© Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records...

© Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg

Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management

Handreichung für den Unterricht der

Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

Gliederung

1. Was ist Records Management?

2. Welche Ziele verfolgt das Records Management?

3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

4. Was sind Akten und Aufzeichnungen?

5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

2Handreichung für den Unterricht der Nachwuchskräfte des allgemeinen Verwaltungsdienstes

3

1. Was ist Records Management?


Was ist Records Management?

Unterstützungsprozess



Definition nach DIN ISO 15489

Records Management ist die…

… effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der• Erstellung• Entgegennahme• Aufbewahrung• Nutzung • Aussonderung

von Aufzeichnungen (Records) einschließlich der Prozesse zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen

in Form von papierbasierten und elektronischen Akten

… die Verantwortung der Führungskräfte für einen reibungslosen Prozessablauf

(DIN ISO 15489)


Wissensmanagement


Abgrenzung zu anderen Begrifflichkeiten

Wird in der Praxis…

• nicht als Führungsaufgabe verstanden

• nicht auf elektronische Aufzeichnungen bezogen

ein Teilbereich des Records Managements

Records Management

Schriftgut-verwaltung


7

2. Welche Ziele verfolgt das Records Management?


Welche Ziele verfolgt das Records Management?

Zielursprung

Schriftlichkeit

Aktenmäßigkeit

Aufbewahrungspflicht

Zuverlässigkeit

„Gebot der Nachvollziehbarkeit und

der Transparenz des Verwaltungshandelns“


Welche Ziele verfolgt das Records Management?

Ziele des Records Management

Verwaltungshandeln transparent machen

Bearbeitung unterstützen

Vollständige Bearbeitung ermöglichen

Aufzeichnungen sichern


10

3. Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?


Art. 3 Abs. 1 GG

„Grundsatz der Gleichbehandlung“

Art. 20 Abs. 3 GG

„Rechtsstaatsgebot“• Bindung der Verwaltung an Recht und Gesetz• Gebot der Aktenmäßigkeit• Transparenz des Verwaltungshandelns

Welche rechtlichen Rahmen gibt es für das Records Management?

Vorschriften des Grundgesetzes


§ 26 Abs. 1 HmbVwVerfG• Akten dienen als Beweismittel zur Sachverhaltsermittlung


Vorschriften des HmbVwVerfG

§ 29 HmbVwVerfG• Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte




Vorschriften aus Fachgesetzen

Hamburgisches Transparenzgesetz

• Prinzip der Aktenöffentlichkeit

• Trennungsgebot zur Wahrung des Personendatenschutzes

• Informationspflicht (Auskunft & Veröffentlichung)

Hamburgisches Datenschutzgesetz

• Verarbeitung personenbezogener Daten

• Vertraulichkeit• Vor Löschung /

Vernichtung: Anbietung ggü. Staatsarchiv

Fachgesetze- Aufzeichnungspflichten - Einsichtsrechte- Löschungspflichten - Pflichten ggü. dem Staatsarchiv

Hamburgisches Archivgesetz

• Verpflichtung zur stetigen Aussonderung von Aufzeichnungen an das Staatsarchiv

• Vernichtung / Löschung von Aufzeichnungen nur nach Genehmigung des Staatsarchivs

• Vernichtungsgebot


Folgen der Missachtung

Verwahrungsbruch § 133 Abs. 1 StGB

„„Wer Schriftstücke oder andere bewegliche Sachen, die sich in dienstlicher Verwahrung befinden … zerstört, beschädigt,

unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe

bestraft.“


15

4. Was sind Akten und Aufzeichnungen?


Was sind Akten und Aufzeichnungen?

Die Akte

behördliche Akteabcdeghc

€ Ʃ@gedankliche („virtuelle“)

Verknüpfung



Die Akte als Verknüpfung

Die Verknüpfung einzelner Aufzeichnungen erfolgt durch die Angabe des Aktenzeichens und die Anbringung von Verweisen bezüglich anderer Aufzeichnungen der Akte

Akte (= Stand der Sache) fasst

Aufzeichnungen zusammen.

abcdeghc

€ Ʃ

@

Record RecordRecord Record

Kontext = AktenzeichenSekundärinformation: Kontext, in dem die Aufzeichnung steht


• erhöhter Aufwand für den Erhalt der Vollständigkeit


Die Aktenarten nach Medium

papierbasierte Akten

• erfordern Raumkapazitäten• kein gleichzeitiger Zugriff möglich • hoher Aufwand bei Falschablage

elektronisch geführte Akten

• erleichtert Ablegen elektronsicher Aufzeichnungen• vermeiden Medienbrüche• weniger Aufwand bei Falschablage• orts- und zeitunabhängig• Mehrfachzugriff möglich

Hybridakten



Funktionen der Akte

Dokumen-tation

Prävention

Planung und Steuerung

Sicherung

Höchstrichterliche Funktionen

Organisatorische Funktion

behördliche Akte

Weiterver-wendung

Wirtschaftliche Funktion



Anforderungen an die Akte

Authentizität

Integrität Benutzbarkeit

Zuverlässigkeit

Eine Akte kann ihre Funktionen jedoch nur erfüllen, wenn sie den Anforderungen entspricht…



Die Aufzeichnung / Record


Prinzip der Trennung von Archiv und Verwaltung

Löschung der Aufzeichnungen ohne bleibenden Wert in der Behörde

Akten und Aufzeichnungen?

