09 Vorbereitung der Beschaffung (9/16)

7/28/2019 09 Vorbereitung der Beschaffung (9/16)

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Bedarfs &Bezugsquellenermittlung für Einkaufsmaterial

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda1

Prozess MM-1



Einordnung in Gesamtprozess

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda2(Benz, 2011)

Einordnung ausPlanungsgesichtspunkten



Einordnung in Gesamtprozess

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda3(Benz, 2011)

Einordnung ausBeschaffungsgesichtspunkten



Bestellanforderungshandling &

Bezugsquellenermittlung

Ziele :

– Schnittstelle zwischen Materialbedarfsplanung und externer Beschaffung

– Management der Zugangselemente für fremdbeschafftes Material – Zugangselemente wurden in Materialbedarfsplanung generiert

Zugangselemente bilden Startpunkt für operativen Beschaffungsprozess

Potentiell manuelle Änderung der vorgeschlagenen Zusatzelemente

– Änderung der Menge

– Entscheidung Beschaffung / Eigenfertigung oder zumindest explizite Erzeugung der Bestellanforderungen

– Neue Zugangselemente – auch für Materialien, die z.B. nicht geplant wurden.

– Feststellung möglicher Bezugsquellen/ Lieferanten zur Deckung der ermittelten Bedarfe

– Schrittweise Ermittlung, ob zeitlich gültige Quotierungen, Orderbucheinträge, Rahmenverträge und Infosätze

vorhanden sind

Falls keine Bezugsquellen existieren, können durch Anfragen bei Lieferanten neue Bezugsquellen ermittelt

werden

Bitte vergleichen Sie auch Kapitel 5.5.1 bis 5.5.3 im Buch von Benz




Bezugsquellenermittlung,Angebotsvergleich,Lieferantenauswahl


Der folgende Prozess stellt

die Bezugsquellenermittlung, Angebotsvergleich,Lieferantenauswahl als EPKdar



Definition BestellprozessDefinition laut Gablers Wirtschaftslexikon (gekürzt)

– Prozess zur rechtlichen Absicherung der Besitzübertragung und der organisatorischen Abwicklung dieser Aufgaben auf der Basis von Informationen aus der Bedarfsermittlung ,

Beschaffungsmarktforschung und Einkaufspolitik .

– Der Bestellprozess setzt sich aus mehreren Teilprozessen zusammen. Durch dieBedarfsmeldung oder Bestellanforderung wird dem Einkäufer die innerbetrieblicheNachfrage übermittelt. Die Einholung verschiedener Angebote erfolgt durch traditionelleAnfragen oder über elektronische Märkte oder elektronische Ausschreibungen. Im Rahmender Angebotsbearbeitung werden die Angebote auf Übereinstimmung mit internen

Anforderungskriterien (z.B. Qualität, Menge, Lieferzeit und Einkaufsbedingungen) geprüft,nach dem Preis-Leistungs-Verhältnis untersucht und miteinander verglichen .

– Übersendet der Lieferant eine Auftragsbestätigung, ist schließlich der Inhalt dieser Bestätigung mit der Bestellung zu vergleichen, um die inhaltlich richtige Auftragsannahmezu kontrollieren. Der Bestellvorgang hat sich durch Nutzung internetbasierter Technologiensignifikant verändert.




Externe Beschaffung

Das linke Bild zeigt den Standard-Einkaufsprozessin SAPDies ist ein betriebswirtschaftlich relevanter Ablauf,der in einer ähnlichen Form auch in anderen ERP-Systemen implementiert ist

Auch im „echten Leben“ haben wir einen ähnlichenProzess

– WEB-Shops – ALDI

Bestellanforderungshandling kann als Schritt 1 der externen Beschaffung gesehen werdenDie Bestellanforderung ist das wesentlicheBewegungsdatum der ersten 3 Schritte

Bezugsquellenermittlung ist der zweite Schrittinnerhalb der externen Beschaffung

Es können Schritte zur Lieferantenauswahlnotwendig sein


(SAP)

Bedarfsermittlung

Bezugsquellenermittlung

Lieferantenauswahl

BestellabwicklungBestellüberwachung

Wareneingang

Rechnungsprüfung

Zahlungsabwicklung

Bestellung

Bestellanf.

