Ak kärnten 1203 one page only
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Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 1
One page only – Berichte für Entscheider
.
Controllerverein.com
so
.
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 2
One page only – Berichte für Entscheider
oder so ? .
Controllerverein.com
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 3
Vorgehensweise: die Lernpyramide
den Stoff lesen Lesen 10%
den Stoff hören Worte hören 20%
den Stoff sehen Bilder ansehen 30%
Ergebnisse sehen Demonstration beobachten 50%
den Stoff selbst erläutern Rede halten 70%
selbst anwenden real TUN bzw. simulieren 90%
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 4
selbständiger Berater mit den Schwerpunkten: Einführung Balanced Scorecard in Unternehmen praxisnahe Workshops zur Balanced Scorecard
Internationaler Controller Verein eV Leiter des Ausschusses für Öffentlichkeitsarbeit Mitveranstalter CIB / Controller Nachwuchspreis
Lehrbeauftragter Humboldt Universität zu Berlin undDonau Universität Krems
Hobbies: Neues entdecken, Reisen, Wandern,Fahrradtouren, Volleyball, Segeln
Herwig R. Friedag
Dr. Herwig R. Friedag Friedag Consult
Beskidenstr. 33, D 14129 Berlin Fon +49 30 80 40 40 00Fax +49 30 80 40 40 01
consult @ friedag.comwww.friedag.com
Jahrgang 1950, Dipl. Volkswirt, Dr. rer.pol.
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 5
Veröffentlichungen
1999, 2000, 2002
2001
2003
2005
2004
2002, 2003, 2005, 2011
2009
2000, 2002, 2004
Gesamtauflage > 75.000 Exemplare in CZ, D, FIN, PL, RUS
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 6
1. Gruppenzusammenstellung
2. Festlegen GruppensprecherIn
3. Vorstellung je eines Gruppenpartners/in mit Name und Ausbildung Arbeitgeber / verantwortlich für ... Worüber würden Sie sich bis Ostern freuen ?
Zeit: Kennenlernen = 20 Minuten, danach je 1 Minute zum Vorstellen
Vorstellung
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 7
One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden03 OPO – Beispiele04 Gruppenarbeit OPO
ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 8
Controller sind Transparenz-verantwortliche und Partner des Managements zur Vorbereitung von Entscheidungen auf allen Führungsebenen (DIN SPEC 1086 )
Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es:o Transparenz zu schaffen,
o steuerungsrelevante Informationen zu generieren,
o diese für den jeweiligen Nutzer aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen,
um im Rahmen der Unternehmensführung zu einer zielorientierten Entscheidungsfindung zu kommen.
Aufgaben eines Reports
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 9
Das Berichtswesen hat sich an den Informationsbedarfen der einzelnen Empfänger auszurichten. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Empfängern.
Aufgaben des Reports
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 10
Je nach zeitlicher Dimensionierung können z.B. monatliche, Quartals- oder Jahresberichte erstellt werden, die die aktuellen Daten auflisten und die Abweichungen zu vorherigen Perioden sichtbar machen und kommentieren – und als Grundlage für eine Diskussion dienen.
Aufgaben des Reports
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 11
Gerade für Controller ist das Berichtswesen ein wichtiges Werkzeug zur Planung und Koordination, da die Zahlen und Auswertungen der Vergangenheit die Möglichkeiten der zu treffenden Entscheidungen für die Zukunft maßgeblich beeinflussen.
Daher ist Transparenz in Bezug auf die Finanzen, auf das Ergebnis und den Strategieprozess entscheidend.
Aufgaben des Reports
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 12
Übrigens: jeder Bericht kostet Geld: - Informationsbeschaffung, - Informationsaufbereitung und - Lesen / Verstehen
Was kostet ein Bericht ?
Aufgaben des Reports
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 13
Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger
Warum 7 ?Eine Erklärung könnte die Bedeutung der Sieben in der Wahrnehmung der Menschen sein und stammt aus dem Gebiet der Kognitionspsychologie und wird Millersche Zahl genannt. Schon vor über dreihundert Jahren entdeckte John Locke das sogenannte „seven phenomena“, als er das Auffassungsvermögen eines Erwachsenen untersuchte. Er stellte fest, dass Testpersonen, die eine größere Anzahl von Gegenständen einen kurzen Augenblick lang sehen, bis zu sieben Objekten eine Trefferquote von fast hundert Prozent haben. Bei mehr als sieben Gegenständen kommt es zu einem schlagartigen Abfall der Quote.1)
1) Z. Giora: The Magical Number Seven. In: D. Robert (Hrsg.): Occident and Orient- Budapest 1988. S. 175 ff.
aus: http://de.wikipedia.org/wiki/Sieben
Reporting-Anforderungen
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 14
Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger Warum 7 ?
