16.0 KASTNER» W,: EDV-gestützte Buchführungsauswertung

Zusammenfassung

Den Ämtern für Landwirtschaft gehen z.Zt. jährlich über 7000 Buchabschlüsse zu.

Die Kontrolle der Betriebsentwicklung und die Probleme der Datenaufbewahrung und

des Datenschutzes verlangen nach einer Unterstützung durch die EDV.

Der Datenfluß der Buchführungsunterlagen wird anhand eines Datenflußplanes ei—

läutert. Er enthält verschiedene Auswertungsstufen: eine Kurzauswertung zur

Verfolgung der betrieblichen Entwicklung über fünf Jahre anhand eines einge-

schränkten Datensatzes, eine Stufe intensiver Auswertung des vollständigen Jah-

resabschlusses und die anonyme Auswertung in Form von Durchschnittsstatistiken.

Auf Probleme des Datenschutzes wird besonders eingegangen.

KASTNER, N., München

16.1 Ausgangssituation

Zu Beginn der siebziger Jahre schrieb die "Richtlinie des Rates der Europäischen

Gemeinschaften vom 17. April 1972 über die Modernisierung der landwirt-

schaftlichen Betriebe" den Grundsatz fest, daß einzelbetriebliche Förderung

CEFP) eine Verpflichtung zur Buchführung auf 10 Jahre voraussetzt. Dieser

Grundsatz wurde in der "Verordnung des Rates vom 12. März 1985 zur Verbesserung

der Effizienz der Agrarstruktur" übernommen.

Aus den EFP-Auflagen der letzten zehn Jahre bestehen z.Zt. 7300 Buchführungen

in Bayern. Die Landwirte wenden dafür etwa 10,5 Mio DM auf. Die Abschlüsse sind

den Ämtern für Landwirtschaft (ÄfL) vorzulegen. Diesa sind nach den EFP-Richt-

linien gehalten

• die rechtzeitige Vorlage der Buchabschlüsse zu überwachen und auf die Ein-

haltung der Fristen hinzuwirken;

• die Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren;

• die Buchführungsergebnisse bei der Beratung des Betriebes zu verwenden. So-

fern sich Vermögensverluste abzeichnen, ist der Betriebsleiter schriftlich

darauf hinzuweisen. Die Bewilligungsstelle ist durch Abdrucke zu unterrich-

ten, sie hat erforderlichenfalls das die öffentlichen Darlehen verwaltende

Institut zu verständigen.

Allein die Tatsache, daB die ÄfL jährlich einen Stoß von 70 m Höhe an Abschlüssen

in Empfang nehmen, läßt es unmöglich erscheinen, allen Anforderungen der Unter-

lagen nachzukommen. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen für 10

Jahre schafft außerdem Platzprobleme und Datenschutzprobleme.

Nachdem alle ÄfL 1986/87 mit PC's ausgestattet sind, die auch als Terminals im

Verbund mit dem Großrechner des Staatsministeriums eingesetzt werden können,

bestehen nunmehr die technischen Voraussetzungen, die betriebswirtschaftliche

Beratung mittels einer "EDV-gestützten Buchführungsauswertung" voranzubringen.

Nach unserer Kenntnis werden von den obengenannten 7300 ßuchabschlüssen etwas

über 6000 in Zusammenarbeit mit Buchstellen gefertigt, die sich leistungsfähiger

Rechenzentren bedienen. Bei den Buchstellen besteht bzw. bestand allerdings das

datenschutzrechtliche Problem, die Einwilligung des Landwirts - ihres Mandanten

• zu erhalten, die Buchabschlüsse künftig auf Datenträger anstelle auf Bergen

von Papier den ÄfL zu übergeben. Nach einer Aktion im letzten Halbjahr hoffen

wir nun auf etwa 5500 Buchabschlüsse des Hirtschaftsjahres 1986/87 auf Daten-

träger, die den ÄfL ab Februar 1988 zur Verfügung stehen werden.

16.2 Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirtschaft

Die Buchführungsdaten erreichen die Ämter für Landwirtschaft auf verschiedenen

Wegen.

