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Umsetzungsstandard WAF - Schlussbericht

Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ (WAF) vom 1.1.2011

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Traktanden

Begrüssung Ausgangslage Projekt Umsetzungsstandard WAF – Ziele und

Vorgehen Themen, Probleme und Lösungen Anträge und Empfehlungen

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Ausgangslage

Die „Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/ FamZ (WAF)“, ist am 01.01.2011 in Kraft getreten.

Gemäss den Übergangsfristen der WAF müssen die technischen und organisatorischen Massnahmen innerhalb von zwei Jahren ab Inkrafttreten der WAF umgesetzt sein, somit bis am 31.12.2012.

Für die Umsetzung der technischen Vorkehrungen für die Vernichtung beträgt die Übergangsfrist fünf Jahre und läuft somit bis zum 31.12.2015.

Die WAF ist offen formuliert und enthält viel Interpretationsspielraum.

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Projekt Umsetzungsstandard WAF

Ziele Unklare Bestimmungen werden im Sinne des kleinsten

gemeinsamen Nenners gemeinsam interpretiert (Selbstregulierung), so dass• Eine einheitliche Interpretation entsteht (Rechtssicherheit)• die Interpretation nicht Dritten überlassen wird

(Revisionsstellen)

Der Projektantrag wurde am 20.06.2011 vom Vorstand des Vereins eAHV/IV gutgeheissen.

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Projekt Umsetzungsstandard WAF

Vorgehen Grundschulung Records Management gewährleistet

einheitliches Grundverständnis der Begriffe Bildung einer Projektgruppe und zweier Arbeitsgruppen Systemaudits bei IT-Pools Festlegung der zu behandelnden Themen Erarbeitung der Inhalte in den Arbeitsgruppen und der

Projektgruppe

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Themen

Begriffe Lebenszyklus Aufzubewahrende Akten Aufbewahrungsdauer und Beginn der Aufbewahrungsfrist Integritätssicherung (inkl. el. Signaturen) Anbietepflicht bei öffentlich-rechtlichen Archiven

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Wichtige Begriffe

Akten• Alle geschäftsrelevanten Informationen unabhängig vom

Informationsträger, welche bei der Erfüllung der Aufgaben erstellt oder empfangen werden.

Aktenführung (Rz. 1202 WAF)• Das systematische Aufzeichnen von Geschäftsvorgängen und -

Geschäftsergebnissen (Aktenbildung, Verwendung und Verwaltung von Akten).

Aufbewahrung (Rz. 1203 WAF)• Datenhaltung in den Durchführungsstellen.

Archivierung (Rz. 1204 WAF)• Zeitlich unbefristete Aufbewahrung von Akten beim Bundesarchiv oder

zuständigen kantonalen Archiv.

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Wichtige Begriffe

Probleme• Die WAF unterscheidet nicht zwischen der Ablage der Akten vor der 10-

jährigen Aufbewahrungsphase und der anschliessenden Aufbewahrung während der 10-jährigen Aufbewahrungsdauer.

• Die WAF unterscheidet nicht zwischen einer „aktiven“ und einer „passiven“ Phase.

Merkpunkt• In der Praxis wird der technische Vorgang der Speicherung von Akten nach deren

Eingang bzw. Erstellung in einem „elektronischen Archiv“ häufig mit der „Archivierung“ (bzw. nach WAF mit dem Start der 10-jährigen Aufbewahrungsdauer) gleichgestellt.

• Die Akten befinden sich in diesem Zeitpunkt noch in der „aktiven Phase“– somit in einer integritätssicheren „Ablage“. Die 10-jährige Aufbewahrungsdauer nach WAF beginnt erst in einem späteren Zeitpunkt zu laufen!

• Ein „elektronisches Archiv“ kann die Integrität der Akten sicherstellen. Es ist aber zu beachten, dass die WAF zusätzliche Auflagen beinhaltet, welche ein „elektronisches Archiv“ ebenfalls erfüllen muss.

