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Organisation und Führung!Organisation und Führung!Markus Ambrosch, Gallaun Christoph, Markus Ambrosch, Gallaun Christoph,

Adrian FendAdrian Fend

Organisation ist die planvolle

Zusammenfassung geeigneter Menschen und

Sachdinge zur gemeinschaftlichen Lösung

einer Gesamtaufgabe

© by Adi, Galle, Hippie© by Adi, Galle, Hippie

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Die Bedeutung von Planung und Organisation im Betrieb

Tagtäglich machen sich Millionen von Arbeitnehmern auf den Weg zur Arbeit. Sie arbeiten in einer Fabrik, in einem Supermarkt, bei einer Behörde, in einem Krankenhaus usw. Um sich den Lebensunterhalt zu verdienen, stellen sie Waren her, verkaufen sie, verarbeiten Informationen oder leisten jemandem einen Dienst. Diese Tätigkeiten haben für die Gesellschaft aber nur dann einen Wert, wenn sie zielorientiert sind. Eine Zielorientierung erfordert Maßnahmen der Planung und er Organisation, denn einem Patienten im Krankenhaus ist zum Beispiel nicht geholfen, wenn er nur gelegentlich betreut wird. Es kann auch ein Unternehmer nicht bestehen, wenn er alle wichtigen Entscheidungen dem Zufall überlässt.

Ein geordneter Geschäftsbetrieb setzt entsprechende Entscheidungen, Abstimmungen und eine Leitung voraus. Es muss auch der Rahmen gestaltet werden, in dem sich ein zielorientiertes Handeln abspielen soll. Organisation umfasst demnach die planmäßige Gestaltung von Arbeitsabläufen und des Rahmens, der dafür notwendig ist.

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(Aus Wirtschaftlicher sicht) Betrieb = Ort der Leistungserstellung

Betriebsleitung bestimmt welche Leistung der Betrieb erbringen soll.

Ein Betrieb produziert entweder Gegenstände oder Dienstleistungen. Es gibt verschiedene Ziele eines Betriebs. Man unterscheidet zwischen, Sachzielen und Formalzielen

Betriebliche Zielsetzung und EDV

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Es gibt Organisation als:

Tätigkeit: Jede Form der gestaltenden, ordnenden und strukturierenden Tätigkeit wird

Organisation genannt. Dazu zählen z.B. das Festlegen von Zielen, das zeitliche Ordnen von Tätigkeiten, das Kombinieren von Menschen und Betriebsmitteln (Mechaniker und Hebebühne, Sekretärin und Computer)

Sozialgebilde: Als Organisation werden Einrichtungen bezeichnet, in denen Menschen

zielgerichtet tätig sind. (z.B. Kirche, Schule...)

Ergebnis: Das ist ein System dauerhafter Regeln. Eine Gruppe solcher Regeln bezieht sich

auf einen zweckmäßigen Aufbau. Sie sagt, wer von wem Anweisungen erhält und wer wofür zuständig ist. In der Summe ergeben diese Regeln die Aufbauorganisationen eines Betriebes.

Die zweiter Gruppe dieser dauerhaften Regeln soll einen reibungslosen Ablauf von Vorgängen ermöglichen. Die Regeln sagen, was, in welcher Reihenfolge, wie und wo geschehen muss. Sie sind der betrieblichen Ablauforganisation zuzuordnen.

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Aufbauorganisation (Struktur) und Ablauforganisation (Prozess)

Begriffsbestimmung:

Aufbauorganisation: Stellt die Struktur eines Unternehmens dar. Sagt aus , wer wofür zuständig ist und wer wem Anweisungen zu erteilen hat.

Ablauforganisation: Gestaltungsprozess im zeitlichen Ablauf, was hat in welcher Reihenfolge wann und wo zu geschehen.

Da im Zuge der Rationalisierung Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe verändert werden müssen, hat sich der EDV- Organisator mit dem Aufbau von Arbeitsbereichen (z.B. Verkauf) und der Gestaltung von Arbeitsabläufen genau zu befassen.