KASTNER, W., München 146

Übersicht 1. Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirt-

schaft Teil l

KASTNER, N., München 147

©

Stufe l

Übersicht 2. Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirt-schaft Teil 2

KASTNER, W., München 148

D ) Stufe III

Grundfutterleistung.Nachzuchtbedarf undTierverluste, Dünger-aufwand, Kraftfutter-aufwand, Maschinen-kosten, Festkosten,Erträge, Leistungen,Preise, Finanzierung

und Liquidität,Gewinnreserven

Buchführungs-statistik des

AfL

Einsatz spezieller Software zur Unterstützung der Beratung

Übersicht 3. Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirt-

schaft Teil 3

KASTNER, N., München 149

Neben den Buchabschlüssen auf Formularen haben die Buchstellen seit 1977 jährlich

das Datenblatt-Buchführung (BUF) - es handelt sich hierbei um einen Auszug von

Daten aus dem Buchabschluß - auf Datenträger vorgelegt. Diese Minimalinformation

je Betrieb ist immer dann vom AfL in die EDV einzuspeichern, wenn das Datenblatt

nicht auf Datenträger übermittelt wird. Für Betriebe, die ihre Buchführungs-

unterlagen nicht in Zusammenarbeit mit einer EDV-Buchstelle erledigen, muß die-

ser Neg auch künftig offen bleiben.

Wenn einer EDV-Buchstelle die Einwilligung zur Abschlußweitergabe auf Datenträ-

ger verweigert wurde, wird sie wie bisher die BUF's auf Datenträger übermitteln,

die Abschlüsse allerdings in gedruckter Form vorlegen. Im Normalfall sollten die

Abschlüsse ab 1986/87 auf Datenträger kommen und im Rechenzentrum des Staatsmi-

nisteriums (RZ-StMELF) gespeichert werden. Die Datenblattinhalte werden dann per

Programm aus den Abschlüssen erstellt.

Ganz gleich ob Abschlüsse oder Datenblätter verfügbar sind, in jedem Fall erfolgt

eine Plausibilitätsprüfung und die Abfrage vor dem Laden in die Datenbank, ob

aufgrund des in der Datenbank vorhandenen Förderungsinstruments l die Daten be-

rechtigterweise gespeichert werden dürfen.

Im Punkte A liegen nun die auf verschiedenen Wegen eingegangenen BUF-Informa-

tionen über die Betriebe vor. Ihre Zahl wird die Zahl der gespeicherten Ab-

schlüsse im Punkt B überschreiten.

16.2.1 Kontrolle der Buchführungsauflage

Das AfL kann nun die Erfüllung der Buchführungsauflage zu jeder Zeit überprüfen,

indem es sich die Betriebe mit gespeicherten oder die mit nicht gespeicherten

BUF"s tabellarisch ausdrucken läßt (Übersicht l auf Seite 147 und Übersicht 4

auf Seite 151). Auf die gleiche Weise kann es die Buchstellen gegan Ende des

Wirtschaftsjahres über die Betriebe informieren, die Datenblätter und Abschlüsse

vorzulegen haban.

über jeden geförderten Betrieb besteht ein Förderungssegment. Die Angaben

lassen u.a. die Verpflichtung zur Buchführung erkennen. Im Falle der Zu-

stimmung zur Einsichtnahme in den Buchabschluß ohne EFP-Buchfuhrungsaufläge

wird ein "künstliches" Förderungssegment angelegt, wenn das AfL die Einwil-

ligung des Landwirts dem StMELF schriftlich vorlegt.

KASTNER, W., München 150

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Übersicht 4. Datenblatt Buchführung

KASTNER, N., München 151

Übersicht 4 wird dann nach Buchstellen sortiert angefordert. Sie enthält neben

der Anschrift, die Art der Förderungsmaßnahme (FOEART), das Bewilligungssdatum

(BDAT), als "GA" den Hinweis auf einen Gartenbaubetrieb und die Jahresangaben

der gespeicherten BUFls. Der Bewilligungszeitraum, für den Übersicht 4 erstellt

wird, ist variabel definierbar.

