2012 entstand die Idee SharePoint/InfoPath auch für ... · Bewirtung/Raumanmietungen Rolf Roser,...

Bewirtung/Raumanmietungen

Rolf Roser, Infrastruktur & Energie

2012 entstand die Idee SharePoint/InfoPath auch für Bewirtungen/Raumanmietungen einzusetzen. Nach ersten Überlegungen und Sichtung der bis dahin verwendeten Formulare war schnell klar, dass hier ein weiteres Anwendungsgebiet entstehen würde.

2012 entstand die Idee SharePoint/InfoPath auch für Bewirtungen/Raumanmietungen einzusetzen. Nach ersten Überlegungen und Sichtung der bis dahin verwendeten Formulare war schnell klar, dass hier ein weiteres Anwendungsgebiet entstehen würde.

Grundsätzlicher, beispielhafter AblaufEin Kunde plant eine Veranstaltung (Besprechung, Tagung, Feierlichkeit) und benötigt hierfür einen geeigneten Raum. Eventuell benötigt werden Gegenstände, wie Tageslichtprojektor, Leinwand und Flipchart. Weiterhin möchten die Teilnehmer auch versorgt werden, sprich es werden Getränke und Speisen gewünscht. Zunächst orientiert sich der Kunde über das Intranet über geeignete Räumlichkeiten, die der Teilnehmerzahl entsprechend passen könnten. An den beiden Komplexstandorten der Johannes-Diakonie werden diverse Räume vorgehalten, die im Intranet aufgeführt sind – mit Platzzahl und Belegungskalender. Steht ein passender Raum zur Verfügung oder soll nur eine Bewirtung in eigenen Räumlichkeiten stattfinden (zum Beispiel Festlichkeit auf einer Wohngruppe), kann im Intranet ein entsprechendes Formular geöffnet werden.

Grundsätzlicher, beispielhafter AblaufEin Kunde plant eine Veranstaltung (Besprechung, Tagung, Feierlichkeit) und benötigt hierfür einen geeigneten Raum. Eventuell benötigt werden Gegenstände, wie Tageslichtprojektor, Leinwand und Flipchart. Weiterhin möchten die Teilnehmer auch versorgt werden, sprich es werden Getränke und Speisen gewünscht. Zunächst orientiert sich der Kunde über das Intranet über geeignete Räumlichkeiten, die der Teilnehmerzahl entsprechend passen könnten. An den beiden Komplexstandorten der Johannes-Diakonie werden diverse Räume vorgehalten, die im Intranet aufgeführt sind – mit Platzzahl und Belegungskalender. Steht ein passender Raum zur Verfügung oder soll nur eine Bewirtung in eigenen Räumlichkeiten stattfinden (zum Beispiel Festlichkeit auf einer Wohngruppe), kann im Intranet ein entsprechendes Formular geöffnet werden.

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Der Kunde öffnet ein leeres Formular und wählt einen Raum aus – mit Datum, Uhrzeit und Anzahl der Personen. Die Raummiete wird angezeigt. Der Kunde wählt aus ob er ein Medienangebot wünscht und eine Bewirtung erfolgen soll. Ist dies der Fall öffnet sich ein Formularbereich, in das die Bestellung der gelisteten Speisen und Getränke eingetragen wird. Bei Eingabe der Bestellpositionen werden die in der Speisekarte angegebenen Preise übernommen und mit den Bestellmengen multipliziert. Schließlich wird angegeben, ob eingedeckt werden soll, und es können in einem Extrafeld noch Sonderwünsche eingetragen werden, z.B. Blumenschmuck…Die voraussichtlichen Kosten für Raummiete, Medien, Verpflegung und Sonderwünsche werden im Formular ausgewiesen.

Der Kunde öffnet ein leeres Formular und wählt einen Raum aus – mit Datum, Uhrzeit und Anzahl der Personen. Die Raummiete wird angezeigt. Der Kunde wählt aus ob er ein Medienangebot wünscht und eine Bewirtung erfolgen soll. Ist dies der Fall öffnet sich ein Formularbereich, in das die Bestellung der gelisteten Speisen und Getränke eingetragen wird. Bei Eingabe der Bestellpositionen werden die in der Speisekarte angegebenen Preise übernommen und mit den Bestellmengen multipliziert. Schließlich wird angegeben, ob eingedeckt werden soll, und es können in einem Extrafeld noch Sonderwünsche eingetragen werden, z.B. Blumenschmuck…Die voraussichtlichen Kosten für Raummiete, Medien, Verpflegung und Sonderwünsche werden im Formular ausgewiesen.

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Rolf Roser, Infrastruktur & Energie3



Formular fertig ausgefüllt – Auftrag

senden

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Der Auftrag wird gesendet. Zunächst erhält die für die Raumvergabe zuständige Person eine E-Mail und prüft die Verfügbarkeit. Ist der der Raum frei, wird der Raum reserviert und eine automatische E-Mail ergeht an den Kunden zur Info, sowie an die für die Bewirtung zuständigen Mitarbeiter, die ihrerseits die Bestellung prüfen und eventuell offene Fragen mit dem Kunden besprechen. Wird auch die Bewirtung freigegeben, erhält der Kunde wiederum eine entsprechende Bestätigung per E-Mail. Die für die Bewirtung zuständige Person druckt den Auftrag und disponiert Speisen und Getränke zum Termin. Abweichende Bewirtungsleistungen werden auf den Arbeitspapieren dokumentiert. Nach erfolgter Durchführung wird das Formular um die tatsächlich erbrachten Lieferungen und Leistungen ergänzt und die Rechnung gedruckt. Diese geht per Post an den Kunden, wird abgezeichnet und intern verrechnet.

Der Auftrag wird gesendet. Zunächst erhält die für die Raumvergabe zuständige Person eine E-Mail und prüft die Verfügbarkeit. Ist der der Raum frei, wird der Raum reserviert und eine automatische E-Mail ergeht an den Kunden zur Info, sowie an die für die Bewirtung zuständigen Mitarbeiter, die ihrerseits die Bestellung prüfen und eventuell offene Fragen mit dem Kunden besprechen. Wird auch die Bewirtung freigegeben, erhält der Kunde wiederum eine entsprechende Bestätigung per E-Mail. Die für die Bewirtung zuständige Person druckt den Auftrag und disponiert Speisen und Getränke zum Termin. Abweichende Bewirtungsleistungen werden auf den Arbeitspapieren dokumentiert. Nach erfolgter Durchführung wird das Formular um die tatsächlich erbrachten Lieferungen und Leistungen ergänzt und die Rechnung gedruckt. Diese geht per Post an den Kunden, wird abgezeichnet und intern verrechnet.

SchaubilderSchaubilder

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KundeKundeBewirtungs-anfrage mit

Raum

Bewirtungs-anfrage mit

Raum

Info

„Vermieter“„Vermieter“

„Wirt“„Wirt“

Disposition Raum und Bewirtung

Disposition Raum und BewirtungDurchführungDurchführung

Abrechnung

Bewirtung mit Raum

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KundeKunde Bewirtungs-anfrage

Bewirtungs-anfrage

Info

„Wirt“„Wirt“

Disposition BewirtungDisposition Bewirtung

Durchführung/ Belieferung

Durchführung/ Belieferung

Abrechnung

Bewirtung mit eigenem Raum

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KundeKunde Nutzungs-anfrage

Nutzungs-anfrage

Info

„Vermieter“„Vermieter“

Reservierung RaumReservierung RaumRaumnutzungRaumnutzung

Abrechnung

Raumanmietung ohne Bewirtung

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Der Einstieg kann ebenfalls über die Hauptseite im Intranet erfolgen:Der Einstieg kann ebenfalls über die Hauptseite im Intranet erfolgen:

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Der Einstieg heißt „Raum & Bewirtung“ und führt auf eine Seite des Zentralbereichs Hauswirtschaft

Der Einstieg heißt „Raum & Bewirtung“ und führt auf eine Seite des Zentralbereichs Hauswirtschaft

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Hier sind zwei Aufträge enthalten.Hier sind zwei Aufträge enthalten.