Aufbauorganisation: (Struktur) - Art und Umfang der Spezialisierung (Horizontaler Aufbau) - Art der Koordination bzw. Kommunikation (Vertikaler Aufbau)

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Der horizontale Aufbau eines Betriebs wird in seiner Formalstruktur mit Hilfe eines Organigramms grafisch dargestellt. Die Gliederung der einzelnen Arbeitsbereiche (Stellen, Abteilungen,...) kann

• funktional nach dem Verrichtungsprinzip (Zusammenfassung gleicher Tätigkeiten) oder

• divisional nach dem Objektprinzip (Zusammenfassung gleicher Objekte...) erfolgen

Vertikale Aufbau eines Unternehmens definiert die Leitungsbeziehungen. Formen der Über und Unterordnung sind:

Einliniensystem

(jede Stelle hat nur eine vorgesetzte Stelle)

Mehrliniensystem

(einer untergeordneten Stelle sind mehrere übergeordnete stellen zugeordnet)

Stab-Linien-System

(Stabstellen üben eine beratende Funktion für höhere Hierarchieebenenen aus)

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Funktionale Gliederung

• Hohe Spezialisierung und damit bestmögliche Nutzung der fachlichen Fähigkeiten

• Einschränkung der erforderlichen Qualifikationen der Handlungsträger

• Kurze Einarbeitungszeiten • Hohe Effizienz der Aufgabenerfüllung

durch Arbeitsteilung

Vorteile: Nachteile: • Kommunikation zwischen den

Abteilungen findet über die Unternehmungsleitung statt, was zu einer Überlastung der Leitungsebenen führen kann

• Abteilungsblindheit • Probleme in einem Bereich wirken sich

direkt auf alle anderen Bereiche aus• Auf Nachfrageverschiebungen kann nur

schwerfällig reagiert werden

Leitung

Beschaffung Produktion Verkauf

Einkauf

Lager Montage

Arbeitsvor-bereitung

Werbung

Kunden-betreuung

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• C:\Dokumente und Einstellungen\Besitzer\Eigene Dateien\fotos\143CANON\IMG_4391.JPG

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Matrixorganisation

• Verknüpfung mehrerer Gliederungsprinzipien

• vor allem in Großorganisationen

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Vorteile:• erhöhte Flexibilität der Gesamtorganisation

• hohes Problem- und Konfliktlösungspotential an den Schnittstellen

• Betonung der Gruppenarbeit

Nachteile:• großer Kommunikationsbedarf

• erhöhte Arbeitsbelastung vor allem an den Schnittstellen

• Verzögerung der Entscheidungsprozesse

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Projektorganisation• Parallel zu anderen Strukturformen• Besteht nur eine begrenzte Zeit lang• Eigenständige Struktur im Aufbau und

Ablauf

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Linien- Projektorganisation• Im höchsten Maße selbstständig• Mitarbeiter werden aus bestehender Organisation

herausgelöst • Wird vor allem bei langen und schwierigen

Projekten verwendet

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Vorteile:• Klare Abgrenzung zwischen Projekt- und Primärorganisation• Volle Konzentration der Projektgruppe auf das Projekt• Hohe Identifikation der Mitarbeiter mit der Aufgabe

Nachteile:• Abgestellte Mitarbeiter fehlen in ihren Abteilungen• Unterschiedliche Auslastungen des Personals kann zu Leerläufen und

Überlastungen führen• Projektmitarbeiter müssen nach Beendigung des Projekts wieder in ihre

ursprünglichen Abteilungen eingegliedert werden

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Stabs- Projektorganisation• Nur schwach von der

Primärorganisation abgegrenzt• Projektmitarbeiter bleiben in ihren

Abteilungen• Für kurze, einfache Projekte

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Vorteile:• Geringer Organisationsaufwand• Mehrere Projekte gleichzeitig durchführbar• Flexible Mitarbeiterauslastung

Nachteile:• Projektkoordinator hat keine Entscheidungskompetenz• Keine Entlastung der Linie• Geringe Kundenorientierung

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Matrix- Projektorganisation• Projektleiter stellt die Durchführung

des Projektes sicher• Linienvorgesetzter ist für Know-how

und Qualität der Leistung zuständig

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Vorteile:• Lösungsmöglichkeiten können an den Kreuzungsfeldern schnell

erarbeitet werden

Nachteile:• Projektmitarbeiter ist „ Diener zweier Herren“• Mitarbeiter kann Vorgesetzte gegeneinander ausspielen• Mitarbeiter wird durch unvereinbare Forderungen frustriert

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Führung als Instrument der betrieblichen Informationswirtschaft

Dort wo es um die Erreichung von Zielen bzw. um die Erfüllung von Aufgaben geht und mehrere Personen daran beteiligt sind, ist Führung notwendig.