Lebensweg einer Akte

Archivierung

Staatsarchiv

Zugang nach HmbTG, HmbVwVfG, besonderen Vorschriften

Bearbeitung

a) papierbasiert

b) elektronisch

Aufbewahrung

a) Altregistratur- Aufbewahrungsfrist

für die Akteb) ELDORADO- Aufbewahrungsfrist

für die Akte- Stichtag für den

Aktenschnitt

Zugang nach HmbArchG

von bleibendem

Wert


23

5. Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?


Fachleute des Records Manangements

zuständig für alle Fragen des Records Managements

Sachbearbeitende

rechenschaftspflichtig und verantwortlich für das

Führen zutreffender und vollständiger Akten über

eigene Arbeit

Welche Rolle habe ich als Sachbearbeitende/r?

Verantwortlichkeiten für das Records Management

IT-Fachleute

Technische Funktionen des Systems

Führungskräfte

Durchsetzung von Grundsätzen und

Zielvorgaben in der gesamten Organisation



Mitwirkungspflicht beim Records Management

… Grundkenntnisse des Records Management haben

… die Bedeutung von Akten anerkennen

… dokumentieren und verfügen

… mit der Registratur zusammenarbeiten

… loslassen und Aussonderung zulassen

Damit Records Management funktioniert, muss ich…



Aktenrelevanz

Bewertung der Geschäftsrelevanz:„Wurde ein Arbeitsschritt ausgelöst oder

dokumentiert?“

relevant

abcdeghc

€ Ʃ

@

Akte

RecordRecordRecordRecord

nicht relevant

ja nein



Vermerke

Wozu werden Vermerke angefertigt?

als Zusammenfassung eines Vorgangs

als Vorbereitung und Begründung einer Entscheidung

als Nachweis von nicht-schriftlichen Handlungen und

Sachverhalten

als Nachweis für abweichende Meinungen

Was sind die formalen Bestandteile?

Kopf

Textkörper

Schluss

• Behördenbezeichnung• Geschäftszeichen (= Leitzeichen + Aktenzeichen)• Datum und Ort

• Datum des Gesprächs,• Art des Gesprächs• Anwesende/ Gesprächspartner• Gegenstand des Gesprächs

• Unterschrift• Verfügungsleiste



Beispiel eines Vermerkes

Geschäftszeichen (=Leitzeichen + Aktenzeichen) 10.01.2015

1) Vermerk Betr.: Widerspruch vom 7. Dezember 2014

Heute rief Herr W. (Tel.:…) an und begehrte wegen eines bevorstehenden Kuraufenthaltes eine Verlängerung der ihm gesetzten Frist zur Begründung seines Widerspruchs (15.01.2015) um einen Monat. Ich habe ihm tel. Fristverlängerung gewährt.

2) Verfügung Wv. 15.02.2015 (Eingang Begründung?)

Handzeichen




Verfügungen

Abschlussverfügungen:

Verfügung Bedeutung Wirkung

Wv./Wvl. Wiedervorlage Vorerst keine weitere Bearbeitung möglich/nötig. Weitere Überwachung des Verlaufs zum Wiedervorlagetermin

z.V. zum Vorgang Abschließende Bearbeitung eines Vorgangs; allerdings nicht der Akte. Wiedervorlagen bleiben erhalten. Akte erhält weiterhin Zuwachs an Aufzeichnungen.

z.d.A. zu den Akten Abschließende Bearbeitung einer Akte. Wiedervorlagen werden gelöscht. Die Aufbewahrungsfrist beginnt zu laufen. Akte erhält keinen Zuwachs mehr.

wgl. weglegen Für Aufzeichnungen mit geringer Bedeutung für den Dienstbetrieb. Aufbewahrungsfrist höchstens ein Jahr.

Geschäftsgangverfügungen:

Verfügung Bedeutung Wirkung

z.K.: zur Kenntnis dient der Unterrichtung anderer Stellen und Sachbearbeitende über einen Vorgang

z.w.V. zur weiteren Veranlassung

eine enthaltene Anweisung oder Fragen sollen umgesetzt oder beantwortet werden


Verantwortung gegenüber Dritten

Partizipation an der staatlichen Information durch:

§ Parlamente§ Gerichte § Rechnungshöfe§ Innenrevisionen Führungskräfte § Leitungshierarchie§ politisch Interessierte§ € Forschende§ Lehrende€ § Medien€ Unternehmen€ Gewerbetreibende … …

€

§

behördliche Akte

RecordRecordRecord

Rechtsstaatlicher Nutzen:

- Dokumentation- Sicherung- Prävention

Wirtschaftlicher Nutzen:- Weiterverwendung- Innovation

Organisatorischer Nutzen:

- Planung- Steuerung


Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management


Kulturbehörde – StaatsarchivKattunbleiche 1922041 Hamburg

Handbuch: Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records Management: Ein Handbuch für die hamburgische Verwaltung.

FHHportal: http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0008/oe/Staatsarchiv/RecMa/SitePages/Homepage.aspx

http://fhhportal.stadt.hamburg.de/websites/0008/oe/Staatsarchiv/RecMa/SitePages/Homepage.aspx






© Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records...

Documents

Transcript of © Corinna Jockel / Staatsarchiv Hamburg Management analoger und digitaler Aufzeichnungen. Records...