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Lebenszyklus

Lebenszyklus (Rz. 1205 WAF)• Zeitraum zwischen dem Erstellen bzw. Empfangen der Akten, über die

Registrierung, Bearbeitung und Aufbewahrung bis zur Archivierung beim Bundesarchiv (BAR) oder dem zuständigen kantonalen Archiv oder die Löschung der Akten.

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Lebenszyklus der Akten allgemein

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Beginn der Aufbewahrungsfrist

Für Akten einzelner Geld- und Sachleistungsfälle beginnt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem die letzte periodische oder einmalige Leistung ausbezahlt wurde (Rz 1601).

Gemäss WAF sind die Akten von den SVU so aufzubewahren, dass sie 10 Jahre nach dem Erlöschen des letzten Leistungsanspruchs vernichtet werden können, wenn sie mit Bestimmtheit nicht mehr für später entstehende Leistungen benötigt werden (Rz 1602).

Der Zeitpunkt, in denen die Akten nicht mehr für später entstehende Leistungen benötigt werden, kann in der Regel nicht mit Sicherheit festgestellt werden.

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Ausgleichskassen

Selbst beim Tod des Versicherten können Rentenansprüche von Hinterbliebenen selbst dann nicht mit Sicherheit ausgeschlossen werden, wenn keine Nachkommen bei der Ausgleichskasse gemeldet wurden. Zudem können auch mehr als 10 Jahre nach dem Tod des Versicherten noch Rentenansprüche der / des (geschiedenen) Ehegatten geltend gemacht werden.

Folglich dürfen Ausgleichskassen die Akten inklusive IK ihrer verstorbenen Versicherten nicht generell 10 Jahre nach deren Tod vernichten.

Die Akten werden erst dann mit Sicherheit nicht mehr für spätere Leistungen benötigt, wenn nach dem Tod des Versicherten eine so lange Frist verstrichen ist, dass es mit einer an Sicherheit grenzenden Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen ist, dass bisher nicht bekannte Nachkommen oder (geschiedene) Ehegatten Rentenansprüche geltend machen.

Vorschlag: Vollendung des 150. Lebensjahres des Versicherten

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Lebenszyklus Versichertenakten

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Mitgliederakten

Grundsätzlich können die Akten von Mitgliedern regelmässig nach 10 Jahren vernichtet werden.

Ausnahmen sind die folgenden Aktentypen:• Mitgliederakten im Zentralregister;• Beitrags-, Nachforderungs-, Herabsetzungs- und Erlassverfügungen;• Abschreibungsakten, die Grundlage für die IK (individuelles Konto) -Eintragungen bilden;• Abrechungsunterlagen, die Grundlage für die IK-Eintragung bilden;• Beschwerdeakten, die Grundlage für die IK-Eintragung bilden.

Bei Auflösung der entsprechenden juristischen Person (des Mitglieds) kann die Mitgliederakte nach Ablauf von 100 Jahren seit der Auflösung vernichtet oder dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten werden.

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Lebenszyklus Mitgliederakten

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IV-Akten

Nach dem Tod des Versicherten können noch innerhalb der 5-jährigen Verjährungsfrist Ansprüche geltend gemacht werden.

Die 10-jährige Aufbewahrungsdauer für IV-Akten beginnt daher erst 5 Jahre nach dem Tod des Versicherten zu laufen (Vgl. Art. 24 ATSG sowie Art. 29 Abs. 1 IVG).

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Aktenführung

Bundesgerichtsentscheid 8C_319/2010 Eine systematische Aktenführung ist unbesehen ihrer jeweiligen technischen

Umsetzung stets nach festgelegten, sachgerechten und zweckmässigen Kriterien vorzunehmen, da nur auf diese Weise die Wirksamkeit des Akteneinsichtsrechts gewährleistet werden kann.