Nun soll ein neuer Auftrag angelegt werden:Nun soll ein neuer Auftrag angelegt werden:

Dokument hinzufügen…

Dokument hinzufügen…

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Die Auswahl des Raums bestimmt, wer für die

Raumreservierung zuständig ist und wer für

die Bewirtung.

Die Auswahl des Raums bestimmt, wer für die

Raumreservierung zuständig ist und wer für

die Bewirtung.

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Medien und Getränke/Speisen

werden ausgewählt. Der

Besteller kann nun eine Vorlage

erstellen, falls er die Bestellung

häufiger benötigt. Soll der Auftrag

rausgehen, wird die Schaltfläche

„Auftrag senden“ betätigt.

Medien und Getränke/Speisen

werden ausgewählt. Der

Besteller kann nun eine Vorlage

erstellen, falls er die Bestellung

häufiger benötigt. Soll der Auftrag

rausgehen, wird die Schaltfläche

„Auftrag senden“ betätigt.

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Wie ist die Belegung?Wie ist die Belegung?

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Ist der Raum verfügbar?

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Der Auftrag für Testraum wird ausgelöst und steht nun in der Bibliothek:Der Auftrag für Testraum wird ausgelöst und steht nun in der Bibliothek:

Die graphischen Symbole zum Auftrag geben Aufschluss über den jeweiligen Status.Die graphischen Symbole zum Auftrag geben Aufschluss über den jeweiligen Status.

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Nach dem der Auftrag raus ist, erhält der für die Raumreservierung zuständige Mitarbeiter „fm2“ per E-Mail die Aufgabe zugewiesen, die Prüfung der Verfügbarkeit und – falls frei – die Reservierung vorzunehmen.

Nach dem der Auftrag raus ist, erhält der für die Raumreservierung zuständige Mitarbeiter „fm2“ per E-Mail die Aufgabe zugewiesen, die Prüfung der Verfügbarkeit und – falls frei – die Reservierung vorzunehmen.

Anfrage der Raumreservierung bei

fm2

Anfrage der Raumreservierung bei

fm2

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„fm2“ kann nun prüfen, ob der Raum am gewünschten Termin frei ist und ggf. die Reservierung annehmen und den Raum entsprechend verplanen (Schaltfläche „Annehmen“). Wird die Reservierungsanfrage abgelehnt, wird der Workflow mit einer entsprechenden E-Mail an den Kunden abgeschlossen. Nun nimmt „fm2“ die Reservierung an:

„fm2“ kann nun prüfen, ob der Raum am gewünschten Termin frei ist und ggf. die Reservierung annehmen und den Raum entsprechend verplanen (Schaltfläche „Annehmen“). Wird die Reservierungsanfrage abgelehnt, wird der Workflow mit einer entsprechenden E-Mail an den Kunden abgeschlossen. Nun nimmt „fm2“ die Reservierung an:

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Das Symbol verändert Form und Farbe, weil die Reservierung mit Bewirtung nun angenommen wurde („Angenommen_RmB“).

Das Symbol verändert Form und Farbe, weil die Reservierung mit Bewirtung nun angenommen wurde („Angenommen_RmB“).

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Der Kunde wird darüber aber auch per E-Mail informiert:Der Kunde wird darüber aber auch per E-Mail informiert:

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Da die Raumreservierung angenommen wurde, erhält nun der für die Gästebewirtung zuständige Mitarbeiter „fm1“ (zuständiges Küchenteam) die Anfrage für die Bewirtung per E-Mail:

Da die Raumreservierung angenommen wurde, erhält nun der für die Gästebewirtung zuständige Mitarbeiter „fm1“ (zuständiges Küchenteam) die Anfrage für die Bewirtung per E-Mail:

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Die Gästebewirtung kann nun die Bestellung prüfen und eventuelle Fragen, z. B. Sonderwünsche mit dem Kunden abstimmen. Wenn die Bestellung angenommen wird…

Die Gästebewirtung kann nun die Bestellung prüfen und eventuelle Fragen, z. B. Sonderwünsche mit dem Kunden abstimmen. Wenn die Bestellung angenommen wird…

…ändert sich das Symbol und…ändert sich das Symbol und

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der Kunde wird informiert.

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Nachdem auch die Bewirtung angenommen wurde, tauchen drei neue Schaltflächen im Formular auf (sichtbar nur für die Serviceteams):Nachdem auch die Bewirtung angenommen wurde, tauchen drei neue Schaltflächen im Formular auf (sichtbar nur für die Serviceteams):

Die Schaltfläche „Rapport“ führt

zu einem Formular, mit

dem die Auftragspapiere

für das Küchenteam

erstellt werden:

Die Schaltfläche „Rapport“ führt

zu einem Formular, mit

dem die Auftragspapiere

für das Küchenteam

erstellt werden:

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Der Rapport wird ausgedruckt.Hier wird der tatsächliche Verbrauch dokumentiert … Die Änderungen werden nach erfolgter Bewirtung eingepflegt und es wird die Rechnung erstellt:

Der Rapport wird ausgedruckt.Hier wird der tatsächliche Verbrauch dokumentiert … Die Änderungen werden nach erfolgter Bewirtung eingepflegt und es wird die Rechnung erstellt:

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Nach dem Klick auf

„Rechnung speichern“

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ändert sich das Symbol letztmalig.ändert sich das Symbol letztmalig.

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Angedachte Änderungen:

• Rechnungsversand als PDF-Datei per Mail• Archivierung nach Zeitablauf• Anlegen einer Serie von Events, z. B. alle Besprechungen in

einem Jahr mit einem Formular…

Angedachte Änderungen:

• Rechnungsversand als PDF-Datei per Mail• Archivierung nach Zeitablauf• Anlegen einer Serie von Events, z. B. alle Besprechungen in

einem Jahr mit einem Formular…

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Dienstleistungsbestellungen über das Intranet


Darstellung der Einsatzmöglichkeiten formulargestützter Dienstleistungsbestellungen im Bereich des Intranets der Johannes-Diakonie

Mosbach auf der Basis von Microsoft SharePoint/InfoPath

Seit 2010 wird in der Johannes-Diakonie Mosbach SharePoint für Dienstleistungsbestellungen über das Intranet genutzt. Der Referent stellt an Hand von Beispielen vor, wie mit diesem Medium Dienstleistungen elektronisch bestellt werden können. Das hierbei zum Einsatz kommende formulargestützte Bestellwesen bietet Vorteile in Bezug auf Schnelligkeit, Transparenz und Auswertungsmöglichkeiten, wie sie klassische Papiergestützte Verfahren nicht bieten. Die vorgestellten Beispiele betreffen Reparaturen, Essensbestellungen, Raumanmietungen und Störmeldungen.



