1VP II: / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL

Trennungsrechnung und Overhead

2012

2VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL

Agenda

Warum Trennungsrechnung? (Herr Prof. Witte)

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL (Herr Schulze)

Drittmittelanzeigen (Frau Lipinski)

Diskussion

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Warum Trennungsrechnung?

Hintergrund: EU-Beihilferahmen Mit der Bearbeitung von Aufträgen Dritter durch die Hochschule, darf

keine indirekte Subvention der Auftraggeber durch Landesmittel erfolgen (Landesmitarbeiter, Einrichtungen der Hochschule, …)

Hier müssen alle Hochschulen eine Lösung finden

Trennungsrechnung: berücksichtigt die indirekten Kosten als

Overhead und weist diese auch in der Kalkulation aus

Trennungsrechnung bezieht sich nur auf Aufträge Dritter: Private Unternehmen bietet diese Leistung auch an: z.B.: bilaterale Forschungsprojekte (Unternehmen finanziert Entwicklung) Messaufgaben und Analysen durch Unternehmen beauftragt Studien, direkt beauftragt …

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Agenda

Warum Trennungsrechnung?

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL

Drittmittelanzeigen

Diskussion

5VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL

Was wird über den Overhead abgedeckt?

Aufträge erzeugen zusätzlichen Aufwand Einstellung von Personal (Einstellung,

Abrechnung, Infrastruktur-Integration ) Betriebs- und Mietkostenanteile Verträge mit den Projektpartnern Buchhaltungsaufgaben / Steuerfragen mehr Bestellungen Arbeitsplätze einrichten (Möbel, Rechner, email, etc. ...) mehr Betriebskosten (Server, Drucker, Telefone, …) Notwendigkeit von personellen Übergangslösungen (Budget muss da sein) Ausbau/Erhalt des Grundbedarfs (Messgeräte, etc.) Projektcontrolling (Rechnungen, Meilensteine, Terminverfolgung) Zusätzliche Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben in Lehre, Forschung und Transfer

Kostenanteile des Landes

müssen ausgeglichen

werden

Wettbewerbs-fähigkeit der

HS-OWL

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Overhead-Kosten an der HS-OWL

Randbedingungen Alle Hochschulen haben unterschiedliche Regelungen getroffen:

NRW: Es gibt keine Landesvorgabe. Ziel HS-OWL: Pauschalierter Ansatz für alle FB und Standorte gleich.

Overhead-Ermittlung angelehnt an NRW Kostenmodell (Hochschul-Kompetenzzentrum Rechnungswesen NKR der Landes NRW an der Uni Duisburg/Essen)

HS-OWL 40% der Personalkosten als Overhead durch Administrations- und

Infrastrukturkosten mindestens 3% Gewinn

Bisher:

Jetzt:Personalkosten Material

Externe Leistungen

40 %Gewinn3+x %

Personalkosten MaterialExterne

Leistungenggf.

Gewinn

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Was passiert mit dem Overhead?

Zentral Miet- und Betriebskosten, Steuern,

Buchführung, etc. Vertragswesen Personaleinstellung und –verwaltung Bestellwesen Raumschaffung

Dezentral „Laborkostenstellen“

Aktuelle Arbeitsinfrastruktur

Verbesserung der Ausstattung

Personalüberbrückungen

Möglichkeit der eigenen

Voruntersuchungen

Mitarbeiter für hoheitliche Aufgaben

(Lehre, Forschung, Technologietransfer)

40% 60%

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Grundlage für die 40 / 60% Kostenaufteilung?

Die in der Administration zentral anfallenden Kosten müssen abgedeckt

werden (wichtig für Wirtschaftsprüfer):

Schätzung des VZÄ-Bedarfs (Personalstellen) für die Aufgabenerledigung

Konsequenz: Konsens in der AG Trennungsrechnung: Bei heutigem Volumen scheinen 40% der Overhead-Kosten zentral angemessen. Es soll in spätestens 2 Jahren erneut betrachtet werden, sobald reale Erfahrungen

und Zahlen vorliegen

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Agenda

Warum Trennungsrechnung?

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL

Drittmittelanzeigen

Diskussion

10VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL

Wozu eine Drittmittelanzeige?

