1 Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung Durchführung: Lehrgespräch,...
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Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung
Durchführung: Lehrgespräch, Gruppenübungen,
Präsentationen der Teilnehmer
Ergebniserwartung: Erwerb von grundlegenden Kenntnissen
der Einsatzmittelplanung, -berechnung und
-optimierung
Einsatzmittelplanung
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Einsatzmittelplanung: Grundlagen, Ziel und Aufgaben
Die Einsatzmittelplanung im PM betrachtet die Frage nach dem „Wer“ und
dem „Womit“.
Der formal korrekte Begriff lautet Einsatzmittelplanung. In der Praxis wird
allerdings häufig auch der Begriff Kapazitätsplanung verwendet.
Ziel der Einsatzmittelplanung ist die termingerechte Disposition der für die
Projektdurchführung erforderlichen Einsatzmittel.
Der detaillierte Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketbeschreibungen
informiert darüber, welche Leistungen im Projektablauf zu erbringen sind.
In der Einsatzmittelplanung wird ergänzend mitgeteilt, wer die Arbeitspakete
mit welchen Mitteln tatsächlich realisieren kann.
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Einsatzmittelplanung: Begriffsbestimmungen
Einsatzmittelbedarf:
Die Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Einsatzmittelart, die zur Erzielung eines Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitraumes erforderlich ist.
„Personal oder Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden.“ (DIN 69901)
Einsatzmittel:
Einsatzmittelarten nach DIN 69901: stoffliche Merkmale (Ziegel, Formulare, etc.) technische Merkmale (Rechner, Betonmischer, etc.) funktionale Merkmale (Eigenschaften) berufliche Qualifikation (Personen oder Personengruppen) Unterteilung von Personengruppen in Gruppen gleicher Qualifikation und Gruppen unterschiedlicher Qualifikation
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Einsatzmittelplanung: Arbeitsschritte
1. Bedarfsermittlung
2. Gegenüberstellung von Bedarf und Verfügbarkeit
3. KapazitätsabgleichPMF, S. 1053
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Einsatzmittelplanung:Bedarfsermittlung und Bedarfsberechnung
Zunächst verhält man sich bei der ersten Ablauf- und Terminplanung so, als
stünden alle Einsatzmittel unendlich zur Verfügung, um die logischen Abläufe
und Termine bestimmen zu können.
Steht fest, welche Tätigkeiten in einem Projekt zu welchem Zeitpunkt zu
leisten sind, stellt sich die Frage: „Wer macht das und womit wird es gemacht ?“
Im nächsten Schritt wird die Betrachtung erweitert um die Frage: „Wieviel
Personal mit den jeweils ermittelten Qualifikationen wird mit wieviel von den
qualitativ beschriebenen Sachmitteln im Projekt benötigt ?“
PMF, S. 345
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
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Feststellung des Einsatzmittelbedarfs
Fertiggestellter Projektstrukturplan (PSP) Beschriebene Arbeitspakete Definierte Vorgänge einschließlich der Ergebniserwartungen (Leistung/ Kosten)
Voraussetzungen:
Bedarfsschätzung: Summenschätzung: Für jeden Vorgang bzw. jedes Arbeitspaket wird der Bedarf verschiedener Ressourcen in Gesamtsummen, wie z.B. Programmierstunden geschätzt. Ratenschätzung: Einem Vorgang bzw. einem Arbeitspaket wird eine Ressource für dessen Dauer ganz oder teilweise zugeordnet.
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Informationsträger für die Bedarfsermittlung
Arbeitsergebnis entsprechend der Vorgangsbeschreibung
Einsatzmittelart
Arbeitsmenge eines Vorganges in Personen- oder Maschinenstunden (AM)
Dauer des Vorganges in Planungseinheiten (D)
Anzahl der Arbeitsstunden pro Planungseinheit (h)
PMF, S. 345
Einsatzmittelbedarf (EMB) = AM
D x h
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Einsatzmittel: ChecklisteWelche Qualifikation muß die Person oder Personengruppe, die das
Arbeitsergebnis erreichen soll, haben ?
Handelt es sich um gleichartige Qualifikationen, falls eine Personengruppe
erforderlich ist, oder müssen die einzelnen Personen in dieser Gruppe
unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte haben ?
Falls unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte in dieser Arbeitsgruppe
erforderlich sind: Gibt es bereits diese Gruppe - z.B. als festes Team - oder
muß die Gruppe für das Arbeitspaket im Projekt zusammengestellt werden ?
Welche Maschinen, Materialien und Hilfsmittel sind für die Realisierung
erforderlich ?
1.
4.
3.
2.
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Einsatzmittel: ChecklisteGibt es in der Zusammenstellung der möglichen Sachmittel einzelne
Sachmittel, die nicht verfügbar, beschaffbar oder ausdrücklich
ausgeschlossen für das Erreichen des Arbeitsergebnisses sind, wenn ja,
welche ? (Existieren nicht-kompatible bzw. konfliktäre Einsatzmittel ?)