16.2.2 Kurzauswertung

Der weitere Ablauf sieht in Übersicht 2 auf Seite 148 eine erste Auswertungsstufe

in Form einer Kurzauswertung vor, die von den Daten der BUF's ausgeht. Daten-

schutzrechtliche Überlegungen lassen es angeraten erscheinen, auch dann als

ersten Schritt eine Kurzinformation über jeden Betrieb zu erstellen, wenn der

gesamte Abschluß gespeichert ist.

Stufe I der Auswertung erstellt mit der Übersicht 5 auf Seite 153 einen Gesamt-

überblick .

Die Betriebe sind darin nach der durchschnittlichen Eigenkapitalveränderung der

letzten fünf verarbeiteten Jahre sortiert. Sie enthält die Betriebs-Nrn.,

Adressen und die in den Durchschnitt eingerechneten Eigenkapitalveränderungen.

Der Gesamtausdruck nach Übersicht 5 auf Seite 153 dient der Beratung als Orien-

tierungshilfe, um die Betriebe mit unbefriedigender Betriebsentwicklung zu et—

kennen. Als Beispiel diene der Betrieb mit der Betr.-Nr. "178...044". Er weist

im fünfjährigen Mittel 11228.00 DM Eigenkapitalverluste pro Jahr auf. Für diesen

Betrieb ist in Übersicht 6 auf Seite 154 die "Einzelbetriebliche Kurzauswertung"

wiedergegeben. Man erhält sie über die Eingabe der Betr.Hr. unter Angabe des

letzten gespeicherten Jahres und die Eingabe einer "Auswahlart".

Die Kurzauswertung gibt anhand ausgewählter Kennzahlen einen überblick über die

letzten fünf Jahre hinsichtlich

• der Kapazitäten

• der Bilanz

• der Gewinn- und Verlustrechnung

• des Betriebserfolgs.

Außerdem sind die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung und ein Hinweis ersicht-

lich, aus welchem Jahr ein Abschluß gespeichert ist.

Auf die Zahlen des Beispiels soll nicht näher eingegangen werden.

16.2.3 Intensivauswertung des Buchabschlusses

Das Bayer. Datenschutzgesetz (BayDSG) bestimmt in Art. 4, daß die Speicherung,

Übermittlung, Veränderung und Löschung personenbezogener Daten nur zulässig ist,wenn

• sie durch das BayDSG oder eine andere Rechtsvorschrift erlaubt sind oder

• der Betroffene eingewilligt hat.

KASTNER, W., München 152

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BETR.NR.-AFL 178*»*'44BEW.DATUM-EFP 100579

TRBUCHST. NR. 5 KUNDNR. 2

29

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.06.1987

DATENBLATT-BUCHFUEHRUNG

LFD. NR. KENNWERT

1 LW. GENUTZTE FLAECHE2 DAV. GRUENLAND3 DAV. ZUGEPACHTET4 MILCHKUEHE5 RINDER BIS 1 JAHR6 RINDER UEBER 1 J.,ML7 RINDER UEBER 1 J . ,WBL8 ZUCHTSAUEN US., EBER)9 MASTSCHW.AB 20 KG LG

10 BRUTTOINVEST. INSG.11 DAR. WI.-GEBAEUDE12 DAR. MASCHINEN13 AKTIVAVERAENDERUNG14 EIGENKAPITALVERAEND.15 KORRIG. EIGENKAPITALVER.16 FREMDKAPITALVERAEND.17 FREMDKAPITAL INSG.18 FREMDKAP. MITTEL U.KURZFR.

HAHAHASTSTSTSTSTST

DDMDMDM

2)DMDM

3) DM2) DM

DMDM

19 VERMOEG.AN MASCH . , VIEH, UML . DM20 ENTNAHMEN21 EINLAGEN

22 UNTERNEHMENSERTRAG23 DAR. ERTRAG NEBENBETR.24 DAR. PACHT, ZINS, NEUTR.ERTR25 UNTERNEHMENSAUFWAND26 DAR. ABSCHREIBUNGEN27 DAR. PACHTAUFW.28 DAR.ZINSAUFW.29 DAR. NEUTR. AUFW.30 GEWINN31 GEWINNRATE32 Z. E. BETRIEBSEINKOMMEN33 Z. E. BETRIEBSEINKOMMEN E34 PLAUSIBILITAET FEHLERFREI35 DATENBLATT AUS ABSCHLUSS