Sie hat dabei den Nachweis der Verwaltungstätigkeit sowohl im Blick auf die Sachverhaltsabklärung sowie auch bezüglich des Wegs der Entscheidfindung jederzeit auf nachvollziehbare Weise zu ermöglichen und zu gewährleisten (Ueli Kieser, ATSG-Kommentar, 2. Auflage, N 13 zu Art. 46

ATSG).

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Umfang der Aktenführungspflicht

Bundesgerichtsentscheid 8C_319/2010 Die Akten müssen vollständig sein – es muss alles festgehalten werden,

was entscheidwesentlich sein kann. Die Akten müssen von Beginn weg in chronologischer Reihenfolge

abgelegt werden. Die Akte muss durchgehend paginiert werden, spätestens zum Zeitpunkt

des Entscheides oder beim Vorliegen eines Gesuchs um Akteneinsicht. Zu diesem Punkt wurde der folgende Kommentar integriert:

• In der Praxis erfolgt die Paginierung immer erst bei der Anforderung der Akte durch ein Gericht oder eine Behörde bzw. bei Vorliegen eines Gesuchs um Akteneinsicht. Paginiert wird die Akte, welche auf Verlangen eines Gerichts oder einer Behörde oder aufgrund des Gesuchs auf Akteneinsicht herausgegeben werden muss. Es besteht keine Pflicht, ein Versichertendossier von Beginn an durchgehend zu paginieren.

• Werden die Akten nur mehr elektronisch geführt, dann ist es nicht erforderlich, dass die Paginierung automatisiert durch das verwendete elektronische System erfolgt. Eine manuelle Paginierung genügt den Anforderungen der WAF.

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Aktenverzeichnis

In der Regel ist ein Aktenverzeichnis zu erstellen, welches eine chronologische Auflistung sämtlicher in einem Verfahren gemachten Eingaben zu enthalten hat. Das Aktenverzeichnis enthält im Detail:• Laufnummer, • Anzahl Seiten jedes erfassten Dokuments,• Eingangsdatum des Dokuments, • einer Dokumenten-ID sowie • eine kurze Beschreibung der Dokumentenart oder des Inhalts des

Dokuments. Kommentar

• Das Aktenverzeichnis muss gemäss dem Bundesgerichtsurteil 8C_319/2010, E. 2.2.2 nur eine Auflistung „sämtlicher in einem Verfahren gemachten Eingaben“ umfassen. Daher ist es über die Akten zu erstellen, welche bei Vorliegen eines entsprechenden Gesuchs herausgegeben werden müssen. Eine Pflicht, ein permanentes Aktenverzeichnis über alle vorhandenen Akten eines Versicherten zu führen, besteht nicht.

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Beweiskraft elektronischer Akten

Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Akten geniessen dieselbe Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind (Rz. 1402 WAF)

Die WAF verweist hier auf Art. 957 Abs. 4 OR, der aber durch die neue ZPO gestrichen wurde. • Gemäss Art. 177 ZPO zählen elektronische Dateien ausdrücklich zu den

Urkunden. • Gemäss Art. 178 ZPO hat die Partei, die sich auf eine Urkunde beruft, die

Echtheit zu beweisen, sofern die Echtheit von der anderen Partei bestritten wird. Diese Bestreitung muss jedoch ausreichen begründet werden.

• Nach Art. 157 ZPO wird die Beurteilung bezüglich Beweiswert dem Richter überlassen.

Merkpunkt Der Nachweis der Echtheit ist einfacher zu erbringen, wenn eine

Verfahrensdokumentation geführt wird.

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Integrität insbesondere

Integrität: • Keine unbemerkte nachträgliche Veränderung (Rz. 1302 WAF)

Schutz vor unbemerkter nachträglicher Veränderung muss so früh wie möglich einsetzen• Bei eingehenden Dokumenten: beim Eingang• Bei selbst erstellten Dokumenten: sobald die definitive Version vorliegt

Bei veränderbaren elektronischen Informationsträgern müssen zusätzliche Massnahmen ergriffen werden, z.B. Signaturen.

