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1 BenutzeranmeldungUm sich im System anzumelden, benötigen Sie die Zugangsdaten, die wir Ihnen per E-Mail zugesandt haben.

Zur Anmeldung gelangen Sie unter: http://www.awi-rems.de

Bei Problemen unterstützt Sie gern unser freundliches Support-Team (Montag - Donnerstag 09:00 - 12:00 Uhr und 13:00 - 17:00 Uhr, Freitag 09:00 - 12:00 und 13:00 - 15:00 Uhr):

• telefonisch unter: 03 45 / 44 53 98 - 30 und 0 40 / 59 37 15 08 - 3• per E-Mail unter: support@immoware24.de

Ändern des Passwortes

Wollen Sie nach dem Login Ihr Passwort ändern, klicken Sie bitte in der rechten oberen Bild-schirmansicht auf Ihren dort eingeblendeten Anmeldenamen.

Danach erscheint der Adressbucheintrag für Ihren Kontakt. In der Maske, die sich durch Maus- klick auf „bearbeiten“ in der Fußzeile öffnet, haben Sie die Möglichkeit, ein neues Passwort einzugeben und mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche in der Fußzeile zu speichern.

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2 Oberfläche/ModuleNach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite Ihres Accounts, der standard­mäßig den Terminkalender zeigt. Links oben im Browserfenster finden Sie die Schaltflächen für die einzelnen Module:

Adressbuch: Hier verwalten Sie die Adressen aller Kontakte. Ob Mieter, Eigentümer, Dienstleister etc., alle Beteiligten werden in der zentralen Adressdatenbank erfasst und später den Objekten nur noch zugeordnet.

Objektdaten: Hier verwalten Sie die einzelnen Objekte. Vom Anlegen von Verwaltungs­einheiten und Mietverhältnissen bis hin zur regelmäßigen Betriebs­ und Heizkostenab­rechnung finden hier alle Standardprozesse der Immobilienverwaltung statt.

Kalender: Termine wie das Ende von Mietverträgen u.v.m. können automatisch aus dem System in den Kalender übernommen bzw. übersichtlich eingetragen werden und unterstützen so die tägliche Verwaltungsarbeit.

Vorlagen: Hier finden Sie standardisierte Vorlagen für den Schriftverkehr, können eige­ne Schriftstücke erstellen und hinterlegen.

Dokumenten-Management-System (DMS): Hier finden Sie sämtliche Dokumente Ihres Schriftverkehrs übersichtlich und nachweisbar archiviert.

E-Mail-Client: Hier können Sie Ihre verwaltungsrelevanten E­Mails empfangen und senden.

Posteingang: Posteingang: Aus hochgeladenen Dokumente können direkt Rechnun­gen gebucht oder Tickets erstellt werden.

Postausgang: Hier können Sie Ihre Korrespondenz als E­POSTBRIEF versenden.

Ticketsystem: Objektübergreifendes Ticketmodul für individuelle Ticketsysteme mit konfigurierbaren Ticketvorlagen für die Verwaltung sämtlicher Geschäftsfälle.

Abb. 1: Startbildschirm nach dem Einloggen, mit dem Kalendermodul

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Einstellungen: Passen Sie Immoware24 Ihren Bedürfnissen und besonderen Ge­gebenheiten an. Neben der Individualisierung von Übersichten und Eingabemasken können Sie einzelne Variablen ergänzen oder entfernen.

Dock: Für eine individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche und eine schnelle Navigation zwischen den Funktionen und zwischen den Objekten gibt es das Dock als Steuerelement.

Adressdaten und Objektdaten werden bei Immoware24 unabhängig vonei-nander erfasst. So bleibt gewährleistet, dass ein Kontakt nur einmalig im System vorhanden und eindeutig einem oder mehreren Objekten zuzuord-nen ist. Erst nachdem ein Kontakt im Adressmodul angelegt ist, kann er im Objektmodul seiner Eigenschaft (z.B. Objekteigentümer oder Dienstleister) zugewiesen werden. Lediglich Mieter und Wohnungseigentümer (WEG) lassen sich auch ohne vorherigen Adressbucheintrag im Objektmodul speichern.