Die Millersche Zahl bezeichnet die von George A. Miller festgestellte Tatsache, dass ein Mensch gleichzeitig nur 7±2 Informationseinheiten (Chunks) im Kurzzeitgedächtnis präsent halten kann. Die Größe des Kurzzeitgedächtnisses ist genetisch determiniert und kann auch durch "Training" nicht gesteigert werden. 1)
1) http://de.wikipedia.org/wiki/Millersche_Zahl
Reporting-Anforderungen
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 15
Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger
Auswirkungen in der Praxis
Methoden zum Umgang mit komplexen Systemen (vgl. Fredmund Malik, Anforderungsmanagement, Softwareengineering) zielen immer auf das Zerlegen in überschaubare Einheiten ab. Die Grenze der Überschau-barkeit wird häufig bei Erreichen einer Anzahl von 7 Systemelementen erreicht.Daraus lassen sich verschiedene Effekte und Empfehlungen erklären:
Hierarchien werden ineffektiv, wenn mehr als 7 Mitarbeiter in einer Ebene einen direkten Vorgesetzten haben.
Wenn mehr als 7 Ziele gleichzeitig verfolgt werden, geht der Überblick verloren. Besprechungen mit mehr als 7 Teilnehmern verlieren an Effizienz. Eine Gliederungsebene in Dokumenten sollte nicht mehr als 7 Unterüberschriften haben. Eine Website sollte maximal 7 Navigationspunkte haben.
Reporting-Anforderungen
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 16
Nicht mehr als 7 Informationseinheiten an den Empfänger
Eine Informationseinheit kann auch aus Informationspaaren bestehen (z.B. strategisch – operativ, Input - Output)
Reporting-Anforderungen
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 17
Wie sollen die Informationseinheiten wirken ? (Kohärenz = Stimmigkeit)
Sie müssen „stimmig“, d.h. für die Zielpersona) verständlich, b) handhabbar undc) bedeutsam sein
Nur solche Informationen liefern, die der Empfänger aucha) verstehen kann,
b) für die er verantwortlich ist und c) wo er entscheidungsfähig ist
Reporting-Anforderungen
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 18
Die Komplexität der Daten muss reduziert werden, um eindeutige und klare Ergebnisse zu erhalten.
Anforderungen der Nutzer: kurz und verständlich
immer einheitliche Datenbasis
gute Kommunikationsgrundlage
schnelle Abschluss- und Analysezeiten
Schlussfolgerungen
01 Ideen für ein gutes Reporting
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 19
One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden03 OPO – Beispiele04 Gruppenarbeit OPO
ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 20
Wer ist der Kunde des Controllers ?
02 Informationsbedarf des Kunden
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 21
Für jeden Bericht sollte geklärt werden, welcher Empfänger welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden.
Wer ist der Kunde
02 Informationsbedarf des Kunden
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 22
Was will, was „muss“ der Kunde wissen ?
02 Informationsbedarf des Kunden
Welche Entscheidungen liegen in seinem Verantwortungsbereich ? klare Verantwortlichkeiten
Was wird periodisch (monatlich, Quartal) benötigt ? nicht mehr als 7 Kenngrößen(paare) Test
Kennzahlen kosten Geld was ist der Kunde bereit zu zahlen ?
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 23
Reports sind keine allgemeinen Berichte – daher muss vorab zusammen mit dem verantwortlichen Manager festgelegt werden:
Plan mit Zahlen
Korridore für die Zielerreichung
Häufigkeit der Berichte als Entscheidungs-Grundlage
Planung und Informationsbedarf
02 Informationsbedarf des Kunden
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 24
Strategische, operative und dispositive Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell:
Strategisch = entwickeln: welche Potenziale wollen wir aufbauen ?
Operativ = nutzen: was wollen wir damit erreichen ?
Dispositiv = einsetzen: wie erfolgt die zeitliche Abfolge der Potenziale
Welche Informationen sind wichtig ?
