation – Warum soll es getan

werden?erson – Wer soll es tun?mfang/Details – Wie soll es getan

werden?ermin – Wann soll es erledigt sein?

ontrolle – Wie kann überprüft werden?

I

M

P

U

T

K

+

Delegieren

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ZeitmanagementVorteile erfolgreicher Delegation

Zeitgewinn für Folgetätigkeiten und Freizeit

Effiziente Durchführung aller Aufgaben Last der Verantwortung wird geringer Initiative von selbstständigem Handeln/

Denken Förderung von Leistungsmotivation Steigerung der Zufriedenheit auf beiden

Delegationsseiten Wir-Bewusstsein und Gemeinschafssinn

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Zeitmanagement„Lernen lernen“ im Unternehmen

Schulungen

Telelearning (eine neue Möglichkeit?)

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ZeitmanagementTelelearning

Quelle: http://www.ruhrgebiet-regionalkunde.de/homeregionalkunde/MM_27/telelearning.jpg

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Zeitmanagement„Lernen lernen“ im Unternehmen

Vorteile Telelearning: Nur virtuelle Anwesenheit nötig (Anreise

entfällt) Weniger Organisationsaufwand

FAZIT: Zeit- und Kostenersparnis durch Lernen mit Computer

und Datennetz

Nachteile: Abhängigkeit von der Technik

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ZeitmanagementStress (-bewältigung)

Mit Stress reagiert der Körper auf bestimmteSituationen, in denen eine erhöhteLeistungsbereitschaft benötigt wird. Den BegriffStress hat der österreichisch-kanadische Forscher Hans Selye geprägt, um die Reaktion von biologischen Systemen - also Tieren und Menschen - auf Belastung zu beschreiben.

Unvermeidliches Problem der modernen Zivilisation

In dosierter Dosis scheinen wir Stress zu benötigen

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Schlafstörungen Nervosität Kopfschmerzen Appetitlosigkeit Müdigkeit Atemnot

Herzrasen Schwindel Schweißausbrüche Erschöpfung Ruhelosigkeit (…)

Stressarten

positiver Eu-Stress (anregend)

negativer Dis-Stress (zerstörend)

(Dis-) Stressreaktionen

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Zusammenhang Zeitmanagement und Stress

Techniken und Methoden des (persönlichen)Zeitmanagements helfen HAUSGEMACHTEN Dis-Stress zu reduzieren bzw. zu vermeiden.

Je mehr der Mensch Stressoren durch fehlendes Zeitmanagement ausgesetzt ist, desto häufiger tritt hausgemachter Stress auf!

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ZeitmanagementTipps zur Stressbewältigung

Den Körper mit seinen Stressrektionen ernst nehmen

Lernen, den Stress bewusst zu bewältigen, z.B. durch eine Minute entspanntes Atmen

Die Dinge so nehmen, wie sie sind und nicht, wie sie sein könnten

Nicht Ziele und Träume verwechseln Stressbasierte Erfahrungen selber

machen Eigene Ansätze entwickeln

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ZeitmanagementMethoden der Stressbewältigung

Autogenes Training Progressive Muskelentspannung Yoga Meditation Mentales Training (…)

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Die beste und effektivste Art der Stressbewältigung

ist, den Stress erst gar nicht entstehen zu lassen!

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ZeitmanagementFazit

Zeitmanagement hilft…

vorhandene Zeit effektiver zu nutzen hausgemachten Stress zu vermeiden mehr Zeit für das Wesentliche zu haben Arbeitsvorgänge zu rationalisieren

... aber, Zeitmanagement ist individuell!!!

Wichtig: Nicht alles auf einmal anders machen!

Und merke: Ausdauer und Selbstdisziplin führenzum Erfolg!

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Zeitmanagement Goldene Zeitgewinn-Tipps

Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden

Gezielt abschirmen – Stille Stunde und später Rückrufe tätigen

Zeitlimits bei Besprechungen und eigenen Terminen setzen

Prioritäten als Grundprinzip allen Arbeiten zugrunde legen

Möglichst nur das Wesentliche tun(Pareto-Prinzip)

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Zeitmanagement Goldene Zeitgewinn-Tipps

Delegation auch als bezahlte Dienstleistung voll ausnutzen

Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik)

Termine mit sich selbst vereinbaren Schwerpunktaufgaben sehr früh

erledigen (Erfolgserlebnis) Leistungshochs und –tiefs gezielt in

Planung einbeziehen

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Vielen Dank

für Ihre

Aufmerksamkeit

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ZeitmanagementQuellenverzeichnis

Hink, Willi – Zeitmanagement, Marburg 2004

Seiwert, Lothar J. – Mehr Zeit für das Wesentliche, Hamburg 1990

www.seiwert.de www.schoenherr.de/download/

dateien_free/rk/rat_besprechung_konferrenz.pdf

www.kvschweiz.ch/sw3581.asp