Als Leiter der Handwerksbetriebe war ich in der Vergangenheit einmal vor der Frage gestanden: wie bekommt man die vielen, internen Reparaturaufträge so organisiert, dass eine möglichst große Zahl von Mitarbeitern im Unternehmen Informationen zu den Aufträgen erhalten können. Zuerst waren da die bekannten Excellisten, die bei uns zum Beispiel so aussahen:

Als Leiter der Handwerksbetriebe war ich in der Vergangenheit einmal vor der Frage gestanden: wie bekommt man die vielen, internen Reparaturaufträge so organisiert, dass eine möglichst große Zahl von Mitarbeitern im Unternehmen Informationen zu den Aufträgen erhalten können. Zuerst waren da die bekannten Excellisten, die bei uns zum Beispiel so aussahen:

Damit waren ab 2000 erste Analysen möglich und es wurde transparent, welcher Auftrag mit welcher BA-Nr. beim Disponenten eingegangen war - sortiert nach Gewerken. Bei Rückfragen konnte zumindest einer Auskunft darüber geben, ob ein Auftrag eingegangen und ob dieser erledigt war.

Damit waren ab 2000 erste Analysen möglich und es wurde transparent, welcher Auftrag mit welcher BA-Nr. beim Disponenten eingegangen war - sortiert nach Gewerken. Bei Rückfragen konnte zumindest einer Auskunft darüber geben, ob ein Auftrag eingegangen und ob dieser erledigt war.



In 2007 entstand dann im Berufsbildungswerk - einem größeren Teilbereich der Johannes-Diakonie - der Wunsch, dass Reparaturaufträge aus diesem Bereich über eine Software erfasst werden sollten. Ziel war es für jeden der etwa 30 Netzwerk-PC-Nutzer des Bereichs die Aufträge dezentral eingeben zu lassen. Dieses Projekt wurde auf der Basis einer vernetzten Access-Datenbank umgesetzt, wobei die Datenbank in zwei Teile aufgeteilt wurde, einem Formularteil und einem Datenbankteil. Das System funktionierte so, dass der PC-Nutzer seinen Auftrag in ein elektronisches Formular eingeben konnte und damit in der Datenbank ein Datensatz erzeugt wurde. Beim lokal ansässigen Disponenten wurden dann die neuen Aufträge über eine Abfrage auf den PC gebracht und konnten dann auf Arbeitspapiere gedruckt werden. Diese wurden dann den zuständigen Hausmeistern zugeleitet und abgearbeitet. Bekam der Disponent den schriftlichen Auftrag vom Hausmeister als „erledigt“ gekennzeichnet zurück, konnte er den Status entsprechend auf „erledigt“ setzen. Die Status waren demnach: „Beauftragt“ (Auftrag im System vom Kunden eingegeben), „In Bearbeitung“ (Disponent hat den Auftrag ausgedruckt und dem Handwerker zugeleitet), „Erledigt“ (Schriftlicher Auftrag ging mit Erledigungsvermerk an den Disponenten zurück und wurde im System entsprechend gekennzeichnet).

In 2007 entstand dann im Berufsbildungswerk - einem größeren Teilbereich der Johannes-Diakonie - der Wunsch, dass Reparaturaufträge aus diesem Bereich über eine Software erfasst werden sollten. Ziel war es für jeden der etwa 30 Netzwerk-PC-Nutzer des Bereichs die Aufträge dezentral eingeben zu lassen. Dieses Projekt wurde auf der Basis einer vernetzten Access-Datenbank umgesetzt, wobei die Datenbank in zwei Teile aufgeteilt wurde, einem Formularteil und einem Datenbankteil. Das System funktionierte so, dass der PC-Nutzer seinen Auftrag in ein elektronisches Formular eingeben konnte und damit in der Datenbank ein Datensatz erzeugt wurde. Beim lokal ansässigen Disponenten wurden dann die neuen Aufträge über eine Abfrage auf den PC gebracht und konnten dann auf Arbeitspapiere gedruckt werden. Diese wurden dann den zuständigen Hausmeistern zugeleitet und abgearbeitet. Bekam der Disponent den schriftlichen Auftrag vom Hausmeister als „erledigt“ gekennzeichnet zurück, konnte er den Status entsprechend auf „erledigt“ setzen. Die Status waren demnach: „Beauftragt“ (Auftrag im System vom Kunden eingegeben), „In Bearbeitung“ (Disponent hat den Auftrag ausgedruckt und dem Handwerker zugeleitet), „Erledigt“ (Schriftlicher Auftrag ging mit Erledigungsvermerk an den Disponenten zurück und wurde im System entsprechend gekennzeichnet).



Access-DatenbankAccess-Datenbank



Das System wurde positiv angenommen, da die Nutzer kein Papier mehr ausfüllen mussten. Nachteilig war jedoch, dass bei Erledigung des Auftrags keine automatisierte Erledigungsmeldung über E-Mail erfolgte, d. h. der Kunde musste immer wieder selbst in sein Access-Programm schauen, um zu sehen, wie der Status war.Ein weiterer Nachteil, der auch den Ausbau des Systems auf weitere PC verhinderte, war, dass die Anwendung auf den teilnehmenden Rechnern lokal aufgespielt gebraucht werden musste, was angesichts des administrativen Aufwands für Einrichtung und Pflege der Software durch die IT nachteilig war. Im laufenden Betrieb bis 2010 hatte sich aber auch gezeigt, dass bei Netzwerksstörungen die Aufträge häufig nicht beim Disponenten ankamen, bzw. die Software häufig mit Störungen konfrontiert wurde.Die Anschaffung der neuen Software SharePoint 2010 setzte dann die Voraussetzung für eine Lösung, von der alle im Netzwerk angebundenen PCs partizipieren sollten.

Das System wurde positiv angenommen, da die Nutzer kein Papier mehr ausfüllen mussten. Nachteilig war jedoch, dass bei Erledigung des Auftrags keine automatisierte Erledigungsmeldung über E-Mail erfolgte, d. h. der Kunde musste immer wieder selbst in sein Access-Programm schauen, um zu sehen, wie der Status war.Ein weiterer Nachteil, der auch den Ausbau des Systems auf weitere PC verhinderte, war, dass die Anwendung auf den teilnehmenden Rechnern lokal aufgespielt gebraucht werden musste, was angesichts des administrativen Aufwands für Einrichtung und Pflege der Software durch die IT nachteilig war. Im laufenden Betrieb bis 2010 hatte sich aber auch gezeigt, dass bei Netzwerksstörungen die Aufträge häufig nicht beim Disponenten ankamen, bzw. die Software häufig mit Störungen konfrontiert wurde.Die Anschaffung der neuen Software SharePoint 2010 setzte dann die Voraussetzung für eine Lösung, von der alle im Netzwerk angebundenen PCs partizipieren sollten.



SharePoint – Was ist das eigentlich?

Was sind die Rahmenbedingungen: • Unternehmen verändern sich• Team- und Projektarbeit nimmt zu• Wissensarbeit nimmt zu (Information Worker)• Halbwertzeit Wissen nimmt ab, Wissen veraltet schnell• Informationen werden zunehmend ortsunabhängig gebraucht SP bietet eine Plattform mit einer Softwarelandschaft die diesen Veränderungen Rechnung trägt und eines zum Ziel hat: Optimale Zusammenarbeit. (MindBusiness)

SharePoint – Was ist das eigentlich?

