Access 2000 professionellAn imprint of Pearson EducationMnchen Reading, Massachusetts Menlo Park, CaliforniaNew York Harlow, England Don Mills, OntarioSydney Mexico City Madrid Amsterdam Gerhard BrosiusAccess 2000 professionellDatenbank- Managementmit Office 2000Die Deutsche Bibliothek CIP-EinheitsaufnahmeAccess 2000 professionell : Datenbank- Management mit Office 2000 / Gerhard Brosius. Mnchen; Reading, Mass. [u.a.] : Addison-Wesley-Longman, 1999ISBN 3-8273-1541-7 1999 by Addison Wesley Longman Verlag,ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbHMartin-Kollar-Strae 1012, D-81829 Mnchen/GermanyAlle Rechte vorbehalten10 9 8 7 6 5 4 3 2 102 01 00 99ISBN 3-8273-1541-7Einbandgestaltung: Michael Learo, Kln,unter Verwendung von Bildmaterial aus dem Film Safety Last von Fred Newmeyer und Sam Taylor (1923) mit freundlicher Genehmigung der Stiftung Deutsche Kinemathek, Berlin. Lektorat: Rudolf Krahm, BonnHerstellung: Elisabeth EggerSatz: Reemers EDV-Satz, Krefeld, gesetzt aus der Sabon 9,5/12 pt mit FrameMaker.Druck: Bercker Graphischer Betrieb, KevelaerDie Informationen in diesem Produkt werden ohne Rcksicht auf eventuellen Patentschutz verffentlicht. Warennamen werden ohne Gewhrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt.Bei der Zusammenstellung von Abbildungen und Texten wurde mit grter Sorgfalt vorgegangen. Trotz-dem knnen Fehler nicht vollstndig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren knnen fr fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung ber-nehmen. Fr Verbesserungsvorschlge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar.Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulssig.Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwhnt werden, sind gleichzeitig ein-getragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden.Umwelthinweis:Dieses Produkt wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie zum Schutz vor Verschmutzung ist aus umweltvertrglichem und recyclingfhigem PE-Material.InhaltsbersichtKapitel 1 Einleitung und berblick 15Kapitel 2 Fr alte Bekannte: Neuerungen in Access 2000 19Kapitel 3 Access installieren 23Kapitel 4 Einfhrung in Access 29Kapitel 5 Einfhrungsbeispiel: Eine einfache relationale Datenbank erstellen 63Kapitel 6 Daten bearbeiten 123Kapitel 7 Eine Datenbank konzipieren 167Kapitel 8 Tabellen: Grundlagen 177Kapitel 9 Tabellen importieren, exportieren und verknpfen 241Kapitel 10 Abfragen: Grundlagen 261Kapitel 11 Auswahlabfragen 277Kapitel 12 Komplexe Abfragen 319Kapitel 13 Aktionsabfragen 353Kapitel 14 Einfhrung in SQL 363Kapitel 15 Formulare: Grundlagen 387Kapitel 16 Standard-Steuerelemente in Formularen 433Kapitel 17 ActiveX-Steuerelemente in Formularen 485Kapitel 18 Haupt- und Unterformular 493Kapitel 19 PopUp- und Dialogfeldformulare 5056 InhaltsbersichtKapitel 20 Ausdrcke in Formularen 511Kapitel 21 Berichte: Grundlagen 529Kapitel 22 Komplexe Berichte 545Kapitel 23 Ausdrcke in Berichten 555Kapitel 24 Menleisten, Symbolleisten und Kontextmens verwalten 559Kapitel 25 Access benutzerdefiniert anpassen 567Kapitel 26 Makros: Grundlagen 575Kapitel 27 Ereignisse 601Kapitel 28 Ereignisabhngige Makros in Formularen und Steuerelementen 611Kapitel 29 VBA (Visual Basic for Applications): Grundlagen 625Kapitel 30 Programmieren mit VBA 675Kapitel 31 Datenzugriff mit DAO (Data Access Objects) und ADO (ActiveX Data Objects) 703Kapitel 32 Datenmodellierung fr Fortgeschrittene 731Kapitel 33 Integration von Access 2000 in andere Office 2000-Anwendungen 783Kapitel 34 Access im Inter- und Intranet 797Kapitel 35 Arbeiten in einer Mehrbenutzerumgebung 837Kapitel 36 Zugriffsrechte fr Datenbank oder einzelne Objekte festlegen 845Kapitel 37 Access-Projekte als Client/Server-Datenbank: Grundlagen 857Kapitel 38 Access-Projekt erstellen und bearbeiten 873Kapitel 39 Ausdrcke, Funktionen und Operatoren 903Kapitel 40 Literaturverzeichnis 915Index 917InhaltKapitel 1 Einleitung und berblick 15Kapitel 2 Fr alte Bekannte: Neuerungen in Access 2000 192.1 Die beiden bedeutsamsten neuen Features: Datenzugriffsseiten und Access-Projekte 192.2 Datenbankfenster 202.3 Arbeiten mit Daten und Entwerfen von Datenbanken 202.4 Formulare und Berichte 212.5 Symbolleisten, Menleisten und Kontextmens 212.6 Schtzen, Warten und Konvertieren von Datenbanken 222.7 Was ist neu bei den Beispielanwendungen 22Kapitel 3 Access installieren 233.1 Access installieren 233.2 Komponenten nachtrglich installieren und deinstallieren 273.3 Access-Datenbanken frherer Versionen verwenden und konvertieren 28Kapitel 4 Einfhrung in Access 294.1 Konzept 294.2 Oberflche 48Kapitel 5 Einfhrungsbeispiel: Eine einfache relationale Datenbank erstellen 635.1 Problemstellung 645.2 Datenbankdesign 655.3 Neue Datenbank erstellen 665.4 Tabelle Personal definieren 685.5 Personaldaten in Tabelle eingeben 835.6 Tabelle Projekte definieren 895.7 Beziehung zwischen den Tabellen definieren 985.8 Projektdaten in die Tabelle eingeben 1025.9 Formular Personal erstellen 1035.10 Personaldaten in Formular eingeben 1045.11 Formular Personal und Projekte erstellen 1055.12 Position und Gre der Steuerelemente im Formular Personal und Projekte ndern 1108 Inhaltsverzeichnis5.13 Personal- und Projektdaten im Formular bearbeiten 1155.14 Abfrage: Unerledigte Projekte mit einem Auftragswert von mindestens 100.000 DM 1165.15 Datenstze filtern 1205.16 Abfrage und Formular: Projekte und Personal 121Kapitel 6 Daten bearbeiten 1236.1 Objekte zur Bearbeitung von Datenstzen ffnen 1236.2 Hinzufgen von Datenstzen 1246.3 Bearbeiten von Datenstzen 1256.4 Speichern von Daten 1366.5 Datenblatt individuell gestalten 1366.6 Kopieren und Verschieben von Daten 1446.7 Lschen von Daten 1476.8 Suchen von Daten 1486.9 Suchen und Ersetzen von Daten 1496.10 Filtern von Datenstzen 1496.11 Sortieren 1626.12 Aktualisierung der Datenanzeige in Formularen und Datenblttern 163Kapitel 7 Eine Datenbank konzipieren 1677.1 Welche Aufgaben? 1677.2 Welche Tabellen? 1687.3 Welche Felder in den Tabellen? 1707.4 Primrschlsselfelder 1717.5 Welche Beziehungen zwischen den Tabellen? 173Kapitel 8 Tabellen: Grundlagen 1778.1 Was ist eine Tabelle? 1778.2 Tabellen entwerfen 1788.3 Felder hinzufgen, lschen, kopieren, verschieben 1858.4 Felddatentypen festlegen 1898.5 Feldeigenschaften festlegen 1938.6 Nachschlagefeld erstellen 2068.7 Benutzerdefinierte Anzeigeformate 2158.8 Tabelleneigenschaften festlegen 2238.9 Primrschlssel setzen, ndern und lschen 2278.10 Index erstellen 2288.11 Beziehungen zwischen Tabellen festlegen 2308.12 Tabelle drucken 238Kapitel 9 Tabellen importieren, exportieren und verknpfen 2419.1 Importieren von Tabellen 2429.2 Exportieren von Tabellen 2529.3 Verknpfen von Tabellen 253Kapitel 10 Abfragen: Grundlagen 26110.1 Was ist eine Abfrage? 26110.2 Wozu werden Abfragen verwendet? 262Inhaltsverzeichnis 910.3 Wie Sie Abfragen erstellen 26510.4 Abfrageeigenschaften einstellen 26710.5 Voreinstellungen fr neuen Abfrageentwurf festlegen 27210.6 SQL 27410.7 Abfrage drucken 275Kapitel 11 Auswahlabfragen 27711.1 Felder hinzufgen und bearbeiten 27711.2 Sortieren 28811.3 Kriterien 29011.4 Duplikate unterdrcken 30211.5 Verknpfungen bei Mehrtabellenabfragen 30211.6 Datenaktualisierung bei Ein- und Mehrtabellenabfragen 318Kapitel 12 Komplexe Abfragen 31912.1 Parameterabfragen 31912.2 Abfragen mit Kriterien aus Steuerelementen in einem Formular (Query-by-Form) 32312.3 Aggregierte Berechnungen 33412.4 Kreuztabellenabfragen 34312.5 Abfragen mit SQL formulieren oder modifizieren 348Kapitel 13 Aktionsabfragen 35313.1 Abfragen, die neue Tabellen erzeugen 35313.2 Lschabfragen 35613.3 Anfgeabfragen 35813.4 Aktualisierungsabfragen 360Kapitel 14 Einfhrung in SQL 36314.1 Was ist SQL? 36314.2 Vorteile der Verwendung von SQL in Access 36514.3 berblick ber die mglichen SQL-Anweisungen 36614.4 Anweisungen, Operationen und Deklarationen zur Datenmanipulation 36814.5 Klauseln 37714.6 Unterabfragen 38314.7 Datumsangaben in Access-SQL-Anweisungen 384Kapitel 15 Formulare: Grundlagen 38715.1 Was ist ein Formular? 38715.2 Wie Sie Formulare erstellen 39015.3 Formularansichten 39315.4 Das Formularfenster in der Entwurfsansicht 39515.5 Steuerelemente: Einfhrung und berblick 40415.6 Steuerelemente markieren und bearbeiten 41115.7 Eigenschaften von Steuerelementen, Formular und Bereichen einstellen 42115.8 Ereignisprozeduren und -makros in Formularen 42615.9 Bereiche einfgen und entfernen 42915.10 Formular fr den Druck einrichten 43015.11 Formulardefinition drucken 43110 InhaltsverzeichnisKapitel 16 Standard-Steuerelemente in Formularen 43316.1 Textfeld 43316.2 Bezeichnungsfeld 43516.3 Kontrollkstchen, Optionsfeld und Umschaltflche zur Darstellung von Ja/Nein-Werten 43516.4 Optionsgruppe und Optionsfelder 43716.5 Listenfeld und Kombinationsfeld 44316.6 Mit einem Listen- oder Kombinationsfeld einen Datensatz im Formular suchen 45216.7 Unterformular 45716.8 Register 46016.9 Diagramm 46516.10 Gebundenes und ungebundenes Objektfeld 47516.11 Bild 47916.12 Linie 48016.13 Rechteck 48016.14 Seitenwechsel 48016.15 Befehlsschaltflche 48116.16 Reihenfolge der Steuerelemente ndern 483Kapitel 17 ActiveX-Steuerelemente in Formularen 48517.1 berblick 48517.2 ActiveX-Steuerelement einfgen 48617.3 Registrieren eines ActiveX-Steuerelements 491Kapitel 18 Haupt- und Unterformular 49318.1 Verfahren zum Erstellen von Haupt- und Unterformularen 49318.2 Ein Unterformular durch Ziehen aus dem Datenbankfenster einfgen 49418.3 Automatisches und manuelles Verknpfen von Haupt- und Unterformular 49518.4 Ansichten des Unterformulars 49618.5 Hauptformular mit einem verknpften Unterformular im verknpften Unterformular 49818.6 n:1-Formular erstellen 500Kapitel 19 PopUp- und Dialogfeldformulare 505Kapitel 20 Ausdrcke in Formularen 51120.1 Ausdruck in Steuerelement eingeben 51120.2 Beispiele 517Kapitel 21 Berichte: Grundlagen 52921.1 Einfhrung und berblick 52921.2 Berichte und Formulare: Gemeinsamkeiten und Unterschiede 53121.3 Neuen Bericht erstellen 53221.4 Leeren Bericht erstellen und bearbeiten 54321.5 Bericht drucken 544Inhaltsverzeichnis 11Kapitel 22 Komplexe Berichte 54522.1 Mehrspaltenbericht 54522.2 Sortieren 54622.3 Gruppieren 54722.4 Haupt- und Unterbericht 550Kapitel 23 Ausdrcke in Berichten 55523.1 Zusammenfassende Funktionen 55523.2 Textfeldeigenschaft Laufende Summe 55723.3 Doppelte Feldinhalte ausblenden 558Kapitel 24 Menleisten, Symbolleisten und Kontextmens verwalten 55924.1 Das Konzept 55924.2 Menleisten, Symbolleisten und Kontextmens erstellen 56024.3 Schaltflchen, Mens und Befehle hinzufgen und lschen 56224.4 Eigenschaften von Menleisten, Symbolleisten und Kontextmens einstellen 56324.5 Einbinden von Menleisten, Symbolleisten und Kontextmens in Formulare, Berichte oder Steuerelemente 56324.6 Bild oder Text von Schaltflchen und Menbefehlen bearbeiten 564Kapitel 25 Access benutzerdefiniert anpassen 56725.1 Startoptionen fr eine bestimmte Datenbank 56825.2 Optionen fr Access 57125.3 Starten von Access mit Befehlszeilenoptionen 572Kapitel 26 Makros: Grundlagen 57526.1 Einfhrung und berblick 57526.2 Makro erstellen 58126.3 Makro ausfhren 59026.4 Makrogruppen bilden 59226.5 Verfgbare Makroaktionen: bersicht 59426.6 Autoexec-Makro 59726.7 Makrodefinitionen drucken 59926.8 Makros kopieren 600Kapitel 27 Ereignisse 60127.1 Was sind Ereignisse? 