Durch welche verfügbaren, beschaffbaren bzw. ausdrücklich zugelassenen
Sachmittel läßt sich eine Sachmittelzusammenstellung erreichen, die
vollständig ist und eingesetzt werden darf (Kombinationsmöglichkeiten) ?
Werden alle beschriebenen Sachmittel wirklich für das Arbeitsergebnis
benötigt oder läßt sich der Sachmitteleinsatz auf möglichst wenige
unterschiedliche Sachmittel begrenzen, wenn ja, auf welche ? (Wo ist der
„Flaschenhals“ bei den Ressourcen ?)
5.
6.
7.
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Methoden zur Ermittlung der Einsatzmittelmengen
Um eine Einsatzmittelplanung vorzunehmen reicht es nicht aus, die Einsatzmittel
pro Arbeitspaket zu beschreiben. Das Verhältnis der Einsatzmittel zueinander ist
in Grenzen veränderbar und daher auch der Zeitbedarf pro Arbeitspaket.
Das „Mischungsverhältnis“ der einzelnen Einsatzmittel zueinander kann
wiederum in den seltensten Fällen kostenneutral verändert werden
(Isoquantentheorie, Substitutionsfunktionen).
Die Einsatzmittelplanung ist damit Teil des Optimierungsproblems der
Gesamtprojektplanung aus Einsatzmitteln, Zeit und Kosten. PMF S. 348
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
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Ermittlung von Einsatzmittelmengen
PMF S. 348
Grundlegende Ansätze zur Ermittlung von Einsatzmittelmengen:Es wird gefragt nach: Personenzeit
Anzahl der Einsatzmittel Zeitdauer (z.B. in Tagen)
Lösungsansätze:
Personenzeit = Anzahl der Einsatzmittel x Zeitdauer z.B. 400 Personentage = 4 Mitarbeiter x 100 Tage
Anzahl d. Einsatzmittel = Personenzeit / Zeitdauer
z.B. 4 Mitarbeiter = 400 Personentage / 100 Tage
Zeitdauer = Personenzeit / Anzahl d. Einsatzmittel
z.B. 100 Tage = 400 Personentage / 4 Mitarbeiter
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie
Die aus den einzelnen Arbeitspaketen ermittelten Kapazitäten können pro
Einsatzmittel für den Projektablauf, z.B. nach frühester Lage, zusammengeführt
werden. Damit ist eine erste Orientierung über die Kapazitätsverteilung zwischen
den Einsatzmittel bezogen auf das Gesamtprojekt möglich. Die Graphik auf der
folgenden Folie stellt eine mögliche Einsatzmittelverteilung im Projektablauf dar. Die
Form der graphischen Darstellung wird auch als Kapazitätsganglinie bezeichnet.
Eine solche Summierung aller benötigten Kapazitäten einer Einsatzmittelart kann
dabei innerhalb festzulegender Zeiteinheiten erfolgen und damit auch erste
Hinweise für den möglichen (maximalen) Bedarf an einzelnen Einsatzmitteln zu
bestimmten Projektabschnitten liefern.
PMF S. 359
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Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie
PMF S. 358
Arbeitskräfte
TageBeginn derBauausführung
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Kapazitätsabgleich
Nachdem die erforderlichen Einsatzmittel im Projekt festgestellt worden sind und die Einsatzmittelmengen pro Arbeitspaket bestimmt sind, ist der Kapazitätsabgleich erforderlich.
Ziel des Kapazitätsabgleichs ist es, eine möglichst enge Übereinstimmung zwischen Einsatzmittelbedarf und verfügbaren Einsatzmitteln herbeizuführen = angestrebte Deckung von Bedarf und Bestand an Einsatzmitteln unter Beachtung von Zielen und Randbedingungen.
Einsatzmittelbestand:Anzahl der zu einem Zeitpunkt vorhandenen Einsatzmittel einer oder mehrerer Einsatzmittelarten.
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KapazitätsabgleichIm ersten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im
Projektablauf bei frühest möglichen Anfangszeiten für alle Vorgänge (im Netzplan)
betrachtet.
Im zweiten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im
Projektablauf bei spätest zulässigen Endzeiten für die Vorgänge betrachtet.
Bedarfsglättung:
Durch das Verschieben von Vorgängen im Rahmen ihrer verfügbaren Pufferzeiten
erfolgt die Glättung von Kapazitätsspitzen.
Die Bedarfsglättung liefert einen termingetreuen Projektplan.
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Kapazitätsoptimierung
Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit verschoben.
Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit gestreckt.
Ein Vorgang wird gestaucht.
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Einsatzmittelplanung: Termingetreue Planung
Termingetreue Planung = Einsatzmitteplanung mit Hilfe des Netzplanes
Termin hat Vorrang (keine Verschiebung des Endtermins !)
Maßnahmen zur Beseitigung von Engpässen:
Erhöhung der Kapazitäten (Überstunden etc.)