Was sind die Rahmenbedingungen: • Unternehmen verändern sich• Team- und Projektarbeit nimmt zu• Wissensarbeit nimmt zu (Information Worker)• Halbwertzeit Wissen nimmt ab, Wissen veraltet schnell• Informationen werden zunehmend ortsunabhängig gebraucht SP bietet eine Plattform mit einer Softwarelandschaft die diesen Veränderungen Rechnung trägt und eines zum Ziel hat: Optimale Zusammenarbeit. (MindBusiness)



SharePoint ist für mich persönlich schwer auf den Punkt zu bringen, da es sich hierbei um ein Informationssystem handelt, dass auf einer Vernetzung der PCs über ein Intranet aufbaut und eine Vielzahl von Softwarepaketen beinhaltet. Um SharePoint zu beschreiben würde ich fragen, für wen dieses „Produkt“ interessant ist? Dazu rechne ich alle Mitarbeiter, die sich im Bereich ihrer Dokumente besser vernetzen wollen. Die Abteilungen/Teilnehmer im Intranet können sich zum Beispiel darüber informieren, welche Informationen für sie wichtig sind.

SharePoint ist für mich persönlich schwer auf den Punkt zu bringen, da es sich hierbei um ein Informationssystem handelt, dass auf einer Vernetzung der PCs über ein Intranet aufbaut und eine Vielzahl von Softwarepaketen beinhaltet. Um SharePoint zu beschreiben würde ich fragen, für wen dieses „Produkt“ interessant ist? Dazu rechne ich alle Mitarbeiter, die sich im Bereich ihrer Dokumente besser vernetzen wollen. Die Abteilungen/Teilnehmer im Intranet können sich zum Beispiel darüber informieren, welche Informationen für sie wichtig sind.

Die Nutzer können nach Informationen suchen, ohne die vom Explorer üblichen und bekannten Ordnerstrukturen zu kennen. Wer kennt nicht das Problem: man legt Dokumente in Ordnern ab und nach einiger Zeit weiß man nicht mehr auf welchem Laufwerk die Daten sind, geschweige denn, dass der Ordnername noch bekannt ist. Mit SharePoint lässt sich das Chaos insofern eingrenzen, als nunmehr der Administrator der Intranet Bereiche auf seinen Websites und Bibliotheken mit Inhaltstypen festlegen kann, welche Metadaten beim Ablegen von Dokumenten abgefragt werden. Möchte nun der Nutzer in diesen Bereichen ein Dokument ablegen, wird er nach Ordnungsmerkmalen gefragt, die dem Dokument als Inhalt hinzugefügt werden. Damit werden mehrdimensionale Ordnerstrukturen möglich, auf die dann per Suchfunktion ein systematischer Zugriff möglich ist.

Die Nutzer können nach Informationen suchen, ohne die vom Explorer üblichen und bekannten Ordnerstrukturen zu kennen. Wer kennt nicht das Problem: man legt Dokumente in Ordnern ab und nach einiger Zeit weiß man nicht mehr auf welchem Laufwerk die Daten sind, geschweige denn, dass der Ordnername noch bekannt ist. Mit SharePoint lässt sich das Chaos insofern eingrenzen, als nunmehr der Administrator der Intranet Bereiche auf seinen Websites und Bibliotheken mit Inhaltstypen festlegen kann, welche Metadaten beim Ablegen von Dokumenten abgefragt werden. Möchte nun der Nutzer in diesen Bereichen ein Dokument ablegen, wird er nach Ordnungsmerkmalen gefragt, die dem Dokument als Inhalt hinzugefügt werden. Damit werden mehrdimensionale Ordnerstrukturen möglich, auf die dann per Suchfunktion ein systematischer Zugriff möglich ist.



Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil ist, dass beim Einstellen von Dokumenten in Bibliotheken (ob Word, PowerPoint, InfoPath oder andere Anwendungen) Aufgaben bestimmten Personen zugewiesen werden können. Dies wird dann über Workflows gesteuert und abgewickelt. Wenn also bei den Reparaturaufträgen angegeben wird, dass das Problem in einem Gebäude am Standort Mosbach auftritt, kann über den Workflow gesteuert werden, dass der für diesen Standort zuständige Disponent den Auftrag zur Bearbeitung per E-Mail zugewiesen bekommt.

Ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil ist, dass beim Einstellen von Dokumenten in Bibliotheken (ob Word, PowerPoint, InfoPath oder andere Anwendungen) Aufgaben bestimmten Personen zugewiesen werden können. Dies wird dann über Workflows gesteuert und abgewickelt. Wenn also bei den Reparaturaufträgen angegeben wird, dass das Problem in einem Gebäude am Standort Mosbach auftritt, kann über den Workflow gesteuert werden, dass der für diesen Standort zuständige Disponent den Auftrag zur Bearbeitung per E-Mail zugewiesen bekommt.

Im Folgenden werde ich Ihnen Praxisbeispiele für bereits umgesetzte SharePoint-Lösungen vorstellen. Dabei kann es mitunter auch etwas technisch werden. Grundlage aller hier vorgestellten Lösungen ist das Programm InfoPath. Mit diesem Programm kann man ein XML-Formular erstellen, das im Intranet in einer Bibliothek zur Verfügung gestellt wird und in das der Nutzer seine Daten eingibt: der Mieter einer Wohnung bei einem Defekt an der Heizung, der Gast, der eine Bewirtungsleistung bestellt – Essen und Getränke – und hierfür auch einen entsprechenden Raum anmieten möchte, oder der Benutzer eines technischen Gerätes, der eine Störung melden möchte. Ihnen allen wird über das Intranet ein elektronisches Formular zur Verfügung gestellt, in das in vordefinierten Feldern die Daten eingegeben werden, die benötigt werden, um alle wichtigen Informationen an diejenigen Dienstleister zu bringen, die die Dinge dann so bewegen, dass die Nutzerwünsche schnell und transparent erledigt werden.

Im Folgenden werde ich Ihnen Praxisbeispiele für bereits umgesetzte SharePoint-Lösungen vorstellen. Dabei kann es mitunter auch etwas technisch werden. Grundlage aller hier vorgestellten Lösungen ist das Programm InfoPath. Mit diesem Programm kann man ein XML-Formular erstellen, das im Intranet in einer Bibliothek zur Verfügung gestellt wird und in das der Nutzer seine Daten eingibt: der Mieter einer Wohnung bei einem Defekt an der Heizung, der Gast, der eine Bewirtungsleistung bestellt – Essen und Getränke – und hierfür auch einen entsprechenden Raum anmieten möchte, oder der Benutzer eines technischen Gerätes, der eine Störung melden möchte. Ihnen allen wird über das Intranet ein elektronisches Formular zur Verfügung gestellt, in das in vordefinierten Feldern die Daten eingegeben werden, die benötigt werden, um alle wichtigen Informationen an diejenigen Dienstleister zu bringen, die die Dinge dann so bewegen, dass die Nutzerwünsche schnell und transparent erledigt werden.