60127.2 Liste smtlicher Ereignisse nach Kategorien 603Kapitel 28 Ereignisabhngige Makros in Formularen und Steuerelementen 61128.1 Befehlsschaltflche 61128.2 Gltigkeitsprfung (Beispiel) 61428.3 Steuerelementen Werte zuweisen (Beispiel) 61528.4 Datenstze filtern (Beispiel) 61728.5 Datensatz suchen (Beispiel) 61928.6 Formulare synchronisieren 62112 InhaltsverzeichnisKapitel 29 VBA (Visual Basic for Applications): Grundlagen 62529.1 Was ist VBA? 62529.2 Prozeduren, Funktionen und Sub-Prozeduren: Sprachvereinbarung zur Klarheit 62629.3 Fr welche Zwecke lassen sich VBA-Prozeduren einsetzen? 62729.4 Visual Basic-Entwicklungsumgebung 62829.5 VBA-Prozedur erstellen und bearbeiten 64129.6 Testen des Codes in Testfenstern 64929.7 Funktionen und Sub-Prozeduren 65629.8 Entscheidungs- und Schleifenstrukturen 66429.9 Deutsche und englische Sprache 673Kapitel 30 Programmieren mit VBA 67530.1 Das Access 2000 Objektmodell 67530.2 Variablen und Konstanten 68030.3 Objektvariablen 68630.4 Programmieren mit Klassenmodulen 69030.5 Fehlersuche 69430.6 Fehlerbehandlung 696Kapitel 31 Datenzugriff mit DAO (Data Access Objects) und ADO (ActiveX Data Objects) 70331.1 Strategiewechsel im Datenzugriffskonzept 70331.2 Das DAO-Objektmodell 70431.3 DAO-Objekte Objektvariablen zuweisen 70631.4 Datenmanipulation mit DAO-Recordset-Objekten 71331.5 Datenzugriff mit ADO 723Kapitel 32 Datenmodellierung fr Fortgeschrittene 73132.1 Grundlegende berlegungen zur Datenmodellierung 73132.2 Tabellen bestimmen 73932.3 Felder bestimmen 74132.4 Primrschlssel und Indizes bestimmen 75132.5 Das Redundanzproblem 75732.6 Beziehungen bestimmen 77132.7 Datenbankkonzept dokumentieren 779Kapitel 33 Integration von Access 2000 in andere Office 2000-Anwendungen 78333.1 berblick 78333.2 Access 2000 als Client: Beispiel 79133.3 Access 2000 als Server: Beispiel 794Kapitel 34 Access im Inter- und Intranet 79734.1 berblick 79734.2 Hyperlinks 80034.3 Eingeben einer Hyperlink-Adresse in der Formular- oder Datenblattansicht 80334.4 Bearbeiten eines Hyperlinks 80334.5 Hyperlink-Basis fr eine Datenbank festlegen 80334.6 Drei Arten von Webseiten in Access 2000 berblick 804Inhaltsverzeichnis 1334.7 Ex- und Importieren eines Access-Objekts im statischen HTML-Format oder als Active Server Page 80534.8 Datenzugriffsseiten 807Kapitel 35 Arbeiten in einer Mehrbenutzerumgebung 837Kapitel 36 Zugriffsrechte fr Datenbank oder einzelne Objekte festlegen 84536.1 Das Sicherungskonzept 84536.2 Berechtigungsprfung der Arbeitsgruppe ein- und abschalten 84836.3 Administrator-, Benutzer- und Gruppenkonten erstellen und verwalten 85036.4 Berechtigungen zuweisen und entfernen 85336.5 Kennwort ndern und lschen 85436.6 Besitzer ndern 85536.7 Datenbank verschlsseln 856Kapitel 37 Access-Projekte als Client/Server-Datenbank: Grundlagen 85737.1 Bedeutung und Funktionsweise von Microsoft Access-Projekten 85737.2 MSDE installieren, starten und nutzen 85937.3 Vergleich von Access-Datenbanken und Access-Projekten 86437.4 Kennenlernen eines Access-Projekts: Beispielprojekt NordwindCS.adp 865Kapitel 38 Access-Projekt erstellen und bearbeiten 87338.1 Access-Datenbank mit dem Upsizing-Assistenten in Access-Projekt umwandeln 87338.2 Access-Projekt neu erstellen 87938.3 Tabellen und Datenbankdiagramme 88538.4 Sichten (Views) erstellen und bearbeiten 89138.5 Gespeicherte Prozeduren erstellen und bearbeiten 89438.6 Datenquellen und Abfrageparameter in Formularen und Berichten 89838.7 Sicherungskopien erstellen und wiederherstellen 89938.8 Access-Projekt portieren 90038.9 SQL-Datenbank lschen 901Kapitel 39 Ausdrcke, Funktionen und Operatoren 90339.1 Komponenten eines Ausdrucks 90339.2 Wie Sie einen Ausdruck eingeben 90439.3 Operatoren 90739.4 Stellvertreterzeichen 90839.5 Arbeiten mit dem Ausdrucks-Generator 90939.6 Funktionen und Operatoren 913Kapitel 40 Literaturverzeichnis 915Index 917Kapitel 1Einleitung und berblickDemTitelentsprechendwendetsichdiesesBuchvorallemanLeser,dieAccess professionell nutzen wollen. Erfahrungen mit dem Programm werdennicht vorausgesetzt. Vielmehr wird in jedes Gebiet so eingefhrt, da Sie essichneuerschlieenknnen.VielewerdeneinBuchdieserArtnichtvomAnfangbiszumEndezusammenhngenddurcharbeitenwollen.Imallge-meinen werden Sie vermutlich selektiv vorgehen wollen, um sich ein Gebietanzueignen, an dem Sie momentan besonders interessiert sind. Ich habe ver-sucht,einemsolchenBedrfnisentgegenzukommen,indemichdieeinzel-nen Kapitel so bausteinartig wie mglich geschrieben habe. Auf der anderenSeitelassensichgewisseZusammenhngenurentwickeln,wennanderebereitsbekanntsind.DahersetzeneinzelnePassagendiesesBuchesdieKenntnisandererTeilevoraus.ZurOrientierungberdie40Kapitelseiendiese im folgenden kurz charakterisiert.Beispiel CD-ROMDem Buch ist eine Beispiel CD-ROM beigefgt. Sie enthlt in komprimierterFormDatenbanken,diealsBegleitmaterialzudiesemBuchdienen,dasanvielenStellenBezugdaraufnimmt.DieseDatenbankenerhebennichtdenAnspruchkompletterAnwendungen.DafrliefertAccessmitdenimPro-grammpaketenthaltenenDatenbankenNordwind.mdbundNord-windCS.adpmitihrenvielenundgutausgearbeitetenTabellen,Abfragen,Formularen,BerichtenundMakrossehrguteBeispiele.AuchaufdieseDatenbankenwirdvielfachBezuggenommen.AufderanderenSeiteistNordwind.mdbsogroundkomplex,daesnichtimmerleichtfllt,dieZusammenhngesofortzudurchschauen.DieDatenbankenderBeispielCD-ROMkonzentrierensichdagegenjeweilsbewutaufwenige,vondidaktischen Absichten bestimmte Aspekte, so da die Struktur ihrer Tabel-len, Formulare etc. leichter transparent werden sollte.16 Kapitel 1: Einleitung und berblickImeinzelnendienendiedreiDatenbankendenfolgendenZwecken:Pro-jekte.mdbweistsehreinfache,aberfrdenUmgangmitAccessgrundle-gendeLsungenauf.DerKerndieserDatenbankwirdinKap.5,Einfh-rungsbeispiel: Eine einfache relationale Datenbank erstellen, nachgearbeitet,darberhinausgehendeLsungendienenananderenStellendesBuchesalsBeispiele. Adressen.mdb ist in ihrer Tabellenstruktur sehr simpel, denn dieseDatenbankverwendetnureineTabelle.AndenFormularen,MakrosundVBA-ProzedurenvonAdressen.mdbknnenSievorallemlernen,wieSieeineAdressendateiunterEinschluvonleistungsfhigenundbequemenSuchmglichkeitenzumeinendirektmitSuchkriterienineinemFormular,zumzweitenmitMakrosundzumdrittenmitVBA-Prozedurenverwaltenknnen. Dabei knnen Sie diese drei Arbeitsweisen unmittelbar vergleichen.DiedritteDatenbank,Auftrag.mdb,dientimwesentlichenzweiZwecken.In ihr ist erstens eine m:n-Beziehung von Tabellen realisiert. Fr die Verwal-tungeinerderartigenBeziehungbietetAccesskeinstandardmigesInstru-mentan,sodaderBenutzersicheinsolchesselbstentwickelnmu.Des-halb wird in Auftrag.mdb zweitens gezeigt, wie Sie eine solche Aufgabe mitHilfe von Formularen und VBA-Prozeduren lsen knnen.

AufderBeispielCD-ROMfindenSieauerdemdengesamtenTextdiesesBuches als Datei im PDF-Format. Dieser Service soll es Ihnen ermglichen,elektronisch nach bestimmten Begriffen zu suchen. Auerdem knnen Sie anverschiedenenStellenaufHyperlink-Verweiseklicken,wodurchSieunmit-telbar zu der betreffenden Stelle verzweigen.Einfhrung in AccessObgleich die Oberflchen von Windows-Programmen einander in wesentli-chenMerkmalenwiez. B.derFenstertechnik,demUmgangmitderMausetc.gleichen,hatdochjedesProgrammseineeigeneOberflchenphiloso-phie.DiesgiltinganzbesonderemMaefrAccess,dennseineArtderBenutzerfhrungistuntersehrkonsequenterAusnutzungderMglichkei-tengraphischerBenutzeroberflcheaufdenspeziellenUmgangmiteinemDatenbanksystemabgestellt,indemesdessenHauptaufgabenzumstruktu-rierendenMerkmalderBenutzeroberflchegemachthat.DiesmachtdenUmgang mit Access letztlich sehr bequem und einfach. Dennoch mssen Sieihn zunchst erlernen. Dies geschieht am besten dadurch, da Sie sich, ohnesichzunchstmitgrerensachlichenDatenbankproblemenzubelasten,bltternd, lesend, probierend etc. in einer fertigen Datenbank bewegen. Kap.4, Einfhrung in Access, stellt mit Hilfe eines Spaziergangs durch die Daten-bankNordwind.mdbdasOberflchen-undSachkonzeptderSoftwareAccessvor.IchempfehleIhnensehr,diesesKapitelnachzuvollziehen,bevorSiemitKap.5,Einfhrungsbeispiel:EineeinfacherelationaleDatenbankerstellen,eineeigeneDatenbankerstellen.DerpraktischenEinfhrunginKap. 5 liegen die Erfahrungen zugrunde, die ich in zahlreichen Einfhrungs-kursenzuAccesssammelnkonnte.EssprichtnichtnurfrdieTeilnehmer17dieserKurse,sondernvorallemfrAccess,daesmglichist,aneinemUnterrichtstageinekompletterelationaleDatenbankmitFormularenundAbfragenzuerstellen,unddiesmitKursteilnehmern,diesichmitDaten-banksystemen bis dahin berhaupt nicht beschftigt hatten.Die sechs HauptgebieteAccessgliedertdiegesamteDatenbankverwaltungeineandereBezeich-nungistDBMSfrDatenbankManagementSystemindiesechsgroenGebiete Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module (letz-terefrVBA-Prozeduren).DieserGliederungfolgtauchdieBenutzerober-flche. Sie ist fr das gesamte Programm derart prgend, da es wenig sinn-voll wre, in einem Buch einer anderen Gliederung zu folgen. Daher folgendieKapitel6bis30densechsAccess-Hauptaufgaben,sodaSiesichent-sprechendorientierenknnen.DieseKapitelbeschreibeninsgesamtdenwesentlichen Inhalt des DBMS Access. Sie knnen sie grtenteils unabhn-gigvoneinanderlesen.Allerdingsistesnichtratsam,sichbeispielsweisegrndlichmitAbfragenundFormularenzubeschftigen,ohnesichzuvorberdiewesentlichenMglichkeitenundBeschrnkungenvonTabelleninformiertzuhaben.FallsSiesichAccesssystematischSchrittfrSchrittaneignenwollen(wohlbesser:fallsSiesichdieszeitlichleistenknnen!),empfiehlt es sich, die Kapitel 6 bis 31 nacheinander zu lesen.Weitere BeschreibungenWeitereInformationen,diesichnichtsystematischindiegenanntensechsHauptgebieteintegrierenlassen,werdenindenKapiteln31ff.behandelt.Diese Kapitel knnen Sie als Nachschlagekapitel betrachten, die nicht unbe-dingt systematisch aufeinander aufbauen. Sie werden die wesentlichen Inhaltedieser Kapitel anhand ihrer berschriften identifizieren knnen, so da an die-ser Stelle nicht im einzelnen darauf eingegangen werden soll. Hervorgehobenseien aber zwei Gebiete: 1) Kap. 32, Datenmodellierung fr Fortgeschrittene.Dieses mit 50 Seiten relativ umfangreiche Kapitel steht in der Gliederung nurdeshalb so weit hinten, weil es viele Informationen enthlt, die der EinsteigerinAccessnichtsofortbercksichtigenmu.FrLesermitbishergeringerErfahrungmitDatenbankensolltenzunchstdieInformationendeskurzenKap.7,EineDatenbankkonzipieren,ausreichen.SobaldSiejedochetwasanspruchsvollereDatenbankenentwickeln,seiIhnendringenddieLektrevon Kap. 32 empfohlen, in dem Sie auch die Begrndung fr diesen Rat finden:Dort wird u. a. deutlich gemacht, da dem Proze der Datenmodellierung zen-traleBedeutungbeimEntwickelneinerDatenbankzukommt,unddadieNichtbeachtunggewisserRegelnbeiderUmsetzungvonZusammenhngender realen Welt in ein Datenbankmodell zu schwerwiegenden Widersprchenund Disfunktionalitten fhren kann. 2) Kap. 37, Access-Projekte als Client/Server-Datenbank:Grundlagen,undKap.38,Access-Projekterstellenund18 Kapitel 1: Einleitung und berblickbearbeiten. Diese beiden Kapitel erklren die in Access 2000 neue Mglich-keit, durch Verbindung einer Access-Anwendung mit einem Microsoft SQLServer eine echte Client/Server-Anwendung zu realisieren. Derartige Anwen-dungenwerdenAccess-Projekte(.adp-Dateien)genannt,imUnterschiedzuden bisherigen und in der praktischen Arbeit