2.1 Zentrale Steuerelemente und Funktionen

Listeneintrag hinzufügen bzw. löschen Datensatz löschen

Formularfeld hinzufügen bzw. löschen Zahlung buchen

Kalenderfunktion (Datums­ eingabe per Mausklick)

Offene Posten verrechnen

Rücklastschrift buchen Offenen Posten zuweisen

Lastschrift/Überweisung wurde expor­tiert

Ratenzahlung vereinbaren

Einzelbuchung Banktransaktionen anzeigen

Datei herunterladen Bankregel erstellen

Export als CSV­Datei Buchung stornieren

Status: bestätigt, unbestätigt, gesperrt Vorlagen­Vorschau

PDF anzeigen Mahnprozess anzeigen

PDF im DMS ablegen einblenden / ausblenden

Datensatz anzeigen alles auf­ / zuklappen

Datensatz bearbeiten Beträge importieren

Empfänger auswählen Auftrag erteilen

Dokumente generieren Rechnungsbeleg bearbeiten

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2.2 Persönliche Einstellungen - Einstellungsmodul

2.2.1 Einstellung zur Datenerfassung und zu Schnittstellen (Banking, Mail, E-Post)

Sie können Immoware24 an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Die individuellen Einstellungen bleiben auch nach einem Software­ Update erhalten.Ergänzende Informationen zu den in diesem Kapitel beschriebenen Möglichkeiten erhalten Sie in den im Benutzerhandbuch einzeln beschriebenen Funktionen, mit denen die individuellen Einstellungen korrespondieren.

Im Modul Einstellungen lassen sich viele Auswahlmenüs erweitern und benutzerdefinierte For­mularfelder ergänzen,

z.B. für Adressbuch Kontaktlabel Label für Adresskontakte lassen sich hinzufügen z.B. für

die Telefonnummerneingabe zum Tel.privat und Tel.mobil ein Tel.Ehepartner,

Kontaktlabelverknüpfung die Adress-Kontaktgruppe, für die ein Label gelten soll, kann bestimmt werden, z.B. für alle Mieterkontakte.

Kontaktgruppen Zweck der Weitergabe personenbezogener Daten lässt sich definieren und Kategorien zur Kontaktgruppe anlegen (Gewerke für Dienstleister, Beiratsmitglied für Eigentümer etc.)

z.B. für Objektdaten Objekt-, Gebäude-, Bauarten, Ausstattungsmerkmal-Kategorien und Ausstattungs­merkmaleDienstleistungs­/Vertragsarten, Zählerarten, Verwalterhonorarmuster, Schwarzes Brett KategorienMusterkontenMuster-Umlageschlüssel Monatliche ZahlungenZahlungsprioritätenMahneinstellungen

Sollen individuelle Anpassungen für Kontenrahmen und Umlageschlüssel für alle Objekte der jeweiligen Verwaltungsart gelten, sollten Sie diese vor der Dateneingabe der Objekte durchführen. Anderenfalls muss die Anpas-sung in jedem Objekt separat vorgenommen werden.

In den Menüpunkten

Banking wird der Online­Banking­Zugang eingerichtet.

Postausgang wird der E­Post­Ausgang eingerichtet.

Mail wird der E­Mail­Client eingerichtet.

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Unter Vorlagen

können Sie von Immoware24 bereitgestellte Mastervorlagen und Vorlagenbaustei-ne für wiederkehrende Serienbriefe wie Anschreiben zur BKA oder Mahnschreiben als Muster übernehmen und sie später im Modul Vorlagen Ihren Bedürfnissen anpas­sen.

Unter Tickets

legen Sie themenbezogene Ticketsysteme (z.B. Reparaturvorgänge) an und erstel­len die dafür zu nutzenden Ticketvorlagen (z.B. Schadensmeldung).

