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Beyond Deployment

Erfolgsfaktor Organisation und Zusammenarbeit

Dr. Judith Schütz

Kontakt: [email protected]+41 79 431 40 92


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Beyond Deployment: Erfolgsfaktor Organisation und Zusammenarbeit

Fortschritt ohne Veränderung?

Es ist nicht gesagt,dass es besser wird, wenn es anders wird.

Wenn es aber besser werden soll,dann muss es auch anders werden.

Georg Christoph Lichtenberg (1742-1799)


Was erwartet IHR Unternehmen von SharePoint?

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Produktivität

Kosten-einsparungen

Transparenz

Team-orientierung

Kontrolle über

Dokumente

schnellereProzesse

Innovation

Egal was die Ziele sind: erreicht werden sie nur, wenn gleichzeitigauch die Organisation und Zusammenarbeit verändert wird.

bessereZusammenarbeit


SharePoint, IT-Architektur, Organisation und Zusammenarbeit

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PersönlicherArbeitsplatz:

Desktop

Team-Arbeitsplatz:Collaboration-Plattform

Unternehmens-Arbeitsplatz:Integrations-Plattform/Portale

Applikationen, Content-/Records-

Management Workflow-Engine,

Search-Engine,Xnets

Dokumentenbibliothek, Meetingspace,

Diskussionsforen, Links, Taskliste, Kalender,

Kontaktliste, Benachrichtigung,

Workflow

Office-Clients,Web-Browser

Arbeitstechnik und Selbstorganisation (individuelle Nutzung der Funktionalität)

Regeln, Rollen, Arbeits-weisen im Team (kollektive Nutzung der Funktionalität)

Geschäftsprozess-Modell,Führungs-hierarchie

Organisation undZusammenarbeit

IT-Architektur



Typische Double-Bind Situationen

• Du sollst offen kommunizieren...

• Aus Fehlern lernt man...

• Du sollst im Team arbeiten...

• Du sollst vertrauen und informieren...

• Du sollst Konflikte austragen…

• Jeder ist wichtig…

aber wissen, wann das Maul halten.

aber sie schaden der Karriere.

aber bezahlt wirst Du individuell.

aber keine schlechten Nachrichten melden.

aber nicht mit Deinem Chef.

aber einige sind wichtiger.

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Ein gutes SharePoint-Projekt beginnt mit Zuhören!

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Was ist die Rolle der IT in einem SharePoint-Projekt?

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Die Rolle der IT muss sich verändern von Betreiber zu Berater!

• von Funktionen

• von Vollzug

• von Support

• von Analyst

• von Getriebenen

Prozessen

Strategie

Innovation

Account Manager

Treibern

zu

zu

zu

zu

zu


Entscheidend für den Erfolg ist die zielgerichtete Vernetzung vonIT-Unterstützung, Gestaltung der Zusammenarbeitsprozesse

sowie Organisations- und Personalentwicklung.

SharePoint

Menschen

Prozesse Informatik

Flexibilität

Beschleunigung

Vernetzung

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SharePoint verlangt ein integriertes Projekt-Design


Eckpunkte eines integrierten Projekt-Designs

IT-Implementierung (technischer Aspekt) und Veränderung der Organisation und Zusammenarbeit (Entwicklung neuer Formen der Führung und Zusammenarbeit, individuelle und kollektive

Befähigung) müssen miteinander verknüpft werden.

Dies ist nur zu erreichen in einem Projekt,das als Lernprozess geplant, gestaltet und geführt wird:

• Integrierte BefähigungEine Anwenderschulung allein bewirkt zu wenig

• Inseln des NeuenSharePoint-Projekte als Lernplattform gestalten

• Anpassung der GesamtorganisationWasch mir den Pelz, aber mach mich nicht nass?

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Eckpunkte eines integrierten Projekt-Designs - Befähigung

• Soziale Kompetenz

– VerständigungsorientierteKommunikationund Konfliktbearbeitung

– Netiquette

– Beziehungsgestaltungauf Distanz

• Tool-Kompetenz

– Tools/Funktionalität kennen und richtig anwenden

• Methoden-Kompetenz

– Zeitmanagement und Arbeitstechnik

– virtuelle Team-Methodik (Regeln,Rollen, Arbeitsweisen)

– Sitzungsmanagement

– Projekt-Methodik

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Eckpunkte eines integrierten Projekt-Designs - Inseln schaffen

• SharePoint-Projekte sind eine ideale Lernplattform

– direkt gestaltbar und steuerbar

– funktions- und hierarchieübergreifend

– auf Leistung und Zielerreichung fokussiert

• Führungskräfte und Mitarbeitende

– erwerben neue Kompetenzen und nutzen diese kollektiv

– erproben wirksame Formen der Zusammenarbeit

– optimieren Informations-, Kommunikations- und Entscheidungsprozesse

– pilotieren neue E-Collaboration-Technologien

– übertragen das Sinnvolle auf den Arbeitsalltag

• Prozessbegleitung und Unterstützung durch erfahrene Coaches (vor Ort und online)