nach wie vor im Vordergrund ste-henden Access-Datenbanken (.mdb-Dateien).Online-HilfeDie Online-Hilfe von Access ist auergewhnlich umfangreich und differen-ziert.DortfindenSieauerEinfhrungeninthematischgeordneteGebietepraktischjedeEinzelheitdesDBMSAccessdetailliertbeschrieben.Zusam-menmitdenSuchmglichkeiten,diedasSystembietet,stelltdieHilfeeinsehrleistungsfhigesNachschlagewerkdar.DiesenSachverhalthabeichauchbeimAbfassendiesesBuchesinRechnunggestellt.Esistunmglich,eine so umfangreiche Software wie Access in einem einzigen Buch vertretba-ren Umfangs in jeder Hinsicht vollstndig zu dokumentieren. Daher mssenimmer Kompromisse geschlossen werden. Ich habe mich im Zweifel stets frdasFortlassenvonbeschreibendenEinzelheitenzugunstenderDarstellungbergreifender Zusammenhnge und praktischer Beispiele entschieden, dennEinzelheiten knnen Sie in der Online-Hilfe nachschlagen.Kapitel 2Fr alte Bekannte: Neuerungen in Access 2000IndenfolgendenPunktenkonzentriereichmichaufdiewichtigstenNeue-rungen,vorallemaufsolche,dieneueFunktionalittenmitsichbringen.DagegenvernachlssigeichNeuerungen,diealleinineinergendertenOberflche bestehen.2.1 Die beiden bedeutsamsten neuen Features: Datenzugriffsseiten und Access-ProjekteDiese beiden Features stellen die beiden berragenden Neuerungen in Access2000 dar, gegen die alle anderen Neuerungen klein erscheinen.x DieDatenzugriffsseitenknnenbeispielsweiseimInternetodereinemIntranet anderen Benutzern zur Verfgung gestellt werden, die sie mit demMicrosoft Internet Explorer 5 ffnen und aktiv bearbeiten knnen, so daz. B. Datennderungen, die sie vornehmen, an der Quelle aktualisiert wer-den.EineDatenzugriffsseitekannsogareinePivotTableenthalten,dievom Benutzer interaktiv bearbeitet werden kann. Datenzugriffsseiten wer-den in diesem Buch in Kap. 34, Access im Inter- und Intranet, Punkt 34.8,Datenzugriffsseiten, behandelt.x Access-ProjektesindinihrerBedeutungvermutlichnochweitreichenderals die Datenzugriffsseiten, denn sie ermglichen eine direkte AnbindungvonAccessaneinenMicrosoftSQLServer,sodaechteClient/Server-Anwendungenrealisiertwerdenknnen.DadurchwirdAccessineinembishernichtgekanntenAusmaskalierbar.DieseMglichkeitkannvonjedem Benutzer, der ber eine Access-Lizenz verfgt, genutzt werden, denndie Installations-CD-ROM enthlt einen SQL Server in Form der MSDE(Microsoft Data Engine), die voll kompatibel mit dem Microsoft SQL Ser-20 Kapitel 2: Fr alte Bekannte: Neuerungen in Access 2000ver 7.0 ist. Diese neuen Mglichkeiten werden in diesem Buch in Kap. 37,Access-Projekte als Client/Server-Datenbank: Grundlagen, und Kap. 38,Access-Projekt erstellen und bearbeiten, behandelt.2.2 Datenbankfensterx Organisieren von Datenbankobjekten in Gruppen. Zustzlich zu den inte-grierten Objektgruppen wie Tabellen oder Formulare knnen benutzerde-finierte Gruppen angelegt werden, in die beliebige Datenbankobjekte auf-genommen werden knnen. Eine Gruppe mit ihren Objekten erscheint imDatenbankfenster gleichberechtigt neben den integrierten Objektlisten.x AuswhlenvonObjektendurchEingebendesNamens.Beispielsweiseknnen Sie, whrend Sie die Objektliste Formulare anzeigen, das Formu-lar Umsatzanalyse auswhlen, indem Sie einfach u oder um eingeben.2.3 Arbeiten mit Daten und Entwerfen von Datenbankenx VerwendenderSperrungaufDatensatzebene.MicrosoftAccess-Daten-banken untersttzen jetzt zustzlich zur Sperrung auf Seitenebene (bei deralleDatenstzeaufeinerSeitegesperrtwerden)auchdieSperrungaufDatensatzebene. Sie aktivieren die Sperrungsebene mit der neuen OptionDB mit Sperrung auf Datensatzebene ffnen (Men Extras, Befehl Optio-nen, Registerkarte Weitere).x SuchenundErsetzen.SieknnensichjetztfreizwischendenDialogfel-dern Suchen und Ersetzen sowie den Daten in der Sicht oder dem Fensterbewegen.x Unterdatenbltter.SieknneneinUnterdatenblattverwenden,umver-wandte oder verknpfte Daten im Datenblatt einer Tabelle, einer Abfragebzw.einesFormularsoderineinemUnterformularanzuzeigenoderzubearbeiten, jeweils in der gleichen Ansicht. Die Tabelle Lieferanten in derBeispieldatenbankNordwindbeispielsweisebesitzteine1:n-BeziehungmitderTabelleArtikel.DaherknnenSiefrjedenDatensatzinderTabelleLieferanteninderDatenblattansichtdieverwandtenDatenstzeder Tabelle Artikel in einem Unterdatenblatt anzeigen und bearbeiten.x Automatische Korrektur von durch das Umbenennen von Feldern verur-sachtenFehlern.Objektnamen-AutokorrekturkorrigiertautomatischblicheNebenwirkungen,diedurchdasUmbenennenvonFormularen,Berichten, Tabellen, Abfragen, Feldern, Textfeldern oder anderen Steuer-elementen ausgelst werden.x VorteiledurchUnicode-Untersttzung.SieknneninIhrenDatendieSchriftzeichen jeder Sprache verwenden, die Unicode untersttzt.x Verwenden des Euro-Symbols.Um Eurobetrge zusammen mit anderenWhrungen anzuzeigen, knnen Sie die Euro-Einstellung (#.###,##) derFormat-Eigenschaftverwenden.AlternativknnenSiedasEuro-SymbolFormulare und Berichte 21()eingeben,indemSieimnumerischenTastenblockbeigedrckter(Num)-Taste (Alt)+0128 eingeben. Beim Einfgen oder Importieren vonDaten, in denen das Euro-Symbol () enthalten ist, ( z. B. aus Excel 2000in Access 2000), speichert Access das Euro-Symbol unabhngig von demin der Windows-Systemsteuerung unter Lndereinstellungen festgelegtenWhrungssymbol. Schlielich knnen Sie die EuroConvert-Funktion dazuverwenden, einzelne Whrungen in andere zu konvertieren, indem sie denEuro als Zwischenwert benutzen.x Ausdrucken von Beziehungen. Drucken Sie einen Bericht mit allen Bezie-hungen Ihrer Access-Datenbank, so wie sie im Fenster Beziehungen ange-zeigt werden.x VerwaltenvonBeziehungenmittelsderTastatur.BeziehungenundVer-knpfungen knnen Sie auch ber die Tastatur erstellen, bearbeiten oderlschen.x Verwendung von Microsoft ActiveX Data Objects (ADO). Mit MicrosoftActiveX Data Objects (ADO) knnen Sie auf Daten in einem Datenbank-server ber beliebige OLE DB-Anbieter zugreifen und sie bearbeiten.2.4 Formulare und Berichtex Gruppieren von Textfeldern und anderen Steuerelementen. Verwenden Sieden Befehl Gruppieren im Men Format, um zusammengehrige Textfel-der oder andere Steuerelemente in einem Formular oder Bericht zu grup-pieren.x DefinierenvonRegelnzurbedingtenFormatierungfrTextfelderundandere Steuerelemente. Mit dem Befehl Bedingte Formatierung im MenFormat knnen Sie die Schriftfarbe, Schriftgre, Hintergrundfarbe undandere Auszeichnungen definieren, die eine Reaktion auf Benutzereinga-ben in Formulare signalisieren.x Verteilen von Berichten an Benutzer, die nicht ber Microsoft Access ver-fgen. Access-Berichte knnen Sie in das Snapshot-Dateiformat (.snp) frBerichteexportieren.MitdemSnapshotViewerknnenSieBerichts-Snapshots anzeigen, ausdrucken und als E-Mail-Nachricht versenden.2.5 Symbolleisten, Menleisten und Kontextmensx VerwendungpersonalisierterMensundSymbolleisten.SieknnenMens so erweitern, da sie alle Befehle anzeigen, oder bestimmte Befehleauswhlen,dieIhrempersnlichenMenhinzugefgtwerdensollen.Access 2000 richtet Mens und Symbolleisten entsprechend Ihrer Arbeits-weiseein,sodadortnurdieBefehleundSymbolleistenschaltflchenangezeigt werden, die Sie am hufigsten verwenden.22 Kapitel 2: Fr alte Bekannte: Neuerungen in Access 2000x AnordnungderSymbolleistennebeneinander.KlickenSieaufWeitereSchaltflchen,fallsaufderSymbolleistekeinPlatzmehrfrdiegewnschteSchaltflcheist.SieknnendieSymbolleistevergrern,wenn Sie noch mehr Platz fr weitere Schaltflchen bentigen. Wenn Sieauf eine Schaltflche geklickt haben, wird sie in der Symbolleiste mit denzuletzt verwendeten Schaltflchen angezeigt.x ZuweisenvonHyperlinkszuSymbolleistenschaltflchenoderMen-befehlen.SieknneneinenHyperlinkeinerSymbolleistenschaltflcheoder einem Menbefehl zuweisen und so auf Speicherorte auf Ihrem Com-puter, im Netzwerk, einem Intranet oder im Internet zugreifen.2.6 Schtzen, Warten und Konvertieren von Datenbankenx SchtzendesCodesmitdemVisualBasicfrApplikationen-Kennwort-schutz. Module sowie hinter Formularen und Berichten stehende Modulewerden jetzt durch ein VBA-Kennwort geschtzt, das Sie im Visual Basic-Editor erstellen. Sie werden nicht mehr durch Datensicherheit auf Benut-zerebene geschtzt.x VerbessertesKomprimierungs-Dienstprogramm.KomprimierenSieMicrosoft Access-Datenbanken und Microsoft Access-Projekte mit einemverbessertenDienstprogramm,dasKomprimierungundReparaturineinem einzigen Vorgang durchfhrt und sicherer und effektiver arbeitet.x AutomatischeKomprimierung.AktivierenSieimDialogfeldOptionen,RegisterkarteAllgemein,dieOptionBeimSchlieenkomprimieren,umeineAccess-DatenbankodereinAccess-ProjektbeimSchlieenautoma-tisch zu komprimieren.x Konvertieren von Datenbanken in Microsoft Access 97-Format.Access2000-DatenbankenknnenSieindasAccess97-Dateiformatkonvertie-ren.2.7 Was ist neu bei den Beispielanwendungenx Nordwind GmbH. Die Beispielanwendung Nordwind wurde fr Benutzerentwickelt, die noch nicht mit Microsoft Access-Datenbanken gearbeitethaben. Nordwind enthlt Daten, die Sie ndern knnen, sowie Formulare,Berichte, Datenzugriffsseiten und andere Objekte, die Sie als Modelle frIhre eigenen Datenbanken verwenden knnen.x NordwindCS.DieBeispielanwendungNordwindCSenthlteinSQL-Skript,dasdieNordwind-DatenbankimMicrosoftSQLServererstellt,sowieeinMicrosoftAccess-Projekt,dasmitderNordwind-Datenbankverbunden wird. Das Access-Projekt enthlt Formulare, Berichte, Daten-zugriffsseitenundandereObjekte,dieSiealsModellefrIhreeigenenAccess-Projekte verwenden knnen.Kapitel 3Access installierenIn diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie Access 2000 als Einplatzversionauf einem PC installieren, so da Sie mit Access dann ohne Netzwerk arbei-tenknnen.Weiterhinwirddavonausgegangen,daSieAccess2000alsTeil von Office 2000 installieren.3.1 Access installierenGehen Sie folgendermaen vor:x Starten Sie Windows 9x, Windows NT oder Windows 2000.x Legen Sie die Installations-CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk ein.x StartenSiedieDateiSetup.exeimBasisverzeichnisderCD-ROM.Diesknnen Sie mit dem Explorer von Windows oder mit dem Befehl Ausfh-ren aus dem Men Start bewerkstelligen. Im letzteren Falle mssen Sie denBefehlinderFormd:setup(freinanderesLaufwerkentsprechendanders) angeben.Der gesamte Installationsproze ist narrensicher mengesteuert. Sie mssensich entscheiden, ob Sie eine Standard- oder eine benutzerdefinierte Installa-tion durchfhren wollen. Im letzteren Falle knnen Sie nicht nur bestimmen,Bild 3.1: Dieses Men wird angezeigt, wenn Sie auf den Pfeil am rechten Rand klicken.24 Kapitel 3: Access installierenwelche Office-Komponenten Sie installieren wollen, sondern auch, wie diesgeschehen soll, denn Sie knnen fr jede installierbare Komponente wie bei-spielsweisedieStandardassistenten,dieBeispieldatenbankenoderdenSnapshot-ViewerzwischendenOptionenwhlen,dieindeminBild3.1wiedergegebenenMendargestelltsind.SieschlagendiesesMendurchKlickenaufdaslinksnebenstehendwiedergegebeneSymbolauf,vgl.auchBild3.2.WennSiediebetreffendeKomponentenichtinstallierenwollen,whlenSiedieOptionNichtVerfgbar.MitBeidererstenVerwendunginstalliertwirddieKomponentezwarregistriert,diezugehrigenDateienwerdenjedochnichtaufdieFestplattekopiert.Diesgeschiehterstbeiderersten Verwendung dieser Komponente, weshalb Sie dann auch die Installa-tions-CD-ROMeinlegenmssen.DiesmssenSieauch,wennSiedieOptionVonCDstartenwhlen.MitVomArbeitsplatzstartenwerdenallefr