Solange ein kleines Team mit allen Aufgaben der betrieblichen Informationswirtschaft betraut werden kann (Kleinstbetrieb), ist Führung auf einfachste gruppendynamische und sozialpsychologische Vorgänge beschränkt.

Wir beschäftigen uns zunächst mit dem Aufbau und mit der Führung eines EDV-Teams. Unter der Annahme, dass ein betriebliches Informationssystem installiert wurde, kommt man unumgehbar zur Frage:

Welche Personen sollen mit EDV Aufgaben befasst werden und wer soll wofür verantwortlich sein?

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Mitarbeiter ausbilden ( Persönlichkeitsausbildung, Fachqualifikation -> Kurse, Seminare..)Aufgaben delegrieren (Das delegrieren von Aufgaben setzt grundlegende Vereinbarungen zwischen Führungskräften und den Mitarbeitern voraus. Dazu zählen Ziele, Kompetenzen und Mittel)Mitarbeiter führen ( Die Führung von Mitarbeitern setzt 4 Führungsqualifikationen voraus: Ziele formulieren könnenFähigkeit zur Beurteilung, wem welche Aufgabe übertragen werden kann.Steuern könnenEntwicklung und Förderung der Mitarbeiter)

Hier ein Beispiel wie eine professionelle Führungskraft seine Aufgabengebiete in 3 Bereiche teilt.

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Ablauforganisation Stellt das zeitliche und örtliche Hinter- und Nebeneinander auszuführender Arbeiten dar. Es geht um Folgende Frage:

 Was hat in welcher Reihenfolge, wann und wo zu geschehen?

Möglichkeiten zur Darstellung eines Arbeitsablaufes sind sehr vielfältig, Arbeitsablaufpläne, Balkendiagramme, Netzpläne, Meilensteindiagramme. Arbeitsablaufplan: sagtIn welcher Reihenfolge die einzelnen Arbeitsabschnitte von wem und bis wanndurchzuführen sind.

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Organisationsanlässe

• Wirtschaftliche Veränderung

• Technische Veränderung

• Soziale Veränderung 

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Organisationsprinzipien

• Dispositen, Improvisation und Organisation

• Substitutionsprinzip

• Delagationsprinzip

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Vetropack Stellenbeschreibung Verkaufsleiter

Ziel: Mit einem Team von 3 bis 7 Mitarbeitern soll ein Markt für umweltfreundliche Verpackungsmaterialien aufgebaut werden.

Tätigkeiten Befugnisse1. Aufbau von Kontakten zur

Verpackungsindustrie einer Region 2. Organisation von Messen und Präsentationen3. Schulung und Kontrolle der Verkäufer

Weisungsbefugnisse gegenüber den Verkäufern

Keine weiteren Kompetenzen

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Führungsformen, -stile und -techniken

• Die Elemente einer guten Führung sind:

a) Vorgabe von überprüfbaren Zielenb) Führung durch Zielsetzungc) Partizipativ-situativer Führungsstil ( gegenseitiges Vertrauen Vorgesetzter/

Mitarbeiter)d) Delegatione) Kommunikation

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Kommunikation und Entscheidungsfindung

Mängel:• Gesprächspartner beim Sprechen nicht ansehen• Starr an eigener Meinung festhalten• Dem Gesprächspartner nicht zuhören können ( oder wollen)• …

Kann verbessert werden durch:• Bereitschaft auch mehr zu tun als verlangt wird• Kompetenz stttr Autorität zeigen• Vorurteile vermeiden und menschliche Wertschätzung zeigen• …

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Individuelle und kollektive Entscheidungsfindung

• Drei Möglichkeiten:1. Mitarbeiter stimmen ab ( parlamentarische Sozialform)2. Gemeinsame Lösung Vorsitzender/ Mitarbeiter

(demokratisch-zentralistische Sozialform)3. Vorsitzender entscheidet überwiegend allein

(zentralistische Sozialform)

• Wahl der Sozialform:1. Wenn eine persönliche Bertoffenheit der Mitarbeiter

gegeben ist2. Bei geringer Betroffenheit der Mitarbeiter3. Wo keine Bertoffenheit der Mitarbeiter gegeben ist

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Krisen- und Konfliktmanagement

Vorgangsweisen in Konfliktsituationen• Konfliktdomination• Konfliktvermeidung• Konfliktversöhnung• Kompromiss• Integrative Konfliktlösung