Unter Benutzer

können Sie – als admin - für Ihren Immoware24-Zugang eigene Nutzer anlegen und deren Rechte innerhalb von Immoware24 durch gezielte Vergabe von Nutzerrollen definieren. Dafür stehen Ihnen verschiedene Standardrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen zur Verfügung. Benötigen Sie eine individuell definierte Rolle, kön­nen wir Ihnen diese kostenpflichtig nach Ihren Wünschen erstellen. Wenden Sie sich dafür bitte an unser Support-Team support@immoware24.de.

2.2.2 Andere

Es können benutzerdef. Felder für die Erfassung individueller Datendem Objekt, dem Gebäude, der VE, dem Miet-Vertrag (oder WEG-Eigentümer) dem Adress­Kontakt

hinzugefügt werden.

Abb. 2: benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Die Felder werden damit einem Eingabeformular zugeordnet und sind u.a. für Zahlen/Num­mern, Datum, Text oder Dokumenten-Verknüpfungen definierbar. Sie sind in einem jeweils gesonderten Reiter „benutzerdefinierte Felder“ z.B. am Objekt oder am Mietvertrag befüllbar.

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Weitere Einstellungen lassen sich vornehmenunter Anwendung für

Farbschema (Theme) Es besteht die Möglichkeit die Farbgebung der Anwendung, sowie der von der An­wendung generierten PDFs umzustellen (Theme­Einstellung). Die Theme­Einstellung für das Erscheinungsbild der Anwendung kann je Nutzer geändert werden, während die Einstellung für die PDF-Ausgabe nur global für den Account gewählt werden kann, da nutzerübergreifend ein konsistentes Erscheinungsbild der generierten Dokumente gewährleistet sein soll. Genaue Instruktionen finden Sie im separaten Dokument „Theme-Einstellung.pdf“.

PDF-DuplexdruckIm Rahmen der „Werkeinstellung“ ist die Funktion PDF-Duplex-Druck aktiviert. Beim Generieren der Serienbriefe wird dadurch im zusammengeführten Dokument immer eine weiße Seite an der Stelle eingefügt, wo das Schreiben des jeweiligen Kontakts/Mieters/Eigentümers eine ungerade Seitenanzahl aufweist. Diese Funktion kann auf Wunsch deaktiviert werden.

für DMS - bezüglich der automatischen Löschung von im Papierkorb liegenden Dokumenten.

für Kontakte - bezüglich der automatisch endgültigen Löschung von gelöschten Kontakten.

für PostausgangEs kann die Einstellung vorgenommen werden, wann Briefe, die aus dem Postaus­gang per E­Post nicht versendet wurden, gelöscht werden sollen.

für PosteingangVerschiedene Einstellung für die Verarbeitung von Dokumenten im Posteingang können vorgenommen werden, z.B. die Positionierung von Dokumentenanzeige und Verarbeitungsmaske tauschen (Wechsel links­rechts) oder die Skalierung der PDF­Anzeige ändern.

unter Rechnungswesen für Kostenstellen.Für die statistische Auswertung von Kosten nach Kostenstellen bei Nutzung des Bu­chungsexports (z.B. Datev) kann den Rechnungs­Buchungsmasken ein zusätzliches Erfassungsfeld für die Kostenstelle hinzugefügt werden. Wahlweise wird die Zuord­nung zur VE (VE­Id oder VE­Nummer) oder mit Hilfe eigener Freitexte ermöglicht. Die Einstellung gilt für Rechnungs-Buchungsmasken in allen Objekten.

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für Zugriffsprotokoll.In Immoware24 werden die Zugriffe auf das System detailliert protokolliert. Dabei werden neben den Informationen zu Person, Ort und Zeit auch die Parameter der Anfrage gespeichert. Das Zugriffsprotokoll lässt sich jederzeit einsehen, sofern die erforderlichen Berechtigungen vorliegen.

In der ausgelieferten Version ist das Protokollieren aus Datenschutzgründen standardmäßig deaktiviert. Die Einstellung ist für alle Nutzer identisch, es gibt kei­ne benutzerdefinierte Überschreibung der Einstellung.Ist die Berechtigung erteilt, Systemeinstellungen zu editieren, kann die Protokollie­rung mit Hilfe der Checkbox aktiviert werden. Analog dazu kann sie wieder deaktiviert werden.