die Komponente erforderlichen Dateien whrend des aktuellen Installati-onsvorgangs auf die Festplatte kopiert. Mit dieser Option whlen Sie sicher-lich die bequemste, wenngleich auch speicherintensivste Arbeitsweise.BeiderAuswahlderzuinstallierendenKomponentensolltenSiebeachten,daeinigeAccess2000-Featuresnurvollstndigfunktionieren,wennauchzumindesteinigederOffice-Toolsinstalliertsind.SosetztdievolleFunkti-onsfhigkeit der Datenzugriffsseiten die Installation der Office Webkompo-nenten voraus.Bild 3.2: Dialogfeld des Office 2000-Setup-Assistenten zur Bestimmung der zu installie-renden Komponenten, hier beim Nachinstallieren von KomponentenAccess installieren 25Im allgemeinen fahren Sie auch gut, wenn Sie die Standardinstallation wh-len. Die folgende bersicht, die der Online-Hilfe entnommen ist, informiertSiedarber,welcheKomponentenmitwelcherInstallationsoptionbeieinerStandardinstallation installiert werden und welche unbercksichtigt bleiben.Installation (Standard)Installation bei erstmaliger Verwendung (Standard)Feature Position im InstallationsprogrammClipArt-Gallery Office-Tools; ClipArtDateien fr Core-Support, Internationaler SupportOffice-Tools; Internationaler SupportEncapsulated Postscript Konverter und Filter; GrafikfilterGIF (Graphic Interchange Format) Konverter und Filter; GrafikfilterHilfe zu Microsoft Access Microsoft Access fr WindowsHilfe zu Microsoft Graph Office-Tools; Microsoft GraphIndexerstellung-Systemsteuerung Office-ToolsJPEG Interchange Format Konverter und Filter; GrafikfilterMacintosh PICT-Import Konverter und Filter; GrafikfilterMicrosoft Access-ProgrammdateienMicrosoft Access fr WindowsMicrosoft Graph Office-ToolsMicrosoft Office Shortcut-Leiste Office-ToolsMS Info Office-ToolsOffice Web Components Office-ToolsOffice-Assistent (ein Assistent) Office-Tools; Office-AssistentRechtschreibprfung Office-Tools; berprfungstoolsStandardassistenten Microsoft Access fr WindowsTIF-Dateiformat-Import Konverter und Filter; GrafikfilterTool fr Spracheinstellungen Office-ToolsTypische Designs Office-Tools; DesignsWebdiskussionen Office-ToolsWebpublishing Office-ToolsWindows Metafile-Import Konverter und Filter; GrafikfilterFeature Position im InstallationsprogrammBidirektionaler Support Office-Tools; Internationaler SupportChinesische Schriftzeichen (Taiwan)Office-Tools; Internationaler SupportChinesische Schriftzeichen (VR China)Office-Tools; Internationaler Support26 Kapitel 3: Access installierenKeine Installation (nur bei benutzerdefinierter Installation)Computer Graphics Metafile (.CGM)-ImportKonverter und Filter; GrafikfilterCorelDRAW Import Konverter und Filter; GrafikfilterDatenbankreplikation Microsoft Access fr WindowsDigitale Unterschrift fr VBA-ProjekteOffice-ToolsEnhanced Metafile (.EMF)-Import Konverter und Filter; GrafikfilterFPX-Import Konverter und Filter; GrafikfilterHilfe zu Visual Basic Office-ToolsJapanische Schriftzeichen Office-Tools; Internationaler SupportKodak Foto-CD-Import Konverter und Filter; GrafikfilterKoreanische Schriftzeichen Office-Tools; Internationaler SupportMicrosoft Query Office-ToolsNordwind Datenbank Microsoft Access fr Windows; Bei-spieldatenbankenOffice-Assistent (sieben weitere Assistenten)Office-Tools; Office-AssistentOrganigramm Office-ToolsPC Paintbrush PCX-Import Konverter und Filter; GrafikfilterPNG-Dateiformat-Import Konverter und Filter; GrafikfilterScanner- und Camera-Add-In Office-ToolsSnapshot Viewer Microsoft Access fr WindowsVisuelle Client/Server-Designtools Microsoft Access fr WindowsWebskripting (Microsoft Skript-Editor)Office-Tools; HTML-Quellcode-BearbeitungWeitere Assistenten Microsoft Access fr WindowsWeitere Designs Office-Tools; DesignsWindows Bitmap-Import Konverter und Filter; GrafikfilterWordPerfect-Grafikfilter Konverter und Filter; GrafikfilterFeature Position im InstallationsprogrammFeature Position im InstallationsprogrammErweiterte Supportdateien, Internationaler SupportOffice-Tools; Internationaler SupportFormel-Editor Office-ToolsKalender-Steuerelement Microsoft Access fr WindowsLotus VIM Mail-Support Office-ToolsKomponenten nachtrglich installieren und deinstallieren 27

Sofern Sie keine benutzerdefinierte Installation durchfhren, installieren dieSetup-ProgrammevonMicrosoftOffice2000undMicrosoftAccess2000den Microsoft Internet Explorer 5. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Instal-lationdurchfhren,knnenSieaufdieInstallationdesInternetExplorerverzichten. Microsoft Internet Explorer 5 ist jedoch erforderlich, um Daten-zugriffsseiten in Access 2000 verwenden zu knnen.3.2 Komponenten nachtrglich installieren und deinstallierenx Rufen Sie dazu das Setup-Programm, wie im vorigen Punkt beschrieben,erneutauf.Alternativ:RufenSieesmitdemToolSoftwareausderSystemsteuerung auf. Dann wird das in Bild 3.3 wiedergegebene Dialog-feld Microsoft Office 2000-Wartungsmodus angezeigt.Microsoft Foto-Editor Office-ToolsNordwind SQL-Projektdatei Microsoft Access fr Windows; Bei-spieldatenbankenUniverselle Schriftart Office-Tools; Internationaler SupportFeature Position im InstallationsprogrammBild 3.3: Dialogfeld Microsoft Office 2000-Wartungsmodus. Klicken Sie auf die Schalt-flche Features hinzufgen/ entfernen.28 Kapitel 3: Access installierenx Aktivieren bzw. deaktivieren Sie im Dialogfeld Features aktualisieren (vgl.obenBild3.2.)diezuinstallierendenbzw.zudeinstallierendenKompo-nenten, und besttigen Sie mit Jetzt aktualisieren.3.3 Access-Datenbanken frherer Versionen verwenden und konvertierenSieknnenmitAccess-DatenbankenfrhererVersioneninAccess2000arbeiten. Allerdings knnen Sie deren Objekte dann nicht verndern, so daSie beispielsweise ein Formular nicht in der Entwurfsansicht bearbeiten kn-nen. Hierauf weist Access nach dem ffnen einer derartigen Datenbank hin.Daher sollten Sie im allgemeinen frhere Access-Datenbanken in das FormatAccess 2000 konvertieren. Diese Mglichkeit bietet Access an, wenn Sie eineDatenbank einer frheren Version ffnen wollen. Sie knnen dies aber auchunabhngigvomffnenimMenExtrasmitdemBefehlDatenbank-Dienstprogramme,UnterbefehlDatenbankkonvertierenveranlassen.DieOption zum Konvertieren in die aktuelle Datenbankversion steht allerdingsnurzurVerfgung,wennkeineDatenbankgeffnetist.DafrknnenSieeine geffnete Datenbank in ein Format der vorhergehenden Access-Version,alsonachAccess 97,konvertieren.FrdiekonvertierteDatenbankmssenSieeinenanderenNamenalsden(bestehenden)derzukonvertierendenangeben.DaherverfgenSienachderKonvertierunginjedemFalleauchnoch ber die alte Version.Kapitel 4Einfhrung in AccessDerUmgangmiteinerSoftwareltsichimallgemeinenambestenanHandvonBeispielen,dieamBildschirmverfolgtwerdenknnen,erlernen.DieserRegelfolgeichauchimvorliegendenBuch.GeradeimFalleeinesDatenbanksystemsempfiehltessichjedoch,sichinallgemeinerWeisebergrundlegendeundstrukturierendeBegriffeundkonzeptionelleLinienzuinformieren, damit Sie die verschiedenen Einheiten des Systems als aufeinan-der bezogene erkennen knnen.4.1 Konzept4.1.1 Access - ein Datenbank-Managementsystem (DBMS)Eine Datenbank ist eine geordnete und strukturierte Zusammenstellung vonDaten.BeiAccessknnendieDatenselbstsehrunterschiedlicherArtsein:Texte,Zahlen,Wahrheitswerte,Hyperlinks,Bilder.EinfacheDatenbanken,die aus nur einer Tabelle bestehen, lassen sich im allgemeinen auch sehr ein-fachverwalten(EingabeundZugriffaufdieDaten).DaherverfgensogarverschiedeneTabellenkalkulationsprogramme(vgl.z.B.MicrosoftExcel)ber Mglichkeiten, einfache Datenbanken anzulegen und zu verwalten. ImallgemeinenbestehteinedenErfordernissenderPraxisgengendeDaten-bankdagegenausmehrerenTabellen,derenDatenmiteinanderverknpftsind. Eine solche Datenbank wird als relationale Datenbank bezeichnet. DieDatenhaltung in relationalen Datenbanken kann und sollte frei von Redun-danz sein: Dieselbe Information soll nur einmal (an nur einer Stelle) gespei-chert werden. Redundanzfreiheit ist vorteilhaft fr Speicherplatz, vor allemaber fr die Widerspruchsfreiheit der Informationen in der Datenbank (vgl.dazugenauerKap.7,EineDatenbankkonzipierensowieKap.32,Daten-modellierungfrFortgeschrittene).DieOrganisierungderDatenzugriffeinrelationalen Datenbanken ist derart komplex, da diese Aufgabe nicht mehr30 Kapitel 4: Einfhrung in AccessquasinebenbeivoneinemTabellenkalkulationsprogrammgelstwerdenkann, sondern nur noch von einer speziellen Software - einem RelationalenDatenbank-Managementsystem (RDBMS). Access ist ein RDBMS.4.1.2 Tabellen: Speicherung der DatenDie Daten einer Access-Datenbank werden in Tabellen gespeichert. Tabellensind daher die Grundlagen einer Datenbank. Wie viele Tabellen eine Daten-bank umfat und in welcher Weise die Daten der einzelnen Tabellen mitein-anderverknpftsind,ltsichnichtallgemeinsagen.DieseAufgabemubeidenberlegungenzumDatenbankdesigngelstwerden.JedeeinzelneTabelle ist dagegen in gleicher Weise aufgebaut.TabellensindinZeilenundSpaltenorganisiert.JedeZeilestellteinenDatensatz dar, jede Spalte ein Feld. So sind im Tabellenausschnitt in Bild 4.1folgende Felder zu sehen: PersonalCode, Nachname, Vorname, Sex, Anrede,Geburtsdatum,EinstellungsdatumundStrae.EinFeldenthltdahersovieleWerte,wieeineTabelleDatenstzeaufweist.DasFeldNameenthltz.B. (soweit im Bild wiedergegeben) die sechs Werte Biedermann, Gersdorff,Lauser, Lejeune, Mahlmann und Thiedemann. Obwohl die Werte eines Fel-des sich im allgemeinen inhaltlich unterscheiden, sind sie doch von gleicherArt. So enthlt das Feld Name lauter Textwerte, whrend das Feld Geburts-datum nur Datumswerte aufweist. Fr eine effiziente Datenbankverwaltungisteserforderlich,dabeiderDefinitioneinerTabellefrjedesFeldseinDatentyp festgelegt wird, vgl. genauer Kapitel 8, Tabellen: Grundlagen.4.1.3 Abfragen: Auswhlen von DatenStellenTabellendieInformationsgrundlageeinerDatenbankdar,sosindAbfragendaswichtigsteInstrumentderDatenverwaltung.MiteinerAbfragestellenSieausderGesamtheitderDatendiejenigenInformationenzusammen,dieSiefreinenbestimmtenZweckbentigen.SoknnenSiebeispielsweise aus zwei Tabellen, von denen die eine Personaldaten und dieanderedievondeneinzelnenMitarbeiternbetreutenProjekteenthlt,alleProjektezusammenstellenlassen,derenAuftragsvolumenimletztenJahr100.000 DM berschritt; vgl. dazu Bild 4.2 und 4.3. Mit einer Abfrage kn-nenSieaberebensoguteineeinzelneInformation(z.B.dieProjektbezeich-Bild 4.1: TabellenausschnittKonzept 31nungdesProjektsmitderProjektNr5)odereineaggregierteInformation(z.B.dasgesamteAuftragsvolumendernochnichtabgeschlossenenPro-jekte) ermitteln lassen.DadieinterneDatenorganisation(wieauchdieuereForm)vonAbfra-geergebnissen derjenigen in Tabellen entspricht, knnen Sie Abfragen ann-herndsoeinsetzenwieTabellen.BeispielsweiseknnenSieeinFormularodereinenBerichtebensogutaufeinerAbfragebasierenwieaufeinerTabelle.AbfragenknneninAccessaufsehrbequemeWeiseerstelltwerden(vgl.genauerKap.10,Abfragen:Grundlagen).SieknnenAbfragenzusammenmitderDatenbankspeichern.ImallgemeinenenthlteineDatenbankeineBild 4.2: Tabelle Personal enthlt Mitarbeiterangaben, Tabelle Projekte Angaben zu Projekten, die von den einzelnen Mitarbeitern betreut werden. Beide Tabellen sind ber die Personalnummer miteinander verknpft.Bild 4.3: Die Abfrage stellt ausgewhlte Mitarbeiter- und Projektangaben fr alle Projekte zusammen, deren Auftragswert mehr als 100.000 DM betrgt.32 Kapitel 4: Einfhrung in