InfoPath bietet hierbei sehr viele Möglichkeiten in der Gestaltung und Steuerung, auf die ich bei den jeweiligen Anwendungen dann näher eingehen kann. Ein Highlight stellen die „Regeln“ dar, die die Formulare dynamisch an die individuellen Erfordernisse anpassbar machen. So kann zum Beispiel beim Ausfüllen eines Formularfeldes bei der Kostenhöhe über eine Regel gesteuert werden, dass zusätzliche Felder in das Formular eingeblendet werden, wenn ein bestimmtes Kostenlimit überschritten wird.EDV-Technisch gesehen ist das Erstellen von Formularen mit InfoPath kein Hexenwerk. Jeder EDV-affine Mensch wird sich in relativ kurzer Zeit mit diesem Programm anfreunden können, zumal hier nicht programmiert werden muss. Bei unserem ersten Programm wurden wir durch die Firma MindBusiness im Rahmen eines 3-tägigen Workshops in die Formularerstellung eingewiesen und konnten damit fast alles weitere mit eigenen Mitteln fortentwickeln. Hilfreich und sehr nützlich war die Tatsache, dass wir den Workshop komplett als Film aller Beamer-Präsentationen aufgezeichnet hatten. Dadurch waren wir – Team von 3 Kollegen – in die Lage versetzt den Workshop in jedweder Einzelheit Revue passieren zu lassen, was sich insbesondere beim Rekapitulieren einzelner Aktionen als äußerst wertvoll herausgestellt hat. Ohne diese Aufzeichnungen wären wir nicht in der Lage gewesen die Anwendung fort zu entwickeln, geschweige denn weitere Applikationen zu erstellen.

InfoPath bietet hierbei sehr viele Möglichkeiten in der Gestaltung und Steuerung, auf die ich bei den jeweiligen Anwendungen dann näher eingehen kann. Ein Highlight stellen die „Regeln“ dar, die die Formulare dynamisch an die individuellen Erfordernisse anpassbar machen. So kann zum Beispiel beim Ausfüllen eines Formularfeldes bei der Kostenhöhe über eine Regel gesteuert werden, dass zusätzliche Felder in das Formular eingeblendet werden, wenn ein bestimmtes Kostenlimit überschritten wird.EDV-Technisch gesehen ist das Erstellen von Formularen mit InfoPath kein Hexenwerk. Jeder EDV-affine Mensch wird sich in relativ kurzer Zeit mit diesem Programm anfreunden können, zumal hier nicht programmiert werden muss. Bei unserem ersten Programm wurden wir durch die Firma MindBusiness im Rahmen eines 3-tägigen Workshops in die Formularerstellung eingewiesen und konnten damit fast alles weitere mit eigenen Mitteln fortentwickeln. Hilfreich und sehr nützlich war die Tatsache, dass wir den Workshop komplett als Film aller Beamer-Präsentationen aufgezeichnet hatten. Dadurch waren wir – Team von 3 Kollegen – in die Lage versetzt den Workshop in jedweder Einzelheit Revue passieren zu lassen, was sich insbesondere beim Rekapitulieren einzelner Aktionen als äußerst wertvoll herausgestellt hat. Ohne diese Aufzeichnungen wären wir nicht in der Lage gewesen die Anwendung fort zu entwickeln, geschweige denn weitere Applikationen zu erstellen.

Bearbeitung von Reparaturaufträgen


In 2011 wurde die erste Anwendung „Reparaturaufträge“ in Angriff genommen. Grund,- und Vorlage war das bis dato im BBW eingesetzte Accessprogramm.In einem Team von 6 Kollegen wurden die Anforderungen an ein neues Programm ausgearbeitet und danach zusammen mit Vertretern der Fa. MindBusiness in Räumlichkeiten im Hause entwickelt. In verschiedenen Workshops wurden die Vorstellungen besprochen und direkt mit den Programmen InfoPath und SharePointDesigner umgesetzt. Bei dieser Anwendung gibt es zum einen die Kunden, die einen Reparaturauftrag beauftragen möchten und zum anderen die Gruppe der Disponenten, die die Aufträge entgegennehmen und weiter bearbeiten. Je nach vom Kunden gewähltem Bereich (Titel) werden dann die entsprechend der nachfolgenden Tabelle angegeben Namen über das System angesprochen.

In 2011 wurde die erste Anwendung „Reparaturaufträge“ in Angriff genommen. Grund,- und Vorlage war das bis dato im BBW eingesetzte Accessprogramm.In einem Team von 6 Kollegen wurden die Anforderungen an ein neues Programm ausgearbeitet und danach zusammen mit Vertretern der Fa. MindBusiness in Räumlichkeiten im Hause entwickelt. In verschiedenen Workshops wurden die Vorstellungen besprochen und direkt mit den Programmen InfoPath und SharePointDesigner umgesetzt. Bei dieser Anwendung gibt es zum einen die Kunden, die einen Reparaturauftrag beauftragen möchten und zum anderen die Gruppe der Disponenten, die die Aufträge entgegennehmen und weiter bearbeiten. Je nach vom Kunden gewähltem Bereich (Titel) werden dann die entsprechend der nachfolgenden Tabelle angegeben Namen über das System angesprochen.


Rolf Roser, Infrastruktur & Energie 11

Grundsätzlicher, beispielhafter Ablauf in der Bearbeitung:

Ein Mitarbeiter (Kunde) im Unternehmen hat einen Reparaturauftrag.Er eröffnet im Intranet auf der Seite der Reparaturen seines Bereichs einen Auftrag und gibt in einem elektronischen Formular seine Daten ein: Name, Telefon, Kostenstelle, Problembeschreibung, die genaue Beschreibung wo der Mangel vorliegt und eventuell einen Ansprechpartner für Rückfragen, falls der Kunde selbst nicht immer erreichbar ist. Durch die Auswahl des Standorts erhält der hierfür zuständige Disponent die Information, dass ein Auftrag vorliegt, per E-Mail mitgeteilt. Er öffnet den Auftrag im Intranet und wird nun weitere Felder ausfüllen, bzw. Informationen abfragen: stimmt die angegebene Kostenstelle, bei zu erwartenden Kosten über einem Limit von 500 EUR muss ein CO-Auftrag angelegt werden (SAP). Eventuell ist die Problembeschreibung noch abzuklären. Ist der Auftrag entsprechend geprüft und abgeklärt, weist der Disponent die zu erledigenden Aufgaben – im Formular - den Dienstleistern zu, die zur Verfügung stehen. Es können mehrere Gewerke angesprochen werden. Nach erfolgter Zuordnung der Aufgaben werden die Arbeitspapiere ausgedruckt und den zugestellt. Die Werker arbeiten die Aufträge ab und melden dem Disponenten die Erledigung mit Rückgabe der Papiere zurück. Der Disponent setzt den Auftrag im Intranet auf „Erledigt“, sobald alle Arbeiten abgeschlossen sind. Direkt damit verbunden erhält der Auftraggeber eine entsprechende E-Mail.