Nachweis gegenüber Wirtschaftsprüfer/EU,- Eine direkte Kostenzuordnung ist erfolgt und damit

1. die Subventionsfreiheit wirtschaftlicher Leistungen nachgewiesen

2. ein notwendiges Testat für den HGB-Jahresabschluss und die Bilanz nach HGB sichergestellt

Info an die HS-Leitung- Überblick über Projektaktivitäten, Controlling, Statistik, …- Vorbereitung von Abrechnungsobjekten

Eigene Dokumentation/Kalkulation- Überblick über Projektaktivitäten und des Personaleinsatzes

Deshalb: Drittmittelanzeige für alle Drittmittelaktivitäten

11VP II / Dez. IV: Info zu Trennungsrechnung und Overhead an der HS-OWL

Die jeweilige Drittmittelanzeige ist zu finden auf der Internet-Seite der Hochschule

Formulare, Dezernat IV/Controlling, Drittmittel:

Drittmittelanzeige bei Angebot eines wirtschaftlichen Projektes

Drittmittelanzeige bei Bewilligung eines Förderantrages für ein öffentlich

gefördertes Projekt

Drittmittel-Sammelanzeige bei gleichgelagerten wirtschaftlichen Projekten

unter 1.000 EUR

Aufwandsanzeige für studentische Projekte

In Kürze: Drittmittelanzeige für Weiterbildung/wissenschaftliche Tagung

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Weitere Formulare: Finanzierungsplan

nicht bei öffentlich geförderten Projekten (AZA über „kurzen Dienstweg“)

Mit Overhead:

Bilaterale Forschungsprojekte z. B. Forschungstätigkeiten f. Unternehmen

Bilaterale Dienstleistungen z. B. Prüfungen, Beratungen, Gutachten, Vermietung von Hochschulinfrastruktur

Ohne Overhead:

Öffentliche Förderprojekte (Förderantrag)

Studentische Projekte im Rahmen von Lehrveranstaltungen, auch wenn ein

Dritter den Aufwand bezahlt

Allgemeine Zuwendungen Dritter (Spenden, …)

Marktpreise sind vorhanden

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Weitere Formulare:

Umbuchungsbeleg für die Personalstunden-/kosten

in Kürze auf der Internetseite der Hochschule

Nachkalkulation

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Weitere Vorgehensweise:

Drittmittelanzeige inkl. Anlagen an Dez. IV, SG 2 (derzeit Frau Lipinski)

Prüfung, ggf. Rückfragen…

bei Aufträgen > 1.000 EUR wird ein Abrechnungsobjekt eingerichtet

Standard-Mail an den Projektleiter: alles o.k. + Abrechnungsobjekt

Fragen zu den o.g. Formularen, etc. Stefanie Lipinski, Tel.: 05261/702-5921, stefanie.lipinski@hs-owl.de

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Weitere Vorgehensweise:

Durchführung des Projektes/Auftrags

Durch den Projektleiter/Mitarbeiter:• Rechnungen für Aufwand/Erlös werden mit dem Abrechnungsobjekt versehen• Nach Projektende: Info durch den Projektleiter an Personalabteilung mittels

Umbuchungsbeleg zum Personalaufwand• Bei überjährigen Projekten: Personalaufwand zum 15.01. für das Vorjahr an die

Personalabteilung melden• Nachkalkulation erstellen

Durch das Dez. IV• Buchung der Rechnungen• Overhead wird nach Vorgabe der Personalkosten umgebucht

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Fazit:

Die Hochschule OWL kann gegenüber den Wirtschaftsprüfern/EU nachweisen, dass keine

bilateralen Projekte mittels staatlicher Hilfen quersubventioniert wurden!

Die Hochschule kommt den gesetzlichen Verpflichtungen nach!

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In Planung:

Prozessdarstellung auf der Internetseite der Hochschule

Von dort aus Zugriff auf alle benötigten Formulare

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Warum Trennungsrechnung?

Overheadkosten und deren Verwendung an der HS-OWL

Drittmittelanzeigen

Diskussion

Vielen Dank für Ihre Mitarbeit!

Prof. Dr.-Ing. Stefan WitteVizepräsident für Forschung und Technologietransferder Hochschule Ostwestfalen-Lippe

Telefon 05261 – 702 116Telefax 05261 – 702 223stefan.witte@hs-owl.dewww.hs-owl.de