BestellungRechnung



Prozesse der Externen Beschaffung

5. Bestellüberwachung – Überwachung des Bearbeitungsstands der Bestellung – Erzeugung der Mahnungen an den Lieferanten

6. Wareneingang – Auf Grund der Bestellung liefert der Lieferant das Material – Im Wareneingang wird die Ware mit Bezug zur Bestellung verbucht

7. Rechnungsprüfung (Link zu FI)

– Lieferant sendet mit/nach Warenlieferung die entsprechende Rechnung – Rechnung muss auf rechnerische und sachliche Richtigkeit überprüft werden – Bezug dabei auf Bestellungen und Wareneingänge

8. Zahlungsabwicklung (FI) – Bezahlung der Rechnung via Zahlungslauf




Definition Bestellanforderung

Definition laut SAP

– Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zueinem bestimmten Termin zu beschaffen.




Die BestellanforderungBedarfe nach (externen) Materialien entstehen an unterschiedlichen Stellen

– Als Produktionsmittel: bei unserem PC die fremdbeschafften Teile (direkte Materialien) – Als Verbrauchsgut: etwa Büromaterial (indirekte Materialien)

Diese Bedarfe werden in Bestellanforderungen (BANF) ausgedrückt – Interne Belege , mit denen der Einkauf aufgefordert wird, ein Material in bestimmter Menge zu einem bestimmtenTermin zu beschaffen.

Die Bestellanforderungen werden dann in Bestellungen und andere Beschaffungselemente umgewandeltVerschiedene Herkunftsobjekte/ Möglichkeiten der Anlage von BANFen existieren

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda11 (Benz, 2011)

Manuelle Eingabe oder

automatische Generierung

Freigabemechanismen existieren(etwa nach Preis)



Wesentliche Elemente einer

Bestellanforderung

1. Bestellposition – enthält u.a. das Material und die Menge2. Positionstyp – Art der Position (wir verwenden „Blank“ 3. Werk – Werk an das das Material geliefert werden soll4. Lieferant – Lieferant des Materials5. Bezugsquelle – Bezugsquelle als Referenz (auch für Preis)

Bemerkung : Es können auch Materialien beschafft werden, die nicht auf Lager gelegt werden (z.B.Verbrauchsmaterial. Diese werden dann kostenseitig direkt auf eine Kostenstelle bezogen – statt auf denWerksbestand. Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda12

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Ablauf Bezugsquellenermittlung

Bezugsquellenermittlungdurchläuft verschiedeneSchritte

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda13 (Benz, 2011)



Anfragen und AngeboteAnfrage

– In Frage kommende Lieferanten werden aufgefordert, zu bestimmten Materialien Angebotmit entsprechenden Konditionen und Aussagen zur Lieferfähigkeit abzugeben

– Eine Anfrage kann in SAP manuell oder mit Bezug zu einer Bestellanforderung angelegtwerden

Angebot – Die aufgeforderten Lieferanten geben auf Grund der Anfrage ein Angebot ab oder

übermitteln eine Absage. – Das Angebot enthält üblicherweise Preise und Konditionen zu den angefragten Materialien

und Dienstleistungen für die Anfrage und wird hierfür gepflegt – Angebote und Anfragen können gruppiert werden, um spätere Vergleiche durchführen zu

können (Preisspiegel) – Die um das Angebot ergänzte Anfrage kann auch als Vorlage für operative Bestellungen

verwendet werden




Definition Anfrage

Definition laut SAP

– Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einenLieferanten, ein Angebot zur Lieferung vonMaterialien oder zur Erbringung vonDienstleistungen abzugeben.




Typen von AnfragenTypen von Anfragen

– In der Betriebswirtschaft werden „allgemeine“ und „bestimmte“ Anfragenunterschieden

– Vergleichen Sie auch im Buch von Speth/ der WI-Grundlagenvorlesung – Welchen Typ können wir mit einem ERP-System abdecken ?

Prof. Dr. Norbert Ketterer – HS Fulda16 [Speth]



Beispiel einer Anfrage


[Speth]



Definition Angebot

Definition laut SAP

–Offerte über bestimmte Waren und/oder Dienstleistungen, die der Lieferant an einem festgelegten Datum zu einem festgelegten Preis an

den Kunden oder Interessenten liefern wird, wenn dieser den

Vorschlag annimmt.

Bemerkung : es existieren eine Reihe verschiedener

Definitionen von SAP für „Angebote“ – abhängig vom Modul




Beispiel eines Angebots


[Speth]

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