Grundsätzlicher, beispielhafter Ablauf in der Bearbeitung:

Ein Mitarbeiter (Kunde) im Unternehmen hat einen Reparaturauftrag.Er eröffnet im Intranet auf der Seite der Reparaturen seines Bereichs einen Auftrag und gibt in einem elektronischen Formular seine Daten ein: Name, Telefon, Kostenstelle, Problembeschreibung, die genaue Beschreibung wo der Mangel vorliegt und eventuell einen Ansprechpartner für Rückfragen, falls der Kunde selbst nicht immer erreichbar ist. Durch die Auswahl des Standorts erhält der hierfür zuständige Disponent die Information, dass ein Auftrag vorliegt, per E-Mail mitgeteilt. Er öffnet den Auftrag im Intranet und wird nun weitere Felder ausfüllen, bzw. Informationen abfragen: stimmt die angegebene Kostenstelle, bei zu erwartenden Kosten über einem Limit von 500 EUR muss ein CO-Auftrag angelegt werden (SAP). Eventuell ist die Problembeschreibung noch abzuklären. Ist der Auftrag entsprechend geprüft und abgeklärt, weist der Disponent die zu erledigenden Aufgaben – im Formular - den Dienstleistern zu, die zur Verfügung stehen. Es können mehrere Gewerke angesprochen werden. Nach erfolgter Zuordnung der Aufgaben werden die Arbeitspapiere ausgedruckt und den zugestellt. Die Werker arbeiten die Aufträge ab und melden dem Disponenten die Erledigung mit Rückgabe der Papiere zurück. Der Disponent setzt den Auftrag im Intranet auf „Erledigt“, sobald alle Arbeiten abgeschlossen sind. Direkt damit verbunden erhält der Auftraggeber eine entsprechende E-Mail.


KundeKunde Reparaturauftrag

Info

Disponenten D1, D2, D3

Disponenten D1, D2, D3

Prüfung, Rückfragen


AuftragspapiereAuftragspapiere

HandwerkerHandwerker

HausmeisterHausmeister

Reparatur

WartungRück-

meldungRück-

meldung

Erledigt



Beim Neustart eines Rechners im Netzwerk der Johannes-Diakonie gelangt der Nutzer automatisch auf die Hauptseite des Intranets. Dort ist auch ein Link eingestellt, über den der Nutzer direkt in seine persönliche Ansicht gelangt, dem Bereich der Bibliothek , in der ihm die Aufträge angezeigt werden, die er ausgelöst hat:

Beim Neustart eines Rechners im Netzwerk der Johannes-Diakonie gelangt der Nutzer automatisch auf die Hauptseite des Intranets. Dort ist auch ein Link eingestellt, über den der Nutzer direkt in seine persönliche Ansicht gelangt, dem Bereich der Bibliothek , in der ihm die Aufträge angezeigt werden, die er ausgelöst hat:



Hier sind drei Aufträge enthalten: zwei sind erledigt, einer ist in Bearbeitung.Um einen neuen Auftrag anzulegen klicke ich auf…

Hier sind drei Aufträge enthalten: zwei sind erledigt, einer ist in Bearbeitung.Um einen neuen Auftrag anzulegen klicke ich auf…



Ein leeres Formular wartet auf die Eingaben:

Ein leeres Formular wartet auf die Eingaben:



Das Formular merkt sich frühere Eingaben, die schnell

übernommen werden können. Das Formular merkt sich frühere Eingaben, die schnell

übernommen werden können.

Die Eingabe bei Standort erfolgt über eine Dropdown-Liste, die auf eine im SharePoint hinterlegte Liste referenziert:

Die Eingabe bei Standort erfolgt über eine Dropdown-Liste, die auf eine im SharePoint hinterlegte Liste referenziert:



Die Auswahl des Standorts „Zieglersmühle“ im Formular

führt über die Liste „Disponenten“ im weiteren Verlauf zur

entsprechenden Zuweisung an den zuständigen Disponenten

„fm1“. Diese Liste ist für den Nutzer unsichtbar.

Die Auswahl des Standorts „Zieglersmühle“ im Formular

führt über die Liste „Disponenten“ im weiteren Verlauf zur

entsprechenden Zuweisung an den zuständigen Disponenten

„fm1“. Diese Liste ist für den Nutzer unsichtbar.



Die Zuweisung der Kostenstelle erfolgt per Dropdown-Liste über eine im Hintergrund verknüpfte Kostenstellenliste, die Rechnungswesen zentral gepflegt wird.

Die Zuweisung der Kostenstelle erfolgt per Dropdown-Liste über eine im Hintergrund verknüpfte Kostenstellenliste, die Rechnungswesen zentral gepflegt wird.



Die Problembeschreibung ist wichtig. Auch beim Ausführungsort muss ein Eintrag erfolgen (Muss Feld

*). Die Angabe zum Ausführungsort ist bei größeren Gebäuden besonders wichtig, z.B. Raumnummer.

Die Problembeschreibung ist wichtig. Auch beim Ausführungsort muss ein Eintrag erfolgen (Muss Feld

*). Die Angabe zum Ausführungsort ist bei größeren Gebäuden besonders wichtig, z.B. Raumnummer.

Erst wenn alle mit rotem Sternchen gekennzeichneten

Mussfelder ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche

„Reparaturauftrag senden“ aktiv:

Erst wenn alle mit rotem Sternchen gekennzeichneten

Mussfelder ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche

„Reparaturauftrag senden“ aktiv:Ein Klick darauf löst

den Auftrag aus:

Ein neuer Auftrag ID 6361 liegt in der Bibliothek bereit.

Status „Beauftragt“, Disponent „fm1“

Ein neuer Auftrag ID 6361 liegt in der Bibliothek bereit.

Status „Beauftragt“, Disponent „fm1“





Nun wird ein Workflow in Gang gesetzt. Der zuständige Disponent „fm1“ erhält eine automatische E-Mail zugesandt:

Nun wird ein Workflow in Gang gesetzt. Der zuständige Disponent „fm1“ erhält eine automatische E-Mail zugesandt:

Link zum Auftrag



Der Disponent kann nun die weiteren Daten eingeben:



Das Feld „Bestellanforderung“ muss hier nicht ausgefüllt werden, da dieses Feld nur bei papiermäßig zugehenden Aufträgen verwendet wird. Die Kostenstelle muss jedoch geprüft werden. Beim Feld „Voraussichtliche Kosten“ muss sich der Disponent entscheiden. Bei einer Kostenschätzung über 500 € öffnet sich ein weiteres Datenfeld, dass über eine Formularregel ausgelöst wird:

Das Feld „Bestellanforderung“ muss hier nicht ausgefüllt werden, da dieses Feld nur bei papiermäßig zugehenden Aufträgen verwendet wird. Die Kostenstelle muss jedoch geprüft werden. Beim Feld „Voraussichtliche Kosten“ muss sich der Disponent entscheiden. Bei einer Kostenschätzung über 500 € öffnet sich ein weiteres Datenfeld, dass über eine Formularregel ausgelöst wird:

Da der Auftrag 500 € überschreitet, muss hier bestätigt werden,

dass der Auftrag mit dem Budgetkoordinator abgestimmt ist. Im

Feld „CO-Nummer“ ist die entsprechende CO-Nummer

einzutragen, z.B. „250.005.499“.

Da der Auftrag 500 € überschreitet, muss hier bestätigt werden,

dass der Auftrag mit dem Budgetkoordinator abgestimmt ist. Im

Feld „CO-Nummer“ ist die entsprechende CO-Nummer

einzutragen, z.B. „250.005.499“.



Das Feld Gewerk ist

wiederum ein

Dropdown-Listenfeld

Das Feld Gewerk ist

wiederum ein

Dropdown-Listenfeld

Hier macht der Disponent kenntlich, wem er den Auftrag zuweist. Eine Zuweisung zu mehren Gewerken ist möglich:

Hier macht der Disponent kenntlich, wem er den Auftrag zuweist. Eine Zuweisung zu mehren Gewerken ist möglich:



Theoretisch können dem Auftrag beliebig viele Gewerke zugeordnet werden.Wenn mindestens ein Gewerk angesprochen wurde, kann die Schaltfläche „Rapportauftrag senden“ betätigt werden.