AccessVielzahl von gespeicherten Abfragen, die dann jeweils bei Bedarf aufgerufenoderdauerhaftalsDatenherkunftvonFormularenoderBerichtendienen.ObwohldasAbfrageergebnisgroeMengenvonDatenbeinhaltenkann,verbrauchteinegespeicherteAbfragenursehrwenigSpeicherplatzaufderFestplatte. Insbesondere ist der bentigte Speicherplatz unabhngig von derimAbfrageergebnisvorhandenenDatenmenge.Diesistdarinbegrndet,daAccessnurdieAbfrageformulierungspeichert,nichtjedochdasAbfra-geergebnis. Die Folge dieses Konzepts ist natrlich, da das Abfrageergebnisjedesmalneuermitteltwerdenmu,wenndieAbfragebentigtwird.DaskostetmehroderwenigervielZeit,hatjedochdenunschtzbarenVorteil,daAbfrageergebnissestetsdemneuestenDatenmaterialderTabellenent-sprechen.4.1.4 Formulare: bersichtliche Darstellung und Eingabe von DatenTabellenundAbfragenstellendieDatenintabellarischer,standardisierterFormdar.DieseArtderDarstellungerweistsichalsvorteilhaft,wennSiemehrere Datenstze gleichzeitig auf dem Bildschirm sehen und ggf. bearbei-tenwollen.DerBenutzerhatallerdingskaumMglichkeiten,dieArtderDarstellungzubeeinflussen.InFormularenkannderBenutzerdagegenaufvielfltigste Weise bestimmen, wie die Daten auf dem Bildschirm dargebotenwerden.DiesgeschiehtdurchAnordnungundGestaltungvonEingabefel-dern(beiAccessheiendieseTextfelder)undihrenBezeichnungen,Aus-wahlfeldern,Optionsgruppen,Unterformularen,Registern,grafischenEle-menten etc. Formulare erlauben eine derartige Gestaltung Ihrer Datenbank,dasieohneweiteresvonDritten,dieimbrigenkeinerleiAccess-Kennt-nisse zu besitzen brauchen, bearbeitet werden kann, lesend wie schreibend.Bild 4.4: Formular mit Unterformular zur Bearbeitung der Daten aus den beiden Tabellen Personal und Projekte (vgl. oben, Bild 4.2)Konzept 33AccessstelltIhnenmitMglichkeitenwieAutoFormularoderFormular-AssistentWerkzeugezurVerfgung,mitdenenSieaufsehreinfacheundbequemeWeiseverschiedeneStandardformulareerzeugenknnen.AnspruchsvollereFormulare,diez.B.eineindividuelleGestaltungderFor-mularelemente(Eingabefelder,Listenfelderetc.)umfassenmgen,knnenund mssen Sie manuell erzeugen. Auch dies knnen Sie jedoch, da Sie kon-sequentdieMaustechnikeneinsetzenknnen,aufrechteinfacheWeisebewerkstelligen,insbesonderedann,wennSiesichmitdemFormular-Assi-stenteneinbereitsvollfunktionierendesFormularerstellenlassen,dasSiedann anschlieend nur noch Ihren Bedrfnissen entsprechend abndern.4.1.5 Berichte: Drucken von Daten in bersichtlicher und gruppierter FormBerichte haben eine groe hnlichkeit mit Formularen, denn mit ihnen ltsich die Wiedergabe von Daten in hnlicher Weise gestalten wie mit diesen.SieunterscheidensichvonFormularenvoralleminzweiPunkten:1. BerichtesindnichtfrdenBildschirm,sondernfrdieDruckausgabegedacht.2. InBerichtenknnenSieDateningruppierterWeiseausgebenundberechnenlassen,wiediesinFormularennichtmglichist.Eingrup-pierterBerichtistbeispielsweiseinBild4.5wiedergegeben.BerichtesetzenSiebesondersvorteilhaftein,wennSiegroeDatenmengeninbersichtli-cher Form auf dem Drucker ausgeben lassen wollen.AuchBerichteknnenalsAutoBerichtemitdemBerichts-Assistentenerzeugtwerden.BezglichStandardisierungundindividuellerGestaltunggilt hier das gleiche, was im letzten Punkt ber Formulare angefhrt wurde.Bild 4.5: Gruppierter Bericht (Ausschnitt)34 Kapitel 4: Einfhrung in Access4.1.6 Makros: Benutzerdefinierte Programmsteuerung ohne ProgrammierenMit Makros knnen Sie die wichtigsten Access-Aktionen, die Sie sonst ma-nuell mittels Ausfhren von Menbefehlen oder durch Anklicken von Sym-bolschaltflchen veranlassen, automatisch ausfhren lassen. Der Einsatz vonMakroserweistsichalsbesonderswirkungsvoll,wennSiedieseinVerbin-dungmitderFhigkeitvonFormularenundBerichtenverbinden,einMakroanllicheinesbestimmtenFormular-oderBerichtsereignisseszumAusfhren aufzurufen (zur Bedeutung von Ereignissen in Access vgl. in die-sem Kapitel Punkt 4.1.8, Ereignisse: Ablufe bedingt und automatisch steu-ern). So knnen Sie beispielsweise ein Makro erstellen, welches das Formu-larBestellungenffnetundanzeigt.DiesesMakroknnenSiemitdemEreignisBeimKlickeneinerBefehlsschaltflche,dieSieimFormularKun-denadressen untergebracht haben, koppeln, so da das Formular Bestellun-gen geffnet wird, wenn Sie auf diese Befehlsschaltflche klicken. Es lassensich auch wesentlich komplexere automatische Ablufe und Ereigniszusam-menhnge bilden, vgl. Bild 4.6.MakroswerdenaufsehrbequemeWeiseintabellarischangeordnetenMakrofenstern erstellt. Auf diese Weise knnen Sie Programmablufe auto-matisieren, ohne programmieren zu mssen.Bild 4.6: Das Makrofenster Lieferanten aus der Datenbank Nordwind.mdb enthlt viele Makros, von denen hier die beiden Makros Artikel hinzufgen und Artikelbersicht, die jeweils eigenstndig ausgefhrt werden knnen, zu sehen sind. In die Kommentarspalte knnen ausfhrliche Kommentare geschrieben werden. In der Spalte Bedingung knnen Bedingungen angegeben werden, von deren Zutreffen die Ausfhrung einzelner Makroan-weisungen abhngig ist.Konzept 354.1.7 Module: Programmieren mit VBAObwohldiemitMakroserzielbarenAutomatisierungensehrweitreichendsind,werdensievielenAnwendern,vorallemdenfortgeschrittenen,nichtausreichen.MitVBA(=VisualBasicforApplications)stelltAccess2000eine mchtige Programmiersprache zur Verfgung, mit der Sie alle Mglich-keiten,diemoderneProgrammiersprachenblicherweisehaben,realisierenknnen.VBAistdieanwendungsbergreifendeProgrammiersprachevonMicrosoft, die in allen Office 2000-Anwendungen sowie in MS Visual Basicselbst gleichermaen definiert und verfgbar ist. Aus diesem Grunde knnenSie VBA-Code, den Sie in Access 2000 erstellt haben, prinzipiell auch in denanderengenanntenAnwendungenverwenden.(Einschrnkungenknnensich ergeben, wenn Sie Objekte oder Funktionalitten ansprechen, die nur inAccessverfgbarsind;jedochltsichauchdieserFalllsen,vgl.genauerKap.33,IntegrationvonAccess2000inandereOffice2000-Anwendun-gen.) Der Einsatz von VBA ist besonders ntzlich, wenn Sie selbst Funktio-nenschreibenwollen,weilSievielleichteinespezielleBerechnung,dieSieimmer wieder bentigen, nicht mit den Standardfunktionen von Access aus-fhrenknnen.DarberhinausweistVBAvieleSprachelementeauf,diespezielldemProgrammierenvonDatenbankobjektendienen.DieinVBAgeschriebenenFunktionenundProzedurenknnengenausoanEreignissederFormulareundBerichtegebundenwerdenwiedieMakros.Daherltsich mit Hilfe von VBA praktisch jede Art von Automatisierung erzielen, dieSie wnschen.Bild 4.7: Modulfenster zum Bearbeiten von Access Basic-Prozeduren. Hier ist die benutzer-definierte Funktion AnschriftString zu sehen, welche aus vier Adreangaben einen String mit geeigneten Zeilenumbrchen fr das Anschriftenfenster im Brief erzeugt und ausgibt.36 Kapitel 4: Einfhrung in Access4.1.8 Ereignisse: Ablufe bedingt und automatisch steuernInAccesssindfrdieunterschiedlichstenObjekteEreignissedefiniert.EinEreignisisteineEigenschaftdesjeweiligenObjekts.FreinFormularbei-spielsweiseexistiertdasEreignisBeimAnzeigen.DiesesEreignistrittein,wenndasFormularangezeigtwird,wasz.B.beimffnenoderbeimEin-blenden eines bereits geffneten Formulars zutrifft. Ein anderes Beispiel freinEreignisisteinTextfeld,indasSieineinemFormularDateneingebenknnen.FrTextfelderbeispielsweiseistu.a.dasEreignisVorAktualisie-rungdefiniert.EreignissesindimallgemeinendasErgebniseinerBenutzer-aktion.DiebesondereBedeutungvonEreignissenliegtdarin,dadiesenMakrosoderVBA-Prozedurenzugeordnetwerdenknnen,dieausgefhrtwerden,wenndasEreigniseintritt.SoknnenSiebeispielsweisedemebenangefhrtenFormularereignisBeimAnzeigeneinMakroodereineVBA-Prozedurzuordnen,welchedafrsorgt,dadieDatenbasisdesFormularsaktualisiertwird,weilinderZwischenzeitmglicherweiseDatennderun-genvorgekommensind.AccesskannaufeinegroeZahlvonEreignissenreagieren.FreinFormularz.B.sind32Ereignissedefiniert,vgl.Bild4.8,fr ein Textfeld 15.Bild 4.8: Ereignisse eines Formulars, angezeigt im Eigenschaftenfenster eines FormularsKonzept 374.1.9 Objekte: Bequeme Bezugnahme auf die Elemente des DBMS Die verschiedenen selbstndigen Elemente, mit denen das DBMS Access dieDatenbankverwaltungorganisiert,undberdieSieverfgenknnen(z.B.Tabellen,Formulare,Module,aberaucheinzelneFormularelementewieTextfeld,Listenfeldetc.),werdenalsObjektebezeichnet.JedesObjekthateinenNamen,beispielsweisedenNamenKundenadressenfreineTabelleoderMehrwertsteuerfreinTextfeldineinemFormular.Siebeziehensichauf ein Objekt, indem Sie seinen Namen anfhren. EinObjekthatimallgemeineneineodermehrereEigenschaften.Sobesitztein Formular unter seinen vielen Eigenschaften auch die Eigenschaft Daten-herkunft,frdieSiedenNameneinerTabelleoderAbfrageangebenkn-nen. Eine andere Formulareigenschaft ist z.B. Datensatzmarkierer, wofr SieJaoderNeinangebenknnen,jenachdem,obimbetreffendenFormularderDatensatzmarkierer(eineLeisteamlinkenFormularrand)angezeigtwerden soll oder nicht. Die Eigenschaften der verschiedenen Objekte lassensichimallgemeinensehrleichtzuweisen(bzw.imSprachgebrauchvonAccess:einstellen),weilSiedafrdassogen.Eigenschaftenfensterbenutzenknnen,welchesgenaudiefrdasjeweilsmarkierteObjektverfgbarenEigenschaftenanzeigtund,woimmerdiesmglichundsinnvollist,diemglichen Einstellungswerte auflistet, aus denen Sie dann whlen knnen.DiekonsequenteOrganisierungderAccess-ElementealsmitNamenverse-heneundeinstellbareEigenschaftenbesitzendeObjektemachtdieStrukturselbst so komplexer Objekte wie Formulare, Tabellen oder Berichte transpa-rent und erhht die Verstndlichkeit von Formeln und anderen Ausdrcken,in denen Access-Elemente angefhrt und verarbeitet werden, ungemein.ObjektelassensichimallgemeinenmitdenblichenWindows-Technikenkopieren. Das gilt auch fr ganze Tabellen, Formulare etc.: x Markieren Sie das Objekt, klicken Sie auf die links nebenstehende Sym-bol-Schaltflche Kopieren oder whlen Sie den Befehl Kopieren aus demMen Bearbeiten (bzw. Tastenkombination (Strg)+(C)).x Klicken Sie anschlieend auf die Symbol-Schaltflche Einfgen (vgl. linksnebenstehend) oder whlen Sie den Befehl Einfgen aus dem Men Bear-beiten (bzw. Tastenkombination (Strg)+(V)). Je nach Objekt werden Siebeim Einfgen aufgefordert, weitere Angaben (z.B. einen neuen Objektna-men anfhren) zu machen.AlleObjekteeinerDatenbankwerdenineinerDatei,derDatenbankdatei,gespeichert.DaherknnenSiesichersein,dasmtlicheElemente,dieSiefreinebestimmteDatenbankerstellthaben,mitdemffnenderentspre-chenden Datenbankdatei zur Verfgung stehen. Import-undExportmglichkeitenvonTabellenmachenesaberauchmg-lich, diese auszulagern. Weiterhin knnen Sie Tabellen aus anderen Anwen-dungen,auchfremderFormate(z.B.Btrieve,Paradox,dBase,Excel,sogar38 Kapitel 4: Einfhrung in AccessTextformat),ineineAccess-Datenbankeinbinden.EingebundeneTabellenwerden wie eigene verwaltet, so da sie gelesen, aber auch beschrieben wer-den.WennSiemitVBAprogrammieren,stehenfrdiemeistenObjekteauchMethoden zur Verfgung, die deren Manipulation einfach macht, denn VBAisteineobjektorientierteProgrammiersprache.AufdieseWeisewirdaucherreicht,dazwischendernormalenAusfhrungvonAccess,wiesiejederBenutzerohneVBA-Prozedurenkennt,undderSteuerungmitHilfevon VBA-Prozeduren kein konzeptioneller Unterschied besteht, so da keinprinzipielles Umdenken erforderlich ist, wenn Sie zwischen den beiden Ebe-nen wechseln.4.1.10 Datenstze: Automatisches SpeichernWennSieDatenineinFormular,eineTabelleoderindasDatenblatteinesAbfrageergebnisseseingebenodervorhandeneDatendortbearbeiten,spei-chertAccessdieVernderungautomatisch,sobaldessiealsabgeschlossenerkennt. Wenn Sie beispielsweise einzelne Felder eines Datensatzes in einemFormularbearbeiten,werdendieVernderungenautomatischundohneMeldung gespeichert, sobald Sie zu einem anderen Datensatz blttern. DieseVerfahrensweise hat den groen Vorteil, da Sie sich als Benutzer (und ggf.auch als Programmierer) um das Speichern von Daten im allgemeinen ber-hauptnichtzukmmernbrauchen.IneinerMehrbenutzerumgebungsinddadurch vernderte Datenstze sofort fr andere Benutzer aktualisiert. Fer-ner haben Sie eine relativ groe Datensicherheit gegenber Systemabstrzen,weil ungesicherte Datennderungen praktisch nicht vorkommen.Beim Testen einer bereits mit Daten versehenen Datenbank mssen Sie ande-rerseitsvorsichtigvorgehen,dennanders,alsSieesvielleichtbishervonanderen Datenbankprogrammen gewohnt sind, werden auch Datennderun-gen,dieSielediglichzuTestzweckenvornehmenwollen,sofortpermanentgemacht. 