Abb. 3: Zugriffsprotokoll aktivieren/deaktivieren

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Unter Systemzugriffe ist das Zugriffsprotokoll verfügbar, sofern Sie die Berechtigung zur Einsichtnahme haben. Alle verfügbaren Informationen werden tabellarisch dargestellt. Die Spalte „Ressource“ beinhaltet die Angabe über das angefragte Modul und die jeweilige Be­schreibung dazu. Der Nutzername und der Kontaktname sind in der zweiten Spalte „Benutzer“ enthalten. Die aktive Rolle, mit der der Nutzer eingeloggt war oder ist, steht in der Spalte „Rolle“. In der Spalte „Datum“ befindet sich das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs. In der letzten Spalte „Route“ wird die relative URL dargestellt. Außerdem sind die Parameter der Seite ebenfalls enthalten. Diese lassen sich über den Knopf „mehr“ anzeigen und über „weniger“ wieder ausblenden.

Abb. 4: Anzeige Zugriffsprotokoll

Grundsätzlich wird in den Parametern alles gespeichert, was an den Server übermit­telt wurde. Das kann eine Suchanfrage, eine ID oder ein Formular sein. Die Parame­ternamen sind üblicherweise englisch. Aufgrund technischer Einschränkungen sind jedoch nicht alle Parameter enthalten, z.B. keine Bilder und keine PDF­Dokumente. Außerdem werden verschiedene Parameter unkenntlich gemacht, die sensible Daten beinhalten könnten. Darunter fallen z.B. Passwörter.

Abb. 5: Anzeige Parameter

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Die Einträge im Zugriffsprotokoll werden für sieben Tage aufbewahrt. Es erfolgt mehr­fach täglich eine Bereinigung. Eine abweichende Aufbewahrungszeitspanne kann individuell für jeden Mandanten, jedoch nicht für einzelne Nutzer, mit uns vereinbart werden. Die Einrichtung/Anpassung und verlängerte Aufbewahrung sind jedoch kos­tenpflichtig. Schicken Sie ggf. Ihre Anfrage dazu an unser Support-Team support@immoware24.de.

2.3 Erweiterte Suchfunktion

Sie haben im Adressbuch die Möglichkeit, einzelne Kontakte nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. konkretem Namen, Teilen von Namen, nach Wohnort oder PLZ zu finden. Wichtig für eine möglichst effiziente Suche ist die richtige Einstellung des Suchkriteriums:

ist: korrekter Wert wie im Datenbankfeld gespeichertbeinhaltet: Teil des Wertes, kann an beliebiger Stelle stehen.beginnt mit: Anfangsbuchstaben/erste Ziffernendet mit: letzter Teil des Wertes/letzte Ziffern

Momentan sind nur einzelne Datenbankfelder suchbar. Die Suche nach z.B. „Peter Müller“ ergibt KEIN Ergebnis, auch wenn der Kontakt existiert. Suchen Sie entweder nach Vor- ODER Nachnamen.

Schnellwechsel zwischen Kontakt im Adressbuch und Objektmenü

Sind im Adressbuch angelegte Kontakte durch ihre Eigenschaft als Mieter, Eigentümer oder Dienstleister bereits mit einem Objekt verknüpft, besteht die Möglichkeit über den unter „Aktion“ befindlichen Link direkt aus dem Adressbuch in das Objekt umzuschalten, z.B. aus den Adressdaten des Mieters in die Stammdaten des Mietverhältnisses.

Abb. 6: Schnellwechselfunktion vom Mieter in das Objektmenü

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2.4 Objektmenü und Dock

Die Menüpunkte des Objektmenüs sind nach Zugehörigkeit zu einzelnen Themen in der Spalte „Objektmenü“ sortiert und lassen sich durch Ein-und Ausklappen der Themen anzeigen oder verbergen.

Abb. 7: Hauptmenüpunkt(e) auf- und zuklappen

Ein Klick auf die betreffende Themenüberschrift z.B. „Objektdaten“ öffnet oder schließt die Anzeige. Ein Klick auf den Button im Kopf des Objektmenüs klappt alle verfügbaren und nicht ausgeblendeten Menüpunkte ein/aus.