Physische als auch elektronische Aufbewahrungsorte sind vor unberechtigten Zutritten bzw. Zugriffen zu schützen.

Es sind alterungsbeständige Informationsträger zu verwenden.

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Anbietepflicht

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Akten dem zuständigen Archiv zur Archivierung angeboten, wenn eine entsprechende gesetzliche Pflicht besteht.

Die WAF begründet keine generelle Anbietepflicht gegenüber den zuständigen Staatsarchiven. Ob eine Anbietepflicht besteht und ob die kantonalen Staatsarchive deren Akten auch übernehmen müssen ist für die betreffenden Ausgleichskassen und IV-Stellen jeweils separat abzuklären (Rz 1703).

Im Rahmen des Projekts wurde darauf verzichtet, die Anbietepflicht der Ausgleichskassen und IV-Stellen bei allen Kantonen abzuklären.

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Vernichtung

Sofern Akten nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht in ein Archiv übernommen werden, müssen sie vernichtet werden (Rz. 1801 WAF).

Rechtsgrundlagen• Bund: Art. 21 Abs. 2 DSG• Beispiele für Kantone: § 21 IDAG AG oder § 6 Archivgesetz LU

Die Vernichtung muss unwiderruflich sein, die Akten dürfen nicht wiederhergestellt werden können.

Bei elektronischen Akten genügt es, wenn diese mit einem angemessenen technischen und organisatorischen Aufwand nicht mehr lesbar gemacht werden können (Rz. 1804 WAF ).

Verfahrensdokumentation: Es muss abstrakt aufgezeichnet sein, wie die Vernichtung organisiert ist (Rz. 1805 WAF ).

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Vernichtung: Ausnahmen

Nicht vernichtet werden dürfen• Akten, die in einem hängigen oder möglichen Rechtsstreit als

Beweismittel benötigt werden (Rz. 1802 WAF).• Originaldokumente, die im Eigentum von Dritten stehen (Rz 1806 WAF)• Akten, die unbefristet aufbewahrt werden müssen (Errichtungs- und

Organisationsakten) (Rz. 1603 WAF).

Vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Akten in Papierform vernichtet werden, wenn sie zuvor eingescannt worden sind und die elektronische Form der WAF entspricht.• Vollständigkeit und Richtigkeit der Information• Verfügbarkeit und Lesbarkeit entspricht den gesetzlichen Anforderungen• Prozess muss protokolliert werden und das Protokoll ist zusammen mit

den Informationen aufzubewahren

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Scannen

Das Scannen von Papierdokumenten stellt eine Migration auf einen anderen Informationsträger dar. Scannen ist gemäss Rz. 1306 erlaubt, sofern die folgenden Punkte sichergestellt sind.• Vollständigkeit und Richtigkeit der Information• Verfügbarkeit und Lesbarkeit entspricht den gesetzlichen Anforderungen• Prozess muss protokolliert werden und das Protokoll ist zusammen mit

den Informationen aufzubewahren• Bei Originaldokumenten in Papierform: Reproduzierbarkeit

Die übrigen Anforderungen der WAF, müssen ebenfalls gewährleistet sein, insbesondere:• Integrität• Datensicherheit

Originalbelege des Versicherten dürfen nicht vernichtet werden!

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Scannen

Gewährleistung der Vollständigkeit und Richtigkeit• Es muss sichergestellt werden, dass alle Seiten einer Akteeingescannt

werden.• Es muss der gesamte Inhalt des Dokuments eingescannt werden – es

muss daher beispielsweise sichergestellt werden, dass der Scanner auch alle verwendeten Farben oder mit Leuchtstift markierte Passagen vollständig lesen kann.

• Im Rahmen des Scanvorgangs dürfen keine Änderungen am Inhalt des Dokuments vorgenommen werden.