Reflexion+ Feedback

Lernen

Ha

nd

elnH

an

de

ln

Anwendung

Anwendung

Reflexion + Feedback

Wissen und Können• Soziale Kompetenz• Methoden-Kompetenz• Tool-Kompetenz

Lernen

eCollaboration im Arbeitsalltag ermöglichen und erlebbar machen, indem Lernenund Handeln nach dem Prinzip des Action Learning miteinander verwoben werden:


Eckpunkte eines integrierten Projekt-Designs - Gesamtorganisation

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• Aufnahme von Collaboration-/Prozess-Zielen in die Jahresvorgaben

• Coaching für Führungskräfte und Teams

• Anpassung der Personalpolitik

– Recruitment

– Beurteilung

– Ausbildung


Was SharePoint nicht kann, oder: Warnung vor Wundern

• SharePoint löst alle Probleme …

• SharePoint macht Organisations-richtlinien überflüssig …

• SharePoint spart Speicherbedarf …

• SharePoint ist so toll…

• SharePoint ist einfach undselbsterklärend …

• SharePoint ist schnell eingeführt …

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eine genaue Evaluation erübrigt sich.

wir können uns die Definition von Abläufenund Regeln sparen.

daher wird unsere IT billiger.

alle machen begeistert mit.

eine Schulung können wir uns sparen.

und braucht wenig Zeit und Ressourcen.


Change Management ist die Kunst des Unmöglichen

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Je mehr der Mensch plant,desto wirkungsvoller trifft ihn der Zufall.

Friedrich Dürrenmatt


Das Paradox des Change Managements

• Tue das Unerwartete

• Plane sorgfältig

• Übernehme Führung

• Sorge für Klarheit

• Schaffe Sicherheit

aber

aber

aber

aber

aber

sei anschlussfähig an die Traditionen

handle flexibel

verzichte auf Hierarchie

missachte nicht die Komplexität

halte Ungewissheit aus

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Ein Gespür für Widerstand entwickeln...

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Erkenne Widerstand – denn dort liegt Veränderungsenergie!

Widerspruch● Gegenargumente● Vorwürfe● Drohungen● Polemik● Formalismus

verbal non-verbal

aktiv

passiv

Aufwiegelung● Verwirrung● Zwistigkeiten● Intrigen● Gerüchte● Koalitionen

Ausflüchte● Unzuverlässigkeit● Aufschieben● Bagatellisieren● Marginalisieren● Herumblödeln

Nichtstun● Schweigen● Lustlosigkeit● Absentismus● innere Emigration● Krankheit


Menschen im Wandel (1/3)

Erneuerung Zufriedenheit

VerdrängungVerwirrung

zunehmende Probleme

wachsender Druck

Ernüchterung

Wandel löst in den Menschen einen kognitiven und emotionalen Anpassungsprozess aus. Wir nennen diesen Anpassungsprozess die vier Zimmer der Veränderung:

Angst

Frustration

Wehmut

Trauer

Desorientierung

Lähmung

Anschuldigungen

operative Hektik

neues Selbstvertrauen

Ausprobieren

erste Erfolgserlebnisse

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Was können wir tun, um die kognitive und emotionale Anpassung zu erleichtern?


VerdrängungVerwirrung?

?

?

?

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Biete Trainings- und Ausbildungs-möglichkeiten!Sorge für kontinuierlicheVerbesserungen!Unterstütze Feedback!

Inszeniere eine Krise!Setze neue Leistungsmassstäbe!Vermittle neue Einsichten!

Ehre die Vergangenheit!Akzeptiere Frustrationen!Zeige Empathie!Ermögliche Abschiedsrituale!

Wir müssen den Übergang von einem Zimmer ins nächste unterstützen:

Schaffe neue Kommunikations- und Kontaktmöglichkeiten!Entwickle neue Zukunfts-perspektiven!Feiere auch kleine Erfolge!


VerdrängungVerwirrung

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Wollen Sie mehr wissen?

Open System Network AGMythenquai 28CH-8002 Zürich

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Unser Fokus: Dynamisierung von Organisationendurch eine wirksamere Zusammenarbeit – face-to-face, zeitversetzt und auf Distanz.

Ihr Nutzen: schnellere Geschäftsprozesse und kürzere Projektlaufzeiten.

Wir informieren Sie gerne persönlich über unsere Produkte, Dienstleistungen,Erfahrungen, Praxisbeispiele und Referenzen von namhaften Unternehmen.

Vereinbaren Sie eine Online-Präsentation oder einen Gesprächstermin.

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