DMDM

DMDM

. DMDMDMDMDMDMDMX

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+

A

1982

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36760

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135780-132

29380110975161042460

1079120362480518,2610844366-f

1983

29,6111,5010,00

29

24

16357

8975-837

-33871

33035178937717821588813648232011

88079395

5675117479172212760127871167

-29400-33,37-18756

-633+

1984

29,6111,6110,00

21

27

28393

232451482411572

-2476176461349161784852597431107

130087115954

123648198002870

12917327464394,9424431825+

1985

29,6111,6610,00

26

29

8080

11842-12341-29041

18188194649606071709243029528224

90131

9458117101203342020126831677

-26970-29,92-15974

-539+

1986

30,5613,5710,00

27

22

-136412864386

-49271-41564-1810035888230537659891417285356327345

130609

867514595520404369015325794

-15346-11,74-4167-136+A

1) DIE BRUTTOINVESTITIONEN ENTHALTEN DIE ZUGAENGE AN ANLAGEVERMOEGEN UNDVERAENDERUNGEN DES VIEH- UND UMLAUFVERMOEGEN.2) ANGABE NUR MOEGLICH BEI VORLIEGEN ZWEIER AUFEINANDERFOLGENDER JAHRE.3) NUR ERMITTELBAR, WENN DER VOLLSTAENDIGE BUCHABSCHLUSS GESPEICHERT IST.

DIESE AUFLISTUNG ERSETZT NICHT DIE ANALYSE DES VOLLSTAENDIGEN JAHRESAB-SCHLUSSES.

übersieht 6. Einzelbetriebliche Kurzauswertung

Nach dem Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgerichtes kommt noch der Ge-

sichtspunkt der Zweckbestimmung der Daten hinzu. Danach herrscht die Rechts-

auffassung, daß die Stufe I der Auswertung durch die Verordnung (EWG) Nr. 797/85

des Rates vom 12.03.1985 gedeckt ist. Der Ausdruck des evtl. gespeicherten Ab-

schlusses ist darin eingeschlossen. Weitergehende Auswertungen per EDV werden

dagegen als Zweckänderung gewertet und deshalb als zustimmungspflichtig erach-

tet.

Vor Punkt C der Übersicht 2 auf Seite 148 muß deshalb nach der Frage, ob ein

Abschluß gespeichert ist, geklärt werden, ob eine Einwilligung zur Intensivaus-

wertung vorliegt.

Im Ablehnungsfall wird der Abschluß nur in die anonyme Buchführungsstatistik des

Anschlußpunktes D eingehen.

KASTNER, W . , München 154

Im Zustimmungsfall kann das AfL für jeden Betrieb mit gespeichertem Abschluß den

Betriebsvergleich und eine Reihe von Soll-Ist-Vergleichen sowie andere Informa-

tionen aus dem Abschluß in übersichtlicher Form abrufen.

Je nach Bedarf werden die Detailauswertungen an andere Fachabteilungen weitei—

gegeben (die Programme nach den Abschlußpunkten C und D liegen z.Zt. erst teil-

weise vor) .

16.3 Datenschutz

Fragen des Datenschutzes wurden bereits mehrmals angesprochen. Auf einen weite-

ren Punkt soll noch aufmerksam gemacht werden. An keiner Stelle des Datenfluß-

planes ist eine Übergabemöglichkeit einzelbetrieblicher Daten, z.B. auf den

Speicher eines PC's des Amtes für Landwirtschaft, vorgesehen. Dabei ist das AfL

selbst speichernde Stelle i.S. des Art. 5 Abs. 3 BayDSG. Alle Auswertungen werden

vom zentralen Rechner nach landeseinheitlichen Programmen erstellt. Das

Staatsministerium möchte dadurch dem Datenschutz absoluten Vorrang vor noch so

wünschenswerten Sonderauswertungen einräumen.

16.4 L i t e ra t u r

Kastner, N.

Auswertung des Datenblattes - Buchführung

in: Schule und Beratung, H. 11, 1983

KASTNER, N., München 155