Mit dem Button kann man die Sichtbarkeit für einzelne Menüpunkte beeinflussen. Selten oder überhaupt nicht benutzte Menüpunkte können vom Nutzer hier ausgeblendet werden. Sichtbare Menüpunkte werden durch den Button gekennzeichnet und per Klick ausge­blendet. Ausgeblendete Menüpunkte ( ) können durch erneuten Klick wieder eingeblendet werden.

Abb. 8: einzelnen Menüpunkt dauerhaft ausblenden

Gibt es nicht verfügbare Menüpunkte aufgrund nicht erlaubten Zugriffs gemäß Nutzerrolle oder aufgrund fehlender Dateneingabe erscheint oberhalb des Objektmenüs der Button . Mit dessen Hilfe können nicht verfügbare Menüpunkte aus- u. eingeblendet werden.

Abb. 9: nicht verfügbare Menüpunkte ein- und ausblenden

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Sind bereits zahlreiche Daten erfasst, ist eine schnelle Navigation zwischen den Funktionen und zwischen den Objekten für eine effektive Arbeitsweise mit Immoware24 erforderlich. Dafür gibt es das Dock als Steuerelement. Das Dock lässt sich durch Tippen auf die Taste „D“ Ihrer Tastatur oder mittels Klick auf den Button öffnen.

Objektsuche

Objektliste

zuletzt geöffnete Objekte

als Favoriten abgelegte

Funktionen / alle verfügbaren

Funktionen (objektbezogen)

objektübergreifende

Aktionen

Abb. 10: das geöffnete Dock

Über den Button Einstellungen im geöffneten Dock­ Kopfzeile rechts lassen sich im Dock• die Funktionen, die sehr häufig benötigt werden, als Favoriten • die Anzahl der angezeigten zuletzt geöffneten Objekte und• das Verhalten bei Maus­Over, bzw. Maus­Klick aufs Objekt

benutzerdefiniert festlegen.

Abb. 11: Einstellungsmöglichkeiten im Dock

Über die Objektauswahl können Sie jedes Objekt im Menüpunkt Stammdaten öffnen . Nutzen Sie den Ob­jektwechsel , gelangen Sie innerhalb des gleichen Menüpunktes in ein anderes Objekt.

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Markieren Sie ein anderes Objekt und wählen eine konkrete Funktion in der mittleren Spalte des Docks, gelangen Sie zielgenau zu einem konkreten Menüpunkt im anderen Objekt z.B. in die konkrete Buchungsmaske zum Erfassen von Rechnungen. So lassen sich z.B. Buchungen für verschiedene Objekte komfortabel nacheinander durchführen.

Abb. 12: Wechsel mittels Dock direkt in die Buchungsmaske Rechnung eines anderen Objektes

Das ursprünglich geöffnete Objekt bleibt dabei im Hintergrund geöffnet:

Das funktioniert ebenso, wenn Sie z.B. über das Adressbuch Mieterkontaktdaten in einem anderen Objekt öffnen (z.B. beim Telefonanruf eines Mieters) und danach zu Ihrer Arbeit in das ursprüngliche Objekt zurückkehren wollen.

Klicken Sie dazu das im Hintergrund geöffnete Objekt erneut an.

In der rechten Spalte des Dock lassen sich auch objektübergreifende Aktionen gezielt anwäh­len.

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2.5 Hilfebutton mit Kontaktformular

Für Nachrichten an unseren Support steht Ihnen in allen Ansichten von Immoware24 ein Kontaktformular im Hilfe-Button am rechten Bildschirmrand zur Verfügung.

Abb. 13: geöffnetes Kontaktformular nach Klick auf den Hilfebutton

Als Absenderdaten werden die E­Mail­Adresse und die Telefonnummer des eingeloggten Nut­zers aus dem Adressbuch übernommen. Bei gesetztem Aktivierungshäkchen wird Ihrer formu­lierten Nachricht der Screenshot der aktuellen HTML-Ansicht übermittelt. Der Absender erhält automatisch eine Eingangsbestätigung per E­Mail.