• Eine nachträgliche Änderung des eingescannten Dokuments muss nachweisbar sein. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein veränderbarer Informationsträger nach Art. 9 GeBüV verwendet wird.

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Scannen

Gewährleistung der Verfügbarkeit und Lesbarkeit• Es muss sichergestellt werden, dass die Datei tatsächlich lesbar ist und

Lesbarkeit der eingescannten Dokumente muss regelmässig überprüft werden.

• Die Aufbewahrung der Akten muss sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt erfolgen.

• Auf die eingescannten Akten muss innerhalb einer angemessenen Frist zugegriffen werden können.

• Wenn alte Formate verwendet werden, müssen die Hilfsmittel zur Verfügung gestellt werden, damit diese Formate gelesen werden können.

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Protokollierung

Das Scannen ist eine Migration einer Papierakte auf einen elektronischen Datenträger und muss protokolliert werden.

Da im Bereich der SVU keine ausführenden Bestimmungen des BSV zum Vorgang des Scannens und zum Inhalt der verlangten Protokollierung vorliegen, kann an dieser Stelle auf die bereits vorhandenen Erkenntnisse im Bereich Handels- und Steuerrecht zurückgegriffen werden.

Die Protokollierung (Rz 1306), welche auch von Art. 10 GeBüV verlangt wird, ist gemäss der herrschenden Literatur so zu verstehen, dass die Prozesse und Arbeitsabläufe sowie die Arbeitsanweisungen aufgezeichnet werden müssen (Verfahrensdokumentation).

Es wurden 2 Checklisten für Verfahrensdokumentationen (allgemein sowie

für Scanning) erstellt.

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Projektstand

Die inhaltliche Erarbeitung des Umsetzungsstandards wurde planmässig Ende Jahr 2011 abgeschlossen.

Zwischen den am Projekt Beteiligten besteht Konsens über den Inhalt des Standards.

Die Projektziele sind aus heutiger Sicht erfüllt!

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Erkenntnisse

Bei der Aktenführung handelt es sich nicht zuletzt wegen des zunehmenden Einflusses der Informationstechnologie um ein interdisziplinäres Thema. Die Zusammensetzung der Arbeitsgruppen, der Projektgruppe und der Projektleitung mit Personen mit technischem, fachlichem und juristischem Hintergrund hat sich daher als äusserst wertvoll erwiesen.

Zudem hat sich im Verlauf des Projekts gezeigt, dass die Anforderungen an die Aktenführung bei IV-Stellen und Ausgleichskassen teilweise sehr unterschiedlich sind.

IV-Stellen führen nur ein „Versichertendossier“, während Ausgleichskassen für einen Versicherten in der Regel mehrere verschiedene Dossiers führen.

Zudem führen Ausgleichskassen Mitgliederdossiers. Diese Unterschiede gehen aus der WAF nicht hervor, die Auswirkungen

waren auch den Mitgliedern der Arbeitsgruppen und der Projektgruppe zunächst nicht bewusst.

Die Umsetzung der WAF liegt in der Verantwortung der SVU‘s und ist Chefsache!

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Anträge und Empfehlungen

Koordinationsausschuss• Zur Frage „Welche Akten muss man aufbewahren“ (Kapitel 2 „Begriffe“,

RZ 1201) einen Entscheid, ob der Kommentar Version 1 oder der Kommentar Version 2 gelten soll.

• Die Freigabe des Umsetzungsstandards WAF zuhanden des Vorstands. Vorstand

• Die Freigabe des Umsetzungsstandards WAF• Dass eAHV/IV die Resultate an alle betroffenen Parteien kommuniziert,

um den Zugang zu den Erkenntnissen für alle Betroffenen sicherzustellen.

• Das Projekt abzuschliessen Es wird empfohlen, den Umsetzungsstandard dem BSV zur Stellungnahme

zu unterbreiten.

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Fragen

Fragen ?