Externe Vergabe von Teilaufträgen (Outsourcing)
Reduktion des Lieferumfanges
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Einsatzmittelplanung: Kapazitätsgetreue Planung
Kapazitätsgetreue Planung = Keine Termintreue
Kapazitäten werden beibehalten, Ausführungstermine werden untergeordnet.
Nachteile dieses Planungsverfahrens:
Vertraglich festgelegte Fixtermine lassen sich oft nicht halten.
Die Planungsarbeit bei gesetzten Terminen wird erschwert.
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement
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Maßnahmen bei PersonalüberschußMaßnahmen bei
Personalüberschuß Was ist zu beachten ? Fristigkeit der Maßnahmen
Kurzarbeit
Zeitliche Verlagerungvon Aufgaben
Abwicklung eines Resturlaubes
Beschaffung von zusätzlichen Aufträgen
Umsetzung von Mitarbeiternin andere Abteilungen
Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter
Einstellungsstop
Entlassungen
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, wenn zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird (§ 87 BetrVG).
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)
Allgem. Beratungs- und Vorschlagsrecht des Betriebsrates, insbes. bei der Errichtung und Ausstattung betrieblicher Einrichtungen zur Berufsbildung, bei der Einführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen und bei der Teilnahme an außerbetrieblichen Berufsbildungsmaßnahmen. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen (§§ 96-98 BetrVG)
Anhörungsrecht des Betriebsrates vor jeder Kündigung, Widerspruchsrecht des Betriebsrates, falls bestimmte Richtlinien verletzt werden (§ 102 BetrVG)
kurzfristig
kurzfristig
kurzfristig
kurz- und mittelfristig
kurz- und mittelfristig
kurz- undmittelfristig
mittelfristig
mittelfristig
(aus RKW, PMF)
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Maßnahmen bei PersonalmangelMaßnahmen bei
Personalüberschuß Was ist zu beachten ? Fristigkeit der Maßnahmen
Überstunden
Mitarbeiter zu höhererLeistung motivieren
Zeitliche Verlagerungvon Arbeiten
Einstellung von befristeten Aushilfen
Auf Aufträge verzichten
Fremdvergabe vonAufträgen
Umsetzung von Mitarbeiternaus anderen Abteilungen
Gezielte Einplanung von Ausfallzeiten (z.B. Urlaub)
Neueinstellung
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag
Für höher qualifizierte Arbeiten nicht geeignet, Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG)
Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG)
kurzfristig
kurzfristig
kurzfristig
kurzfristig
kurzfristig
kurz- undmittelfristig
kurz- undmittelfristig
mittelfristig
mittelfristig
(aus RKW, PMF)
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Zusammenführung mehrerer Projekte
Start Ende
AP 23
AP 24
AP 21
AP 22
Start Ende
AP 12
AP 14AP 11
AP 13 +
=
Start Ende
AP 12
AP 14AP 11
AP 13
AP 23
AP 24AP 21
AP 22
nach PMF Bild 20/5
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EinsatzmittelplanungProjektstrukturplan „Bankfiliale“
PM Medien-versorgung B BetriebMUmbauU K Kundeninfo
Agentur-beauftragung
Anzeigen-schaltung
VerteilungInfo-Blätter
Kunden-betreuung
Auftrags-bearbeitung
HLS-Installation
Elektro-versorgung
Bereitstellung Infrastruktur
Umbau Abschnitt 1
UmbauAbschnitt 2
UmbauAbschnitt 4
UmbauAbschnitt 3
Steuerung
Dokumentation
Kontrolle
Planung
Umbau Bankfiliale
P
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EinsatzmittelplanungArbeitspaketliste „Bankfiliale"
Nr. Kurzbezeichnung Vorgänger Nachfolger Pers. Kap. Je Tag / Woche (1/2 Pers. = 1 Einh.)
123456789101112131415161718
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EinsatzmittelplanungVorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale"
Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP
123456789101112131415161718
D = DauerFAZ = frühester AnfangszeitpunktFEZ = frühester EndzeitpunktSAZ = spätester AnfangszeitpunktSEZ = spätester EndzeitpunktGP = GesamtpufferFP = Freier Puffer
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10
11 12
13
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3 4
5 6
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Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage
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1
8
9
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11 12
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Woche 01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221
Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage
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Ressourcenhistogramm: Früheste Lage
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01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221
05
0403
02
01
11
10
0908
07
06
1615
1413
12
Personalbedarf (KE je Tag oder Woche)
1 KE = 1/2 Arbeitskraft
Tag / Woche
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Ressourcenhistogramm: Späteste Lage
01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221
01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221
05
0403
02
01
11
10
0908
07
06
1615
1413
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Personalbedarf (KE je Tag oder Woche)
1 KE = 1/2 Arbeitskraft
Tag /Woche
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Erstellen Sie eine Kapazitätsplanung für den Umbau der Bankfiliale
unter Einsatz der erforderlichen Instrumente. Schätzen Sie den
Einsatzmittelbedarf methodisch ab und bereiten Sie Ihr Ergebnis
präsentationsfähig auf.
Übung: Kapazitätsplanung Bankfiliale
Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING
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