4.1.11 Die Jet-Datenbank-EngineWie die vorangehenden Punkte dieses Kapitels gezeigt haben, handelt es sichbeiAccessumeineAnwendung,dieesIhnenermglicht,Datenbeinahebeliebig komplexer Art komfortabel und sicher zu organisieren und zu ver-walten. Der Komfort wird dabei vor allem durch Werkzeuge wie Formulare,Datenblattansichten oder Berichte, die mit Mitteln der grafischen Benutzer-oberflche(vorallemEinsatzderMaus)gesteuertwerden,gewhrleistet.Fr die Datensicherheit sorgt dagegen ein Programm-Modul, das im Hinter-grundarbeitet:dieJet-Datenbank-Engine1.AufgabedieserDatenbank-Maschine ist es, eine relationale Datenbank nach allen Regeln der Kunst undderengrundlegendesindmittlerweileinternationalquasistandardisiertzuverwalten.DazugehrenvorallemRegelnderDefinition,Organisa-tion, Manipulation und Sicherheit der Daten. Diese Regeln mssen in allenKonzept 39relationalenDatenbank-ManagementsystemeningleicherWeiseaktivundpassivdurchgesetztwerden.DasProgramm-ModulJet-Datenbank-Engineist konsequent in das Konzept der Objekt-Organisation integriert: Microsofthat das Objekt Data Access Object im allgemeinen und auch hier im fol-genden als DAO bezeichnet entwickelt, welches die Jet-Datenbank-Engineals ein Objekt enthlt. Genau genommen ist daher nicht die Jet-Datenbank-Engine,sonderndasObjektDAOeineigenesProgramm-Modul.DiesesModulwirdeigenstndigauchmitdenanderenAnwendungendesOffice-PaketssowiemitVisualBasicausgeliefert.Daheristesauchmglich,berdievolleFunktionalittdesRelationalenDatenbank-Mangamentsystemsz.B. von Excel aus zu verfgen. Auf diese Weise werden Office-Anwendun-gen hinsichtlich der Datenverwaltung integriert.4.1.12 Assistenten und Auto-ObjekteZur Vereinfachung hufig vorkommender komplexer Aufgaben stellt AccessmehrereAssistentenunddieMglichkeitautomatischerzeugbarerObjektezur Verfgung. Die Assistenten fhren Sie Schritt fr Schritt weiter und bie-tenIhnendabeigeeigneteAuswahlalternativenundHinweisean.WennSiealle Schritte ausgefhrt haben, hat der Assistent eine fertige Tabelle, ein fer-tigesFormularetc.erstellt.DiewichtigstenAssistentenundAuto-Objektesind die folgenden:x Tabellen. Mit dem Tabellen-Assistenten knnen Sie eine neue Tabelle defi-nieren und dabei aus einer Vielzahl von Beispieltabellen und praxisgerech-ten Beispielfeldern auswhlen.x Formular.MitdemFormular-AssistentenknnenSieverschiedeneFor-mulare einschlielich Haupt- mit Unterformular in einer standardisier-tenFormerzeugen.AuerdemFormular-AssistentenknnenSieauchverschiedene Formen von AutoFormular whlen, dann erstellt der Formu-lar-AssistentfrdieTabelleoderAbfrage,die(oderderenSymbolimDatenbankfenster) gerade aktiv ist, ein neues Formular vollstndig auto-matisch. In vielen Fllen gengt ein derartiges Formular den praktischenAnsprchen. Darber hinaus stehen Ihnen ein Diagramm-Assistent sowieein Assistent zum Erzeugen von Pivot-Tabellen zur Verfgung; fr letzteremu auf Ihrem PC MS Excel verfgbar sein.1. MitAccess2000wirdesmglich,dieTabellenundAbfragenstattvonderJet-Datenbank-Engine vom Microsoft SQL-Server verwalten zu lassen. Diese Arbeits-weise,vonderichhierabstrahiere,wirdausfhrlichweiteruntenbeschrieben,vgl.Kap.37,Access-ProjektealsClient/Server-Datenbank:Grundlagen,sowieKap. 38, Access-Projekt erstellen.40 Kapitel 4: Einfhrung in Accessx Bericht. Mit dem Berichts-Assistenten knnen Sie verschiedene Berichte einschlielich gruppierte Berichte in einer standardisierten Form erzeu-gen.WennSieeinenAutoBerichtwhlen,erstelltderBerichts-Assistentfr die Tabelle oder Abfrage, die (oder deren Symbol im Datenbankfen-ster)geradeaktivist,einenneuenBerichtvollstndigautomatisch.Hiergilt nach meiner persnlichen Einschtzung weniger als fr die AutoFor-mulare, da ein derartiger Bericht den praktischen Ansprchen gengt, soda Sie einen vollstndig automatisch erzeugten Bericht vermutlich fterberarbeiten mssen.x Abfrage. Abfrage-Assistenten untersttzen Sie beim Erstellen von vier ver-schiedenen Arten komplexerer Abfragen.Bild 4.9: Der Tabellen-Assistent zum Erstellen einer neuen Tabelle lt Sie aus einer Vielzahl von Tabellen und jeweils dazugehrigen Tabellenfeldern mit wichtigen Eigenschaften whlen.Bild 4.10: Mit den Formular-Assistenten knnen Sie mehrere verschiedene Formulararten erzeugen.Konzept 41Bild 4.11: Mit den Berichts-Assistenten knnen Sie verschiedene Berichtsarten erzeugen.Bild 4.12: Sie knnen diese vier verschiedenen Abfragearten vom Assistenten erzeugen lassen.Bild 4.13: Erstes Dialogfeld des Steuerelement-Assistenten fr ein Kombinationsfeld42 Kapitel 4: Einfhrung in Accessx Steuerelement.WennSieineinFormularodereinenBerichteinneuesSteuerelement(z.B.einKombinationsfeldodereineBefehlsschaltflche)einfgen, knnen Sie sich von einem fr das jeweilige Steuerelement spezi-fischen Assistenten untersttzen lassen, die verschiedenen Steuerelement-eigenschaften einfach und sinnvoll auszufllen.Die Assistenten insgesamtDie folgende bersicht zeigt Ihnen insgesamt, fr welche Aufgaben Assisten-ten zur Verfgung stehen.AssistentBeschreibung AutoWhler-AssistentErmglicht Ihnen das Festlegen von Mode-minformationen, wenn Sie in der Formular-ansicht auf eine AutoWhler-Schaltflche klicken. AutoFormular-AssistentErstellt ein Formular automatisch. AutoFormat-AssistentWendet ein vordefiniertes Format auf ein Formular oder einen Bericht an. AutoSeiten-AssistentErstellt eine Datenzugriffsseite automatisch. AutoBerichts-AssistentErstellt einen Bericht automatisch. Diagramm-AssistentFgt ein Diagramm zu einem Formular oder Bericht hinzu, das auf den Daten in einer Tabelle oder Abfrage basiert. Kombinationsfeld-AssistentErstellt in einem Formular ein Kombina-tionsfeld-Steuerelement. Befehlsschaltflchen-AssistentErstellt in einem Formular ein Befehls-schaltflchen-Steuerelement. Assistent zur Behebung von Replikationskonflikten Lst Konflikte, die beim Synchronisieren zwischen replizierten Datenbanken auf-treten. Abfrage-Assistent fr Kreuztabellen Erstellt eine Abfrage, die Daten in einem kompakten Format, das einer Kalkulations-tabelle hnelt, zusammenfat. Assistent zur Datenbank-aufteilung Teilt Datenbanken in eine Backend- und eine Frontend-Datenbank, so da ein oder mehrere Benutzer lokale Kopien der Frontend-Datenbank einsetzen knnen, die mit den Daten (in der Backend-Datenbank) auf einem Server verbunden sind. Datenbank-AssistentErstellt eine vllig neue Datenbank fr eine Vielzahl unterschiedlicher Einsatzmglich-keiten. Dabei stehen 2210 vordefinierte Modelle zur Verfgung. Konzept 43DokumentiererErstellt einen Access-Bericht, in dem die Entwurfsmerkmale von Datenbank-objekten angezeigt werden. Textexport-AssistentExportiert Daten in eine Textdatei. Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche Erstellt eine Abfrage zum Abrufen von Datenstzen, die Duplikatwerte aufweisen und sich in einer einzelnen Tabelle oder Abfrage befinden. Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche Erstellt eine Abfrage zum Abrufen von Datenstzen in einer Tabelle, fr die es in einer verknpften Tabelle keine Entsprechung gibt. Formular-AssistentErstellt ein neues Formular. Exchange/Outlook-Import-Assistent Importiert einen Exchange- oder Outlook-Ordner in eine Tabelle einer Microsoft Access-Datenbank. HTML-Import-AssistentImportiert HTML-Tabellen und -Listen aus dem Internet oder einem Intranet in eine Microsoft Access-Tabelle. Import-Assistent fr Kalkulationstabellen Importiert eine Microsoft Excel- oder eine andere Tabellenkalkulationstabelle in eine Microsoft Access-Tabelle. Textimport-AssistentImportiert eine Textdatei in eine Microsoft Access-Tabelle. Eingabeformat-AssistentErstellt ein Eingabeformat fr ein Feld, das Sie in einer Tabelle auswhlen. Etiketten-AssistentErstellt Adressetiketten in Standardgren und benutzerdefinierten Gren. Exchange/Outlook-Verknpfungs-Assistent Verknpft einen Exchange- oder Outlook-Ordner mit einer Tabelle in einer Microsoft Access-Datenbank. HTML-Verknpfungs-Assistent Verknpft eine HTML-Tabelle oder -Liste auf dem Internet oder einem Intranet in einer Microsoft Access-Tabelle. Verknpfungs-Assistent fr Kalkulationstabellen Verknpft Tabellenkalkulationsdaten in einer Microsoft Access-Tabelle. Textverknpfungs-AssistentVerknpft eine Textdatei in einer Microsoft Access-Tabelle. Tabellenverknpfungs-Manager Verwaltet Tabellenverknpfungen zwischen Datenbanken. AssistentBeschreibung 44 Kapitel 4: Einfhrung in AccessListenfeld-AssistentErstellt in einem Formular ein Listenfeld-Steuerelement. Nachschlage-AssistentErstellt in einer Tabelle eine Nachschlage-Spalte, in der eine Liste von Werten angezeigt wird, aus der der Benutzer auswhlen kann. Assistent zur Konvertierung eines Makros in ein Modul Konvertiert Makros in Visual Basic-Code. Microsoft SQL Server Datenbank-Assistent Erstellt eine neue Microsoft SQL Server-Datenbank, mit der ein neues Microsoft Access-Projekt verbunden ist. Microsoft Word-Seriendruck-Assistent Verwaltet Seriendruckoperationen unter Verwendung von in Microsoft Word gespeicherten Briefen und in Microsoft Access gespeicherten Adressen. Optionsgruppen-AssistentErstellt in einem Formular eine Gruppe von Optionsschaltflchen. Seitenkombinationsfeld-Assistent Erstellt ein Dropdownfeld auf einer Daten-zugriffsseite. Seitenbefehlsschaltflchen-Assistent Erstellt eine Befehlsschaltflche auf einer Datenzugriffsseite. Seitenlistenfeld-AssistentErstellt ein Listenfeld auf einer Datenzu-griffsseite. Seiten-AssistentErstellt eine neue Datenzugriffsseite. Teilreplikations-AssistentErstellt oder ndert ein Teilreplikat einer Replikatsdatenbank. Assistent zur LeistungsanalyseAnalysiert die Leistung einer Datenbank und macht Vorschlge zur Verbesserung der Leistung. PivotTable-AssistentErstellt in einem Microsoft Access-Formular eine Microsoft Excel-Pivot-Tabelle. Assistent zum Drucken von Beziehungen Erstellt einen Bericht, in dem die Beziehungen in einer Microsoft Access-Datenbank mittels eines Diagramms dargestellt werden. Berichts-AssistentErstellt einen Bericht, der auf einer Tabelle oder Abfrage basiert. Auswahlabfrage-AssistentErstellt eine Auswahlabfrage, die auf den von Ihnen ausgewhlten Feldern basiert. AssistentBeschreibung Konzept 454.1.13 GeneratorenFrvielemeistkleinere,wenngleichmanchmalschwierigeAufgabenstellt Access ein Hilfswerkzeug zur Verfgung, das Generator genannt wird.BeispielsweisegibteseinenAusdrucks-Generator,einenFarb-Generator,einenFeld-Generatoretc.,umAusdrckezuerzeugen,Farbenzuzuweisenoder