Theoretisch können dem Auftrag beliebig viele Gewerke zugeordnet werden.Wenn mindestens ein Gewerk angesprochen wurde, kann die Schaltfläche „Rapportauftrag senden“ betätigt werden.

Führt zum Schließen des Formulars und Wechsel in die Bibliotheksansicht des Disponenten, die nun den

Auftrag mit Status „In Bearbeitung“ enthält.

Führt zum Schließen des Formulars und Wechsel in die Bibliotheksansicht des Disponenten, die nun den

Auftrag mit Status „In Bearbeitung“ enthält.



Damit wechselt das Formular in die Druckansicht des Auftrags (s/w), die Arbeitspapiere werden ausgedruckt. Klick auf die Schaltfläche „Schließen“

Damit wechselt das Formular in die Druckansicht des Auftrags (s/w), die Arbeitspapiere werden ausgedruckt. Klick auf die Schaltfläche „Schließen“



Die Ansicht der Aufträge für den Disponenten unterscheidet sich von der Ansicht der Nutzer zum Beispiel durch Fehlen der Smileys.

Die Ansicht der Aufträge für den Disponenten unterscheidet sich von der Ansicht der Nutzer zum Beispiel durch Fehlen der Smileys.

Durch Klick auf das Feld „Name“ kann sowohl

der Nutzer, als auch der Disponent jederzeit

das Auftragsformular öffnen:

Durch Klick auf das Feld „Name“ kann sowohl

der Nutzer, als auch der Disponent jederzeit

das Auftragsformular öffnen:



Beim Öffnen durch den Disponenten ist nun im unteren Bereich des Formulars ein Abschnitt „Rapport“ eingeblendet, in dem sich die Schaltfläche „Rückmeldung senden„ befindet. Über diese kann er nun den Auftrag als erledigt abschließen.Die Felder „Leistender, Tag, Lohn- und Materialkosten“ sind unbenutzt, könnten in einer Weiterentwicklung aber auch für die Erfassung und Abrechnung dieser Daten genutzt werden. (Überspielen der Daten in ein Abrechnungsprogramm).

Beim Öffnen durch den Disponenten ist nun im unteren Bereich des Formulars ein Abschnitt „Rapport“ eingeblendet, in dem sich die Schaltfläche „Rückmeldung senden„ befindet. Über diese kann er nun den Auftrag als erledigt abschließen.Die Felder „Leistender, Tag, Lohn- und Materialkosten“ sind unbenutzt, könnten in einer Weiterentwicklung aber auch für die Erfassung und Abrechnung dieser Daten genutzt werden. (Überspielen der Daten in ein Abrechnungsprogramm).

Rückmeldung senden



Auftrag erledigt.



Stand 15.8.2014 sind ca. 6.000 Aufträge im System, davon 2.200 im Archiv. Eine automatische Archivierung wird über einen Workflow eingerichtet, der die erledigten Aufträge nach Ablauf einer gewissen Zeit in das Archiv einstellt und aus der Bibliothek der aktuellen Fälle entfernt.

Stand 15.8.2014 sind ca. 6.000 Aufträge im System, davon 2.200 im Archiv. Eine automatische Archivierung wird über einen Workflow eingerichtet, der die erledigten Aufträge nach Ablauf einer gewissen Zeit in das Archiv einstellt und aus der Bibliothek der aktuellen Fälle entfernt.



Der o.a. Workflow (Testsystem) erledigt die Archivierung, wenn der Auftrag als „erledigt“ gekennzeichnet worden ist und nach Ablauf der darin eingestellten Zeit.

Der o.a. Workflow (Testsystem) erledigt die Archivierung, wenn der Auftrag als „erledigt“ gekennzeichnet worden ist und nach Ablauf der darin eingestellten Zeit.



Seit Mitte 2014 werden über das Programm auch Reparaturaufträge erfasst, die über „andere Wege“ zum Disponenten gelangen, z. B. Telefonisch oder über Papier:

Seit Mitte 2014 werden über das Programm auch Reparaturaufträge erfasst, die über „andere Wege“ zum Disponenten gelangen, z. B. Telefonisch oder über Papier:

PapierbestellanforderungPapierbestellanforderung



Ein Export der Auftragsdaten nach Excel ist eingerichtetEin Export der Auftragsdaten nach Excel ist eingerichtet



Die Übernahme von „Daueraufträgen“ für Handwerker/Hausmeister für regelmäßige Arbeiten im und am Gebäude, z. B. die Regelmäßige Überprüfung von Brandschutztüren, in das Reparaturprogramm wird überlegt. Die Beauftragung hierzu erfolgt zunächst über konventionelle Listen, z.B. Excel.

Mögliche Änderungen:• Abrechnung der Stunden/Material über SAP-Schnittstelle• Archivierung abgerechneter Aufträge nach Zeitablauf• Aufnahme weitere Daten, wie Häuser, Gewerke, Dienstleister für

Auswertungszwecke• E-Mail Benachrichtigung an die Kunden auch für nicht elektronische Aufträge

(die über Papier oder Telefon kamen und vom Disponenten angelegt wurden)• Genehmigungsworkflow (Vorgesetzter muss genehmigen)• -• -

Mögliche Änderungen:• Abrechnung der Stunden/Material über SAP-Schnittstelle• Archivierung abgerechneter Aufträge nach Zeitablauf• Aufnahme weitere Daten, wie Häuser, Gewerke, Dienstleister für

Auswertungszwecke• E-Mail Benachrichtigung an die Kunden auch für nicht elektronische Aufträge

(die über Papier oder Telefon kamen und vom Disponenten angelegt wurden)• Genehmigungsworkflow (Vorgesetzter muss genehmigen)• -• -

Bearbeitung von Störungen an Telefon-, Fax-, Kopiergeräten


In 2013 wurde in der Abteilung Kommunikation & Verkehr die Idee geboren, ein dem Reparaturauftragswesen ähnliches Meldesystem aufzubauen, das für die Bearbeitung von Störungen an Telefon-, Fax- und Kopiergeräten genutzt werden sollte. Das für den Einsatz in der Abteilung Kommunikation & Verkehr geplante Formularsystem sollte dabei so ausgelegt werden, dass die die Störungen bearbeitenden Kollegen im Team von vier Mitarbeitern jederzeit auf dem aktuellen Informationsstand in der Bearbeitung von Störmeldungen sein sollten.