02 Informationsbedarf des Kunden
entwickeln
nutzen
strategisch
operativ
einsetzen
dispositiv
benötigte Potenziale
verfügbare PotenzialeEntwicklungs-
Bedarf
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 25
Geldaufwand
GeldzuflussPotenzialzufluss
entwickeln ausschöpfen
Aufträge / Vertrieb
Kapazitäten nutzen
Qualitätssicherung
Mitarbeitereinsatz
Liquiditätssicherung
Disposition der Partner
Marketing
Kapazitäten entwickeln
Qualitätspotenzial
Mitarbeiterkompetenz
Investorenbeziehung
Partnerschaft
strategisch operativ
PotenzialeMöglichkeiten
+Fähigkeiten
Exkurs: Was ist strategisch, was ist operativ ?
tun ?nichts tun ?
langfristig ? kurzfristig ?
02 Informationsbedarf des Kunden
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 26
Monats-Reporting:
Plan Ist Ist Vorjahr Abweichung absolut oder Abweichung % Plan Jahresende Erwartung Jahresende Abweichung absolut oder Abweichung %
… und alles auf eine Seite? Wie kann reduziert werden?
Gruppenarbeit 2: ein sinnvoller Spaltenaufbau
02 Informationsbedarf des Kunden
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 27
One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden03 OPO – Beispiele04 Gruppenarbeit OPO
ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 28
Dies hängt von der Verantwortlichkeit des jeweiligen Managers ab
Was für den Manager wichtig ist, muss mit diesem individuell besprochen werden
Welche Informationen sind für den einzelnen Manager wichtig ?
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 29
Es gibt für jeden verantwortlichen Manager standardmässig nur einen Report – mit nur einer Seite und nur max. 7 Kenngrößen(paaren)
Weitere Auswertungen jeweils nur auf Anforderung
Was folgt daraus für das Controlling ?
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 30
1. Strategische und 2. operative Daten – entsprechend dem Geschäftsmodell
3. Problemstellung: welche Ziele konnten warum nicht erreicht werden / wurden übererfüllt ?
4. Welche Maßnahmen werden von wem verantwortlich bis wann durchgeführt, um die Probleme zu lösen ?
5. Wo besteht Entscheidungsbedarf ?
Welche Informationen sind wichtig ?
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 31
OPO-Strukturempfehlung
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 32
OPO-Beispiele: Fussballverein-Deutschland
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 33
OPO-Beispiele: Ernährungsindustrie – D
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 34
OPO-Beispiele: ICV
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 35
Grafiken oder Zahlen ?
Quelle: http://www.op-inside.de/page31/page6/assets/OP-Cockpit.swf
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 36
Grafiken oder Zahlen ?Dem Berichtswesen muss eine einheitliche, verbindliche Nomenklatur zu Grunde liegen: Gleiche Begriffe sind gleich zu benennen, auch wenn sie an unterschiedlicher Stelle auftauchen. Unterschiedliche Begriffe sind unterschiedlich zu benennen.
Ein einheitliches Glossar festzulegen ist eine organisatorische Aufgabe beim Aufbau des Berichtswesens.
Wie sollten Grafiken aufgebaut werden Hichert-Kurzfassunghttp://www.controllerverein.com/Tooltipps.173153.html
03 OPO – Beispiele
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 37
One page only 01 Ideen für ein gutes Reporting 02 Informationsbedarf des Kunden03 OPO – Beispiele04 Gruppenarbeit OPO
ICV-Arbeitskreis Kärnten 2012-03-26
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 38
Auswahl des Zielkunden (Unternehmen / Mitarbeiter)
Unternehmensdaten Verantwortungsbereich Persönlichkeitsprofil
Gruppenarbeit
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 39
Gruppenarbeit 2:
Was sind die relevanten Themengebiete im ausgewählten Unternehmen ?
Für was ist die ausgewählte Zielperson verantwortlich ? Welche Inhalte sind für die Steuerung des Verantwortungs-
bereiches der ausgewählten Zielperson relevant? Welche Kenngrößen würden Sie berichten ...
(weniger ist mehr)... Bitte begründen Sie die Auswahl
Gruppenarbeit
Internationaler Controller Verein eV | Herwig Friedag | 2012 | Seite 40
One page only – so erfreuen Sie Ihren Chef /
Ihr Management
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