Eigenschaften von Tabellenfeldern einzustellen.Feldverknpfungs-Assistent fr Unterformulare/-berichte Verknpft Felder in einem Hauptformular und einem Unterformular oder in einem Hauptbericht und einem Unterbericht. Unterformular-/Unterberichts-Assistent Erstellt in einem Formular oder Bericht ein neues Unterformular oder einen Unterbe-richt. bersichts-ManagerErstellt und verwaltet bersichtsformulare fr Anwendungen. Tabellenanalyse-AssistentTeilt eine Tabelle mit vielen Duplikatwerten in verknpfte Tabellen auf, die effektiver gespeichert werden knnen. Tabellen-AssistentErstellt eine neue Tabelle. Upsizing-AssistentPat die Gre einer Microsoft Access-Datenbank an eine Microsoft SQL Server-Datenbank an. Benutzer-Datensicherheits-Assistent Erstellt aus einer vorhandenen Datenbank eine neue, verschlsselte Datenbank mit geregeltem Benutzerzugriff. Reguliert den Benutzerzugriff auf die aktuelle Datenbank und erstellt eine ungesicherte Sicherungs-kopie der Datenbank. AssistentBeschreibung Bild 4.14: Die Generator-Schaltflche mit den drei Punkten erscheint, wenn ein Bearbei-tungsfeld aktiv ist, zu dem ein Generator geffnet werden kann. In der wiedergegebenen Situation ist das Bearbeitungsfeld fr die Eigenschaft Steuerelementinhalt eines Textfeldes aktiv.46 Kapitel 4: Einfhrung in AccessEinen Generator rufen Sie allgemein auf, indem Sie im Eigenschaftenfensterauf die kleine Schaltflche mit drei Punkten, die kontextbezogen eingeblen-detwird,klicken.WennSiebeispielsweiseeineEigenschafteinesSteuerele-ments in einem Formular bearbeiten, erscheint am rechten Rand des Eigen-schaften-BearbeitungsfeldesdieGenerator-Schaltflche.InBild4.14sehenSie diese Schaltflche am rechten Rand des Bearbeitungsfeldes fr die Eigen-schaftSteuerelementinhalt,weildiesesgeradebearbeitetwird.WennSieindiesemFalleaufdieGenerator-Schaltflcheklicken,wirdderAusdrucks-Generatorgeffnet,dessenDialogfeldSieinBild4.15sehenknnen.Derdort erkennbare Ausdruck= Formulare![Artikel]![Einzelpreis] * Formulare![Bestellungen Unterformular]![Rabatt]wurdeerzeugt,indemnacheinanderverschiedeneElementeausdemunte-ren Teil des Dialogfeldes ausgewhlt wurden.Die Generatoren insgesamtDie folgende bersicht zeigt Ihnen insgesamt, fr welche Aufgaben Genera-toren zur Verfgung stehen.Bild 4.15: Dialogfeld des Ausdrucks-GeneratorsGenerator BeschreibungFarb-GeneratorZeigt eine Farbpalette zum Erstellen benutzerdefinierter Farben an. Ausdrucks-GeneratorErstellt Ausdrcke fr Makros, Abfragen und Eigenschaftenfenster. Feld-GeneratorErstellt Felder in Tabellen. Konzept 474.1.14 BeispieldatenbankenImLieferumfangvonAccess2000eingeschlossensindmehrereBeispielda-tenbanken. Die grte Bedeutung hat dabei die Datenbank Nordwind.mdb2,dennsieenthltindenverschiedenenTabellen,Formularen,AbfragenundBerichtenvieleLsungsmuster,vondenenSiebeimErstelleneinereigenenDatenbank lernen knnen. Viele der Lsungen lassen sich direkt auf eigeneAnwendungenbertragen.DieOnline-HilfeverweistansehrvielenStellenaufBeispieleinderDatenbankNordwind,sodadiesepraktischBestand-teilderErklrungstexteist.AuchdiesesBuchziehtvielfachBeispieleausNordwind zur Erklrung heran. Falls Sie diese Datenbank nicht bereits mitderErstinstallationvonAccessaufdieFestplattekopierthaben,solltenSiedies auf alle Flle nachholen, indem Sie das Setup-Programm erneut startenunddabeidieentsprechendeOptionwhlen.DiesewieauchdieanderenvonAccessmitgeliefertenBeispieldatenbankenwerdenimOrdnerBeispielinstalliert, einem Unterordner zum Office- oder Access-Programmordner.BeidenanderenmitgeliefertenBeispieldatenbankenhandeltessichumAdressbuch.mdb,Kontaktverwaltung.mdbundHaushaltsinventar.mdb.DieseDatenbankensindlautAccess-Hilfedazugedacht,unmittelbarvonIhnenfrdieentsprechendenZweckeverwendetzuwerden,alsofreineeigeneAdress-,Kontakt-undInventarverwaltungeingesetztzuwerden.GleichwohlknnenSieauchausdiesenAnwendungenAnregungenfreigene Datenbankentwrfe entnehmen.4.1.15 Online-HilfeDieOnline-HilfevonAccessistauergewhnlichumfangreich.SieenthltbeispielsweisedasgesamteSprachverzeichnis(d.h.ErklrungenzuallenFunktionen, Eigenschaften, Aktionen, Ereignissen, Methoden und Objektenvon VBA) und wesentliche Teile der brigen Handbuch-Informationen. DasGenerator fr ODBC-Verbindungs-zeichenfolgen Erstellt die korrekte Syntax fr eine Verbindung zu einer ODBC-Datenbank. Bild-GeneratorErstellt Bitmap-Bilder fr Formulare und Berichte. Abfrage-GeneratorErstellt die korrekte Syntax fr eine Abfrage. Generator Beschreibung2. DieNordwind-DatenbankwirdunterdemNamenNordwindCSauchnochalsClient/Server-Beispieldatenbank angeboten. NordwindCS enthlt ein SQL-Skript,das die Nordwind-Datenbank im Microsoft SQL Server erstellt, sowie ein Micro-soft Access-Projekt, das Sie mit der Nordwind-Datenbank verbindet.48 Kapitel 4: Einfhrung in AccessHilfe-System ist in der fr Windows-Programme blichen Weise organisiert.Es enthlt daher auch die Mglichkeit, nach bestimmten Begriffen und The-mensuchenzulassen.DadieSuchbegriffeuerstdetailliertsind,werdenSierelativseltenenttuschtsein,wennSienacheinembestimmtenBegriffsuchenlassen.EinintensiverGebrauchderAccess-Hilfekannnurempfoh-len werden.4.2 Oberflche4.2.1 Symbolleisten, Menleisten, Kontextmens, TastenkombinationenWie bei modernen Windows-Programmen von Microsoft blich, erfolgt dieSteuerungdesSystemsmittelsMensinMenleisten,Kontextmens(auf-schlagbar durch Klicken mit der rechten Maustaste auf das zu bearbeitendeObjekt, das zu bearbeitende Feld etc.), Schaltflchen in Symbolleisten sowieDrckenvonTastenkombinationen.DarberhinausgibtesabereinefrAccessspezifischeSteuerungberdasDatenbankfenster,woraufimnch-sten Abschnitt eingegangen wird.DerUmgangmitdenSteuerungsinstrumentenMen,Symbol-SchaltflcheundTastenkombinationwirdhieralsprinzipiellbekanntvorausgesetzt.ImbrigenknnenSiesichinderOnline-HilfeleichtaufdiefolgendeWeiseber die Bedeutung eines Menbefehls oder einer Symbol-Schaltflche infor-mieren:x DrckenSiedieTastenkombination()+(F1);dannwandeltsichderMauszeiger zu einem Fragezeichen-Mauszeiger, vgl. links nebenstehend.x Whlen Sie mit dem Fragezeichen-Mauszeiger einen Befehl aus, oder klik-ken Sie auf die erklrungsbedrftige Symbol-Schaltflche. Dann erhaltenSie einen Hilfetext zu dem Befehl bzw. zu der Symbol-Schaltflche.berdieverschiedenenTastenkombinationeninformiertdieOnline-Hilfeunter dem Stichwort Tastenkombinationen.EineKurzerklrungzuSymbol-SchaltflchenbekommenSieaufdiefol-gende Weise:x Fahren Sie den Mauszeiger auf die Symbol-Schaltflche, und lassen sie ihndort ggf. wenige Sekunden stehen; dann erscheint unmittelbar neben derSymbol-Schaltflche ein kurzer Hilfetext, der die Schaltflche erklrt.4.2.2 DatenbankfensterWennSieinAccesseineneueDatenbankffnen,erhaltenSiedeninBild4.16wiedergegebenenBildschirm.SeinbeherrschendesElementistdasDatenbankfenster,dasimwiedergegebenenFalledieberschriftNORD-WIND: Datenbank trgt. Das Datenbankfenster dient dazu, einzelne Tabel-Oberflche 49len, Abfragen, Formulare, Berichte, Seiten, Makros oder Module auszuwh-len, um sie zu betrachten oder nderungen an ihnen vorzunehmen. Darberhinaus knnen Sie aus dem Datenbankfenster heraus neue Objekte erstellen,Objekte bestehenden Gruppen zuordnen und neue Gruppen definieren.Bild 4.16: Erffnungsbildschirm unmittelbar nach dem ffnen der Datenbank Nordwind.mdbBild 4.17: Datenbankfenster mit aktivierten Objekten Formulare50 Kapitel 4: Einfhrung in AccessUm ein einzelnes Objekt (Tabelle, Abfrage etc.) zu ffnen, gehen Sie folgen-dermaen vor:x Klicken Sie auf eines der Symbole in der am linken Rand des Datenbank-fenstersangeordnetenObjektsymbolleiste.DannerscheintdieListemitden fr das angeklickte Objekt-Symbol vorhandenen einzelnen Objekten.In Bild 4.16 sehen Sie die Liste der in Nordwind.mdb vorhandenen Tabel-len mit den Namen Artikel, Bestelldetails, Bestellungen ... Versandfirmen.Sie knnen auch erkennen, da das Tabellen-Symbol gedrckt ist. WennSiebeispielsweiseeinFormularffnenwollen,mssenSiezuvorimDatenbankfensteraufdasFormular-Symbol(odereinGruppensymbol,dem Formulare zugeordnet sind) klicken; dann erhalten Sie die Liste derverfgbaren Formulare. Eine solche Situation ist in Bild 4.17 dargestellt.x Markieren Sie das gewnschte Objekt (Tabelle, Abfrage, Formular ...) inder Liste im Datenbankfenster, indem Sie darauf klicken. Sie knnen auchden ersten Buchstaben des Objektnamens eingeben, dann springt die Mar-kierung zum ersten Objekt, dessen Name mit dem getippten Buchstabenbeginnt.x Klicken Sie auf eine der Schaltflchen ffnen oder Entwurf, je nachdem,frwelchenBearbeitungszweckSiedasObjektffnenwollen(vgl.dazuausfhrlich die weiteren Kapitel). Wenn Sie auf ein Objekt-Symbol dop-pelklicken,istdiesgleichbedeutendmitMarkierenundanschlieendemKlicken auf die Schaltflche ffnen.(F11) WennSiemehrereObjekte(Tabellen,Abfragen,Formulare,Berichte...)geffnet haben, werden die jeweils anderen vom aktiven Objektfenster ver-deckt sein, Wenn Sie z.B. ein Formular geffnet haben, wird dessen FensterimallgemeinendieFensterderanderengeffnetenObjekte(z.B.andererFormulare oder Tabellen etc.) verdecken. Um in dieser Situation ein anderesbereitsgeffnetesObjektindenVordergrundzubringen,schlagenSiedasMenFensteraufundwhlenindessenFensterlistedasgewnschtedurchKlicken aus. Zu den verdeckten Fenstern zhlt oft auch das Datenbankfen-ster. Sie bringen es ebenfalls mit Hilfe der Fensterliste des Mens Fenster indenVordergrund.DieTastenkombination,umdasDatenbankfenster,dasSiesehroftbentigenwerden,indenVordergrundzubekommen,lautet:Taste (F11).Wenn Sie das Datenbankfenster schlieen, wird mit ihm auch die geffneteDatenbank geschlossen. Falls Sie das Datenbankfenster strt, knnen Sie esjedoch, wie jedes andere Fenster, zum Symbol verkleinern oder ausblenden.4.2.3 NavigationsschaltflchenNebenmehrerenMenbefehlen(beispielsweiseSuchenoderGehezuimMen Bearbeiten) bietet Access vor allem die bequem handhabbaren Navi-gationsschaltflchenan,umzwischendenDatenstzeneinesFormulars,einerTabelleodereinerAbfragezublttern.DieNavigationsschaltflchenOberflche 51befinden sich jeweils im linken Teil der waagerechten Bildlaufleiste am unte-renRanddesentsprechendenFensterausschnitts.IhreBedeutungerkennenSie in Bild 4.18.4.2.4 Dialogfeld ZoomEingabefelderinTabellen,Abfragen,Formularenetc.derenEntwurfsan-sichteneingeschlossenwerdenausGrndenderbersichtoftmalsnichtsehr breit dargestellt. Dann knnen Sie eine darin enthaltene lange Zeichen-folge(z.B.einenTextodereinenAusdruck)nurlesen,wennSiediesemiteinerderPfeiltastenrollen.Dasistsehrunbequem.EntsprechendesgiltfrdieEingabelngererZeichenfolgen.IndiesenFllenempfiehltessich,dasDialogfeld Zoom zu ffnen, um die Zeichenfolge des Eingabefeldes zu lesenoder zu bearbeiten:x Klicken Sie in das zu bearbeitende Eingabe- oder Bearbeitungsfeld, um eszu aktivieren.x ffnen Sie das Dialogfeld Zoom, indem Sie die Tastenkombination ()+(F2) drcken.x Lesen Sie die Zeichenfolge, bearbeiten Sie diese oder geben Siesie neu ein.Besttigen Sie mit OK oder brechen Sie ab, um das Dialogfeld Zoom zuschlieen.Bild 4.18: Navigationsschaltflchen zum Bewegen zwischen Datenstzen. Sie befinden sich jeweils im linken Teil der waagerechten Bildlaufleiste am unteren Rand des entsprechenden Fensterausschnitts.52 Kapitel 4: Einfhrung in AccessBild 4.19: Formular Bestellungen der Datenbank Nordwind.mdb in der Entwurfsansicht. Das Textfeld