Grundsätzlicher, beispielhafter Ablauf in der Bearbeitung:Ein Mitarbeiter (Kunde) im Unternehmen hat eine Störung an seinem Telefon. Er gibt diese Meldung in ein elektronisches Formular im Intranet ein. Die Meldung geht per E-Mail an alle vier Mitglieder des Störungsteams. Ein Teammitglied nimmt die Meldung auf und leitet Abhilfemaßnahmen ein (Diese Info wird in das Formular eingegeben), z. B. „Beauftragung eines Technikers“. Der Kunde erhält eine automatische E-Mail, dass seine Störung bearbeitet wird und hierfür mit einer Bearbeitungsdauer von x Tagen gerechnet werden muss. Der Techniker stellt bei Prüfung fest, dass die Zuleitung defekt ist und repariert werden muss. Er teilt dies einem beliebigen Teammitglied telefonisch mit. Diese neue, aktuelle Info wird in das Formular eingegeben. Ein anderes Teammitglied wird vom Kunden kontaktiert und nach dem Bearbeitungsstand zur Ticket-Nr. 4711 gefragt. Die aktuellen Informationen im Formular können direkt und ohne weitere Rückfragen kommuniziert werden. Die Telefonleitung wurde repariert. Die Erledigung wird einem Teammitglied gemeldet. Dieser setzt den Status der Störmeldung auf „Erledigt“. Der Kunde erhält eine E-Mail, dass die Störung nun erledigt wurde. Die Abläufe sind nachfolgend grafisch aufbereitet:

Grundsätzlicher, beispielhafter Ablauf in der Bearbeitung:Ein Mitarbeiter (Kunde) im Unternehmen hat eine Störung an seinem Telefon. Er gibt diese Meldung in ein elektronisches Formular im Intranet ein. Die Meldung geht per E-Mail an alle vier Mitglieder des Störungsteams. Ein Teammitglied nimmt die Meldung auf und leitet Abhilfemaßnahmen ein (Diese Info wird in das Formular eingegeben), z. B. „Beauftragung eines Technikers“. Der Kunde erhält eine automatische E-Mail, dass seine Störung bearbeitet wird und hierfür mit einer Bearbeitungsdauer von x Tagen gerechnet werden muss. Der Techniker stellt bei Prüfung fest, dass die Zuleitung defekt ist und repariert werden muss. Er teilt dies einem beliebigen Teammitglied telefonisch mit. Diese neue, aktuelle Info wird in das Formular eingegeben. Ein anderes Teammitglied wird vom Kunden kontaktiert und nach dem Bearbeitungsstand zur Ticket-Nr. 4711 gefragt. Die aktuellen Informationen im Formular können direkt und ohne weitere Rückfragen kommuniziert werden. Die Telefonleitung wurde repariert. Die Erledigung wird einem Teammitglied gemeldet. Dieser setzt den Status der Störmeldung auf „Erledigt“. Der Kunde erhält eine E-Mail, dass die Störung nun erledigt wurde. Die Abläufe sind nachfolgend grafisch aufbereitet:


Kunde

Störmeldung

Info

Team T1, T2, T3

Bearbeitung




Ablauf im IntranetFritz Maier stellt fest, dass sein Telefon nicht mehr geht. Da eine telefonische Meldung ausscheidet, entschließt sich Herr Maier das im Intranet eingerichtete Störmeldesystem zu nutzen, um eine Lösung zu bekommen. Er geht auf die Startseite im Intranet:



Bei Problemkategorie wird Telefon ausgewählt.Bei Problemkategorie wird Telefon ausgewählt.



Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, kann die Störmeldung gespeichert werden. Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, kann die Störmeldung gespeichert werden.



In der persönlichen Ansicht von Fritz Maier liegt nun eine neue Meldung vor. Der rote Smiley zeigt an, dass die Meldung noch nicht bearbeitet wurde!

In der persönlichen Ansicht von Fritz Maier liegt nun eine neue Meldung vor. Der rote Smiley zeigt an, dass die Meldung noch nicht bearbeitet wurde!

Alle Mitglieder im StörmeldeteamAlle Mitglieder im Störmeldeteam

erhalten die von Herrn Maier erstellte Störmeldung erhalten die von Herrn Maier erstellte Störmeldung



Für die Mitarbeiter im Serviceteam am öffnet sich im unteren Bereich des Formulars ein zusätzlicher Bereich, der den voraussichtlichen Erledigungstermin ausweist und einen Eingabebereich „Aktueller Bearbeitungsstand“, in den nun die wichtigsten Info eingetragen werden können, wie „Techniker X beauftragt“ usw. Damit kann die Meldung „In Bearbeitung“ gesetzt werden. Das Teammitglied nimmt mit einem Techniker Kontakt auf, der sich mit dem im Formular benannten Ansprechpartner vor Ort in Verbindung setzt, um eine Lösung zu finden. Diese Information kommt in den Bereich „Aktueller Bearbeitungsstand“.

Für die Mitarbeiter im Serviceteam am öffnet sich im unteren Bereich des Formulars ein zusätzlicher Bereich, der den voraussichtlichen Erledigungstermin ausweist und einen Eingabebereich „Aktueller Bearbeitungsstand“, in den nun die wichtigsten Info eingetragen werden können, wie „Techniker X beauftragt“ usw. Damit kann die Meldung „In Bearbeitung“ gesetzt werden. Das Teammitglied nimmt mit einem Techniker Kontakt auf, der sich mit dem im Formular benannten Ansprechpartner vor Ort in Verbindung setzt, um eine Lösung zu finden. Diese Information kommt in den Bereich „Aktueller Bearbeitungsstand“.



In Bearbeitung setzen… das Formular schließt sich und angezeigt wird dieIn Bearbeitung setzen… das Formular schließt sich und angezeigt wird die



Störmeldeübersicht für das gesamte Team mit der neuen Meldung 152.Da die Meldung nun in Bearbeitung ist, wechselt die Farbe des Smiley auf gelb.

Störmeldeübersicht für das gesamte Team mit der neuen Meldung 152.Da die Meldung nun in Bearbeitung ist, wechselt die Farbe des Smiley auf gelb.



Mit der Annahme einer neuen Meldung (In Bearbeitung setzen) erhalten der Meldende sowie alle Teammitglieder eine automatische E-Mail:

Mit der Annahme einer neuen Meldung (In Bearbeitung setzen) erhalten der Meldende sowie alle Teammitglieder eine automatische E-Mail:



Um 13:30 meldet der Techniker, dass er eine Sicherung im Telefonverteilerschrank der Druckerei ersetzten muss. Dauer ca. 1 Std. Er meldet sich danach nochmals.

Um 13:30 meldet der Techniker, dass er eine Sicherung im Telefonverteilerschrank der Druckerei ersetzten muss. Dauer ca. 1 Std. Er meldet sich danach nochmals.

Auch in der Bibliothek wird der neue Text aufgenommen. Damit kann jedes Teammitglied Auskunft geben, wenn Rückfragen der Kunden gestellt werden.

Auch in der Bibliothek wird der neue Text aufgenommen. Damit kann jedes Teammitglied Auskunft geben, wenn Rückfragen der Kunden gestellt werden.



Um 14:07 ruft der Techniker an. Die Sicherung ist drin, der Anschluss 123 funktioniert wieder.Der Bearbeiter im Team öffnet die Meldung 152

Um 14:07 ruft der Techniker an. Die Sicherung ist drin, der Anschluss 123 funktioniert wieder.Der Bearbeiter im Team öffnet die Meldung 152

und setzt das Erledigungsdatum auf das aktuelle Datum. Damit bekommt die Schaltfläche „Erledigt setzen“ ihre Funktion.

und setzt das Erledigungsdatum auf das aktuelle Datum. Damit bekommt die Schaltfläche „Erledigt setzen“ ihre Funktion.



Der nun grüne Smiley weist darauf hin, dass die Störung beseitigt wurdeDer nun grüne Smiley weist darauf hin, dass die Störung beseitigt wurde

Zum Abschluss erhält Fritz Maier alias fm1 per E-Mail die Erledigung seiner Störmeldung mitgeteilt:

Zum Abschluss erhält Fritz Maier alias fm1 per E-Mail die Erledigung seiner Störmeldung mitgeteilt:



Vielen Dank!Vielen Dank!

2012 entstand die Idee SharePoint/InfoPath auch für ... · Bewirtung/Raumanmietungen Rolf Roser,...

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