Zwischensumme ist markiert. Im eingeblendeten Eigenschaftenfenster ist das Bearbeitungsfeld fr die Eigenschaft Steuerelementinhalt aktiv. Der darin enthaltene Ausdruck ist lnger, als in der aktuellen Breite darstellbar. Daher empfiehlt es sich, die Bearbeitung mit dem Dialogfeld Zoom vorzunehmen. Dieses ist in Bild 4.20 wiederge-geben.Bild 4.20: Dialogfeld Zoom, geffnet fr das in Bild 4.19 als aktiv erkennbare Bearbei-tungsfeld fr die Eigenschaft SteuerelementinhaltOberflche 534.2.5 Beispiel: Ein Spaziergang durch die Datenbank Nordwind.mdb.UmdieAccess-Oberflcheauchpraktischkennenzulernen,solltenSiesicheinmalverschiedeneFormulare,TabellenundAbfragenderBeispieldaten-bankNordwind.mdbansehenunddarinblttern.WennSiediefolgendenPunktenachvollziehen,wirdIhnendieOrientierunginderAccess-Oberfl-che leicht fallen.Hinweis.DieDatenbankNordwind.mdbistTeildesAccess2000-bzw.Office2000-Pakets.WennSieAccessvomOffice2000-PaketmitStan-dardinstallationinstallierthaben,istauchNordwind.mdbmitinstalliertworden.Wennvorhanden,solltesichdieDateiNordwind.mdbimOrdner\Office\Samples befinden. Falls Sie die Datei Nordwind.mdb dort nicht fin-den,knntenSienachihrauchnochimExplorermitdemBefehlSuchenaus dem Men Extras suchen lassen. Falls Sie auch dabei nicht fndig wer-den,mssenSiedasOffice-Setuperneutausfhren,umdieBeispieldateiNordwind.mdb nachtrglich zu installieren.Access startenRufenSieAccessauf,indemSiez.B.dasStart-MenderTask-LeistevonWindows aufschlagen, dort den Befehl Programme und aus dessen Unterbe-fehlenMicrosoftAccesswhlen.InderOnline-HilfeerhaltenSieInforma-tionen ber mgliche Startoptionen, die Sie beim Aufrufen von Access ange-benknnen;suchenSienachStartenvonMicrosoftAccessmitBefehlszei-lenoptionen.Datenbank Nordwind.mdb ffnenAccess meldet sich mit dem in Bild 4.2.1 wiedergegebenen Erffnungs-Dia-logfeld,dasbeiIhnennatrlichetwasandersaussiehtalshierwiedergege-ben,weildieListedervierzuletztgeffnetenDatenbankenbenutzerspezi-fisch ist.x Markieren Sie im Erffnungs-Dialogfeld (vgl. Bild 4.2.1) den Eintrag Wei-tere Dateien..., und besttigen Sie mit OK, wenn Sie Access gerade gestar-tet haben. Falls das Erffnungs-Dialogfeld bereits geschlossen ist, klickenSieaufdieSymbol-SchaltflcheDatenbankffnen(vgl.linksnebenste-hend)oderwhlenSiedengleichnamigenBefehlausdemMenDatei.FrdenletzterenFallmssenSiemglicherweisezunchstdasDaten-bankfenster aktivieren, was Sie beispielsweise mit der Tastenkombination(F11) bewirken knnen.x Wechseln Sie im Dialogfeld ffnen zu dem Verzeichnis, in dem sich Nord-wind.mdb befindet, vgl. dazu den Hinweis anfangs dieses Punktes.54 Kapitel 4: Einfhrung in Accessx MarkierenSiedenEintragNordwindimListenfeld,indemSiedaraufklicken, und besttigen Sie mit OK.Nach dem ffnen der Datenbank sollte Ihr Bildschirm so aussehen wie deroben in Bild 4.16 wiedergegebene, wenngleich bei Ihnen eine andere Objekt-liste des Datenbankfensters aktiviert sein mag, weil Access die in der letztenSitzung zuletzt aktive Objektliste beim nchsten ffnen erneut aktiviert.Formular Bestellungen ffnenx Aktivieren Sie die Objektliste Formulare im Datenbankfenster. Dann wirddie Liste aller in der Nordwind-Datenbank verfgbaren Formulare ange-zeigt.x MarkierenSieinderListedenEintragBestellungen,indemSiedaraufklicken. Klicken Sie anschlieend auf die Schaltflche ffnen. Statt Mar-kieren und anschlieend ffnen knnten Sie auch auf den ListeneintragBestellungendoppelklicken.InjedemFallesolltenSiedanndasinBild4.22 dargestellte Formular Bestellungen sehen. Blttern zwischen Datenstzenx Springen Sie zum letzten Datensatz des Hauptformulars. Klicken Sie dazuaufdieNavigationsschaltflcheLetzterDatensatz(vgl.linksnebenste-hend)amunterenlinkenFormularrand.SiesolltendannimFormulareinen Datensatz angezeigt bekommen, der u.a. ausweist, da die Rechnungan Wolski Zajazd geht. Auerdem erkennen Sie, da die Bestellung in die-sem Falle einen Artikel umfat: Im Unterformular, das die Artikel in Daten-blattansicht wiedergibt, ist nur eine Zeile fr einen Datensatz zu sehen; dieBestellung beluft sich einschlielich Frachtkosten auf 600,32 DM.Bild 4.21: Mit diesem Dialogfeld meldet sich Access unmittelbar nach dem Start des Programms.Oberflche 55x Blttern Sie einen Datensatz zurck, indem Sie auf die Navigationsschalt-flche Vorheriger Datensatz (vgl. links nebenstehend) am unteren linkenFormularrand klicken. Dieser Datensatz bezieht sich ebenfalls auf WolskiZajazd, weist aber fr diese Bestellung vier verschiedene Artikel mit einerSumme von 706,31 DM auf.x Blttern Sie zum ersten Datensatz des Bestellformulars zurck, indem SieaufdieNavigationsschaltflcheErsterDatensatz(vgl.linksnebenste-hend)amunterenlinkenFormularrandklicken.ErbeziehtsichaufdieBestellung von Alfreds Futterkiste. DieArtikellistewirdmitHilfeeinesFormularsineinemFormular,einemUnterformular,wiedergegeben.DiesesUnterformularbefindetsichinderDatenblattansicht,einertabellarischenWiedergabevonDatenstzen.Diesbedeutet,dajederDatensatzineinerTabellenzeiledargestelltwird.AufdieseWeisekannmanmehralseinenDatensatzgleichzeitigsehen.Hierknnen Sie mit Hilfe der senkrechten Bildlaufleiste blttern.Abfrage Quartalsbestellungen ffnenUmeinweiteresObjekt(Tabelle,Abfrage,Bericht,anderesFormularetc.)zuffnen,mssenSiezunchstdasDatenbankfensterindenVordergrundbringen.x Schlagen Sie das Men Fenster auf, und whlen Sie darin NORDWIND:Datenbank. Alternativ: Drcken Sie die Taste (F11). Falls Sie einen Zipfeldes Datenbankfensters sehen (nur mglich, wenn sich das aktive FensternichtinVollbilddarstellungbefindet),brauchenSieeinfachaufeinenbeliebigen Punkt des Datenbankfensters zu klicken.Bild 4.22: Formular Bestellungen der Nordwind-Datenbank, Formularansicht56 Kapitel 4: Einfhrung in Accessx Aktivieren Sie die Objektliste Abfragen im Datenbankfenster. Dann wirddie Liste aller verfgbaren Abfragen angezeigt.x MarkierenSiedarindenEintragQuartalsbestellungen,undklickenSieanschlieendaufffnen.Alternativ:DoppelklickenSieaufdenEintragQuartalsbestellungen.DannsehenSiedasAbfrageergebnisalsolauterDatenstze zur Abfrage Quartalsbestellungen, vgl. Bild 4.23.AuchinderDatenblattansichteinerAbfrageknnenSiesichzwischendenDatenstzen mit Hilfe der Navigationsschaltflchen bewegen. Wenn Sie bei-spielsweisezumletztenDatensatzblttern,sehenSiewiederumdieBestel-lung der Firma Wolski Zajazd.Abfrage Quartalsbestellungen in der EntwurfsansichtEineAbfragegibtimallgemeineneineAuswahlvonDatenstzenund-fel-derneinerodermehrererzugrundeliegenderTabellenwieder.DieAbfrageselbstwirdindersogen.Entwurfsansichtformuliert.SieknnenjederzeitzwischenderDatenblattansichtundderEntwurfsansichteinerAbfragewechseln(dasselbegiltfrFormulare,TabellenundBerichte),woraufimeinzelnenindenfolgendenKapitelneingegangenwird.Hiersollnur,amBeispieleinerAbfrage,dieOberflchenseitedesSachverhaltsdemonstriertwerden:x Klicken Sie, whrend das Fenster der Abfrage Quartalsbestellungen akti-viert ist, auf die Symbol-Schaltflche Entwurfsansicht (vgl. links nebenste-hend);diesesolltealsElementderSymbol-SchaltflcheAnsicht,einerDropdown-Liste, am linken Rand der Symbolleiste angezeigt werden. Siesollten einen Bildschirm hnlich wie in Bild 4.24 dargestellt sehen.Bild 4.23: Abfrage Quartalsbestellungen, DatenblattansichtOberflche 57WirknnenandieserStellenichtaufDetailseingehen,nursovielseizumInhaltdesAbfrageentwurfsgesagt:Manerkennt,dadieAbfrageDaten-stzeausdenbeidenTabellenKundenundBestellungenauswhlt,dennbeide Tabellen sind im oberen Teil des Abfrageentwurfs jeweils als grafischesObjekt angefhrt. Ferner ist zu sehen, da fr die Abfrage zum Feld Bestell-datumeinKriteriumangegebenwurde,weildieZeileKriterienfrdiesesFelddenEintragZwischen#01.01.97#Und#31.12.97#enthlt.DiesesKriteriumbewirkt,wieunschwerzudeutenist,danurDatenstzeausge-whltundangezeigtwerden,derenBestelldatumzwischendem01.01.97und dem 31.12.97 liegt.SieknntenandiesemAbfrageentwurfeineMengevonnderungenvor-nehmen, beispielsweise eine weitere Tabelle heranziehen, aus den angefhr-tenTabellenandereFelderbercksichtigenoderdieDatenstzezustzlichzurzeitlichenBeschrnkungaufsolcheeinesbestimmtenLandesbeschrn-ken.ProbierenSiedieseletztenderungeinmal,indemSienurdieDaten-stzeabfragenlassen,diesichaufVenezuelabeziehen.SorgenSiefernerdafr,daauchdasFeldBestelldatum,dasbisherausgeblendetist(vgl.oben, Bild 4.23), angezeigt wird. Schlielich sollen die Datenstze nach demOrt in aufsteigender Richtung sortiert werden. Gehen Sie dazu folgenderma-en vor:Bild 4.24: Abfrage Quartalsbestellungen, Entwurfsansicht. Die Breite der Spalte Bestell-datum wurde so verbreitert, da der Eintrag fr das Kriterium vollstndig lesbar ist.58 Kapitel 4: Einfhrung in Accessx Schreiben Sie fr das Feld Land in die Zeile Kriterien den Text Venezuela.x KlickenSiefrdasFeldBestelldatumaufdasKontrollkstcheninderZeile Anzeigen, so da es eingeschaltet ist.x Klicken Sie fr das Feld Ort in die Zeile Sortierung, schlagen Sie die Drop-down-Liste auf und whlen Sie den Eintrag Aufsteigend.Der Abfrageentwurf sollte jetzt aussehen wie in Bild 4.25 gezeigt.x Wechseln Sie in die Datenblattansicht, um sich das Ergebnis dieser nde-rung anzuschauen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf die Symbol-SchaltflcheDatenblattansicht.InderDatenblattansichtsolltenSiejetztnur19Datenstze(stattvorher84)sehen,diesichalleaufVenezuelabeziehen, vgl. Bild 4.26.Bild 4.25: Abfrage Quartalsbestellungen, Entwurfsansicht, nach Durchfhrung der drei nderungen am AbfrageentwurfBild 4.26: Ergebnis der Abfrage Quartalsbestellungen mit dem (zustzlichen) Kriterium Venezuela fr das Feld Land, eingeblendetem Feld Bestelldatum und aufsteigend sortiert nach dem Feld OrtOberflche 59Hinweis:WennSiedasAbfragefensterschlieen,solltenSiedieFrage,obnderungengespeichertwerdensollen,verneinen,dennsonstwrdendievon mir nur als temporr gedachten nderungen permanent werden!Tabelle Bestellungen ffnenUm die Tabelle Bestellungen zu ffnen, mssen Sie zunchst wiederum zumDatenbankfenster wechseln. Gehen Sie im einzelnen folgendermaen vor:x Drcken Sie die Taste (F11), um das Datenbankfenster zu ffnen.x Schlagen Sie die Objektliste Tabellen im Datenbankfenster auf. Dann wirddie Liste aller verfgbaren Tabellen angezeigt.x MarkierenSiedarindenEintragBestellungenundklickenSieanschlie-end auf ffnen. Alternativ: Doppelklicken Sie auf den Eintrag Bestellun-gen. Dann sehen Sie die Tabelle Bestellungen auf dem Bildschirm, vgl. Bild4.27.Unterdatenblatt mit Erweiterungssymbol einblenden lassenInderDatenblattansichtderTabelleBestellungen(vgl.Bild4.27)befindetsichamlinkenRandjederDatensatzzeiledasErweiterungssymbol(Zeichen +).DieseErweiterungssymbolewerdenfrTabellenangezeigt,diezueineranderenTabelledieStellungeinersogen.Mastertabellehaben,wobeidieandereTabelledannalsDetailtabellebezeichnetwird(vgl.dazugenauerimfolgendenKap.5,Einfhrungsbeispiel:Eineeinfacherelatio-naleDatenbankerstellen,Punkt5.2.2,SolleineBeziehungzwischendenBild 4.27: Tabelle Bestellungen in der Datenblattansicht60 Kapitel 4: Einfhrung in AccessTabellenbestehen?).DieTabelleBestellungenistbeispielsweiseMasterta-belle fr die Tabelle Bestelldetails, die daher in dieser sogen. 1:n-BeziehungDetailtabelleist.DasVerhltnisvonMaster-undDetailtabelleistu.a.dadurchcharakterisiert,dajedemDatensatzderMastertabellemehrereDatenstze der Detailtabelle zugeordnet sind, wobei das Wort mehrere auchkeinodereinDatensatzbedeutenkann.DurchKlickenaufdasErweite-rung